Ethical Walls และการตรวจสอบผลประโยชน์ทับซ้อน
Ethical walls (หรือที่เรียกว่า Chinese walls) ช่วยป้องกันผลประโยชน์ทับซ้อนโดยการจำกัดการเข้าถึงคดีที่ระบุ Lawzana Flow ตรวจสอบข้อขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้น และช่วยให้คุณจำกัดผู้ที่มีสิทธิ์ดูคดีได้
Ethical Walls คืออะไร?#
ในสำนักงานกฎหมาย Ethical walls จะช่วยป้องกันไม่ให้สมาชิกในทีมเข้าถึงคดีที่พวกเขามีผลประโยชน์ทับซ้อน ตัวอย่างเช่น หากทนายความเคยเป็นตัวแทนของคู่ความฝ่ายตรงข้ามมาก่อน หรือหากคดีสองคดีมีคู่ความที่มีความเกี่ยวข้องกันอยู่คนละฝ่าย
การทำงานของการตรวจสอบผลประโยชน์ทับซ้อน#
Lawzana Flow ตรวจสอบข้อขัดแย้งเมื่อ:
- เมื่อมี ผู้สนใจเข้ามาจาก Lawzana Directory หรือ กรอกแบบฟอร์มการรับข้อมูลเสร็จสมบูรณ์ รายชื่อที่ระบุจะถูกนำไปตรวจสอบกับรายชื่อลูกค้าและผู้เกี่ยวข้องในคดีของคุณ คุณยังสามารถคลิก Run Check (หรือ Re-run) ในส่วน Conflict Check ของผู้สนใจได้ตลอดเวลา
- เมื่อคุณ แปลงผู้สนใจ เป็นคดี Flow จะดูผลการตรวจสอบผลประโยชน์ทับซ้อนล่าสุดของผู้สนใจรายนั้น
- เมื่อคุณ เพิ่มผู้เกี่ยวข้อง ในคดี ข้อมูลติดต่อจะถูกนำไปตรวจสอบกับคดีอื่นๆ ของคุณ
- เมื่อ AI อ่าน เอกสาร ในคดีหรือผู้สนใจ คู่ความที่ระบุไว้ในเอกสารจะถูกนำมาตรวจสอบด้วยเช่นกัน (ดูหัวข้อ ข้อขัดแย้งที่พบในเอกสาร ด้านล่าง)
ระดับความรุนแรงของผลประโยชน์ทับซ้อน#
ข้อขัดแย้งที่ตรวจพบบนคดีจะมีความรุนแรงระดับใดระดับหนึ่งจากสามระดับต่อไปนี้:
| ระดับความรุนแรง | ความหมาย |
|---|---|
| Direct Conflict | ผู้ติดต่อเคยเป็นคู่ความฝ่ายตรงข้ามในคดีอื่นและกำลังถูกเพิ่มเข้ามาในฐานะลูกค้า หรือเป็นลูกค้าในคดีอื่นและกำลังถูกเพิ่มเข้ามาในฐานะคู่ความฝ่ายตรงข้าม |
| Related Conflict | นายจ้างของบุคคลดังกล่าวเคยเป็นคู่ความฝ่ายตรงข้ามในคดีอื่น |
| Potential Conflict | ผู้ติดต่อใช้อีเมลหรือหมายเลขโทรศัพท์เดียวกันกับคู่ความฝ่ายตรงข้ามในคดีอื่น หรือมีเอกสารที่ระบุชื่อคู่ความจากคดีอื่น |
ข้อขัดแย้งแต่ละรายการจะมีสถานะ: Pending จนกว่าจะมีผู้ตรวจสอบ จากนั้นจะเปลี่ยนเป็น Waived, Declined, หรือ Cleared
การตรวจสอบผลประโยชน์ทับซ้อนของผู้สนใจจะแสดงสถานะ No conflicts, Potential conflict (ชื่อตรงกันบางส่วน), หรือ Confirmed conflict (ชื่อตรงกันทั้งหมด) หากมีข้อขัดแย้งที่ได้รับการยืนยัน (Confirmed conflict) ระบบจะระงับการแปลงผู้สนใจเป็นคดีไว้ จนกว่าคุณจะระบุเหตุผลและคลิก Override and Convert ส่วนกรณีอื่นๆ จะไม่มีการบล็อก: ข้อขัดแย้งในคดีเป็นเพียงคำเตือนเพื่อให้คุณตรวจสอบเท่านั้น
