Rechnungsstellung

Erstellen Sie Rechnungen aus den noch nicht abgerechneten Zeiten und Auslagen einer Akte, senden Sie diese an Ihre Mandantschaft und erfassen Sie Zahlungseingänge. Alles geschieht direkt in der Akte unter dem Reiter Abrechnung → Rechnungen.

Der Workflow verläuft in eine Richtung: Zeiten und Auslagen bleiben unabgerechnet, bis daraus eine Rechnung erstellt wird. Die Rechnung beginnt als Entwurf, den Sie bearbeiten können. Wenn Sie sie finalisieren, erhält sie eine Rechnungsnummer und wird gesperrt. Sie versenden sie per E-Mail, der Mandant zahlt außerhalb von Flow (in der Regel per Banküberweisung), und ein Inhaber oder Administrator erfasst die Zahlung.

Vor Ihrer ersten Rechnung in einer Akte#

Überprüfen Sie zwei Dinge in der Akte:

• Rechnungsdetails (unter Abrechnung): An wen die Rechnung adressiert ist, die Rechnungs-E-Mail-Adresse für Rechnungen und Mahnungen, Adresse, Land, Steuernummer und Zahlungsbedingungen des Mandanten sowie die Währung der Akte. Die Mandantendaten werden auf der Kontaktseite des Mandanten bearbeitet (Auf Mandantenseite bearbeiten); falls noch keine vorhanden sind, klicken Sie auf Mandantenabrechnung einrichten. Siehe Mandantenkonten.
• Honorarvereinbarung (unter Rechnungen): Legt fest, was über Neue Rechnung abgerechnet wird. Klicken Sie daneben auf Speichern. Wenn Sie dies vergessen, speichert Neue Rechnung die Angabe automatisch zuerst.

Ein Pauschal- oder Erfolgshonorar wird nur auf einer einzigen Rechnung aufgeführt. Wenn Sie diese Rechnung stornieren, kann das Honorar erneut abgerechnet werden.

Fehler bei der ersten Rechnung vermeiden#

Die meisten Probleme bei der ersten Rechnung entstehen durch einen bei der Einrichtung übersprungenen Schritt. Prüfen Sie diese Punkte, bevor Sie auf Finalisieren klicken:

• Stundensätze. Zeiteinträge ohne Stundensatz zeigen Stundensatz erforderlich an und werden nicht auf die Rechnung übernommen. Legen Sie den Standard- und die Mitarbeitersätze unter Einstellungen → Abrechnung & Stundensätze fest; durch das Speichern werden die bereits erfassten Zeiten bewertet.
• Währung. Überprüfen Sie die Währung Ihrer Kanzlei, bevor jemand Zeiten erfasst, und legen Sie die Währung für ausländische Mandanten vor Beginn der Arbeit fest. Sobald bewertete Leistungen in einer Währung vorliegen, kann die Währung der Akte nicht mehr geändert werden, bis diese Leistungen abgerechnet oder gelöscht wurden. Siehe Abrechnung in einer anderen Währung.
• Stundensätze in der richtigen Währung. Eine in Pfund abgerechnete Akte erfordert Stundensätze in Pfund (die Abrechnungssätze des Mandanten) oder eine manuelle Satzanpassung bei jedem Eintrag. Euro-Sätze greifen hier nicht.
• Steuern für ausländische Mandanten. Zeigt der Entwurf den Hinweis zur grenzüberschreitenden Besteuerung an, legen Sie den Steuersatz (%) und einen Hinweis nach Rücksprache mit Ihrem Steuerberater fest.
• Quellensteuer. Wenn Ihre Unternehmenskunden Steuern von Ihrem Honorar einbehalten, legen Sie den Satz vor der Entwurfserstellung unter Einstellungen → Abrechnung & Stundensätze fest. Siehe Quellensteuer.
• Zahlungshinweise. Tragen Sie diese zuerst ein: Eine ausgestellte Rechnung behält die Zahlungshinweise bei, mit denen sie ausgestellt wurde.
• Rechnungs-E-Mail. Überprüfen Sie diese in den Rechnungsdetails der Akte: Rechnungen und Mahnungen werden dorthin gesendet, und ohne E-Mail-Adresse ist kein Versand möglich. Ändern Sie sie auf der Kontaktseite des Mandanten.
• Honorarvereinbarung. Bei Pauschal- und Erfolgshonoraren werden keine Zeiten abgerechnet. Wählen Sie Stundenbasiert oder Hybrid, wenn Zeiten in Rechnung gestellt werden sollen.
• Präfix für Rechnungsnummern. Legen Sie diesen vor Ihrer ersten Rechnung fest; vergebene Nummern können nachträglich nicht mehr geändert werden.
• Beispielakte. Stellen Sie in der Beispielakte keine echten Rechnungen aus und verbuchen Sie dort keine Mandantengelder. Siehe Erste Schritte.

