Chińskie mury (Ethical Walls) i wykrywanie konfliktów interesów
Chińskie mury (ang. ethical walls lub Chinese walls) zapobiegają konfliktom interesów poprzez ograniczenie dostępu do określonych spraw. Lawzana Flow weryfikuje potencjalne konflikty i pozwala decydować, kto ma dostęp do danej sprawy.
Czym są chińskie mury (Ethical Walls)?#
W kancelariach prawnych chińskie mury uniemożliwiają członkom zespołu dostęp do spraw, w których zachodzi konflikt interesów — na przykład jeśli prawnik reprezentował wcześniej stronę przeciwną lub gdy dwie sprawy dotyczą powiązanych stron stojących po przeciwnych stronach sporu.
Jak działa wykrywanie konfliktów interesów#
Lawzana Flow weryfikuje konflikty:
- Gdy lead trafia z Lawzana Directory lub wypełnia formularz zgłoszeniowy (intake form) — podane nazwiska i nazwy są porównywane z klientami oraz uczestnikami Twoich spraw. W dowolnym momencie możesz również kliknąć Uruchom weryfikację (lub Uruchom ponownie) w sekcji Weryfikacja konfliktów danego leada.
- Gdy konwertujesz leada w sprawę — Flow sprawdza ostatni wynik weryfikacji konfliktów dla tego leada.
- Gdy dodajesz uczestnika do sprawy — kontakt jest sprawdzany pod kątem Twoich pozostałych spraw.
- Gdy sztuczna inteligencja (AI) analizuje dokument w sprawie lub leadzie — wymienione w nim strony również podlegają weryfikacji (patrz sekcja Konflikty wykryte w dokumentach poniżej).
Poziom istotności konfliktu#
Konflikty wykryte w sprawie mają jeden z trzech poziomów istotności:
| Poziom istotności | Znaczenie |
|---|---|
| Bezpośredni konflikt | Kontakt był stroną przeciwną w innej sprawie i jest dodawany jako klient, bądź jest klientem w innej sprawie i jest dodawany jako strona przeciwna |
| Konflikt powiązany | Pracodawca danej osoby był stroną przeciwną w innej sprawie |
| Potencjalny konflikt | Kontakt dzieli adres e-mail lub numer telefonu ze stroną przeciwną w innej sprawie albo dokument wymienia stronę występującą w innej sprawie |
Każdy konflikt posiada status: Oczekujący, dopóki ktoś go nie zweryfikuje, a następnie Uchylony, Odrzucony lub Rozstrzygnięty.
Weryfikacja konfliktów leada wskazuje: Brak konfliktów, Potencjalny konflikt (częściowe dopasowanie nazwiska/nazwy) lub Potwierdzony konflikt (dokładne dopasowanie nazwiska/nazwy). Potwierdzony konflikt blokuje przekształcenie leada w sprawę do momentu podania uzasadnienia i kliknięcia przycisku Zignoruj i konwertuj. Żadne inne działania nie są blokowane: konflikty w sprawie stanowią ostrzeżenia wymagające weryfikacji.
Konflikty wykryte w dokumentach#
Gdy AI wyodrębnia kluczowe fakty lub osoby i podmioty z dokumentu sprawy (automatycznie po przesłaniu pliku lub po ponownym uruchomieniu ekstrakcji), Flow porównuje każdą stronę wymienioną w dokumencie z klientami i stronami przeciwnymi w innych sprawach kancelarii. Nazwiska i nazwy muszą zgadzać się w całości; wielkość liter, dodatkowe spacje oraz tytuły, takie jak Pan, Pani czy Dr, są ignorowane. Osoby przypisane już do sprawy są pomijane.
Każde dopasowanie jest rejestrowane jako Potencjalny konflikt, który wskazuje dany dokument, pojawia się na stronie Konflikty oraz w zakładce Aktywność sprawy, a także dodaje wpis na osi czasu sprawy. Ta sama strona nie zostanie zarejestrowana dwukrotnie dla tej samej pary spraw. Weryfikacje te są uruchamiane również wtedy, gdy przypisujesz dokument z sekcji Dokumenty do sprawy, a także dla dokumentów powiązanych z leadem w momencie jego konwersji na sprawę.
W przypadku leada nazwiska i nazwy wykryte w jego dokumentach są dodawane do weryfikacji konfliktów leada. Dopasowanie pochodzące wyłącznie z dokumentu ma zawsze status Potencjalny konflikt, dlatego nigdy nie blokuje konwersji.
