اخلاقی دیواریں (Ethical Walls) اور مفادات کے تصادم کی جانچ

اخلاقی دیواریں (جنہیں Chinese walls بھی کہا جاتا ہے) مخصوص مقدمات (matters) تک رسائی کو محدود کر کے مفادات کے تصادم کو روکتی ہیں۔ Lawzana Flow ممکنہ تصادمات کی جانچ کرتا ہے اور آپ کو یہ اختیار دیتا ہے کہ کون کسی مقدمے کو دیکھ سکتا ہے۔

اخلاقی دیواریں (Ethical Walls) کیا ہیں؟#

وکالت کے اداروں (law firms) میں، اخلاقی دیواریں ٹیم کے اراکین کو ایسے مقدمات تک رسائی حاصل کرنے سے روکتی ہیں جہاں ان کا مفادات کا تصادم ہو — مثال کے طور پر، اگر کسی وکیل نے ماضی میں مخالف فریق کی نمائندگی کی ہو، یا اگر دو مقدمات میں مخالف سمتوں پر متعلقہ فریقین شامل ہوں۔

تصادم کی جانچ کا طریقہ کار#

Lawzana Flow درج ذیل مواقع پر تصادمات کی جانچ کرتا ہے:

1. جب کوئی لیڈ Lawzana ڈائریکٹری سے موصول ہوتی ہے یا اپنا انٹیک فارم مکمل کرتی ہے، تو اس کے فراہم کردہ ناموں کی جانچ آپ کے مقدمات کے مؤکلین اور شرکاء کے ناموں سے کی جاتی ہے۔ آپ کسی بھی وقت لیڈ کے Conflict Check سیکشن میں Run Check (یا Re-run) پر بھی کلک کر سکتے ہیں۔
2. جب آپ کسی لیڈ کو مقدمے میں تبدیل (convert) کرتے ہیں، تو Flow لیڈ کی تازہ ترین تصادم کی جانچ کا جائزہ لیتا ہے۔
3. جب آپ کسی مقدمے میں کوئی شریک (participant) شامل کرتے ہیں، تو اس رابطے کی جانچ آپ کے دیگر مقدمات سے کی جاتی ہے۔
4. جب AI کسی مقدمے یا لیڈ کی دستاویز کو پڑھتا ہے، تو اس میں درج فریقین کی بھی جانچ کی جاتی ہے (نیچے "دستاویزات میں پائے جانے والے تصادمات" ملاحظہ کریں)۔

تصادم کی شدت (Conflict Severity)#

کسی مقدمے میں پائے جانے والے تصادمات کی تین میں سے کوئی ایک شدت ہوتی ہے:

ہر تصادم کی ایک حیثیت (status) ہوتی ہے: جب تک کوئی اس کا جائزہ نہ لے یہ Pending رہتی ہے، جس کے بعد یہ Waived، Declined، یا Cleared ہو جاتی ہے۔

کسی لیڈ کی تصادم کی جانچ No conflicts، Potential conflict (نام کی جزوی مماثلت)، یا Confirmed conflict (نام کی مکمل مماثلت) ظاہر کرتی ہے۔ تصدیق شدہ تصادم لیڈ کو مقدمے میں تبدیل ہونے سے اس وقت تک روکتا ہے جب تک آپ وجہ نہ لکھیں اور Override and Convert پر کلک نہ کریں۔ اس کے علاوہ کوئی اور چیز مسدود نہیں ہوتی: کسی مقدمے میں پائے جانے والے تصادمات محض تنبیہات ہیں تاکہ آپ ان کا جائزہ لے سکیں۔

