Dokumentenerstellung

Mit dem Modul zur Dokumentenerstellung von Lawzana Flow können Sie juristische Dokumente mit KI-Unterstützung erstellen, bearbeiten und verwalten. Dokumente werden in einem Rich-Text-Editor mit integrierten KI-Funktionen verfasst.

Einen Entwurf erstellen#

Gehen Sie zu Dokumente → Entwürfe & Vorlagen, klicken Sie auf Neu und dann auf Neues Dokument. Klicken Sie innerhalb einer Akte auf dem Dokumente-Tab auf Neuer Entwurf: Auf diese Weise erstellte leere, vorlagenbasierte oder KI-generierte Entwürfe werden automatisch mit dieser Akte verknüpft. Sie haben fünf Möglichkeiten, um zu beginnen:

1. Leer beginnen#

Geben Sie dem Dokument einen Titel und eine Dokumentenart und schreiben Sie dann von Grund auf in einem leeren Editor.

2. Aus Vorlage#

Wählen Sie eine der Vorlagen Ihrer Kanzlei und beginnen Sie mit deren Inhalt. Diese Option wird angezeigt, sobald Ihre Kanzlei über mindestens eine Vorlage verfügt. Erstellen Sie Vorlagen über Neu → Neue Vorlage: Manuell erstellen, KI-Generierung oder Aus der Starter-Bibliothek (siehe KI-Funktionen). Schreiben Sie Angaben, die sich von Mandant zu Mandant ändern, in einer Vorlage als Platzhalter in eckigen Klammern, wie z. B. [Name des Mandanten], und ersetzen Sie diese im jeweiligen Entwurf.

Um stattdessen einen bestehenden Entwurf wiederzuverwenden, öffnen Sie den Tab Entwürfe und wählen Sie im Menü des Entwurfs Duplizieren. Das Original bleibt unverändert.

3. Word importieren#

Laden Sie eine Word-Datei hoch (.docx, bis zu 10 MB). Sie wird in einen bearbeitbaren Entwurf umgewandelt. Speichern Sie ältere .doc-Dateien vorher als .docx ab.

4. PDF importieren#

Laden Sie ein PDF hoch (bis zu 20 MB). Flow extrahiert den Text und die KI formatiert ihn als bearbeitbaren Entwurf. Textbasierte PDFs funktionieren am besten. Bei gescannten Dokumenten wird der Text möglicherweise nicht ordnungsgemäß extrahiert. Ein PDF kann bis zu etwa 400.000 Textzeichen enthalten.

Verbrauchte KI-Credits: 1 Credit pro 40.000 Textzeichen

5. KI-Generierung#

Lassen Sie die KI einen vollständigen ersten Entwurf erstellen:

1. Klicken Sie auf KI-Generierung
2. Geben Sie einen Titel, eine Dokumentenart und ein Rechtsgebiet ein
3. Beschreiben Sie, was Sie benötigen (z. B. „Vertraulichkeitsvereinbarung für ein Softwareentwicklungsprojekt mit einer Laufzeit von 2 Jahren“)
4. Klicken Sie auf Dokument generieren und prüfen und bearbeiten Sie das Ergebnis anschließend im Editor

Verbrauchte KI-Credits: 3 Credits

Geführte Assistenten#

Wenn Sie einen Entwurf aus einer Akte heraus starten, zeigt das Fenster Neues Dokument auch Geführte Assistenten an, darunter den Assistenten für Mandatsvereinbarungen (siehe unten).

Der Editor#

Der Editor für die Dokumentenerstellung bietet vertraute Formatierungswerkzeuge.

Formatierungssymbolleiste#

Geben Sie / in das Dokument ein, um dieselben Blöcke sowie Klausel einfügen und KI-Assistent aufzurufen.

Die Schaltfläche Referenzdokumente in der Kopfzeile öffnet die PDFs der verknüpften Akte neben Ihrem Entwurf, sodass Sie diese während des Schreibens einsehen können.

Exportieren#

Das Menü Exportieren bietet folgende Optionen:

• Vorschau wie Mandant sieht: das PDF genau so, wie Ihr Mandant es erhält
• Smart Copy (HTML + Text): das Dokument kopieren, um es an anderer Stelle einzufügen
• Als DOCX exportieren und Als PDF exportieren: das Dokument herunterladen, einschließlich Ihres Briefkopfs, sofern dieser aktiviert ist
• Bearbeitete Version importieren: eine in Word bearbeitete .docx-Datei wieder zurückführen (siehe unten)
• PDF in Akte speichern: bei Entwürfen, die mit einer Akte verknüpft sind, eine PDF-Kopie in den Akten-Dokumenten ablegen

Bearbeiten in Word#

Exportieren Sie den Entwurf als DOCX, bearbeiten Sie ihn in Word und wählen Sie dann Exportieren → Bearbeitete Version importieren und die bearbeitete .docx-Datei aus. Deren Text ersetzt den Text des Entwurfs. Flow speichert den vorherigen Text zunächst im Versionsverlauf, sodass Sie ihn wiederherstellen können. Nehmen Sie alle ausstehenden KI-Änderungen an oder lehnen Sie sie ab, bevor Sie den Import durchführen.

