Выставление счетов

Формируйте счета на основе невыставленного времени и расходов по делу, отправляйте их клиентам и фиксируйте оплату при поступлении средств. Все действия выполняются внутри дела: вкладка Биллинг → Счета.

Рабочий процесс устроен последовательно: время и расходы остаются невыставленными до тех пор, пока на их основе не будет создан счет. Сначала счет создается как черновик, который можно редактировать. После финализации счет получает номер и блокируется от изменений. Вы отправляете его по электронной почте, клиент оплачивает его вне Flow (обычно банковским переводом), а владелец или администратор фиксирует платеж.

Перед созданием первого счета по делу#

Проверьте два параметра в карточке дела:

• Платежные реквизиты (в разделе Биллинг): на чье имя выставляется счет, email для счетов (на него отправляются счета и напоминания), адрес клиента, страна, ИНН/налоговый номер, условия оплаты и валюта дела. Реквизиты клиента редактируются на его странице контакта (Редактировать на странице клиента); если они еще не заполнены, нажмите Настроить биллинг клиента. См. Аккаунты клиентов.
• Схема оплаты (в разделе Счета): определяет, какие данные кнопка Новый счет добавит в документ. Нажмите Сохранить рядом с выбранной схемой. Если вы забудете это сделать, система сохранит схему автоматически при нажатии кнопки Новый счет.

Фиксированная ставка или гонорар успеха выставляются только в одном счете. Если вы аннулируете этот счет, вознаграждение можно будет выставить повторно.

Как избежать ошибок при выставлении первого счета#

Большинство сложностей с первым счетом возникает из-за пропущенных шагов при настройке. Перед нажатием кнопки Финализировать проверьте следующее:

• Ставки. Записи времени без указанной ставки помечаются как Требуется ставка и не включаются в счет. Задайте стандартные ставки и ставки сотрудников в разделе Настройки → Выставление счетов и ставки; после сохранения стоимость ранее внесенного времени рассчитается автоматически.
• Валюта. Проверьте основную валюту вашей компании до того, как сотрудники начнут списывать время, и настройте валюту дела для каждого иностранного клиента до начала работы. Если по делу уже внесены расчетные данные в определенной валюте, изменить валюту дела нельзя, пока эти работы не будут выставлены в счете или удалены. См. Выставление счетов в другой валюте.
• Ставки в нужной валюте. Для дела со счетами в фунтах стерлингов требуются ставки в фунтах (вкладка Биллинговые ставки клиента) либо индивидуальная ставка для каждой записи. Ставки в евро в этом случае не применяются.
• Налогообложение иностранных клиентов. Если в черновике появилось примечание о трансграничном налоге, укажите Налог, % и комментарий в соответствии с рекомендациями вашего бухгалтера.
• Реквизиты для оплаты. Заполните их заранее: выставленный счет сохраняет те платежные инструкции, с которыми он был выпущен.
• Email для счетов. Проверьте его в Платежных реквизитах дела: именно туда отправляются счета и напоминания, и без email их отправка невозможна. Изменить его можно на странице контакта клиента.
• Схема оплаты. В делах с фиксированной оплатой и гонораром успеха затраченное время в счет не включается. Выберите Почасовая или Гибридная, если время необходимо тарифицировать.
• Префикс номера счета. Задайте его до первого счета; номера выставленных счетов изменить нельзя.
• Демонстрационное дело. Не выставляйте реальные счета и не фиксируйте платежи клиентов в демонстрационном деле. См. Первые шаги.

Создание черновика#

Нажмите Новый счет. Flow сформирует черновик из всех невыставленных записей по делу в соответствии со схемой оплаты, в валюте дела и с вашей стандартной налоговой ставкой. Если какие-либо позиции не вошли в счет, Flow укажет причину (например, «1 запись без ставки осталась невыставленной» или «1 запись в GBP не включена: этот счет формируется в EUR»). Если для биллинга ничего нет, появится сообщение По этому делу пока нет данных для выставления счета.

Создание черновика не помечает записи как выставленные. Это происходит только на этапе финализации.