دستاویزات میں پائے جانے والے تصادمات#

جب AI کسی مقدمے کی دستاویز سے اہم حقائق یا افراد اور کمپنیوں کی تفصیلات اخذ کرتا ہے (اپ لوڈ کے فوراً بعد خودکار طور پر، یا جب آپ دوبارہ اخراج چلاتے ہیں)، تو Flow دستاویز میں مذکور ہر فریق کا موازنہ آپ کی فرم کے دیگر مقدمات کے مؤکلین اور مخالف فریقین سے کرتا ہے۔ ناموں کا مکمل طور پر ملنا ضروری ہے؛ حروف کے چھوٹے بڑے ہونے (case)، اضافی فاصلوں (spaces) اور القابات جیسے Mr، Mrs، Ms یا Dr کو نظر انداز کر دیا جاتا ہے۔ وہ افراد جو پہلے ہی اس مقدمے میں موجود ہیں، انہیں چھوڑ دیا جاتا ہے۔

ہر مماثلت کو ایک Potential Conflict کے طور پر درج کیا جاتا ہے جس میں دستاویز کا نام ہوتا ہے، یہ Conflicts صفحے اور مقدمے کے Activity ٹیب میں ظاہر ہوتا ہے، اور مقدمے کی ٹائم لائن میں ایک اندراج شامل کرتا ہے۔ ایک ہی جوڑے کے مقدمات کے لیے ایک ہی فریق کا اندراج دو بار نہیں کیا جاتا۔ یہ جانچ اس وقت بھی کی جاتی ہے جب آپ Documents سیکشن سے کسی دستاویز کو کسی مقدمے کے ساتھ منسلک کرتے ہیں، اور ان دستاویزات پر بھی کی جاتی ہے جو کوئی لیڈ اپنے ساتھ لاتی ہے جب وہ مقدمہ بنتی ہے۔

لیڈ پر، اس کی دستاویزات میں ملنے والے ناموں کو لیڈ کے تصادم کی جانچ میں شامل کر دیا جاتا ہے۔ صرف دستاویز سے ملنے والی مماثلت ہمیشہ Potential conflict ہی ہوتی ہے، لہٰذا یہ تبدیلی کے عمل (conversion) کو کبھی نہیں روکتی۔

پابندی کی اقسام (Restriction Types)#

کسی مقدمے کو محدود کرنے کے لیے، اسے کھولیں اور ہیڈر میں موجود More actions مینو سے Restrict access کا انتخاب کریں (یہ آپشن اس وقت ظاہر ہوتا ہے جب اخلاقی دیواریں فعال ہوں اور آپ کا کردار مقدمات کو محدود کرنے کی اجازت دیتا ہو)۔ ایک Restriction Type منتخب کریں، وجہ درج کریں (اگر آپ کی فرم نے Require Reason فعال کیا ہے تو یہ لازمی ہے)، اور منتخب کریں کہ کسے Grant Access To کرنا ہے:

یہ قسم ایک لیبل ہے جو مقدمے کے بیج (badge) پر ظاہر ہوتا ہے؛ یہ تینوں اقسام رسائی کو ایک ہی طریقے سے محدود کرتی ہیں۔ صرف وہی افراد جنہیں آپ رسائی دیتے ہیں، وہ شخص جس نے مقدمے پر پابندی لگائی، اور (اگر Owner Override فعال ہے تو) فرم کا مالک ہی اسے کھول سکتا ہے۔ باقی تمام افراد کو یہ مقدمہ فہرستوں، تلاش، اور AI اسسٹنٹ کے جوابات میں نظر آنا بند ہو جاتا ہے۔

آپ ہر فرد کے لیے رسائی کی سطح بھی منتخب کرتے ہیں (Full Access، Read Only، یا Documents Only)۔ یہ سطح ان کی رسائی کے ساتھ محفوظ ہو جاتی ہے، لیکن مقدمے میں ہر شخص کیا تبدیلی کر سکتا ہے یہ بدستور ان کے کردار (role) کے تابع ہوتا ہے۔

تصادمات دیکھنا#

Conflicts صفحہ#

مندرجہ ذیل تفصیلات دیکھنے کے لیے سائیڈ بار میں Conflicts پر جائیں (Conflict Checker صفحہ):

• اعداد و شمار کے کارڈز (Stats cards) — Total، Pending، Waived، Declined، اور Cleared
• Pending Conflicts کی فہرست جو دکھاتی ہے:
  • شدت کا بیج (رنگوں سے واضح کردہ)
  • کیا دریافت ہوا اور کون شامل ہے
  • متاثرہ مقدمہ
  • Waive، Decline، اور Clear بٹن