Seitenlayout#

• Der Editor stellt Ihr Dokument während der Bearbeitung seitenweise dar, einschließlich Ihres Briefkopfs, sofern dieser aktiviert ist
• Von Ihnen eingefügte Seitenumbrüche sind im Dokument sichtbar

Kanzlei-Briefkopf#

Hinterlegen Sie Ihr Logo und Ihre Kanzleidaten einmalig. Flow fügt sie in jeden Entwurf ein, den Sie exportieren, versenden oder zur Signatur vorlegen: auf den Editor-Seiten, in PDFs und in Word-Dateien.

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Kanzleidaten, Abschnitt Kanzlei-Briefkopf (oder wählen Sie Briefkopf-Einstellungen im ...-Menü des Editors)
2. Laden Sie ein Kanzleilogo hoch (PNG oder JPEG, bis zu 1 MB) und wählen Sie die Logo-Platzierung: Links oder Zentriert
3. Wählen Sie das Papierformat: A4 oder US Letter
4. Fügen Sie optional Telefon, E-Mail, Website und eine Fußzeile hinzu (bis zu zwei Zeilen mit je 100 Zeichen)
5. Aktivieren Sie Briefkopf standardmäßig verwenden und klicken Sie auf Briefkopf speichern

Der Briefkopf ist Bestandteil der Tarife Essentials und Advanced. Inhaber und Administratoren können ihn bearbeiten.

KI-Bearbeitungsfunktionen#

Vorschlagstext (Auto-Vervollständigung)#

Der Vorschlagstext ist deaktiviert, wenn Sie einen Entwurf öffnen. Klicken Sie auf das Glitzersymbol in der Symbolleiste, um KI-Vorschläge zu aktivieren. Während Sie tippen, schlägt die KI Vervollständigungen in grauer Schrift vor:

• Tab drücken, um den Vorschlag zu übernehmen
• Escape drücken, um ihn zu verwerfen
• Weitertippen, um ihn zu ignorieren und zu überschreiben

Die Vorschläge berücksichtigen den Text um Ihren Cursor herum.

Verbrauchte KI-Credits: 0,1 Credits pro Vorschlag

KI-Assistent#

Das Bedienfeld KI-Assistent befindet sich neben dem Editor; die Schaltfläche „KI-Assistent“ in der Kopfzeile blendet es ein oder aus. Der Tab Assistent besteht aus drei Bereichen: Chat, Prompts und Klauseln. Im Bereich Chat bietet der Schalter Modus zwei Einstellungen:

• Agent (Standard): Die KI bearbeitet das Dokument direkt. Bitten Sie sie, das Dokument zu entwerfen, zu bearbeiten oder zu verbessern (z. B. „Gestalte den Haftungsabschnitt vorteilhafter für den Dienstleister“)
• Chat: Die KI beantwortet Fragen zum Dokument, ohne es zu bearbeiten

Um nur eine bestimmte Passage zu ändern, markieren Sie den Text zuerst im Dokument. Im Agent-Modus zeigt das Bedienfeld Text ausgewählt an, und Ihre Anfrage bezieht sich auf diesen Text (z. B. „Schreibe dies verständlicher um“). Vor jeder Bearbeitung im Agent-Modus speichert Flow eine Version des Entwurfs.

Verbrauchte KI-Credits: 3 Credits pro Nachricht im Agent-Modus, 2 pro Nachricht im Chat-Modus

Nachverfolgte KI-Änderungen#

Änderungen durch die KI werden als nachverfolgte Änderungen angezeigt:

• Grün: Hinzugefügter Text
• Rot, durchgestrichen: Gelöschter Text

Die Symbolleiste zeigt an, wie viele KI-Änderungen ausstehen. Verwenden Sie die Pfeile, um zwischen ihnen zu navigieren, und bewegen Sie den Mauszeiger über eine Änderung, um sie anzunehmen oder abzulehnen. Sie können auch Alle KI-Änderungen annehmen, Alle KI-Änderungen ablehnen oder nur den letzten KI-Vorgang rückgängig machen.

Prüfung#

Der Tab Prüfung im Bedienfeld wendet ein Playbook auf den Entwurf an und bewertet jede Regel (siehe KI-Funktionen).

