Учет времени

Ведите учет оплачиваемого и неоплачиваемого времени по делу. Flow рассчитывает стоимость каждой записи по нужной ставке в валюте дела и добавляет ее в объем невыставленных работ, готовых для включения в следующий счет.

Учет времени ведется по каждому делу на вкладке Биллинг → Время.

Внесение записей о времени#

Откройте дело, перейдите на вкладку Биллинг и нажмите Добавить время. Вы также можете воспользоваться кнопкой Записать время в верхней части страницы дела или кнопкой Записать время на Главной странице, выбрав нужное дело. Каждая запись содержит следующие параметры:

Дата: по умолчанию текущая дата на вашем устройстве. Даты более чем на один день вперед не принимаются
Длительность: вводите значение в удобном для вас формате. Поддерживаются форматы 1h30, 1 h 30, 90 min, 1.5, 1,5, 1.5h, 1:30 и 2 heures, при этом простое число означает часы. Максимальная длительность одной записи — 14 дней
Описание: формулировка, которую клиент увидит в счете
Оплачиваемое: параметр включен или выключен по умолчанию в зависимости от настройки Новое время оплачиваемо по умолчанию (Настройки → Выставление счетов и ставки). Отключайте его для внутренних задач. Неоплачиваемое время учитывается отдельно и никогда не включается в счета
Переопределение ставки: оставьте значение Авто, чтобы применялись стандартные правила расчета ставок (см. ниже), либо укажите ставку вручную в валюте дела. Для работы pro bono допускается значение 0

Нажмите Сохранить запись. Добавлять время могут все пользователи, кроме наблюдателей. Вы можете редактировать или удалять свои записи до тех пор, пока по ним не выставлен счет; как только запись попадает в выставленный счет, она блокируется. Владельцы и администраторы не могут редактировать или удалять записи коллег через интерфейс — в таких случаях необходимо попросить автора внести исправления самостоятельно.

Окно добавления времени с датой, длительностью 1h30, описанием, включенным переключателем Оплачиваемое и переопределением ставки в режиме Авто — Окно добавления времени. Значение «1h30» считывается как 1,5 часа.

Таймер#

Вместо ручного ввода длительности вы можете нажать Запустить таймер на вкладке дела Время. Одновременно можно запустить только один таймер. Пока он работает, на панели в верхней части каждой страницы отображается дело, прошедшее время и кнопка Остановить и сохранить, поэтому вы не потеряете его при переходе между разделами приложения.

Кнопка Остановить и сохранить (на верхней панели или на странице дела) открывает диалоговое окно Остановить таймер и сохранить с уже заполненным временем. При необходимости скорректируйте длительность, введите описание и выберите действие:

Сохранить запись — останавливает таймер и сохраняет запись за один шаг
Продолжить — закрывает окно, оставляя таймер работать
Сбросить таймер — запрашивает подтверждение и удаляет зафиксированное время

Если таймер был остановлен в течение нескольких секунд после запуска, сохраняется одна минута. Таймер, работавший непрерывно более 14 дней, нельзя сохранить в исходном виде: укажите фактически затраченное время вручную. Если таймер уже был остановлен в другом месте (например, в другой вкладке браузера), запись не сохраняется, о чем Flow уведомит вас.

Окно остановки и сохранения таймера с длительностью 45 минут, описанием и кнопками Сбросить таймер, Продолжить и Сохранить запись — Остановка таймера и сохранение: затраченное время подставляется автоматически.

Совет

Если таймер работает более 8 часов, панель становится красной и появляется вопрос, продолжаете ли вы работу — это помогает заметить таймер, который вы забыли остановить.

Создание описания с помощью ИИ#

В диалоговом окне записи времени введите краткую заметку в поле Описание, а затем нажмите Создать с помощью ИИ. Flow преобразует заметку в понятное и профессиональное описание для счета, используя название и описание дела в качестве контекста. Перед сохранением вы сможете просмотреть и отредактировать результат. Записи, составленные с помощью ИИ, помечаются значком ИИ. Функция расходует ИИ-кредиты.