Typy ograniczeń#
Aby ograniczyć dostęp do sprawy, otwórz ją i wybierz opcję Ogranicz dostęp z menu Więcej działań w nagłówku (widoczną, gdy chińskie mury są włączone, a Twoja rola uprawnia do ograniczania dostępu do spraw). Wybierz Typ ograniczenia, dodaj powód (wymagany, jeśli kancelaria włączyła opcję Wymagaj podania powodu) i wskaż osoby w sekcji Przyznaj dostęp dla:
| Typ | Opis |
|---|---|
| Chiński mur (Ethical Wall) | Pełna izolacja — zazwyczaj stosowana przy konfliktach interesów |
| Poufna | Sprawa o wysokim stopniu wrażliwości z ograniczonym dostępem |
| Ograniczony dostęp | Kontrolowany dostęp dla wybranych członków zespołu |
Typ jest etykietą widoczną na plakietce sprawy; wszystkie trzy typy ograniczają dostęp w ten sam sposób. Wyłącznie osoby, którym przyznano dostęp, osoba wprowadzająca ograniczenie oraz (jeśli funkcja Dostęp nadrzędny właściciela jest aktywna) właściciel kancelarii mogą otworzyć sprawę. Dla wszystkich pozostałych sprawa przestaje być widoczna na listach, w wynikach wyszukiwania oraz w odpowiedziach asystenta AI.
Dla każdej osoby określa się również poziom uprawnień (Pełny dostęp, Tylko do odczytu lub Tylko dokumenty). Poziom ten jest zapisywany wraz z nadanym dostępem, jednak zakres operacji, jakie dana osoba może wykonywać w sprawie, nadal zależy od jej ogólnej roli w systemie.
Przeglądanie konfliktów#
Strona Konflikty#
Przejdź do zakładki Konflikty w menu bocznym (strona Weryfikator konfliktów), aby zobaczyć:
- Karty statystyk — Łącznie, Oczekujące, Uchylone, Odrzucone i Rozstrzygnięte
- Listę Oczekujące konflikty zawierającą:
- Plakietkę poziomu istotności (oznaczoną kolorem)
- Informację o tym, co wykryto i kogo dotyczy konflikt
- Sprawę, której dotyczy
- Przyciski Uchyl, Odrzuć i Rozstrzygnij
Właściciele i administratorzy zawsze widzą zakładkę Konflikty w menu bocznym. Zwykli członkowie i obserwatorzy widzą ją tylko wtedy, gdy konflikt oczekuje na decyzję.
W szczegółach sprawy#
Gdy sprawa zawiera oczekujące konflikty, baner u góry sprawy informuje o liczbie kwestii wymagających weryfikacji, a zakładka Aktywność wyświetla je w sekcji Konflikty.
Gdy sprawa ma aktywne ograniczenie dostępu:
- Plakietka ograniczenia (Chiński mur, Poufna lub Ograniczony dostęp) jest widoczna w nagłówku sprawy, a jej etykieta ekranowa (tooltip) zawiera podany powód
- Opcja Zarządzaj dostępem w menu Więcej działań pozwala przyznawać lub odbierać dostęp, a także całkowicie usunąć ograniczenie
- Członkowie zespołu bez dostępu, którzy otworzą łącze do sprawy, zobaczą stronę Odmowa dostępu
Rozwiązywanie konfliktów#
Na stronie Konflikty lub w zakładce Aktywność danej sprawy możesz wybrać:
- Rozstrzygnij — oznacz konflikt jako fałszywie pozytywny (na przykład inna osoba o tym samym nazwisku)
- Uchyl — zarejestruj odstąpienie od konfliktu (na przykład klient wyraził pisemną zgodę na reprezentację mimo konfliktu)
- Odrzuć — zarejestruj odmowę przyjęcia sprawy z powodu konfliktu interesów
Każda opcja pozwala wprowadzić Notatki do rozstrzygnięcia, aby udokumentować uzasadnienie decyzji. Każda decyzja wraz z notatką jest odnotowywana na osi czasu sprawy. Obserwatorzy nie mogą rozstrzygać konfliktów.
Konfiguracja chińskich murów (Ethical Walls)#
- Przejdź do Ustawienia → Dostęp (dostępne dla właścicieli i administratorów)
- Włącz opcję Włącz chińskie mury (Ethical Walls)
- Skonfiguruj:
- Wymagaj podania powodu — podanie uzasadnienia jest obowiązkowe podczas nakładania ograniczeń na sprawę
- Dostęp nadrzędny właściciela — właściciel może zawsze otwierać sprawy z ograniczonym dostępem (domyślnie włączone)
- Kto może ograniczać dostęp do spraw — Właściciele, Administratorzy i/lub Członkowie. Należy wybrać co najmniej jedną grupę, w przeciwnym razie nikt nie będzie mógł ograniczać dostępu do spraw.
- Kliknij Zapisz zmiany
Dobre praktyki#
- Weryfikuj konflikty na bieżąco — nie pozostawiaj wykrytych konfliktów bez rozpatrzenia
- Dokumentuj uchylenia — zawsze dodawaj notatki wyjaśniające przy uchylaniu konfliktu interesów
- Regularne przeglądy — okresowo sprawdzaj sprawy z ograniczonym dostępem oraz uprawnienia poszczególnych użytkowników
- Szkolenie zespołu — upewnij się, że wszyscy wiedzą, które sprawy są objęte ograniczeniami i z jakiego powodu