Integrationen

Lawzana Flow führt neue Anfragen an einem zentralen Ort zusammen – ganz gleich, wo sie entstehen: auf Ihrer Website, Ihrer eigenen Kontaktseite, per E-Mail, über Zapier oder das Lawzana-Verzeichnis. Zudem kann das System Ihre weiteren Tools benachrichtigen, wenn Sie eine Rechnung erstellen oder eine Zahlung erhalten. In diesem Leitfaden erfahren Sie mehr über die einzelnen Kanäle und deren Einrichtung. Die meisten Optionen finden Sie in den Einstellungen unter Integrationen.

Widget zur Lead-Erfassung#

Binden Sie ein Formular zur Lead-Erfassung auf Ihrer Website ein, um Anfragen automatisch in Lawzana Flow zu empfangen.

Einrichtung des Widgets#

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Website-Widget
2. Klicken Sie auf Widget-Schlüssel generieren (nur Kanzleiinhaber können den Schlüssel verwalten und den Customizer öffnen)
3. Klicken Sie auf Customizer öffnen und wählen Sie einen Widget-Modus:

Anpassen des Widgets#

Formularinhalt:

• Formulartitel — Überschrift des Formulars (Standard: „Kontakt aufnehmen“)
• Beschreibung — Unterüberschrift oder Hinweise
• Text der Absendeschaltfläche — Beschriftung der Absendeschaltfläche (Standard: „Absenden“)
• Erfolgsmeldung — Wird nach dem Absenden angezeigt (Standard: „Vielen Dank! Wir werden uns in Kürze bei Ihnen melden.“)

Design:

• Primärfarbe — Farbe für Schaltflächen und Akzente
• Hintergrund — Formularhintergrund
• Textfarbe — Farbe für Beschriftungen und Fließtext
• Rahmenfarbe — Formularrahmen
• Rahmenradius — Eckenabrundung

Schnell-Presets: Standard, Blau, Grün, Lila, Rosa, Bernstein, Dunkel

Modus „Schaltfläche“: Legen Sie den Schaltflächentext fest (Standard: „Kontaktieren Sie uns“).

Modus „Schwebend“:

• Position: links, zentriert oder rechts am unteren Bildschirmrand
• Schaltflächengröße
• Symbolstil: Chat oder Formular

Formularfelder:

• Name (immer erforderlich)
• E-Mail (immer erforderlich)
• Telefon (optional: Telefonfeld anzeigen und auf Wunsch Telefon erforderlich)
• Nachricht (optional: Nachrichtenfeld anzeigen)

Einbindung auf Ihrer Website#

Öffnen Sie im Customizer den Reiter Einbettungscode, klicken Sie auf Code kopieren und fügen Sie ihn in den HTML-Code Ihrer Website ein. Er sieht wie folgt aus:

<div data-lawzana-widget data-options='{"mode":"inline","title":"Get in Touch"}'></div>
<script src="https://flow.lawzana.com/api/widget/embed.js?key=YOUR_KEY" async></script>

Leads aus dem Widget werden mit der Quelle „Website“ aufgeführt.

Widget-Sicherheit#

• Jeder Widget-Schlüssel ist an Ihre Organisation gebunden
• Nutzen Sie Schlüssel neu generieren, um den alten Schlüssel zu sperren (bereits installierte Widgets funktionieren erst nach einer Aktualisierung wieder)
• Nutzen Sie Schlüssel widerrufen, um das Widget vollständig zu deaktivieren
• Einsendungen unterliegen einer Ratenbegrenzung, um Missbrauch vorzubeugen; dieselbe E-Mail-Adresse innerhalb von 24 Stunden erzeugt nur einen einzigen Lead

Kontaktseite#

Flow kann eine unkomplizierte Kontaktseite für Ihre Kanzlei bereitstellen – inklusive eigenem Link und QR-Code. Jede darüber gesendete Nachricht geht unter Leads mit der Quelle „Kontaktseite“ ein, und Ihr Team erhält die übliche Benachrichtigung über einen neuen Lead.

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Kontaktseite
2. Klicken Sie auf Meine Seite erstellen (wir bereiten die Seite anhand Ihrer Kanzleidaten vor). Ist Ihre Kanzlei mit dem Lawzana-Verzeichnis verknüpft, können Sie stattdessen auf Aus meinem lawzana.com-Profil erstellen klicken
3. Bearbeiten Sie die Seite in vier Reitern: Design, Text, Kontaktdaten und Link und Sichtbarkeit. Wählen Sie ein Layout (Klassisch, Modern, Minimalistisch, Prägnant oder Individuell) sowie eine Hauptfarbe aus.
4. Klicken Sie auf Meine Seite veröffentlichen und teilen Sie anschließend den Link oder den QR-Code

Bis zur Veröffentlichung ist die Seite für niemanden sichtbar. Sie können auch den Assistenten bitten, Änderungen nach Ihren Vorgaben vorzunehmen (2 KI-Credits pro Anfrage); dessen Anpassungen verbleiben bis zum Speichern in Ihrem Entwurf. Auf der Seite werden die Aufrufe und Nachrichten der letzten 30 Tage angezeigt.