Как определяются ставки#

Когда для ставки выбрано значение Авто, Flow применяет наиболее точную из существующих ставок в следующем порядке приоритета:

Ставка, указанная вручную в поле Переопределение ставки в самой записи
Индивидуальная ставка клиента для данного юриста
Ставка клиента по умолчанию
Внутренняя ставка юриста
Почасовая ставка компании по умолчанию

Владельцы и администраторы настраивают ставку компании по умолчанию, валюту и ставки сотрудников в разделе Настройки → Выставление счетов и ставки. Ставки клиента задаются на странице контактов клиента в блоке Биллинговые ставки (см. Профили клиентов).

Ставка действует только в своей валюте. Ставки компании и сотрудников указываются в валюте компании, а клиентские ставки — в валюте клиента. Если расчеты по делу ведутся в фунтах стерлингов, а ваши ставки заданы в евро, для времени отобразится статус Требуется ставка и появится соответствующее уведомление; Flow никогда не переносит ставку 250 € как 250 £. Установите ставки клиента в нужной валюте или переопределяйте ставку вручную для каждой записи.

Ставка фиксируется в записи в момент ее внесения, поэтому последующее изменение ставок не влияет на ранее учтенное время. Чтобы изменить стоимость конкретной записи, переопределите ставку вручную.

Примечание

Оплачиваемая запись без указанной ставки получает статус Требуется ставка и исключается из счетов, а не выставляется с нулевой стоимостью. При сохранении изменений в разделе Настройки → Выставление счетов и ставки, в блоке клиента Биллинговые ставки или в поле Валюта клиента такие записи получают ставку, а в подтверждении указывается их количество.

Шаг округления и правила#

В разделе Настройки → Выставление счетов и ставки можно задать Шаг округления (1 мин, 6 мин или 15 мин) и Округление (В большую сторону, До ближайшего или Без округления). Оплачиваемое время округляется в соответствии с выбранным шагом при сохранении записи, при этом фактически затраченное время также сохраняется. При шаге в 6 минут и округлении в большую сторону 7 минут будут выставлены как 0,2 часа.

Статусы записей#

Статус	Значение
Черновик	Запись внесена, но счет по ней еще не выставлен. Она попадет в следующий счет, если является оплачиваемой, имеет ставку и указана в валюте дела. Этот статус не связан со статусом черновика самого счета
Оплачено	Включена в выставленный счет и заблокирована. Если счет аннулируется, запись возвращается в категорию невыставленных

Во Flow также предусмотрены статусы Утверждено и Списано, однако в интерфейсе приложения нет кнопок для их установки, поэтому вы будете встречать их редко. Утвержденное время тарифицируется так же, как и записи в статусе «Черновик».

Вкладка Время дела с невыставленным временем и суммой вверху и записями со статусами Черновик или Оплачено — Вкладка «Время»: невыставленные часы и сумма вверху, а также список записей со статусами.

Невыставленные работы#

На вкладке «Время» отображаются текущие итоговые показатели по делу:

Невыставленное время: оплачиваемые часы, еще не включенные в выставленный счет, с учетом округления
Невыставленная сумма: стоимость этого времени по ставкам, зафиксированным в каждой записи. Время, записанное в другой валюте, отображается рядом и никогда не суммируется с основным значением
Неоплачиваемое: часы, учтенные как неоплачиваемые

Невыставленное время вместе с расходами формируют незавершенное производство (WIP) по делу, на основе которого формируется счет. См. раздел Выставление счетов.

Примечание

По делам с фиксированной оплатой (Фиксированная стоимость) или гонораром успеха (Гонорар успеха) время фиксируется, но никогда не выставляется к оплате. Используйте типы Почасовая или Гибридная, если время должно включаться в счет.

Информацию об оплате подписки на Lawzana Flow и дополнительных рабочих мест вы найдете в статье Тарифы и оплата.