مالکان اور ایڈمنز سائیڈ بار میں ہمیشہ Conflicts دیکھ سکتے ہیں۔ ممبران اور ویورز اسے صرف اسی وقت دیکھ سکتے ہیں جب کوئی تصادم زیرِ التوا (pending) ہو۔

مقدمے کی تفصیلات پر#

جب کسی مقدمے میں زیرِ التوا تصادمات ہوں، تو مقدمے کے اوپری حصے میں ایک بینر دکھاتا ہے کہ کتنوں کا جائزہ لینے کی ضرورت ہے، اور Activity ٹیب اپنے Conflicts سیکشن میں ان کی فہرست دکھاتا ہے۔

جب کسی مقدمے پر فعال پابندی لگی ہو:

• مقدمے کے ہیڈر پر ایک پابندی کا بیج (Ethical Wall، Confidential، یا Limited Access) ظاہر ہوتا ہے، جس کے ٹول ٹپ میں وجہ درج ہوتی ہے
• More actions مینو میں Manage access آپ کو رسائی دینے، ہٹانے، یا پابندی ختم کرنے کی اجازت دیتا ہے
• ٹیم کے وہ اراکین جن کے پاس رسائی نہیں ہے، اگر وہ مقدمے کا لنک کھولیں تو انہیں Access Denied کا صفحہ نظر آتا ہے

تصادمات کو حل کرنا#

Conflicts صفحے یا مقدمے کے Activity ٹیب سے، آپ درج ذیل کر سکتے ہیں:

1. Clear — تصادم کو غلط مثبت (false positive) کے طور پر نشان زد کریں (مثال کے طور پر، ایک ہی نام کا کوئی دوسرا شخص)
2. Waive — یہ ریکارڈ کریں کہ تصادم سے دستبرداری اختیار کر لی گئی ہے (مثال کے طور پر، مؤکل نے تحریری چھوٹ دی ہے)
3. Decline — یہ ریکارڈ کریں کہ آپ نے تصادم کی وجہ سے نمائندگی سے معذرت کر لی ہے

ہر آپشن آپ کو اپنی وجوہات درج کرنے کے لیے Resolution Notes شامل کرنے کی سہولت دیتا ہے۔ ہر فیصلہ، اپنے نوٹ کے ساتھ، مقدمے کی ٹائم لائن پر درج ہو جاتا ہے۔ ویورز تصادمات کو حل نہیں کر سکتے۔

اخلاقی دیواریں ترتیب دینا (Setting Up Ethical Walls)#

1. Settings ← Access پر جائیں (مالکان اور ایڈمنز کے لیے)
2. Enable Ethical Walls کو فعال کریں
3. ترتیب دیں:
   • Require Reason — مقدمے کو محدود کرتے وقت وجہ بتانا لازمی ہے
   • Owner Override — مالک ہمیشہ محدود مقدمات کو کھول سکتا ہے (ڈیفالٹ کے طور پر فعال ہے)
   • Who Can Restrict Matters — مالکان، ایڈمنز، اور/یا ممبران۔ کم از کم کسی ایک کا انتخاب کریں، ورنہ کوئی بھی مقدمات کو محدود نہیں کر سکے گا۔
4. Save Changes پر کلک کریں

بہترین طریقہ کار (Best Practices)#

• تصادمات کا فوری جائزہ لیں — شناخت شدہ تصادمات کو زیرِ التوا نہ چھوڑیں
• دستبرداریوں کی دستاویز سازی کریں — تصادم سے دستبرداری اختیار کرتے وقت ہمیشہ نوٹس شامل کریں
• باقاعدگی سے جائزے لیں — اپنے محدود مقدمات اور ان تک رسائی رکھنے والے افراد کا وقتاً فوقتاً جائزہ لیتے رہیں
• اپنی ٹیم کو تربیت دیں — اس بات کو یقینی بنائیں کہ ہر فرد جانتا ہو کہ کون سے مقدمات محدود ہیں اور کیوں