Verbrauchte KI-Credits: 3 Credits pro Prüfung

Klauselbibliothek#

Greifen Sie während der Dokumentenerstellung auf die wiederverwendbaren Klauseln Ihrer Kanzlei zu:

1. Öffnen Sie im Bedienfeld des KI-Assistenten den Bereich Klauseln
2. Klauseln sind nach Kategorien gruppiert:
   • Allgemein
   • Immobilienrecht
   • Gewerblicher Rechtsschutz
   • Arbeitsrecht
   • Gesellschaftsrecht
   • Prozessführung
   • Datenschutz
   • Handelsrecht
   • Finanzwesen
   • Sonstiges
3. Durchsuchen Sie Klauseln nach Stichworten
4. Klicken Sie auf An Cursorposition einfügen oder ziehen Sie eine Klausel per Drag-and-Drop in das Dokument

Assistent für Mandatsvereinbarungen#

Ein geführter 4-Schritte-Assistent zur Erstellung von Mandatsvereinbarungen. Öffnen Sie ihn über Geführte Assistenten, wenn Sie einen Entwurf aus einer Akte heraus starten, oder über Mandatsvereinbarung generieren bei einem Lead. Mandant, Akte und Leistungsumfang werden automatisch aus der Akte oder dem Lead übernommen.

Schritt 1: Vorlage#

Wählen Sie eine Ihrer Vorlagen für Mandatsvereinbarungen oder Von Grund auf neu generieren (KI-gestützt).

Schritt 2: Abrechnung#

Legen Sie fest, wie dem Mandanten die Leistungen in Rechnung gestellt werden:

Schritt 3: Hinweise & Erklärungen#

Fügen Sie optionale Abschnitte hinzu, jeweils mit anpassbarem Text:

• Hinweis zu KI-Technologie: Wie Ihre Kanzlei KI-Werkzeuge einsetzt
• Hinweis zur Datensicherheit: Die Datensicherheitspraktiken Ihrer Kanzlei
• Hinweis zu Interessenkonflikten: Ihre Konfliktprüfung und die entsprechenden Verfahren

Legen Sie den Standardtext und die standardmäßig enthaltenen Hinweise unter Einstellungen → Mandatsvereinbarungen fest.

Schritt 4: Generieren#

• Geben Sie die Rechtsordnung für das Geltende Recht an
• Klicken Sie auf Entwurf generieren, um die Mandatsvereinbarung zu erstellen
• Das Dokument öffnet sich zur Prüfung und Bearbeitung im Editor
• Wenn es fertiggestellt ist, versenden Sie es zur Signatur (siehe E-Signatur unten)

Einen Entwurf an Ihren Mandanten senden#

Klicken Sie in der Kopfzeile des Editors auf Senden → An Mandanten senden, um Ihrem Mandanten ein PDF des Entwurfs per E-Mail zu senden. Das PDF wird in den Akten des verknüpften Leads oder der Akte abgelegt und im Mandantenportal freigegeben; Ihr Mandant erhält eine E-Mail mit dem Link.

1. Überprüfen Sie die E-Mail-Adresse des Mandanten, die aus dem Lead oder der Akte übernommen wird
2. Fügen Sie eine optionale Nachricht hinzu
3. Klicken Sie auf Senden

Der Entwurf muss mit einem Lead oder einer Akte verknüpft sein. Wenn dies nicht der Fall ist, klicken Sie im Dialogfeld auf Mit Akte verknüpfen. Inhaber, Administratoren und der für die Akte oder den Lead zuständige Anwalt können das Dokument versenden.

E-Signatur#

Versenden Sie beliebige Entwürfe zur elektronischen Signatur mit lückenlosem Prüfprotokoll direkt aus Flow heraus. Die Unterzeichnenden lesen und unterzeichnen das PDF online, und alle Beteiligten erhalten ein von allen Parteien unterzeichnetes Exemplar.

Signaturfelder platzieren#

Platzieren Sie Felder an den Stellen, an denen die jeweilige Person unterzeichnen soll, damit die Unterschrift an der richtigen Position erfolgt:

1. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Signaturfelder
2. Klicken Sie auf Unterzeichner hinzufügen und wählen Sie Mandant, Kanzlei oder Andere Partei
3. Platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der der Unterzeichner unterschreiben soll, und klicken Sie dann auf Unterschrift, Name, Datum der Unterzeichnung oder Unterschriftenblock (alle drei Angaben in separaten Zeilen)

Klicken Sie auf ein Feld im Dokument, um zu ändern, wer es unterzeichnet, welche Angabe abgefragt wird, oder um es zu entfernen. Felder können nicht in der Kopfzeile einer Tabelle platziert werden.

Wenn Ihr Dokument bereits einfache Linien wie „Unterschrift: ____“ enthält, klicken Sie im Bedienfeld auf Unterschriftenzeilen suchen und In Felder umwandeln. Flow speichert den vorherigen Text zunächst im Versionsverlauf.

