Rejestrowanie czasu pracy

Śledź czas płatny i bezpłatny w ramach danej sprawy. Flow wycenia każdy wpis według odpowiedniej stawki, w walucie sprawy, i dodaje go do nierozliczonych prac w sprawie, przygotowując go do kolejnej faktury.

Rejestrowanie czasu pracy znajduje się w każdej sprawie w zakładce Rozliczenia → Czas.

Rejestrowanie czasu#

Otwórz sprawę, przejdź do zakładki Rozliczenia i kliknij Dodaj czas. Możesz także użyć opcji Zarejestruj czas u góry sprawy lub Zarejestruj czas na stronie głównej i wybrać odpowiednią sprawę. Każdy wpis zawiera:

Data: domyślnie dzisiejsza data na Twoim urządzeniu. Daty wykraczające o więcej niż jeden dzień w przód są odrzucane
Czas trwania: wpisz go w dowolny, intuicyjny sposób. Formaty 1h30, 1 h 30, 90 min, 1.5, 1,5, 1.5h, 1:30 oraz 2 heures zadziałają, a sama liczba oznacza godziny. Jeden wpis może obejmować maksymalnie 14 dni
Opis: treść, którą klient przeczyta na fakturze
Płatne: domyślnie włączone lub wyłączone zgodnie z ustawieniem Nowy czas domyślnie płatny (Ustawienia → Fakturowanie i stawki). Wyłącz tę opcję dla prac wewnętrznych. Czas bezpłatny jest liczony osobno i nigdy nie trafia na fakturę
Nadpisanie stawki: pozostaw wartość Automatycznie, aby skorzystać z poniższych reguł stawek, lub wpisz stawkę w walucie sprawy. Wartość 0 jest dozwolona w przypadku prac pro bono

Kliknij Zapisz wpis. Wszyscy użytkownicy z wyjątkiem osób z uprawnieniami podglądu mogą dodawać czas. Swoje własne wpisy możesz edytować lub usuwać do momentu ich zafakturowania; po umieszczeniu wpisu na wystawionej fakturze zostaje on zablokowany. Właściciele i administratorzy nie mogą edytować ani usuwać wpisów czasu współpracowników bezpośrednio z poziomu ekranu, dlatego w razie potrzeby należy poprosić danego współpracownika o naniesienie poprawek.

Okno dialogowe dodawania czasu z datą, czasem trwania 1h30, opisem, włączonym przełącznikiem Płatne i nadpisaniem stawki ustawionym na Automatycznie — Okno dialogowe Dodaj czas. Wartość „1h30” jest odczytywana jako 1,5 godziny.

Czasomierz#

Zamiast wpisywać czas trwania ręcznie, kliknij Uruchom czasomierz w zakładce Czas danej sprawy. W danym momencie może działać tylko jeden czasomierz. Gdy jest aktywny, pasek u góry każdej strony wyświetla sprawę, upływający czas oraz przycisk Zatrzymaj i zapisz, dzięki czemu nie stracisz go z oczu podczas poruszania się po aplikacji.

Przycisk Zatrzymaj i zapisz, na pasku lub w widoku sprawy, otwiera okno dialogowe Zatrzymaj czasomierz i zapisz z uzupełnionym upływającym czasem. Dostosuj czas trwania, wprowadź opis, a następnie wybierz:

Zapisz wpis – zatrzymuje czasomierz i zapisuje wpis w jednym kroku
Kontynuuj – zamyka okno dialogowe i pozostawia czasomierz włączony
Odrzuć czasomierz – prosi o potwierdzenie, a następnie bezpowrotnie usuwa zmierzony czas

Czasomierz zatrzymany w ciągu kilku sekund zapisuje jedną minutę. Czasomierz pozostawiony włączony na dłużej niż 14 dni nie może zostać zapisany w tej postaci: wpisz rzeczywisty czas pracy. Jeśli czasomierz został już zatrzymany w innym miejscu (na przykład w innej karcie), nic nie zostanie zapisane, a Flow Cię o tym powiadomi.

Okno dialogowe zatrzymania czasomierza i zapisu z czasem trwania 45 min, opisem oraz przyciskami Odrzuć czasomierz, Kontynuuj i Zapisz wpis — Zatrzymaj czasomierz i zapisz: upływający czas jest automatycznie uzupełniony.

Wskazówka

Jeśli czasomierz działa nieprzerwanie przez ponad 8 godzin, pasek zmienia kolor na czerwony i pyta, czy nadal pracujesz, co pomaga wychwycić czasomierz, którego zapomniano zatrzymać.

Twórz wersję roboczą z AI#

W oknie dialogowym wpisu czasu wprowadź wstępną notatkę w polu Opis, a następnie kliknij Stwórz wersję roboczą z AI. Flow przekształci notatkę w profesjonalny opis do rozliczenia, wykorzystując tytuł i opis sprawy jako kontekst. Przed zapisaniem możesz przejrzeć i edytować wynik, a wpisy zapisane za pomocą wersji roboczej AI są oznaczone plakietką AI. Funkcja ta zużywa kredyty AI.

