Bariere etice și detectarea conflictelor de interese

Barierele etice (cunoscute și sub denumirea de „ziduri chinezești” sau ethical walls) previn conflictele de interese prin restricționarea accesului la anumite dosare. Lawzana Flow verifică potențialele conflicte și vă permite să restricționați persoanele care pot vizualiza un dosar.

Ce sunt barierele etice?#

În cadrul societăților de avocatură, barierele etice împiedică membrii echipei să acceseze dosare în care se află într-un conflict de interese — de exemplu, dacă un avocat a reprezentat anterior partea adversă sau dacă două dosare implică părți afiliate aflate pe poziții opuse.

Cum funcționează detectarea conflictelor de interese#

Lawzana Flow verifică existența conflictelor:

1. Atunci când un potențial client (lead) sosește din Lawzana Directory sau completează formularul de preluare, numele furnizate sunt verificate în raport cu clienții și participanții din dosarele dumneavoastră. De asemenea, puteți face clic oricând pe Run Check (sau Re-run) în secțiunea Conflict Check a potențialului client.
2. Atunci când convertiți un potențial client într-un dosar, Flow verifică cea mai recentă verificare a conflictelor a acelui lead.
3. Atunci când adăugați un participant la un dosar, contactul este verificat în raport cu celelalte dosare ale dumneavoastră
4. Atunci când AI-ul parcurge un document dintr-un dosar sau lead, sunt verificate și părțile menționate în acesta (consultați mai jos secțiunea Conflicte identificate în documente)

Nivelul de gravitate al conflictelor#

Conflictele identificate într-un dosar au unul dintre următoarele trei niveluri de gravitate:

Fiecare conflict are un status: Pending până când este analizat de cineva, apoi devine Waived, Declined sau Cleared.

Verificarea conflictelor pentru un potențial client indică No conflicts, Potential conflict (o potrivire parțială de nume) sau Confirmed conflict (o potrivire exactă de nume). Un conflict confirmat blochează transformarea lead-ului în dosar până când introduceți un motiv și faceți clic pe Override and Convert. Nicio altă acțiune nu este blocată: conflictele apărute la nivelul unui dosar sunt avertismente destinate revizuirii.

Conflicte identificate în documente#

Atunci când AI-ul extrage datele esențiale sau persoanele și companiile dintr-un document asociat unui dosar (automat după încărcare sau când rulați din nou procesul de extragere), Flow compară fiecare parte menționată în document cu clienții și părțile adverse din celelalte dosare ale firmei dumneavoastră. Numele trebuie să coincidă integral; diferențele de majuscule/minuscule, spațiile suplimentare și formulele de adresare precum Mr, Mrs, Ms sau Dr sunt ignorate. Persoanele deja asociate dosarului sunt omise.

Fiecare potrivire este înregistrată ca un Potential Conflict care indică documentul respectiv, apare pe pagina Conflicts și în fila Activity a dosarului și adaugă o înregistrare în cronologia acestuia. Aceeași parte nu este înregistrată de două ori pentru aceeași pereche de dosare. Aceste verificări se execută și atunci când atribuiți un document din secțiunea Documents unui dosar, precum și asupra documentelor pe care un potențial client le include la conversia într-un dosar.

În cazul unui potențial client, numele identificate în documentele sale sunt adăugate la verificarea de conflicte a lead-ului. O potrivire provenită exclusiv dintr-un document va avea întotdeauna doar nivelul de Potential conflict, astfel încât nu blochează niciodată conversia.

