Учет времени

Отслеживайте оплачиваемое и неоплачиваемое время непосредственно в карточке дела. Ставки применяются автоматически, а итоговые суммы сразу переносятся в ваши счета.

Учет времени ведется по каждому делу во вкладке Биллинг → Время.

Внесение записей о времени#

Откройте дело, перейдите на вкладку Биллинг и нажмите Добавить время, чтобы создать запись. Каждая запись содержит следующие поля:

Дата — дата выполнения работы
Длительность — поддерживаются различные форматы ввода: 2.4h, 144m или 2:24
Описание — текст, который будет отображаться в счете клиента
Оплачиваемое — отключите этот переключатель для времени, которое вы не планируете выставлять к оплате
Ставка — оставьте значение Авто, чтобы применить расчетную ставку (см. ниже), или укажите индивидуальную ставку вручную

Любой участник команды может вносить затраченное время. Вы можете редактировать или удалять свои собственные записи со статусом черновика или утвержденные записи; после включения в счет запись блокируется.

Таймер#

Вместо ручного ввода длительности используйте кнопку Запустить таймер на вкладке «Биллинг» нужного дела. Запущенный таймер будет отображаться на панели в верхней части каждой страницы, поэтому вы не потеряете его из виду при переходе по разделам. На панели отображаются дело, по которому ведется учет, и прошедшее время; нажмите Остановить и сохранить, чтобы сохранить время как черновик записи.

Совет

Если таймер работает более 8 часов, панель становится красной и напоминает о продолжении отсчета — это удобно, если вы забыли остановить таймер.

Составление описания с помощью ИИ#

В окне добавления записи о времени функция Составить с ИИ превращает краткие заметки в четкое и профессиональное описание для счета. Вы всегда можете просмотреть и отредактировать результат перед сохранением, а записи, созданные с помощью искусственного интеллекта, помечаются значком AI. Для этой функции расходуются кредиты ИИ — подробнее см. в разделе Функции ИИ.

Как определяются ставки#

Когда вы регистрируете время в режиме Авто, Flow определяет ставку в следующем порядке (от наиболее конкретной к общей):

Ставка исполнителя для данного клиента (индивидуальная ставка юриста по конкретному клиенту)
Ставка клиента по умолчанию
Ставка исполнителя по умолчанию
Ставка компании по умолчанию

Ставка фиксируется в записи в момент ее создания, поэтому последующие изменения ставок не влияют на ранее учтенное время.

Настроить ставки по умолчанию для компании и сотрудников можно в меню Настройки → Выставление счетов и ставки, а индивидуальные ставки для клиентов — в карточке клиента в разделе Контакты.

Примечание

Если для оплачиваемой записи ставка еще не определена, Flow не будет выставлять ее по нулевой стоимости — такая запись не попадет в счета до тех пор, пока вы не укажете ставку. В этом случае на экране появится уведомление с предложением настроить ставки.

Шаг округления и правила округления#

В меню Настройки → Выставление счетов и ставки можно задать шаг биллинга (6, 12, 15, 30 или 60 минут) и правило округления (Вверх, До ближайшего или Без округления). При расчете стоимости времени длительность округляется в соответствии с выбранным шагом.

Статусы записей#

Статус	Значение
Черновик	Запись внесена, но еще не утверждена
Утверждено	Запись проверена и готова к выставлению в счет
Выставлено в счет	Включено в счет — защищено от изменений
Списано	Намеренно не включено в расчет к оплате

Незавершенное производство (WIP)#

В представлении «Время» отображаются текущие итоговые показатели по делу:

Невыставленное время — часы, еще не включенные в счет
Невыставленная сумма — стоимость этого времени по текущим ставкам
Неоплачиваемое — часы, зарегистрированные как неоплачиваемые

Невыставленное время и расходы в совокупности составляют ваш объем незавершенного производства (WIP), на основе которого формируется счет. См. раздел Выставление счетов.

Примечание

Ищете информацию о том, как оплатить саму систему Lawzana Flow — вашу подписку и лицензии пользователей? Об этом рассказано в разделе Оплата и тарифные планы.