ข้อขัดแย้งที่พบในเอกสาร#
เมื่อ AI สกัดข้อเท็จจริงสำคัญ หรือบุคคลและบริษัทจากเอกสารของคดี (โดยอัตโนมัติหลังจากอัปโหลด หรือเมื่อคุณสั่งให้สกัดข้อมูลอีกครั้ง) Flow จะเปรียบเทียบคู่ความแต่ละรายที่ระบุในเอกสารกับลูกค้าและคู่ความฝ่ายตรงข้ามของคดีอื่นๆ ในสำนักงานของคุณ โดยชื่อจะต้องตรงกันทั้งหมด ระบบจะไม่นำตัวพิมพ์เล็ก-ใหญ่ ช่องว่างส่วนเกิน และคำนำหน้าชื่อ เช่น นาย, นาง, นางสาว หรือ ดร. มาพิจารณา และบุคคลที่อยู่ในคดีนั้นอยู่แล้วจะถูกข้ามไป
การจับคู่ที่ตรงกันแต่ละรายการจะถูกบันทึกเป็น Potential Conflict โดยจะระบุชื่อเอกสาร แสดงในหน้า Conflicts และในแท็บ Activity ของคดี รวมถึงเพิ่มรายการลงในไทม์ไลน์ของคดีด้วย ทั้งนี้ คู่ความรายเดียวกันจะไม่ถูกบันทึกซ้ำสำหรับคดีคู่เดิม การตรวจสอบเหล่านี้จะทำงานเมื่อคุณกำหนดเอกสารจากส่วน Documents ไปยังคดี และทำงานกับเอกสารที่ผู้สนใจนำติดตัวมาเมื่อได้รับการแปลงเป็นคดีด้วยเช่นกัน
สำหรับผู้สนใจ รายชื่อที่พบในเอกสารจะถูกเพิ่มเข้าไปในการตรวจสอบผลประโยชน์ทับซ้อนของผู้สนใจ การจับคู่ที่ตรงกันจากเอกสารเพียงอย่างเดียวจะถือเป็น Potential conflict เสมอ ดังนั้นจึงไม่มีทางบล็อกการแปลงเป็นคดี
ประเภทการจำกัดสิทธิ์#
หากต้องการจำกัดสิทธิ์ในคดี ให้เปิดคดีนั้นขึ้นมาแล้วเลือก Restrict access จากเมนู More actions ในส่วนหัว (จะแสดงขึ้นเมื่อเปิดใช้ ethical walls และบทบาทของคุณได้รับอนุญาตให้จำกัดสิทธิ์คดี) เลือก Restriction Type ระบุเหตุผล (จำเป็นต้องระบุหากสำนักงานของคุณเปิดใช้ Require Reason) และเลือกผู้ที่คุณต้องการ Grant Access To:
| ประเภท | คำอธิบาย |
|---|---|
| Ethical Wall | การแยกคดีโดยเด็ดขาด โดยทั่วไปใช้สำหรับกรณีมีผลประโยชน์ทับซ้อน |
| Confidential | คดีที่มีความละเอียดอ่อนสูงและจำกัดการเข้าถึง |
| Limited Access | ควบคุมการเข้าถึงเฉพาะสมาชิกในทีมที่กำหนด |
ประเภทดังกล่าวเป็นเพียงป้ายกำกับที่แสดงบนตราสัญลักษณ์ของคดี โดยทั้งสามประเภทจะจำกัดการเข้าถึงในลักษณะเดียวกัน เฉพาะบุคคลที่คุณอนุญาตให้เข้าถึง ผู้ที่ตั้งค่าจำกัดสิทธิ์คดี และเจ้าของสำนักงาน (หากเปิดใช้งาน Owner Override) เท่านั้นที่สามารถเปิดดูคดีได้ สมาชิกคนอื่นๆ จะไม่เห็นคดีนี้ในรายการค้นหา ปฏิทิน และคำตอบจากผู้ช่วย AI อีกต่อไป นอกจากนี้ ผู้ดูแลระบบ (Admin) จะถูกจำกัดไม่ให้เข้าถึงเช่นกัน เว้นแต่คุณจะให้สิทธิ์แก่พวกเขา