Einen Entwurf erstellen#

Klicken Sie auf Neue Rechnung. Flow erstellt einen Entwurf aus allen unabgerechneten Leistungen der Akte gemäß der Honorarvereinbarung, in der Währung der Akte und mit Ihrem Standardsteuersatz. Wurde etwas ausgelassen, nennt Flow den Grund, z. B. „1 Eintrag ohne Stundensatz wurde nicht abgerechnet“ oder „1 Eintrag in GBP wurde nicht übernommen: Diese Rechnung ist in EUR“. Gibt es nichts abzurechnen, sehen Sie Noch nichts abzurechnen in dieser Akte.

Das Erstellen eines Entwurfs markiert Leistungen noch nicht als abgerechnet. Das geschieht erst bei der Finalisierung.

Einen Entwurf bearbeiten#

Solange eine Rechnung ein Entwurf ist, können Sie:

• Den Text einer Position ändern. Klicken Sie auf den Stift, bearbeiten Sie den Text und klicken Sie auf Position speichern. Da Zeit- und Auslagenpositionen genau das abrechnen, was erfasst wurde, kann nur ihre Beschreibung geändert werden. Um weniger abzurechnen, fügen Sie eine Anpassung oder einen Rabatt hinzu oder korrigieren Sie den Zeiteintrag und erstellen Sie die Rechnung erneut.
• Eine Pauschalhonorar- oder Anpassungsposition ändern. Beschreibung, Menge und Preis können vollständig angepasst werden.
• Eine Position entfernen mit dem ×. Die Zeit oder Auslage wird wieder als unabgerechnet geführt und steht für eine spätere Rechnung bereit.
• Eine Anpassung hinzufügen. Geben Sie eine Beschreibung und einen Betrag ein und klicken Sie auf Hinzufügen. Ein negativer Betrag fungiert als Gutschrift, z. B. „Kulanzrabatt“ mit −100.
• Einen Rabatt festlegen als Festbetrag oder als Prozentsatz der Zwischensumme. Ein prozentualer Rabatt passt sich automatisch an, wenn sich Positionen ändern. Der Rabatt wird vor Steuern abgezogen.
• Den Steuersatz (%) festlegen. Ein einheitlicher Steuersatz für die gesamte Rechnung, der aus Ihren Einstellungen übernommen wird.
• Den Quellensteuersatz (%) und die Bezeichnung festlegen, falls der Mandant Steuern von Ihrem Honorar einbehält. Siehe Quellensteuer.
• Notizen für den Mandanten hinzufügen. Diese werden am Ende der Rechnung abgedruckt.

Klicken Sie auf Anwenden, nachdem Sie Rabatt, Steuern, Quellensteuer oder Notizen geändert haben. Über Löschen entfernen Sie den Entwurf; die enthaltenen Zeiten und Auslagen bleiben unabgerechnet. Ausgestellte Rechnungen können nicht gelöscht werden: Ein Inhaber oder Administrator storniert oder bucht sie stattdessen aus (siehe unten).