Редактирование черновика#

Пока счет находится в статусе черновика, вы можете:

• Изменить формулировку строки. Нажмите на значок карандаша, внесите изменения и нажмите Сохранить строку. Позиции времени и расходов выставляются строго в соответствии с исходными записями, поэтому изменить можно только их описание. Чтобы уменьшить сумму к оплате, добавьте корректировку, примените скидку или исправьте саму запись времени и сформируйте счет заново.
• Изменить строку фиксированной ставки или корректировки. В них можно редактировать описание, количество и ставку.
• Удалить строку с помощью значка ×. Время или расход вернутся в статус невыставленных для включения в будущие счета.
• Добавить корректировку. Введите описание и сумму, затем нажмите Добавить. Отрицательная сумма считается кредитом (скидкой), например «Скидка постоянному клиенту» со значением −100.
• Задать скидку фиксированной суммой или процентом от промежуточного итога. Процентная скидка пересчитывается автоматически при изменении строк. Скидка применяется до расчета налога.
• Указать Налог, %. Единая ставка на весь счет, которая подставляется из ваших настроек.
• Добавить Примечания для клиента. Они отображаются в нижней части счета.

После изменения скидки, налога или примечаний нажмите кнопку Применить. Кнопка Удалить удаляет черновик; учтенное время и расходы остаются невыставленными. Выставленные счета удалить нельзя: владелец или администратор может их только аннулировать или списать (см. ниже).

Финализация#

В системе нет отдельного экрана предварительного просмотра, поэтому внимательно проверьте черновик перед нажатием кнопки Финализировать. Если общая сумма счета или какой-либо строки равна нулю, Flow запросит подтверждение и укажет причину (позиции без ставки, скидка, снижающая итог до нуля, или взаимоисключающие строки). При финализации:

• Счет получает следующий порядковый номер: ваш префикс плюс четыре цифры (например, INV-0001). Номера никогда не используются повторно, даже если счет впоследствии будет аннулирован
• Дата выставления устанавливается на сегодняшний день, а срок оплаты рассчитывается согласно условиям для данного клиента (или правилам вашей фирмы)
• Данные плательщика и реквизиты для оплаты фиксируются в их текущем виде, поэтому последующие изменения в профиле клиента не повлияют на уже выпущенный счет
• Содержимое строк блокируется, а время и расходы помечаются как Оплачено в счете

Если исходные данные изменились с момента создания черновика (запись была отредактирована, удалена или включена в другой счет), финализация будет заблокирована с предложением переформировать документ. В этом случае удалите черновик и нажмите Новый счет еще раз.

Отправка клиенту#

После финализации счета доступны следующие действия:

• Печать / PDF: корректно сверстанная печатная версия с реквизитами вашей компании и налоговым номером, данными плательщика, датами, позициями, итоговыми суммами, инструкциями по оплате и примечаниями
• Отправить счет: Flow сначала покажет список получателей, а затем отправит клиенту письмо со ссылкой на защищенную страницу, где можно просмотреть и скачать счет без входа в систему

Письмо отправляется на адрес из поля Email для счетов в Платежных реквизитах дела. Если адрес отсутствует, добавьте его в карточке Платежные реквизиты на странице контакта клиента. В поле отправителя отображается название вашей фирмы, а ответы клиента будут поступать сотруднику, отправившему письмо. Письмо составляется на языке отправителя (английский, испанский или французский), а страница клиента открывается на английском, испанском или французском языке в зависимости от настроек браузера клиента. Счет можно отправить повторно в любое время. Полностью оплаченный счет отправляется в качестве квитанции. Черновики, аннулированные и списанные счета отправить по почте нельзя.

На странице клиента отображается актуальный статус счета:

Клиенты никогда не видят черновики счетов. Кнопка Скачать PDF на этой странице открывает системное окно печати браузера, где клиент может выбрать Сохранить как PDF.

Фиксация платежей#

В Flow нет встроенного интернет-эквайринга для приема карт онлайн. Клиенты оплачивают счета по банковским реквизитам, указанным в счете, после чего владелец или администратор вносит информацию о каждом платеже вручную. В выставленном или частично оплаченном счете заполните блок Зафиксировать платеж и нажмите Зафиксировать:

• Сумма в валюте счета
• Способ оплаты: Банковский перевод, Наличные, Карта (офлайн) или Другое
• Дата поступления средств: текущая дата по умолчанию; указать дату более чем на один день вперед невозможно
• Номер транзакции: оптимально указать номер платежного поручения или банковский референс

Счета можно оплачивать частями: счет переходит в статус Частично оплачен и отображает список всех платежей с реквизитами. Когда сумма поступлений покрывает счет целиком, он переходит в статус Оплачен, и прием платежей по нему закрывается.

Если указать сумму, превышающую остаток долга, перед сохранением появится предупреждение Больше суммы к оплате. Обычно это результат опечатки, поэтому нажмите Отмена; нажимайте Все равно зафиксировать, только если клиент действительно перевел большую сумму.