Jak ustalane są stawki#

Gdy stawka jest ustawiona na Automatycznie, Flow stosuje najbardziej szczegółową stawkę, jaka istnieje:

Stawka wpisana w polu Nadpisanie stawki we wpisie
Stawka klienta dla danego pracownika merytorycznego
Domyślna stawka klienta
Stawka danego pracownika merytorycznego
Domyślna stawka godzinowa kancelarii

Właściciele i administratorzy konfigurują domyślną stawkę kancelarii, walutę oraz stawki pracowników w menu Ustawienia → Fakturowanie i stawki. Stawki klienta ustawia się na karcie kontaktu klienta, w sekcji Stawki rozliczeniowe (zob. Konta klientów).

Stawka ma zastosowanie wyłącznie w swojej własnej walucie. Stawki kancelarii i pracowników są wyrażone w walucie kancelarii, a stawki klienta w walucie klienta. Jeśli sprawa jest rozliczana w funtach, a Twoje stawki są w euro, przy zarejestrowanym czasie pojawi się oznaczenie Wymaga stawki wraz z odpowiednim banerem informacyjnym; Flow nigdy nie zamieni stawki 250 € na 250 £. Ustaw stawki klienta w tej walucie lub wpisz nadpisanie stawki przy każdym wpisie.

Stawka jest zapisywana we wpisie w momencie jego rejestracji, więc późniejsza zmiana stawki nie wpływa na wycenę wcześniej zarejestrowanego czasu. Aby zmienić wycenę pojedynczego wpisu, wprowadź nadpisanie stawki.

Uwaga

Płatny wpis bez określonej stawki ma status Wymaga stawki i jest pomijany na fakturach, zamiast być rozliczanym ze stawką zerową. Po zapisaniu zmian w Ustawienia → Fakturowanie i stawki, w sekcji Stawki rozliczeniowe klienta lub w polu Waluta klienta, wpisy niemające stawki otrzymują ją, a komunikat potwierdzający informuje o liczbie zaktualizowanych pozycji.

Kroki i zaokrąglanie#

W menu Ustawienia → Fakturowanie i stawki możesz określić Krok rozliczeniowy (1 min, 6 min lub 15 min) oraz Zaokrąglanie (W górę, Do najbliższego lub Bez zaokrąglania). Czas płatny jest zaokrąglany do wybranego kroku w momencie zapisywania wpisu, przy czym rzeczywisty czas pracy jest również zachowywany. Przy 6-minutowym zaokrągleniu w górę 7 minut jest rozliczane jako 0,2 godziny.

Statusy wpisów#

Status	Znaczenie
Wersja robocza	Zarejestrowany, jeszcze niezafakturowany. Trafi na kolejną fakturę, jeśli jest płatny, ma przypisaną stawkę i jest w walucie sprawy. Nie ma to nic wspólnego z wersją roboczą faktury
Zafakturowano	Umieszczony na wystawionej fakturze i zablokowany. W przypadku anulowania tej faktury wpis powraca do stanu nierozliczonego

Flow posiada także statusy Zatwierdzono oraz Spisano na straty, jednak w aplikacji nie ma przycisku pozwalającego na ich ustawienie, dlatego spotyka się je rzadko. Zatwierdzony czas jest rozliczany tak samo jak czas ze statusem Wersja robocza.

Zakładka Czas w sprawie z nierozliczonym czasem i wartością u góry oraz wpisami oznaczonymi jako Wersja robocza lub Zafakturowano — Zakładka Czas: nierozliczone godziny i wartość u góry oraz każdy wpis wraz ze swoim statusem.

Nierozliczone prace#

Zakładka Czas wyświetla bieżące sumy dla danej sprawy:

Nierozliczony czas: godziny płatne nieumieszczone jeszcze na wystawionej fakturze, po zaokrągleniu
Nierozliczona wartość: wartość tego czasu według stawek zapisanych w poszczególnych wpisach. Czas zarejestrowany w innej walucie jest wyświetlany obok i nigdy nie jest dodawany do sumy
Bezpłatne: godziny zarejestrowane jako bezpłatne

Nierozliczony czas oraz wydatki łącznie tworzą prace w toku (WIP) w danej sprawie, na podstawie których generowana jest faktura. Zob. Fakturowanie.

Uwaga

W sprawach z modelem rozliczeń Stała opłata lub Wynagrodzenie za sukces (contingency) czas jest rejestrowany, ale nigdy nie jest fakturowany. Wybierz opcję Stawka godzinowa lub Hybrydowy, jeśli czas ma podlegać fakturowaniu.

Szukasz informacji o tym, jak opłacić sam program Lawzana Flow, subskrypcję i stanowiska? Zostało to opisane w artykule Rozliczenia i plany.