Klientbogholderi

Hold styr på de klientmidler, De forvalter, med et kontokort pr. sag samt advokatfirmaets klientbankkonti, som De kan afstemme i forhold til Deres kontoudtog.

Bemærk

Klientbogholderi er kun tilgængeligt for ejere og administratorer. Andre roller kan ikke se fanen Klientmidler eller klientbankkontiene. Flow er et registreringsværktøj: systemet kender ikke Deres advokatsamfunds regler, så følg altid Deres tilsynsmyndigheds regler for, hvad De må opbevare, hvornår De må hæve salærer, hvor ofte De skal afstemme, samt hvordan fejl korrigeres.

Advokatfirmaets klientbankkonti#

Administrer klientbankkonti fra afsnittet Klientbankkonti på Faktureringsdashboardet. De skal oprette mindst én konto, før De kan registrere posteringer på en sag.

Klik på Ny klientbankkonto, og indtast:

Kontonavn, f.eks. "Klientbankkonto"
Bank (valgfrit)
Valuta, en trecifret valutakode som f.eks. EUR eller DKK
Jurisdiktion, et fritekstfelt, der vises som et tag

På Free-abonnementet kan De have 1 åben klientbankkonto; Essentials har ingen begrænsning (se Fakturering og abonnementer). Registrering af posteringer og afstemning er aldrig begrænset.

Opret én klientbankkonto pr. reel bankkonto. En konto kan kun indeholde én valuta, så et firma, der opbevarer klientmidler i to valutaer, har brug for to konti. Hver konto viser sin bogførte saldo, hvilket er summen af de tilhørende sagssaldi.

Klientspecifikt kontokort for klientmidler#

Hver sags klientmidler findes under fanen Fakturering → Klientmidler. Fanen viser den indestående saldo for sagen på hver enkelt konto (lægges aldrig sammen på tværs af konti) samt et kontokort med samtlige posteringer, deres reference og den løbende saldo.

Klik på Registrer postering, og udfyld:

Konto: starter som standard på kontoen i sagens valuta
Type: se tabellen nedenfor
Beløb, i kontoens valuta
Dato
Reference, f.eks. et checknummer eller en overførselsreference
Beskrivelse

Type	Anvendes til
Indbetaling	Penge modtaget fra eller på vegne af klienten på klientbankkontoen
Udlæg/Udbetaling	Penge udbetalt fra klientbankkontoen på vegne af klienten: retsafgifter, en betaling til tredjepart eller en overførsel til Deres driftskonto for en faktura
Overførsel ind / Overførsel ud	Flytning af klientmidler mellem sager eller konti. Hver side registreres særskilt, så husk at registrere begge

Posteringer kan ikke redigeres eller slettes. For at rette en fejl skal De oprette en ny postering, der tilbagefører den oprindelige, i overensstemmelse med de gældende regler.

Dialogboksen Registrer postering på klientkonto med en klientkonto i GBP, typen Indbetaling, et beløb på 2000, en reference og en beskrivelse — Registrering af en acontodeponering.

En sags kontokort for klientmidler med en indbetaling, en udbetaling, deres referencer og den løbende saldo — En sags kontokort: den indestående saldo og hver postering med dens løbende saldo.

Bemærk

Posteringer på klientkonti er ikke knyttet direkte til fakturaer. Hvis De betaler en faktura med klientmidler, skal De registrere betalingen på fakturaen og en tilsvarende Udlæg/Udbetaling fra klientkontoen.

Reglen om overtræk#

En sags klientmidler må aldrig gå i minus på nogen dato. Flow gennemgår kontokortet i datonæst rækkefølge og afviser en udbetaling af en af to årsager:

Ikke dækning på den pågældende dato. Meddelelsen oplyser det tilgængelige beløb.
Dækning på datoen, men ikke senere. En udbetaling med tilbagevirkende kraft ville betyde, at en senere betaling mangler dækning. Vælg en senere dato, eller kontrollér de efterfølgende posteringer.

Afstemning#

Klik på Afstem ud for en konto på Faktureringsdashboardet. Angiv bankens Dato for kontoudtog (ikke i fremtiden) samt Saldo ifølge kontoudtog, og klik derefter på Afstem. Flow sammenligner dette med den bogførte saldo på den pågældende dato (posteringer dateret efter kontoudtogsdataen medtages ikke) og kontrollerer, at de klientspecifikke kontokort stemmer overens med kontoens samlede saldo.

Resultatet er enten Afstemt eller Ikke afstemt med angivelse af differencen (kontoudtog minus bogført saldo), som skal undersøges. Begge dele gemmes, og under Historik vises samtlige tidligere afstemninger med dato for kontoudtog, banksaldo, bogført saldo og resultat.

Afstemningsdialogboks, der viser den bogførte saldo, bankens kontoudtogssaldo og en Ikke afstemt-meddelelse med differencen — En afstemning, der ikke stemmer, viser differencen, som skal undersøges.

Den afstemte periode#

Når en konto er afstemt som Afstemt, lukkes perioden: posteringer dateret på eller før denne kontoudtogsdata afvises. Dater posteringen efter denne dag. Kontoudtogsdataen følger kalenderdagen for den person, der udførte afstemningen, så en kollega i en anden tidszone får det samme resultat.

En afstemning, der ikke stemmer, lukker ingenting. Find årsagen (ofte en indbetaling eller udbetaling, der endnu ikke er bogført), registrer den manglende postering på dens korrekte dato, og afstem derefter det samme kontoudtog igen.

Arkivering#

Arkivér vises kun, når en kontos saldo er nul. En arkiveret konto kan ikke modtage nye posteringer og fjernes fra listen.