Bariery informacyjne (ethical walls) i wykrywanie konfliktów interesów
Bariery informacyjne (ang. ethical walls lub Chinese walls) zapobiegają konfliktom interesów poprzez ograniczenie dostępu do określonych spraw. Lawzana Flow zapewnia automatyczne wykrywanie konfliktów oraz kontrolę uprawnień dostępu.
Czym są bariery informacyjne?#
W kancelariach prawnych bariery informacyjne uniemożliwiają członkom zespołu dostęp do spraw, w których zachodzi konflikt interesów — na przykład w sytuacji, gdy prawnik wcześniej reprezentował stronę przeciwną lub gdy dwie sprawy dotyczą podmiotów powiązanych stojących po przeciwnych stronach sporu.
Jak działa wykrywanie konfliktów#
Lawzana Flow potrafi automatycznie weryfikować występowanie konfliktów:
- W momencie gdy tworzona jest nowa sprawa, system porównuje nazwisko lub nazwę klienta z istniejącą listą stron objętych ograniczeniami
- W momencie gdy klient lub strona są dodawani do sprawy, system przeprowadza weryfikację pod kątem kolizji interesów
- Wykryte konflikty są oznaczane odpowiednimi poziomami istotności
Poziomy istotności konfliktów#
| Istotność | Znaczenie | Wymagane działanie |
|---|---|---|
| Wykryty (Detected) | Znaleziono potencjalny konflikt | Weryfikacja i ocena |
| Krytyczny (Critical) | Konflikt wysokiego ryzyka wymagający natychmiastowej uwagi | Musi zostać rozwiązany przed podjęciem dalszych działań |
| Rozwiązany (Resolved) | Konflikt wykluczony lub uchylony (waived) | Brak dalszych działań |
Typy ograniczeń#
Po potwierdzeniu konfliktu mogą Państwo nałożyć ograniczenia:
| Typ | Opis |
|---|---|
| Bariera informacyjna (Ethical Wall) | Użytkownik zostaje całkowicie zablokowany przed wyświetlaniem sprawy. Nie widzi jej na listach, w wynikach wyszukiwania ani nie ma dostępu do żadnych powiązanych z nią dokumentów. |
| Poufne (Confidential) | Sprawa zostaje oznaczona jako wrażliwa, z zaostrzoną kontrolą dostępu. |
| Dostęp ograniczony (Limited Access) | Ograniczony dostęp, który może zostać uchylony przez menedżera po uzyskaniu odpowiedniej zgody. |
Przeglądanie konfliktów#
Strona konfliktów#
Przejdź do Ustawienia → Bariery informacyjne (Ethical Walls) lub sekcji Konflikty, aby zobaczyć:
- Karty statystyk — łączna liczba nierozwiązanych konfliktów, konflikty krytyczne, zestawienie według istotności
- Listę konfliktów zawierającą:
- Zaangażowane strony
- Sprawę lub sprawy, których dotyczy problem
- Etykietę istotności (oznaczoną kolorem)
- Opcje podjęcia działań naprawczych
W szczegółach sprawy#
Gdy sprawa jest objęta aktywnym ograniczeniem:
- Obok tytułu sprawy pojawia się ikona kłódki
- W nagłówku sprawy wyświetla się etykieta ograniczenia wraz z podaniem przyczyny
- Członkowie zespołu nieposiadający uprawnień widzą komunikat: „Nie masz dostępu do tej sprawy”
Rozwiązywanie konfliktów#
Z poziomu strony konfliktów mogą Państwo:
- Rozwiązać (Resolve) — oznaczyć konflikt jako wykluczony (np. po potwierdzeniu, że rzeczywisty konflikt nie występuje)
- Uchylić (Waive) — przyjąć konflikt do wiadomości, zezwalając na kontrolowany dostęp wraz z odpowiednią dokumentacją
- Dodać notatkę (Add Note) — udokumentować uzasadnienie podjętej decyzji
Wszystkie rozstrzygnięcia są rejestrowane w dzienniku audytu na potrzeby zachowania zgodności z przepisami.
Rejestrowanie dostępu#
Każda próba uzyskania dostępu do sprawy objętej ograniczeniami jest odnotowywana w dzienniku:
- Kto próbował uzyskać dostęp
- Kiedy podjęto próbę
- Czy dostęp został przyznany, czy odrzucony
- Jaki typ ograniczenia wówczas obowiązywał
Dziennik ten jest dostępny dla Właścicieli (Owners) i Administratorów (Admins) w sekcji audytu.
Konfiguracja barier informacyjnych#
- Przejdź do Ustawienia → Bariery informacyjne (Ethical Walls)
- Włącz bariery informacyjne dla swojej organizacji
- Skonfiguruj:
- Które role mogą tworzyć bariery i nimi zarządzać
- Czy automatyczna weryfikacja ma być uruchamiana przy tworzeniu sprawy
- Preferencje powiadomień o wykrytych konfliktach
Najlepsze praktyki#
- Niezwłocznie weryfikuj konflikty — nie pozostawiaj wykrytych konfliktów bez rozstrzygnięcia
- Dokumentuj uchylenia (waivers) — zawsze dodawaj notatki w przypadku uchylenia ograniczeń związanych z konfliktem
- Regularne audyty — okresowo przeglądaj dziennik dostępu oraz aktywne bariery
- Szkolenie zespołu — upewnij się, że wszyscy członkowie zespołu rozumieją, że ograniczenia wynikające z barier informacyjnych są bezwzględnie obowiązujące i nie wolno ich obchodzić