Anderkontenführung

Behalten Sie den Überblick über die von Ihnen verwalteten Fremdgelder – mit einem Kontoblatt pro Akte und Kanzlei-Anderkonten, die Sie mit Ihren Kontoauszügen abgleichen können.

Hinweis

Die Anderkontenführung steht nur Inhabern und Administratoren zur Verfügung. Andere Rollen sehen weder den Reiter Anderkonto noch die Anderkonten. Flow ist ein Tool zur Dokumentation: Es kennt die berufsrechtlichen Vorgaben Ihrer Anwaltskammer nicht. Befolgen Sie daher die Bestimmungen Ihrer Aufsichtsbehörde dazu, welche Gelder Sie halten dürfen, wann Sie Honorare entnehmen können, wie oft Abgleiche erforderlich sind und wie Fehler korrigiert werden müssen.

Kanzlei-Anderkonten#

Verwalten Sie Anderkonten im Bereich Anderkonten des Abrechnungs-Dashboards. Sie benötigen mindestens ein Anderkonto, bevor Sie Buchungen zu einer Akte erfassen können.

Klicken Sie auf Neues Anderkonto und geben Sie Folgendes ein:

Kontobezeichnung, zum Beispiel „Mandanten-Anderkonto“
Bank (optional)
Währung, ein dreistelliger Code wie EUR oder GBP
Zuständigkeitsbereich, eine Freitextbezeichnung, die als Tag angezeigt wird

Im Free-Tarif können Sie 1 offenes Anderkonto führen; im Essentials-Tarif gibt es keine Begrenzung (siehe Abrechnung & Tarife). Das Erfassen von Buchungen und das Abgleichen sind niemals eingeschränkt.

Legen Sie ein Anderkonto pro tatsächlichem Bankkonto an. Ein Konto wird in einer Währung geführt; hält eine Kanzlei Fremdgelder in zwei Währungen, benötigt sie zwei Konten. Jedes Konto zeigt seinen Buchsaldo an, der der Summe der jeweiligen Aktensalden entspricht.

Aktenbezogenes Anderkontoblatt#

Die Fremdgelder jeder Akte befinden sich unter dem Reiter Abrechnung → Anderkonto. Der Reiter zeigt das für die Akte auf den jeweiligen Konten gehaltene Guthaben (wird niemals kontoubergreifend addiert) sowie ein Kontoblatt mit jeder Buchung, deren Verwendungszweck und dem laufenden Saldo.

Klicken Sie auf Buchung erfassen und füllen Sie die Felder aus:

Konto: Standardmäßig ist das Konto in der Währung der Akte vorausgewählt
Typ: siehe nachstehende Tabelle
Betrag, in der Währung des Kontos
Datum
Referenz, zum Beispiel eine Schecknummer oder eine Überweisungsreferenz
Beschreibung

Typ	Verwendung
Einzahlung	Auf dem Anderkonto eingegangene Gelder vom oder für den Mandanten
Auslage/Auszahlung	Aus dem Anderkonto für den Mandanten gezahlte Gelder: Gerichtskosten, eine Zahlung an Dritte oder eine Überweisung auf Ihr Geschäftskonto für eine Rechnung
Umbuchung Eingang / Umbuchung Ausgang	Verschieben von Fremdgeldern zwischen Akten oder Konten. Jede Seite wird separat erfasst, buchen Sie daher beide

Buchungen können weder bearbeitet noch gelöscht werden. Um einen Fehler zu korrigieren, erfassen Sie gemäß den für Sie geltenden Vorschriften eine neue Buchung, die den Vorgang storniert.

Dialog zur Erfassung einer Buchung auf dem Anderkonto mit einem GBP-Fremdgeldkonto, dem Typ Einzahlung, einem Betrag von 2000, einer Referenz und einer Beschreibung — Erfassen einer Vorschusszahlung.

Anderkontoblatt einer Akte mit einer Einzahlung, einer Auszahlung, deren Referenzen und dem laufenden Saldo — Das Kontoblatt einer Akte: das gehaltene Guthaben und jede Buchung mit ihrem laufenden Saldo.

Hinweis

Buchungen auf dem Anderkonto sind nicht mit Rechnungen verknüpft. Wenn Sie eine Rechnung aus Fremdgeldern begleichen, erfassen Sie die Zahlung auf der Rechnung und eine entsprechende Auszahlung vom Anderkonto.

Die Überziehungsregel#

Die Fremdgelder einer Akte dürfen zu keinem Zeitpunkt unter null fallen. Flow prüft das Kontoblatt in chronologischer Reihenfolge und lehnt eine Auszahlung aus einem von zwei Gründen ab:

Nicht ausreichend Guthaben an diesem Datum. Die Meldung gibt den verfügbaren Betrag an.
Zu diesem Zeitpunkt ausreichend, später jedoch nicht. Eine rückdatierte Auszahlung würde dazu führen, dass eine spätere Zahlung nicht mehr gedeckt ist. Verwenden Sie ein späteres Datum oder überprüfen Sie die nachfolgenden Buchungen.

Abgleich#

Klicken Sie im Abrechnungs-Dashboard bei einem Konto auf Abgleichen. Geben Sie das Auszugsdatum der Bank (nicht in der Zukunft) und den Saldo laut Kontoauszug ein und klicken Sie dann auf Abgleichen. Flow vergleicht diesen mit dem Buchsaldo zu diesem Datum (Buchungen nach dem Auszugsdatum werden nicht berücksichtigt) und prüft, ob die Summe der aktenbezogenen Kontoblätter dem Gesamtsaldo des Kontos entspricht.

Das Ergebnis lautet Ausgeglichen oder Nicht ausgeglichen – mit Angabe der zu prüfenden Differenz (Kontoauszug abzüglich Buchbestand). Beide Ergebnisse werden gespeichert, und unter Historie wird jeder vergangene Abgleich mit Auszugsdatum, Bank- und Buchsaldo sowie dem Ergebnis aufgeführt.

Abgleich-Dialog, der den Buchsaldo, den Saldo laut Kontoauszug und die Meldung Nicht ausgeglichen mit der Differenz anzeigt — Ein nicht ausgeglichener Abgleich zeigt die Differenz an, die überprüft werden muss.

Der abgestimmte Zeitraum#

Sobald ein Konto als Ausgeglichen abgestimmt wurde, ist der Zeitraum abgeschlossen: Eine Buchung mit einem Datum am oder vor diesem Auszugsdatum wird abgewiesen. Datieren Sie diese nach diesem Tag. Das Auszugsdatum bezieht sich auf den Kalendertag der Person, die den Abgleich durchgeführt hat, sodass ein Kollege in einer anderen Zeitzone dasselbe Ergebnis erhält.

Ein Abgleich, der nicht ausgeglichen ist, schließt keinen Zeitraum ab. Ermitteln Sie die Ursache (häufig eine noch nicht erfasste Ein- oder Auszahlung), buchen Sie den fehlenden Posten mit dem tatsächlichen Datum ein und gleichen Sie denselben Kontoauszug erneut ab.

Archivierung#

Archivieren wird nur angezeigt, wenn der Saldo eines Kontos null beträgt. Ein archiviertes Konto nimmt keine neuen Buchungen mehr an und wird aus der Liste entfernt.