Quellensteuer#

Wenn ein Unternehmenskunde Steuern von Ihrem Honorar einbehält und an das Finanzamt abführt, tragen Sie einen Quellensteuersatz ein, damit Flow den tatsächlich vom Mandanten zu zahlenden Betrag ausweist. Dies ist beispielsweise in den Philippinen, der Türkei und Thailand üblich.

Inhaber und Administratoren legen den Standardwert unter Einstellungen → Abrechnung & Stundensätze im Bereich Rechnungsstellung & Steuern fest: Quellensteuersatz (%) (maximal 50) und Bezeichnung der Quellensteuer auf Rechnungen, z. B. „Withholding tax“ oder „Stopaj“. Neue Entwürfe erhalten diesen Satz nur dann automatisch, wenn es sich beim Mandanten um ein Unternehmen handelt. Bei Privatpersonen wird keine Quellensteuer angewendet.

In einem Entwurf können Sie den Quellensteuersatz (%) und die Bezeichnung der Quellensteuer anpassen und anschließend auf Anwenden klicken. Die Quellensteuer wird als Anteil der Zwischensumme nach Abzug des Rabatts berechnet, niemals von der Steuer. Die Rechnung weist den Gesamtbetrag aus, gefolgt von „Abzüglich: (%)“, und schließlich den Fälligen Betrag. Beispiel: Bei einem Honorar von 10.000 PHP mit 12 % USt. und 10 % Quellensteuer beträgt die Summe 11.200 PHP, abzüglich 1.000 PHP Quellensteuer ergibt sich ein fälliger Betrag von 10.200 PHP.

Zahlungen gleichen den fälligen Betrag aus. Zahlt ein Mandant den fälligen Betrag, erhält die Rechnung den Status Bezahlt, nicht Teilweise bezahlt. Weicht das Land des Mandanten von Ihrem ab, erinnert der Entwurf daran zu prüfen, ob der Mandant die Steuer einbehalten muss.

Honorarabrechnungen und offizielle Steuerrechnungen#

Schreibt das Gesetz vor, dass Ihre offizielle Steuerrechnung aus einem anderen System stammen muss (z. B. e-SMM in der Türkei, BIR-Rechnung in den Philippinen, Steuerrechnung oder Quittung in Thailand), kann das Flow-Dokument als Honorarabrechnung dienen, die darauf verweist. Inhaber und Administratoren stellen dies unter Einstellungen → Abrechnung & Stundensätze in der Karte Rechnungsdokument ein:

• Dokumententitel: Ersetzt „Rechnung“ auf dem Dokument, z. B. durch „Kontoauszug“ oder „Honorarabrechnung“. Auch Rechnungs-E-Mails, Mahnungen und Zahlungsbestätigungen verwenden diesen Titel
• Fußzeile: Wird unten auf jeder Rechnung abgedruckt
• Ihr Finanzamt: Wird unter Ihrer Steuernummer abgedruckt
• Bezeichnung der Mandanten-Steuernummer: Die Beschriftung vor der Steuernummer des Mandanten
• Bezeichnung der offiziellen Rechnungsnummer: z. B. „BIR-Rechnungsnr.“
• Umsatzsteuer-Registrierung (philippinische Kanzleien): Druckt Ihre TIN als „VAT REG TIN“ oder „NON-VAT REG TIN“. Geben Sie die TIN mit dem 5-stelligen Filialcode ein

Sobald Sie der offiziellen Nummer eine Bezeichnung zuweisen, erscheint auf jeder Rechnung ein entsprechendes Feld. Tragen Sie dort die Nummer des ausgestellten offiziellen Dokuments ein und klicken Sie auf Speichern. Sie können die Nummer in Entwürfen und ausgestellten Rechnungen hinzufügen oder ändern, nicht jedoch bei stornierten Rechnungen. Sie wird unter der Rechnungsnummer abgedruckt und im Buchhaltungs-Export berücksichtigt.

Eine ausgestellte Rechnung behält stets den Titel und die Fußzeile, mit denen sie ausgestellt wurde.