Suchmaschinen listen die Seite nur, wenn Sie die Option Suchmaschinen erlauben, diese Seite zu finden aktivieren. In kostenpflichtigen Tarifen lässt sich der Hinweis „Powered by Lawzana Flow“ ausblenden. Das Erstellen und Bearbeiten der Seite ist Inhabern und Administratoren vorbehalten.

API-Integration#

Um Leads aus eigenen Formularen oder Systemen zu übermitteln, öffnen Sie Einstellungen → API-Integration. Dort finden Sie den Endpunkt, die Abfragefelder (Name, E-Mail, Telefon, Nachricht, Quelle, Referrer), Codebeispiele sowie eine Schaltfläche Test-Lead senden. Hierbei kommt derselbe Schlüssel wie beim Website-Widget zum Einsatz.

• Ratenbegrenzungen: 5 Anfragen pro Minute pro IP-Adresse, 10 pro Minute pro Schlüssel
• Dieselbe E-Mail-Adresse innerhalb von 24 Stunden erzeugt nur einen einzigen Lead
• Neue Leads werden Ihrer ersten Lead-Phase zugewiesen und bleiben vorerst unzugeordnet

E-Mail-Weiterleitung#

Jedes Teammitglied erhält eine persönliche Aufnahme-E-Mail-Adresse. Leiten Sie Mandanten-E-Mails an diese Adresse weiter – automatisch über Ihr Postfach oder manuell im Einzelfall – und Flow ordnet die Nachricht dem passenden Mandanten zu.

1. Gehen Sie zu Einstellungen → E-Mail-Weiterleitung
2. Klicken Sie auf E-Mail-Verbindung erstellen und kopieren Sie Ihre Aufnahmeadresse
3. Richten Sie die Weiterleitung in Gmail, Outlook oder bei Ihrem E-Mail-Anbieter ein (eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie direkt auf der Seite)

Flow erfasst ausschließlich E-Mails, die an Ihre Aufnahmeadresse geschickt werden; ein Zugriff auf Ihr Postfach erfolgt zu keinem Zeitpunkt. Handelt es sich beim Absender noch nicht um einen Mandanten, wird die E-Mail unter E-Mail-Prüfung hinterlegt. Dort können Sie entscheiden, ob Sie daraus einen Lead erstellen oder die Nachricht verwerfen möchten. Auf diesem Weg erstellte Leads erhalten die Quelle „E-Mail“.

Buchungsseite#

Mandanten können Termine online mit Ihnen vereinbaren – direkt über die öffentliche Seite Ihrer Kanzlei, über einen geteilten Link oder über das Mandantenportal. Diese Funktion ist in jedem Tarif enthalten.

Buchungsseite aktivieren#

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Buchung (verfügbar für Inhaber, Administratoren und Mitglieder; nicht für reine Betrachter)
2. Geben Sie Ihren Buchungsnamen, Ihre Zeitzone und optional einen Besprechungslink (z. B. Ihren Meet-, Teams- oder Zoom-Raum) ein und klicken Sie auf Speichern. Besitzt Ihre Kanzlei noch keine öffentliche Seitenadresse, kann ein Inhaber oder Administrator diese im selben Reiter anlegen – zunächst als privater Entwurf, sodass noch nichts veröffentlicht wird
3. Klicken Sie auf Buchungsart hinzufügen: Vergeben Sie einen Namen, die Dauer, wöchentliche Verfügbarkeiten, Pufferzeiten, die Mindestvorlaufzeit sowie die Art des Termins (Video, Telefon oder persönlich)
4. Optional: Tragen Sie unter Zeiten aus eigenem Kalender blockieren die private iCal-Adresse Ihres Kalenders ein, damit Mandanten keine Termine buchen können, an denen Sie bereits belegt sind

Sobald mindestens eine Buchungsart aktiv ist, ist die Terminbuchung freigeschaltet. Jedes Teammitglied konfiguriert die eigenen Einstellungen; Inhaber und Administratoren sehen alle Gastgeber der Kanzlei und können die Buchungsfunktion für Kollegen bei Bedarf deaktivieren.

Wo Mandanten buchen können#

• Ihre Buchungslinks: Kopieren Sie diese unter Einstellungen → Buchung. Ein Link zu einer konkreten Buchungsart führt direkt zum jeweiligen Kalender
• Ihre Kontaktseite: Sie enthält eine Schaltfläche Termin buchen, sobald mindestens ein Kollege für Buchungen verfügbar ist. Wenn Sie unter Einstellungen → Kontaktseite einen Link von Calendly oder einem ähnlichen Dienst hinterlegen, wird stattdessen dieser verwendet
• Das Mandantenportal: Mandanten mit Zugang zum Portal sehen die Option Besprechung buchen, wobei der für das jeweilige Mandat zuständige Anwalt an erster Stelle angezeigt wird

Gebuchte Termine erscheinen in Ihrem Flow-Kalender und werden mit einem Lead oder einer Akte verknüpft. Bei neuen Mandanten wird automatisch ein Lead mit der Quelle „Buchung“ angelegt. Mandanten erhalten eine Bestätigung mit einem Link zum Verschieben oder Stornieren des Termins; zudem werden Sie über jede Buchung, Änderung oder Stornierung informiert. Um die Buchungsmöglichkeit vorübergehend anzuhalten, deaktivieren Sie Online-Buchungen akzeptieren – Ihre Einstellungen bleiben dabei vollständig erhalten.