Ein Unterzeichner, für den keine Felder im Dokument hinterlegt sind, unterschreibt auf einer am Ende angehängten Seite. Der Assistent für Mandatsvereinbarungen schließt jedes Schreiben mit Signaturfeldern für den Mandanten und die Kanzlei ab. Die KI-Generierung fügt diese Feldern Dokumenten hinzu, die von den Parteien unterzeichnet werden, wie beispielsweise Verträgen.

Zur Signatur versenden#

1. Klicken Sie auf Senden → Zur E-Signatur in Flow senden
2. Fügen Sie eine optionale Nachricht hinzu
3. Wählen Sie die Sprache für den Signaturvorgang (English, Español, Français, Türkçe oder ไทย). Dadurch werden die E-Mails und der Zustimmungstext festgelegt, nicht der Wortlaut des Dokuments
4. Legen Sie unter Unterzeichner die Rolle jedes Unterzeichners fest (Mandant, Kanzleimitglied oder Andere Partei). Verwenden Sie Kontakt auswählen, um eine Person aus dem Lead, der Akte oder Ihren Kontakten zu wählen, oder geben Sie den Vollständigen Namen und die E-Mail-Adresse ein. Wählen Sie für ein Kanzleimitglied einen Kollegen aus. Klicken Sie auf Unterzeichner hinzufügen, um weitere Personen hinzuzufügen (bis zu 20)
5. Wenn das Dokument Felder enthält, legen Sie fest, welche Felder der jeweilige Unterzeichner ausfüllt
6. Wählen Sie die Reihenfolge der Unterzeichnung: Beliebige Reihenfolge oder In dieser Reihenfolge
7. Aktivieren Sie optional Externe Unterzeichner zusätzlich nach einem per E-Mail gesendeten Code fragen und Eine Erinnerung nach 7 Tagen senden, falls nicht unterzeichnet
8. Klicken Sie auf Zur E-Signatur in Flow senden

Jeder Unterzeichner erhält einen separaten Link, der ausschließlich für dieses Dokument gilt. Kanzleimitglieder unterzeichnen direkt aus dem Editor über Prüfen und unterzeichnen, sobald sie an der Reihe sind.

Der Versand zur E-Signatur ist Bestandteil der Tarife Essentials und Advanced. Jedes Kanzleimitglied mit Ausnahme von Personen mit reiner Leseberechtigung kann einen Entwurf versenden, der nicht mit einem Lead oder einer Akte verknüpft ist. Bei einem verknüpften Entwurf können Inhaber, Administratoren und der zuständige Anwalt den Versand vornehmen.

Den Status der Unterschriften verfolgen#

Solange Unterschriften ausstehen, zeigt eine Leiste über dem Dokument Warten auf Unterschriften und die Anzahl der bisherigen Unterzeichnungen an (z. B. 1 von 2 unterzeichnet). Das Dokument ist gesperrt. Um Änderungen vorzunehmen, klicken Sie auf Bearbeiten und Anfrage abbrechen: Die Signaturlinks verlieren ihre Gültigkeit, und Sie versenden nach der Bearbeitung eine neue Version.

Sobald alle Parteien unterzeichnet haben, zeigt die Leiste Vollständig unterzeichnet an:

• Klicken Sie auf Signiertes PDF herunterladen, um das unterzeichnete Exemplar abzurufen. Bei einem Entwurf, der mit einem Lead oder einer Akte verknüpft ist, wird es auch in den entsprechenden Dokumenten abgelegt
• Der Status des Entwurfs ändert sich zu Final
• Klicken Sie bei einer Mandatsvereinbarung zu einem Lead auf In Akte umwandeln

Auf Papier unterzeichnet#

In jedem Tarif können Sie einen mit einem Lead oder einer Akte verknüpften Entwurf als PDF exportieren, auf Papier unterzeichnen lassen und über Senden → Signierte Kopie hochladen das unterschriebene PDF archivieren.

Entwurfsstatus#

Legen Sie den Status eines Entwurfs über das Statusmenü oben im Editor fest:

Ein Entwurf erhält automatisch den Status Final, sobald alle Unterschriften eingeholt wurden.

Versionsverlauf#

Öffnen Sie den Versionsverlauf über die Kopfzeile des Editors. Sie können:

• Jederzeit eine Version speichern, optional mit einer Notiz
• Frühere Versionen in der Vorschau anzeigen und mit Notizen versehen
• Bei Bedarf eine frühere Version wiederherstellen

Flow speichert zudem automatisch eine Version vor jeder Bearbeitung im Agent-Modus, vor dem Import einer bearbeiteten Version aus Word und vor dem Umwandeln von Unterschriftenzeilen in Felder.