Länderspezifische Standardwerte#

Kanzleien in der Türkei, den Philippinen und Thailand sehen oben unter Einstellungen → Abrechnung & Stundensätze die Schaltfläche Standardwerte für die Türkei übernehmen (bzw. Philippinen, Thailand). Klicken Sie auf Anwenden und bestätigen Sie. Dadurch werden Währung, Steuern, Quellensteuer für Unternehmenskunden, Bezeichnungen der Steuernummern sowie der Dokumententitel samt Fußzeile vorkonfiguriert. Ihre Stundensätze und bereits ausgestellte Rechnungen bleiben unverändert.

Neue Kanzleien, die sich mit einem dieser Länder registrieren, erhalten diese Standardeinstellungen automatisch (für die Philippinen und Thailand zunächst ohne USt.). Erstellt eine türkische Kanzlei für einen Mandanten in der Türkei einen Entwurf in einer anderen Währung als TRY, weist ein Hinweis darauf hin, dass nach türkischem Recht TRY oder der entsprechende Gegenwert erforderlich ist.

Finalisieren#

Da es keine separate Vorschau gibt, prüfen Sie den Entwurf sorgfältig, bevor Sie auf Finalisieren klicken. Beträgt die Gesamtsumme oder eine einzelne Position null, fragt Flow nach und nennt den Grund (Positionen ohne Stundensatz, ein Rabatt, der den Betrag auf null setzt, oder Positionen, die sich gegenseitig aufheben). Die Finalisierung führt folgende Schritte aus:

• Weist der Rechnung die nächste Nummer zu: Ihr Präfix gefolgt von vier Ziffern, z. B. INV-0001. Nummern werden niemals wiederverwendet, selbst wenn die Rechnung später storniert wird
• Setzt das Ausstellungsdatum auf den heutigen Tag und das Fälligkeitsdatum gemäß den Zahlungsbedingungen des Mandanten (oder Ihrer Kanzlei)
• Fixiert die Rechnungsadresse, Zahlungshinweise, den Dokumententitel und die Fußzeile im aktuellen Zustand, sodass spätere Änderungen eine ausgestellte Rechnung nicht mehr beeinflussen
• Sperrt die Positionen und markiert die Zeiten und Auslagen als Abgerechnet

Hat sich seit der Erstellung des Entwurfs etwas geändert (ein Eintrag wurde bearbeitet, gelöscht oder auf einer anderen Rechnung abgerechnet), verweigert das System die Finalisierung und fordert Sie zur Neuerstellung auf. Löschen Sie in diesem Fall den Entwurf und klicken Sie erneut auf Neue Rechnung.

An den Mandanten senden#

Nach der Finalisierung stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

• Drucken / PDF: Eine übersichtliche, druckbare Seite mit den Angaben und der Steuernummer Ihrer Kanzlei, Rechnungsadresse, Daten, Positionen, Summen, Zahlungshinweisen und Notizen
• Rechnung per E-Mail senden: Flow zeigt zunächst die Empfänger an und sendet dem Mandanten anschließend per E-Mail einen Link zu einer geschützten Seite, auf der die Rechnung ohne Login eingesehen und heruntergeladen werden kann

Die E-Mail geht an die Rechnungs-E-Mail-Adresse aus den Rechnungsdetails der Akte; fehlt diese, hinterlegen Sie sie zuerst auf der Kontaktseite des Mandanten in der Karte Rechnungsdetails. Die E-Mail zeigt den Namen Ihrer Kanzlei als Absender, und Antworten gehen an die Person, die den Versand ausgelöst hat. Sie wird in der Sprache des Absenders verfasst (Englisch, Spanisch, Französisch, Türkisch oder Thailändisch), und die Seite des Mandanten öffnet sich passend zur Sprache des Browsers in einer dieser Sprachen. Haben Sie einen Dokumententitel festgelegt, verwendet die E-Mail diesen Begriff anstelle von „Rechnung“. Sie können den Versand jederzeit wiederholen. Eine bezahlte Rechnung wird als Zahlungsbestätigung versendet. Entwürfe sowie stornierte oder ausgebuchte Rechnungen können nicht per E-Mail versendet werden.

