Abrechnungs-Dashboard
Ein kanzleiweiter Überblick über Ihre Finanzen: erbrachte Leistungen, abgerechnete und eingegangene Beträge, offene Mandantenforderungen, Ihre Anderkonten sowie ein Export für Ihre Buchhaltung.
Verwenden Sie die Zeitraumauswahl oben rechts, um zwischen Diesen Monat, Dieses Quartal, Dieses Jahr und Gesamter Zeitraum zu wechseln. Die Zeiträume richten sich nach Ihren Kalendertagen.
Rechnet Ihre Kanzlei in mehr als einer Währung ab, wird eine Währungsauswahl angezeigt. Jede Währung wird separat ausgewiesen: Beträge in unterschiedlichen Währungen werden niemals zusammengezählt, und Flow nimmt keine Währungsumrechnungen vor.
Übersichtskarten#
| Karte | Was erfasst wird |
|---|---|
| Nicht abgerechnet (WIP) | Alle abrechenbaren Zeiten und Auslagen (inkl. Aufschlag), die heute noch nicht auf einer ausgestellten Rechnung stehen, unabhängig vom gewählten Zeitraum. Zeiten ohne Stundensatz zählen als null |
| Forderungen | Was Mandanten noch schulden: die offenen Salden ausgestellter und teilweise bezahlter Rechnungen |
| Abgerechnet (für den Zeitraum) | Gesamtbeträge inklusive Steuern aller im Zeitraum ausgestellten Rechnungen. Ausgebuchte Rechnungen zählen mit; stornierte Rechnungen nicht |
| Vereinnahmt (für den Zeitraum) | Im Zeitraum eingegangene Zahlungen, nach Zahlungsdatum |
| Geleistet (abrechenbar) | Der Wert der abrechenbaren Zeiten mit Datum im ausgewählten Zeitraum, unabhängig davon, ob bereits abgerechnet oder nicht |
| Realisierungsquote | Für die Zeiten auf den im Zeitraum ausgestellten Rechnungen: der tatsächlich in Rechnung gestellte Betrag (nach Rabatten und Gutschriften), geteilt durch den Wert zu Standardsätzen. 95 % bedeutet, dass 5 % nachgelassen wurden |
| Einziehungsquote | Vereinnahmter Betrag geteilt durch abgerechneten Betrag für den Zeitraum. Vom Mandanten einbehaltene Quellensteuern werden vom abgerechneten Betrag abgezogen, sodass eine vollständig bezahlte Rechnung mit Einbehalt 100 % anzeigt. Ein Monat, in dem ältere Rechnungen beglichen werden, kann mehr als 100 % aufweisen |
| Effektiver Stundensatz | Abgerechnete Zeithonorare geteilt durch die abgerechneten Stunden: was eine Stunde tatsächlich eingebracht hat |
Realisierungsquote und Einziehungsquote zeigen einen Bindestrich an, wenn keine Daten zur Berechnung vorliegen (keine abgerechnete Zeit oder keine Rechnungsstellung im Zeitraum), anstatt irreführende 0 % oder 100 % anzuzeigen.
Abgerechnet vs. Vereinnahmt#
Ein Sechs-Monats-Diagramm vergleicht Monat für Monat die von Ihnen ausgestellten Rechnungen mit den erhaltenen Zahlungen, sodass Sie die Entwicklung Ihres Cashflows auf einen Blick erkennen können.
Fälligkeitsstruktur der Forderungen#
Offene Salden werden danach gruppiert, wie viele Tage sie überfällig sind: Aktuell (noch nicht fällig), 1 bis 30, 31 bis 60, 61 bis 90 und über 90 Tage. Die Kategorie „über 90 Tage“ wird rot hervorgehoben, sobald sie nicht null ist. Unterhalb der Kategorien listet die Übersicht für jede offene Rechnung Rechnungsnummer, Akte, Fälligkeitsdatum, Alter und offenen Saldo auf.
Klicken Sie bei einer offenen Rechnung auf Erinnern, um dem Mandanten eine Zahlungserinnerung mit einem Link zur Rechnung per E-Mail zu senden. Flow zeigt zunächst den Empfänger sowie den Saldo an; anschließend ist in der Zeile ersichtlich, wann die Erinnerung versendet wurde. Pro Rechnung kann höchstens einmal alle 24 Stunden eine Erinnerung verschickt werden. Jede Person mit Bearbeitungsrechten für die Akte kann eine Erinnerung auch direkt aus der Rechnung heraus versenden; siehe Rechnungsstellung.
Anderkonten#
Der Bereich Anderkonten führt Ihre Anderkonten in der ausgewählten Währung auf. Hier können Sie diese anlegen, abgleichen und archivieren. Siehe Anderkontenführung.
Nach Zeiterfasser und nach Akte#
Zwei Tabellen vervollständigen die Seite:
- Nach Zeiterfasser: für den ausgewählten Zeitraum abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden, die Quote abrechenbarer Stunden in % und der Wert der abrechenbaren Zeit pro Person
- Nach Akte: Gesamter Zeitraum, unabhängig von der Auswahl: geleistet, abgerechnet, vereinnahmt und offen pro Akte; jede Zeile verlinkt auf den Abrechnungs-Reiter der jeweiligen Akte. Die ersten 25 Akten werden aufgeführt; Alle anzeigen (mit der Anzahl der Akten) listet die übrigen auf
Export für die Buchhaltung#
Klicken Sie auf Export für Buchhaltung, wählen Sie Von und Bis (standardmäßig ist der aktuell angezeigte Zeitraum vorausgewählt) und klicken Sie auf Excel-Arbeitsmappe herunterladen oder laden Sie eine einzelne CSV-Datei herunter: Rechnungen, Rechnungspositionen oder Zahlungen.
- Der Export enthält die zwischen diesen Daten ausgestellten Rechnungen und eingegangenen Zahlungen. Entwürfe werden nicht berücksichtigt. Stornierte Rechnungen sind enthalten und als storniert gekennzeichnet, damit Ihre Rechnungsnummern lückenlos bleiben
- Die Arbeitsmappe enthält drei Tabellenblätter. Rechnungen listet Nummer, offizielle Nummer, Daten, Status, Mandant, Rechnungskontakt, E-Mail, Steuernummer und Land, Akte, Währung, Zwischensumme, Rabatt, Steuerbezeichnung, Steuersatz und Steuerbetrag, Gesamtbetrag, Einbehaltsbezeichnung, Satz und Betrag des Einbehalts, einbehaltene Umsatzsteuer, bezahlt, ausgebucht und Saldo auf. Rechnungspositionen führt jede Position mit Typ, Beschreibung, Datum, Menge, Satz und Betrag auf. Zahlungen listet jede Zahlung mit Datum, Betrag, Währung, Zahlungsmethode, Referenz und Mandant auf
- Die Beträge verbleiben in der jeweiligen Originalwährung der Rechnung, ergänzt um eine Währungsspalte. Etwaige Wechselkursdifferenzen bucht Ihre Buchhaltung
Informationen darüber, wie diese Zahlen zustande kommen, finden Sie unter Rechnungsstellung und Zeiterfassung.