คุณยังสามารถกำหนดระดับการเข้าถึงสำหรับแต่ละบุคคลได้ด้วย:
| ระดับ | สิ่งที่พวกเขาสามารถทำได้ |
|---|---|
| Full Access | ดูและแก้ไขคดี ภายใต้ขอบเขตที่บทบาทของตนอนุญาต |
| Read Only | ดูคดีได้เท่านั้น โดยไม่สามารถแก้ไขหรือสั่งรัน AI บนคดีได้ |
| Documents Only | ดูได้เฉพาะชื่อคดีและเอกสารของคดีเท่านั้น ไม่สามารถดูข้อมูลอื่นได้ |
เฉพาะเจ้าของสำนักงาน (ที่มี Owner Override) ผู้ที่ตั้งค่าจำกัดสิทธิ์คดี และผู้ที่มีสิทธิ์ระดับ Full Access เท่านั้นที่สามารถเปลี่ยนแปลงผู้มีสิทธิ์เข้าถึงหรือยกเลิกการจำกัดสิทธิ์ได้
ข้อมูลติดต่อที่อยู่หลัง ethical wall จะยังคงถูกซ่อนไว้เช่นกัน: ผู้ติดต่อที่ปรากฏเฉพาะในคดีที่บุคคลนั้นไม่สามารถเปิดดูได้ จะไม่แสดงในรายการผู้ติดต่อหรือผลการค้นหาของบุคคลนั้น
การดูรายการผลประโยชน์ทับซ้อน#
หน้า Conflicts#
ไปที่ Conflicts ในแถบด้านข้าง (หน้า Conflict Checker) เพื่อดู:
- การ์ดสถิติ: ทั้งหมด (Total), รอดำเนินการ (Pending), ได้รับการสละสิทธิ์ (Waived), ปฏิเสธ (Declined) และเคลียร์แล้ว (Cleared)
- รายการ Pending Conflicts ซึ่งแสดง:
- ตราสัญลักษณ์แสดงระดับความรุนแรง (แบ่งตามรหัสสี)
- สิ่งที่ตรวจพบและผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้อง
- คดีที่ได้รับผลกระทบ
- ปุ่ม Waive, Decline, และ Clear
เจ้าของสำนักงานและผู้ดูแลระบบจะมองเห็นเมนู Conflicts ในแถบด้านข้างเสมอ สมาชิกและผู้ดู (Viewer) จะมองเห็นเมนูนี้เฉพาะเมื่อมีข้อขัดแย้งที่ยังรอดำเนินการอยู่เท่านั้น
ผลประโยชน์ทับซ้อนในคดีที่คุณไม่สามารถเปิดได้#
การตรวจสอบผลประโยชน์ทับซ้อนยังคงเปรียบเทียบคู่ความทั้งหมดในสำนักงาน รวมถึงคู่ความในคดีที่ถูกจำกัดสิทธิ์ด้วย เมื่อตรวจพบรายการที่ตรงกันในคดีที่คุณไม่สามารถเปิดดูได้ คุณจะเห็นคู่ความที่ตรงกัน บทบาทของพวกเขา เลขอ้างอิงคดี และทนายความผู้รับผิดชอบ พร้อมข้อความระบุว่า "You don't have access to this matter. Ask" ตามด้วยชื่อของทนายความผู้นั้น คุณจะไม่มีทางเห็นชื่อคดีหรือคู่ความรายอื่นๆ ของคดีนั้นได้ และคุณจะไม่สามารถจัดการแก้ไขข้อขัดแย้งดังกล่าวได้
ในหน้ารายละเอียดคดี#