Die Mandantenseite öffnet sich mit dem aktuellen Status der Rechnung:

Entwürfe sind für den Mandanten niemals sichtbar. PDF herunterladen auf dieser Seite öffnet das Druckfenster des Browsers, in dem der Mandant Als PDF speichern wählen kann.

Zahlungen erfassen#

Flow wickelt keine direkten Online-Kartenzahlungen ab. Mandanten zahlen anhand der auf der Rechnung angegebenen Zahlungshinweise, und ein Inhaber oder Administrator erfasst jeden Zahlungseingang. Füllen Sie bei einer ausgestellten oder teilweise bezahlten Rechnung die Felder unter Zahlung erfassen aus und klicken Sie auf Erfassen:

• Betrag in der Währung der Rechnung
• Die Zahlungsart: Banküberweisung, Bar, Karte (offline) oder Sonstige
• Das Eingangsdatum des Geldes: der heutige Tag, falls leer gelassen; Daten, die mehr als einen Tag in der Zukunft liegen, werden abgelehnt
• Referenz: Der Verwendungszweck oder die Referenz der Banküberweisung ist hierfür ideal

Teilzahlungen sind problemlos möglich: Die Rechnung wechselt auf Teilweise bezahlt und listet jede Zahlung samt Referenz auf. Sobald die Zahlungen den fälligen Betrag erreichen (Gesamtsumme abzüglich Quellensteuer), wechselt der Status auf Bezahlt und es können keine weiteren Zahlungen erfasst werden.

Geben Sie einen Betrag ein, der den fälligen Saldo übersteigt, fragt Flow vor dem Speichern: Höher als der fällige Saldo?. Meist liegt ein Tippfehler vor – klicken Sie in dem Fall auf Abbrechen; wählen Sie Trotzdem erfassen nur, wenn der Mandant tatsächlich mehr bezahlt hat.

Hat die Bank Gebühren einbehalten und es ist weniger als der fällige Betrag eingegangen, erfassen Sie den tatsächlich gutgeschriebenen Betrag. Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, ob Sie den Restbetrag anmahnen oder ausbuchen sollten.

Eine Zahlung korrigieren#

Wurde ein falscher Betrag erfasst, klickt ein Inhaber oder Administrator auf das × neben der Zahlung und bestätigt Diese Zahlung löschen?. Der Saldo wird neu berechnet, sodass eine bezahlte Rechnung wieder auf Teilweise bezahlt oder Ausgestellt zurückgesetzt wird. Erfassen Sie anschließend den korrekten Betrag. Zahlungen auf stornierten oder ausgebuchten Rechnungen können nicht mehr geändert werden.

Zahlungserinnerungen#

Klicken Sie bei einer ausgestellten oder teilweise bezahlten Rechnung mit offenem Saldo neben Rechnung per E-Mail senden auf Mahnung senden. Flow zeigt die Empfänger, die Rechnungsnummer, den offenen Saldo und das Datum der letzten Mahnung an. Die E-Mail weist den Saldo aus, nennt das Fälligkeitsdatum bzw. die Anzahl der Verzugstage und enthält den Link zur Mandantenseite. Inhaber und Administratoren können Mahnungen auch über die Schaltfläche Mahnen in der Liste der offenen Rechnungen im Abrechnungs-Dashboard versenden.

Für jede Rechnung kann unabhängig vom Ausgangsort höchstens eine Mahnung innerhalb von 24 Stunden versendet werden. Versuchen Sie es früher, wird keine E-Mail verschickt und Flow informiert Sie über den Zeitpunkt der letzten Mahnung. Nach dem Versand erscheint neben der Schaltfläche der Hinweis Gemahnt mit Datum und Uhrzeit.