Если банк удержал комиссию и на счет поступило меньше ожидаемого, зафиксируйте фактически дошедшую сумму. Проконсультируйтесь с бухгалтером, стоит ли требовать доплату остатка или списать эту разницу.

Исправление платежа#

Если сумма была указана неверно, владелец или администратор может нажать значок × рядом с записью о платеже и подтвердить действие: Удалить этот платеж?. Баланс счета пересчитается автоматически, и оплаченный счет вернется в статус Частично оплачен или Выставлен. После этого внесите корректную сумму. Платежи по аннулированным и списанным счетам изменить нельзя.

Напоминания об оплате#

Для выставленного или частично оплаченного счета с непогашенным остатком нажмите Отправить напоминание рядом с кнопкой Отправить счет. Flow покажет получателя, номер счета, остаток долга и дату отправки предыдущего напоминания. В письме указывается текущий остаток задолженности, срок оплаты (или количество дней просрочки) и ссылка на страницу счета для клиента. Владельцы и администраторы также могут использовать кнопку Напомнить в списке открытых счетов на Панели биллинга.

По каждому счету можно отправлять не более одного напоминания раз в 24 часа независимо от того, откуда оно инициировано. При попытке отправить напоминание раньше этого срока отправка будет заблокирована, а Flow покажет время отправки предыдущего письма. После успешной отправки рядом с кнопкой появится статус Напоминание отправлено с датой и временем.

Почему напоминание не отправляется#

• Напоминание уже отправлялось за последние 24 часа. Flow подскажет точное время; повторите попытку позже.
• Не указан email для счетов. Укажите адрес в карточке Платежные реквизиты на странице контакта клиента.
• Счет больше не требует оплаты. С момента загрузки страницы счет был оплачен, аннулирован или списан.
• Кнопка «Отправить напоминание» отсутствует. Она доступна только для выставленных или частично оплаченных счетов с остатком задолженности и только пользователям с правом редактирования дела (недоступно для наблюдателей и пользователей с доступом «только чтение»).

Списание и аннулирование#

Обе операции доступны только владельцам и администраторам, требуют подтверждения и являются необратимыми.

• Списать: закрывает выставленный или частично оплаченный счет и аннулирует обязательство по выплате остатка долга. Используется только для безнадежной задолженности, которую невозможно взыскать. Вся сумма счета продолжает учитываться в отчетах как выставленная, а неоплаченный остаток снижает ваш общий процент собираемости платежей.
• Аннулировать: отменяет выставленный счет, по которому еще не было зафиксировано платежей. Документ остается в архиве со статусом Аннулирован, а его номер никогда не используется повторно. Учтенные в нем время и расходы возвращаются в статус невыставленных, фиксированную ставку или гонорар успеха можно выставить заново, а клиент по ссылке увидит, что счет отменен и задолженность отсутствует. Если платеж был внесен по ошибке, сначала удалите его.

Чтобы внести правки в уже выставленный счет, аннулируйте его, скорректируйте время, расходы или платежные реквизиты и нажмите Новый счет. Новому счету будет присвоен следующий порядковый номер.

Статусы счетов#

Права доступа#

Владельцы, администраторы и участники с доступом к делу могут настраивать схему оплаты и валюту дела, редактировать платежные реквизиты клиента, формировать, изменять и удалять черновики, финализировать счета, отправлять их клиентам и высылать напоминания. Фиксация или удаление платежей, списание и аннулирование счетов доступны исключительно владельцам и администраторам. Пользователи с ролью «Наблюдатель» могут только просматривать счета и открывать версию Печать / PDF. См. Команда и роли.

Ограничения текущей версии Flow#

• Одна налоговая ставка на счет. Не поддерживается разбивка налогов по отдельным позициям или клиентам, а также удержание налога у источника (withholding tax). Если требуются разные ставки, сформируйте два отдельных счета.
• Отсутствуют кредитовые ноты и авансовые счета. Способы решения этих задач описаны в разделе Часто задаваемые вопросы.
• Нет онлайн-эквайринга. Клиенты производят оплату банковским переводом или другими способами вне Flow.
• Отсутствуют форматы электронных счетов-фактур, такие как Factur-X, Verifactu или CFDI, а также регулярный (периодический) и пакетный биллинг.
• Дата счета не редактируется. Датой выставления всегда становится день финализации документа.
• Нет автоматической конвертации валют. См. Выставление счетов в другой валюте.