เมื่อคดีมีผลประโยชน์ทับซ้อนที่รอดำเนินการ แบนเนอร์ที่ด้านบนของคดีจะแสดงจำนวนรายการที่ต้องได้รับการตรวจสอบ และแท็บ Activity จะแสดงรายการเหล่านั้นไว้ในส่วน Conflicts
เมื่อคดีมีการจำกัดสิทธิ์ที่ใช้งานอยู่:
- ตราสัญลักษณ์การจำกัดสิทธิ์ (Ethical Wall, Confidential, หรือ Limited Access) จะแสดงอยู่บนส่วนหัวของคดี พร้อมระบุเหตุผลในทูลทิป
- ตัวเลือก Manage access ในเมนู More actions จะช่วยให้คุณสามารถให้สิทธิ์ เพิกถอนสิทธิ์ หรือยกเลิกการจำกัดสิทธิ์ได้
- สมาชิกในทีมที่ไม่ได้รับสิทธิ์เข้าถึงเมื่อเปิดลิงก์ไปยังคดีดังกล่าว จะพบกับหน้า Access Denied
การจัดการแก้ไขผลประโยชน์ทับซ้อน#
จากหน้า Conflicts หรือแท็บ Activity ของคดี คุณสามารถ:
- Clear: ทำเครื่องหมายว่าข้อขัดแย้งนั้นเป็นผลบวกปลอม (เช่น เป็นบุคคลอื่นที่มีชื่อตรงกัน)
- Waive: บันทึกว่าข้อขัดแย้งได้รับการสละสิทธิ์แล้ว (เช่น ลูกค้ายินยอมสละสิทธิ์การคัดค้านเป็นลายลักษณ์อักษร)
- Decline: บันทึกว่าคุณปฏิเสธการเป็นตัวแทนเนื่องจากมีผลประโยชน์ทับซ้อน
แต่ละตัวเลือกจะช่วยให้คุณสามารถเพิ่ม Resolution Notes เพื่อบันทึกเหตุผลของคุณได้ การตัดสินใจแต่ละรายการพร้อมบันทึกข้อความจะถูกบันทึกไว้ในไทม์ไลน์ของคดี ทั้งนี้ ผู้ดู (Viewer) จะไม่สามารถจัดการแก้ไขข้อขัดแย้งได้
การตั้งค่า Ethical Walls#
- ไปที่ Settings → Access (เฉพาะเจ้าของสำนักงานเท่านั้น ส่วนผู้ดูแลระบบจะดูการตั้งค่าได้แบบอ่านอย่างเดียว)
- เปิดใช้งาน Enable Ethical Walls
- กำหนดค่า:
- Require Reason: ต้องระบุเหตุผลเสมอเมื่อตั้งค่าจำกัดสิทธิ์คดี
- Owner Override: เจ้าของสำนักงานสามารถเปิดดูคดีที่ถูกจำกัดสิทธิ์ได้เสมอ (เปิดใช้งานเป็นค่าเริ่มต้น)
- Who Can Restrict Matters: Owners, Admins, และ/หรือ Members เลือกอย่างน้อยหนึ่งรายการ มิฉะนั้นจะไม่มีใครสามารถจำกัดสิทธิ์คดีได้
- คลิก Save Changes
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด#
- ตรวจสอบข้อขัดแย้งทันที: อย่าปล่อยให้ข้อขัดแย้งที่ตรวจพบอยู่ในสถานะรอดำเนินการ
- บันทึกการสละสิทธิ์เป็นลายลักษณ์อักษร: เพิ่มบันทึกข้อความเสมอเมื่อมีการสละสิทธิ์การคัดค้านข้อขัดแย้ง
- ตรวจสอบสม่ำเสมอ: ทบทวนคดีที่ถูกจำกัดสิทธิ์และผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงในแต่ละคดีเป็นระยะๆ
- ฝึกอบรมทีมงานของคุณ: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนทราบว่าคดีใดถูกจำกัดสิทธิ์ไว้และเพราะเหตุใด