Wenn eine Mahnung nicht gesendet werden kann#

• In den letzten 24 Stunden wurde bereits eine Mahnung versendet. Flow zeigt an, wann dies war; versuchen Sie es nach Ablauf der Frist erneut.
• Es ist keine Rechnungs-E-Mail hinterlegt. Fügen Sie eine in der Karte Rechnungsdetails auf der Kontaktseite des Mandanten hinzu.
• Die Rechnung ist nicht mehr offen. Sie wurde seit dem Laden der Seite bezahlt, storniert oder ausgebucht.
• Die Schaltfläche „Mahnung senden“ fehlt. Sie wird nur bei ausgestellten oder teilweise bezahlten Rechnungen mit offenem Saldo angezeigt und steht nur Personen zur Verfügung, die die Akte bearbeiten dürfen (nicht für reine Betrachter oder Lesezugriffe).

Ausbuchen und Stornieren#

Beide Aktionen sind Inhabern und Administratoren vorbehalten, erfordern eine Bestätigung und können nicht rückgängig gemacht werden.

• Ausbuchen schließt eine ausgestellte oder teilweise bezahlte Rechnung ab und verzichtet auf den noch offenen Restbetrag. Nutzen Sie dies nur für Forderungen, die Sie nicht mehr eintreiben werden. Der Betrag gilt in Ihren Berichten weiterhin als in Rechnung gestellt, und der uneinbringliche Teil verringert Ihre Realisierungsquote.
• Stornieren hebt eine ausgestellte Rechnung auf, für die noch keine Zahlung erfasst wurde. Sie verbleibt mit dem Status Storniert in Ihren Unterlagen und ihre Nummer wird niemals neu vergeben. Die enthaltenen Zeiten und Auslagen werden wieder als unabgerechnet geführt, ein Pauschal- oder Erfolgshonorar kann erneut abgerechnet werden, und über den Mandantenlink wird die Rechnung als storniert und ohne offene Forderung angezeigt. Wurde eine Zahlung versehentlich erfasst, löschen Sie diese zuerst.

Um eine bereits ausgestellte Rechnung zu korrigieren, stornieren Sie diese, passen Sie Zeiten, Auslagen oder Rechnungsdetails an und klicken Sie erneut auf Neue Rechnung. Die neue Rechnung erhält die nächste fortlaufende Nummer.

Rechnungsstatus#

Berechtigungen#

Inhaber, Administratoren und Mitglieder mit Zugriff auf die Akte können die Honorarvereinbarung sowie die Währung der Akte festlegen, Mandanten-Rechnungsdetails bearbeiten, Entwürfe erstellen, bearbeiten und löschen, Rechnungen finalisieren, per E-Mail versenden, Mahnungen verschicken und die offizielle Rechnungsnummer eintragen. Das Erfassen oder Löschen von Zahlungen sowie das Ausbuchen und Stornieren sind Inhabern und Administratoren vorbehalten. Betrachter können Rechnungen einsehen und die Druckansicht (Drucken / PDF) öffnen. Siehe Team & Rollen.

Was Flow derzeit noch nicht unterstützt#

• Ein Steuersatz pro Rechnung. Keine unterschiedlichen Steuersätze pro Position oder Mandant. Fallen zwei Steuersätze an, stellen Sie zwei getrennte Rechnungen aus. Auch die Quellensteuer gilt einheitlich pro Rechnung.
• Keine Gutschriften oder Vorschussrechnungen. Mögliche Workarounds finden Sie in den FAQ.
• Keine Online-Zahlungen. Mandanten zahlen per Banküberweisung oder über andere Wege außerhalb von Flow.
• Keine elektronischen Rechnungsformate wie Factur-X, Verifactu, CFDI, e-SMM oder BIR-Rechnungen sowie keine wiederkehrenden Rechnungen oder Sammelabrechnungen. Erstellen Sie das offizielle Belegdokument in Ihrem Steuersystem und tragen Sie dessen Nummer auf der Rechnung ein.
• Kein anpassbares Rechnungsdatum. Das Ausstellungsdatum entspricht immer dem Tag der Finalisierung.
• Keine Währungsumrechnung. Siehe Abrechnung in einer anderen Währung.