Ethical Walls & Konfliktafdækning

Ethical walls (også kendt som kinesiske mure) forhindrer interessekonflikter ved at begrænse adgangen til specifikke sager. Lawzana Flow undersøger potentielle konflikter og giver Dem mulighed for at begrænse, hvem der kan se en sag.

Hvad er Ethical Walls?#

På advokatkontorer forhindrer ethical walls teammedlemmer i at få adgang til sager, hvor de har en interessekonflikt — for eksempel hvis en advokat tidligere har repræsenteret modparten, eller hvis to sager involverer nærtstående parter på modsatte sider.

Sådan fungerer konfliktafdækning#

Lawzana Flow undersøger konflikter:

1. Når et lead ankommer fra Lawzana Directory eller udfylder sin registreringsformular, kontrolleres de oplyste navne mod klienterne og sagens parter i Deres sager. De kan også til enhver tid klikke på Run Check (eller Re-run) i leadets sektion for Conflict Check.
2. Når De konverterer et lead til en sag, gennemgår Flow leadets seneste konflikttjek.
3. Når De tilføjer en part til en sag, kontrolleres kontakten i forhold til Deres øvrige sager
4. Når den kunstige intelligens (AI) gennemgår et dokument på en sag eller et lead, kontrolleres de navngivne parter ligeledes (se Konflikter fundet i dokumenter nedenfor)

Konfliktens alvorlighedsgrad#

Konflikter fundet på en sag tildeles én af tre sværhedsgrader:

Hver konflikt har en status: Pending, indtil nogen gennemgår den, derefter Waived, Declined eller Cleared.

Et leads konflikttjek viser No conflicts, Potential conflict (et delvist navnematch) eller Confirmed conflict (et præcist navnematch). En bekræftet konflikt forhindrer, at leadet bliver til en sag, indtil De angiver en begrundelse og klikker på Override and Convert. Intet andet blokeres: konflikter på en sag er advarsler, som De skal gennemgå.

Konflikter fundet i dokumenter#

Når den kunstige intelligens uddrager de vigtigste kendsgerninger eller personer og virksomheder fra et sagsdokument (automatisk efter upload, eller når De kører uddragningen igen), sammenligner Flow hver part, dokumentet nævner, med klienter og modparter i Deres advokatfirmas øvrige sager. Navne skal matche fuldstændigt; der ses bort fra store/små bogstaver, ekstra mellemrum og titler som hr., fru, frk. eller dr. Personer, der allerede er tilknyttet sagen, springes over.

Hvert match registreres som en Potential Conflict, der navngiver dokumentet, vises på siden Conflicts samt under sagens faneblad Activity og tilføjer en post på sagens tidslinje. Den samme part registreres ikke to gange for det samme sagspar. Disse kontroller udføres også, når De tildeler et dokument fra sektionen Documents til en sag, samt på de dokumenter, et lead bringer med sig, når det konverteres til en sag.

På et lead tilføjes navne, der findes i dets dokumenter, til leadets konflikttjek. Et match, der udelukkende stammer fra et dokument, markeres altid kun som Potential conflict og vil derfor aldrig blokere for en konvertering.

Restriktionstyper#

For at begrænse adgangen til en sag skal De åbne den og vælge Restrict access fra menuen More actions i sidehovedet (vises, når ethical walls er aktiveret, og Deres rolle tillader begrænsning af sager). Vælg en Restriction Type, tilføj en begrundelse (påkrævet, hvis Deres firma har aktiveret Require Reason), og vælg, hvem De vil give adgang under Grant Access To:

Typen er en mærkat, der vises på sagens badge; alle tre typer begrænser adgangen på samme måde. Kun de personer, De giver adgang til, den person, der begrænsede sagen, og (hvis Owner Override er slået til) firmaets ejer kan åbne den. Alle andre vil ikke længere kunne se sagen i lister, søgninger eller svar fra AI-assistenten.

De vælger også et adgangsniveau for hver person (Full Access, Read Only eller Documents Only). Niveauet gemmes sammen med deres adgang, men hvad den enkelte person kan ændre på sagen, styres fortsat af vedkommendes rolle.

Visning af konflikter#

Siden Conflicts#

Gå til Conflicts i sidepanelet (siden Conflict Checker) for at se:

• Statistikkort — Total, Pending, Waived, Declined og Cleared
• Listen Pending Conflicts, der viser:
  • Alvorlighedsmærke (farvekodet)
  • Hvad der blev fundet, og hvem der er involveret
  • Den berørte sag
  • Knapperne Waive, Decline og Clear

Ejere og administratorer ser altid Conflicts i sidepanelet. Medlemmer og seere ser det kun, så længe en konflikt afventer behandling.

Under sagsoplysninger#

Når en sag har afventende konflikter, viser et banner øverst på sagen, hvor mange der kræver gennemgang, og fanebladet Activity viser dem i sektionen Conflicts.

Når en sag har en aktiv restriktion:

• Vises et restriktionsmærke (Ethical Wall, Confidential eller Limited Access) i sagens hoved med begrundelsen angivet i værktøjstippet
• Giver Manage access i menuen More actions Dem mulighed for at tildele eller fjerne adgang eller fjerne restriktionen helt
• Vil teammedlemmer uden adgang, som åbner et link til sagen, se en Access Denied-side

Løsning af konflikter#

Fra siden Conflicts eller fra sagens faneblad Activity kan De:

1. Clear — Markere konflikten som en falsk positiv (for eksempel en anden person med samme navn)
2. Waive — Registrere, at der er dispenseret fra konflikten (for eksempel hvis klienten har givet et skriftligt samtykke)
3. Decline — Registrere, at De har afvist repræsentationen som følge af konflikten

Hver valgmulighed giver Dem mulighed for at tilføje Resolution Notes for at dokumentere Deres begrundelse. Hver beslutning registreres sammen med noten på sagens tidslinje. Seere kan ikke afgøre konflikter.

Konfiguration af Ethical Walls#

1. Gå til Settings → Access (ejere og administratorer)
2. Slå Enable Ethical Walls til
3. Konfigurer:
   • Require Reason — der skal angives en begrundelse ved begrænsning af en sag
   • Owner Override — ejeren kan altid åbne begrænsede sager (aktiveret som standard)
   • Who Can Restrict Matters — Owners, Admins og/eller Members. Vælg mindst én, ellers kan ingen begrænse sager.
4. Klik på Save Changes

Best practices#

• Gennemgå konflikter hurtigt — Lad ikke konstaterede konflikter stå som afventende
• Dokumenter dispensationer — Tilføj altid noter, når der dispenseres fra en konflikt
• Regelmæssige gennemgange — Gennemgå med jævne mellemrum Deres begrænsede sager og hvem der har adgang til hver enkelt
• Instruer Deres team — Sørg for, at alle ved, hvilke sager der er begrænsede, og hvorfor