Bariere etice și detectarea conflictelor
Barierele etice (cunoscute și sub denumirea de „Chinese walls”) previn conflictele de interese prin restricționarea accesului la dosare specifice. Lawzana Flow oferă detectarea automată a conflictelor și controale de acces.
Ce sunt barierele etice?#
În cadrul societăților de avocatură, barierele etice împiedică membrii echipei să acceseze dosare în care au un conflict de interese — de exemplu, dacă un avocat a reprezentat anterior partea adversă sau dacă două dosare implică părți afiliate aflate pe poziții opuse.
Cum funcționează detectarea conflictelor#
Lawzana Flow poate verifica automat existența conflictelor:
- Atunci când este creat un dosar nou, sistemul verifică numele clientului în raport cu părțile restricționate existente
- Atunci când un client sau o parte este adăugată într-un dosar, sistemul efectuează o verificare a conflictelor
- Conflictele detectate sunt semnalate cu diferite niveluri de gravitate
Niveluri de gravitate ale conflictelor#
| Gravitate | Semnificație | Acțiune necesară |
|---|---|---|
| Detected | Conflict potențial identificat | Revizuiți și evaluați |
| Critical | Conflict cu risc ridicat ce necesită atenție imediată | Trebuie soluționat înainte de a continua |
| Resolved | Conflict clarificat sau la care s-a renunțat (waived) | Nu este necesară nicio altă acțiune |
Tipuri de restricții#
Atunci când un conflict este confirmat, puteți aplica restricții:
| Tip | Descriere |
|---|---|
| Ethical Wall | Utilizatorul are accesul complet blocat la vizualizarea dosarului. Nu îl poate vedea în liste, în rezultatele căutării și nu poate accesa niciunul dintre documentele acestuia. |
| Confidential | Dosarul este marcat ca fiind confidențial, beneficiind de controale de acces sporite. |
| Limited Access | Acces restricționat care poate fi anulat/suprascris de către un manager cu aprobarea corespunzătoare. |
Vizualizarea conflictelor#
Pagina Conflicte#
Accesați Settings → Ethical Walls sau secțiunea Conflicte pentru a vedea:
- Carduri de statistici — Numărul total de conflicte nesoluționate, conflicte critice, distribuția în funcție de gravitate
- Lista conflictelor care indică:
- Părțile implicate
- Dosarul/dosarele afectate
- Insigna de gravitate (codificată pe culori)
- Opțiunile de acțiune pentru soluționare
Pe pagina de detalii a dosarului#
Atunci când un dosar are o restricție activă:
- O pictogramă sub formă de lacăt apare lângă titlul dosarului
- O insignă de restricție este afișată în antetul dosarului împreună cu motivul
- Membrii echipei care nu au acces văd mesajul: „You don't have access to this matter”
Soluționarea conflictelor#
Din pagina de conflicte, puteți:
- Resolve — Marcați conflictul ca fiind clarificat (de exemplu, după ce ați confirmat că nu există un conflict real)
- Waive — Confirmați conflictul, dar permiteți accesul controlat, însoțit de documentația aferentă
- Add Note — Documentați motivul deciziei dumneavoastră
Toate soluționările sunt înregistrate în jurnalul de audit pentru conformitate.
Înregistrarea accesului (Access Logging)#
Fiecare tentativă de accesare a unui dosar restricționat este înregistrată:
- Cine a încercat să acceseze
- Când a avut loc tentativa
- Dacă accesul a fost acordat sau refuzat
- Tipul de restricție activ
Acest jurnal este disponibil pentru Proprietari (Owners) și Administratori (Admins) în secțiunea de audit.
Configurarea barierelor etice#
- Accesați Settings → Ethical Walls
- Activați barierele etice pentru organizația dumneavoastră
- Configurați:
- Rolurile care pot crea și gestiona bariere
- Efectuarea automată a verificărilor la crearea unui dosar
- Preferințele de notificare pentru conflictele detectate
Bune practici#
- Revizuiți prompt conflictele — Nu lăsați conflictele detectate nesoluționate
- Documentați derogările — Adăugați întotdeauna note atunci când acceptați un conflict (waiver)
- Efectuați audituri periodice — Examinați cu regularitate jurnalul de acces și barierele active
- Instruiți-vă echipa — Asigurați-vă că toți membrii echipei înțeleg că restricțiile impuse prin barierele etice sunt obligatorii și nu pot fi eludate