Tipuri de restricții#

Pentru a restricționa un dosar, deschideți-l și alegeți Restrict access din meniul More actions din antet (opțiune afișată atunci când barierele etice sunt activate și rolul dumneavoastră vă permite restricționarea dosarelor). Alegeți un Restriction Type, adăugați un motiv (obligatoriu dacă firma dumneavoastră a activat opțiunea Require Reason) și selectați cui doriți să acordați acces (Grant Access To):

Tipul este o etichetă afișată pe marcajul dosarului; toate cele trei opțiuni restricționează accesul în același mod. Doar persoanele cărora le acordați acces, persoana care a restricționat dosarul și (dacă este activată opțiunea Owner Override) proprietarul firmei pot deschide dosarul. Toți ceilalți utilizatori nu vor mai vedea dosarul în liste, la căutare și în răspunsurile asistentului AI.

De asemenea, selectați un nivel de acces pentru fiecare persoană (Full Access, Read Only sau Documents Only). Nivelul este salvat împreună cu drepturile de acces ale acestora, însă acțiunile pe care fiecare persoană le poate modifica în dosar depind în continuare de rolul său.

Vizualizarea conflictelor#

Pagina Conflicts#

Accesați Conflicts din bara laterală (pagina Conflict Checker) pentru a vizualiza:

• Casete statistice — Total, Pending, Waived, Declined și Cleared
• Lista Pending Conflicts, care afișează:
  • Marcajul de gravitate (codat cromatic)
  • Elementul identificat și persoanele implicate
  • Dosarul afectat
  • Butoanele Waive, Decline și Clear

Proprietarii și administratorii văd întotdeauna secțiunea Conflicts în bara laterală. Membrii și utilizatorii cu drepturi exclusive de vizualizare (viewers) o văd doar atâta timp cât există un conflict în așteptare.

În detaliile dosarului#

Atunci când un dosar are conflicte în așteptare, un banner plasat în partea superioară a dosarului indică numărul celor care necesită revizuire, iar fila Activity le listează în secțiunea sa Conflicts.

Atunci când un dosar are o restricție activă:

• Un marcaj de restricție (Ethical Wall, Confidential sau Limited Access) este afișat în antetul dosarului, motivul apărând în mesajul contextual (tooltip)
• Opțiunea Manage access din meniul More actions vă permite să acordați sau să revocați accesul, ori să eliminați restricția
• Membrii echipei care nu au acces și care deschid un link către dosar vor vedea pagina Access Denied

Soluționarea conflictelor#

Din pagina Conflicts sau din fila Activity a dosarului, puteți:

1. Clear — Marcați conflictul ca fiind fals pozitiv (de exemplu, o persoană diferită cu același nume)
2. Waive — Înregistrați faptul că s-a renunțat la invocarea conflictului (de exemplu, clientul a furnizat o derogare scrisă)
3. Decline — Înregistrați faptul că ați refuzat reprezentarea din cauza conflictului de interese

Fiecare opțiune vă permite să adăugați Resolution Notes pentru a vă documenta raționamentul. Fiecare decizie, însoțită de nota aferentă, este consemnată în cronologia dosarului. Utilizatorii cu profil de vizualizare (viewers) nu pot soluționa conflicte.

Configurarea barierelor etice#

1. Accesați Settings → Access (proprietari și administratori)
2. Activați opțiunea Enable Ethical Walls
3. Configurați:
   • Require Reason — este obligatorie introducerea unui motiv la restricționarea unui dosar
   • Owner Override — proprietarul poate deschide întotdeauna dosarele restricționate (activat în mod prestabilit)
   • Who Can Restrict Matters — Owners, Admins și/sau Members. Selectați cel puțin o opțiune, altfel nimeni nu va putea restricționa dosare.
4. Faceți clic pe Save Changes

Bune practici#

• Revizuiți conflictele cu promptitudine — Nu lăsați conflictele detectate în starea „pending”
• Documentați derogările — Adăugați întotdeauna note explicative atunci când aprobați o derogare de conflict (waive)
• Revizuiri periodice — Verificați periodic dosarele restricționate și persoanele care au acces la fiecare dintre ele
• Instruiți-vă echipa — Asigurați-vă că toți membrii știu ce dosare sunt restricționate și din ce motive