Rechnungsstellung

Erstellen Sie Rechnungen aus noch nicht abgerechneten Leistungen, senden Sie diese an Ihre Mandanten und erfassen Sie Zahlungen – alles über die Registerkarte Abrechnung → Rechnungen einer Akte.

Eine Rechnung wird aus den unabgerechneten Leistungen (WIP) erstellt: den noch nicht abgerechneten Zeiten und Auslagen einer Akte. Flow zieht keine Kartenzahlungen online ein – Sie erfassen Zahlungen manuell, sobald diese eingehen.

Honorarvereinbarungen#

Legen Sie über die Auswahlelemente für Honorarvereinbarungen oberhalb der Rechnungsliste fest, wie eine Akte abgerechnet wird:

• Nach Stundensatz – Zeiteinträge zu den jeweils erfassten Stundensätzen
• Pauschalhonorar – ein fester Gesamtbetrag
• Erfolgshonorar – ein prozentualer Anteil
• Hybrid – eine Kombination aus Stundensatz und Pauschalhonorar

Rechnung erstellen#

Klicken Sie auf Neue Rechnung, um einen Entwurf aus allen noch nicht abgerechneten Zeiten und Auslagen der Akte zu erstellen.

Einen Entwurf bearbeiten#

Solange eine Rechnung ein Entwurf ist, können Sie:

• Einzelne Rechnungsposten entfernen
• Korrektur- oder Gutschriftsposten hinzufügen (eine Beschreibung mit einem positiven oder negativen Betrag)
• Einen Rabatt und einen Steuersatz (%) festlegen und anschließend auf Anwenden klicken

Die Rechnung enthält eine übersichtliche Postentabelle – Beschreibung, Menge, Satz, Betrag – sowie Gesamtsummen für Zwischensumme, Rabatt, Steuer, Gesamtbetrag, Bezahlt und Offener Betrag.

Steuern, Nummerierung und Kanzleidaten#

Diese Angaben stammen aus Einstellungen → Rechnungsstellung & Sätze:

• Standard-Steuersatz und Steuerbezeichnung (z. B. MwSt. oder USt.) – werden auf der Rechnung ausgewiesen
• Rechnungspräfix (z. B. INV-) – wird der fortlaufenden Nummer vorangestellt
• Steuernummer/USt-IdNr. der Kanzlei – wird auf dem Rechnungsdokument angezeigt
• Zahlungsziel (Tage) – legt das Fälligkeitsdatum fest

Fertigstellen#

Mit Fertigstellen wird die Rechnung gesperrt und ihre fortlaufende Nummer zugewiesen (z. B. INV-0001). Flow warnt Sie zuvor, falls ein Posten einen Satz von null aufweist, damit Sie nicht versehentlich eine 0-€-Position versenden.

An den Mandanten senden#

Sobald eine Rechnung fertiggestellt ist, können Sie:

• Drucken / PDF – eine übersichtliche, druckbare Version ohne Benutzeroberfläche der App öffnen
• Rechnung per E-Mail senden – dem Mandanten einen Link zu einer sicheren, gehosteten Kopie senden, die er einsehen und herunterladen kann

Die E-Mail wird mit dem Namen Ihrer Kanzlei als Absender zugestellt. Die Antwortadresse ist auf den jeweiligen Anwalt eingestellt, sodass Mandantenantworten direkt bei einer echten Person ankommen. Die gehostete Rechnung passt sich der Spracheinstellung an: Öffnet ein Mandant sie in einer anderen Sprache, wird sie übersetzt angezeigt.

Zahlungen erfassen#

Flow erfasst Zahlungen manuell – es werden keine Kartenzahlungen online eingezogen. Nutzen Sie bei einer fertiggestellten oder teilweise bezahlten Rechnung die Option Zahlung erfassen:

• Betrag
• Zahlungsart – Banküberweisung, Bar, Karte (offline) oder Sonstige
• Datum
• Referenz – z. B. ein Verwendungszweck oder eine Schecknummer

Der offene Betrag wird automatisch aktualisiert und die Rechnung wechselt auf den Status Teilweise bezahlt oder Bezahlt.

Überfällige Rechnungen anmahnen#

Um einen ausstehenden Betrag anzumahnen, verwenden Sie die Schaltfläche Erinnern in der Liste der offenen Forderungen im Finanz-Dashboard. Dadurch wird dem Mandanten eine kurze, auf das Fälligkeitsdatum abgestimmte Zahlungserinnerung per E-Mail gesendet.

Rechnungsstatus#

Das Fertigstellen und Stornieren von Rechnungen ist Inhabern und Administratoren vorbehalten.