Zapier#

Nutzen Sie Ihren Zapier-API-Schlüssel, um Leads aus externen, mit Zapier verknüpften Tools (z. B. Webformularen) an Flow zu übermitteln sowie Ihre Tools über Rechnungen und Zahlungen auf dem Laufenden zu halten.

Einrichtung von Zapier#

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Zapier (für Inhaber und Administratoren)
2. Klicken Sie auf API-Schlüssel generieren und kopieren Sie ihn umgehend, da er danach nicht mehr vollständig angezeigt wird
3. Öffnen Sie die Lawzana Flow-App in Zapier und nehmen Sie die Einladung an. Da sich die App derzeit im Invite-Only-Status befindet, ist sie über die Zapier-Suche erst nach Annahme der Einladung auffindbar. Eine Verlinkung finden Sie auch unter Einstellungen → Zapier.
4. Erstellen Sie einen Zap, wählen Sie Lawzana Flow und fügen Sie Ihren API-Schlüssel ein, sobald Zapier Sie zur Verbindung Ihres Kontos auffordert

Um Leads an Flow zu senden, verwenden Sie die Aktion Create Lead. Verknüpfen Sie den Namen des Leads (Pflichtfeld) sowie optional E-Mail, Telefon, Nachricht und den Namen der Quelle. Bei jeder Ausführung des Zaps entsteht ein Lead mit der Quelle „Zapier“. Ging innerhalb der letzten 24 Stunden bereits ein Lead mit derselben E-Mail-Adresse ein, wird kein neues Duplikat angelegt.

Verwenden Sie ein anderes Tool wie Make? Senden Sie eine POST-Anfrage an https://flow.lawzana.com/api/zapier/leads mit Ihrem Schlüssel im Header X-API-KEY sowie den Parametern name (Pflichtfeld) und optional email, phone, message und source_name.

Abrechnungs-Trigger#

Die Lawzana Flow-App in Zapier bietet vier Trigger für Abrechnungsvorgänge:

• New Invoice Issued (Neue Rechnung ausgestellt)
• New Payment Received (Neue Zahlung eingegangen)
• Invoice Paid (Rechnung vollständig beglichen)
• Invoice Voided (Rechnung storniert)

Jeder Trigger übermittelt die Rechnungsnummer, Daten, den Status, die Währung, Beträge (Zwischensumme, Rabatt, Steuer, Gesamtsumme, bezahlter Betrag, ausgebuchter Betrag und Restbetrag), die Rechnungsadresse der Ausstellung, das Mandat, den Rechnungslink des Mandanten sowie die einzelnen Rechnungspositionen. Bei Zahlungen werden zusätzlich Datum, Betrag, Zahlungsmethode und Verwendungszweck übergeben. Ein typisches Einsatzszenario ist das Übertragen von Rechnungen und Zahlungseingängen in Ihre Buchhaltungssoftware (z. B. Xero). Die Unterstützung für Make ist in Vorbereitung.

Damit die Trigger auf Ihre Abrechnungsdaten zugreifen dürfen, muss ein Inhaber oder Administrator in Einstellungen → Zapier neben dem API-Schlüssel die Option Integrationen das Lesen von Abrechnungsdaten erlauben aktivieren. Diese Funktion ist standardmäßig deaktiviert, damit ein für die Lead-Erfassung generierter Schlüssel nicht unbemerkt Mandantennamen und Beträge teilt. Solange die Option deaktiviert bleibt, werden die Abrechnungs-Trigger blockiert.

Rechnungen nach Xero übertragen#

Aktuell verfügt Flow noch über keine direkte Synchronisierung mit Xero. Bis es so weit ist, können Sie Xero über drei Zaps aktuell halten. Xero dient dabei als Debitorenbuchhaltung, während Sie Zeiterfassung, Rechnungen und Zahlungen wie gewohnt in Flow vornehmen.

1. New Invoice Issued → Xero-Rechnung. Suchen Sie den Xero-Kontakt über die E-Mail-Adresse des Mandanten oder legen Sie ihn mit Name, E-Mail, Steuernummer und Land neu an. Erstellen Sie eine Ausgangsrechnung mit identischer Nummer, identischen Daten und derselben Währung sowie der Akte als Referenz. Fügen Sie für jede Flow-Position eine Xero-Position mit Menge 1 und dem entsprechenden Positionsbetrag ein (bei kurzen Zeiteinträgen kann es bei Menge × Satz zu Rundungsdifferenzen im Centbereich kommen); verwenden Sie dabei das Buchungskonto und den Steuersatz gemäß den Vorgaben Ihres Steuerberaters. Eventuelle Rabatte tragen Sie als negative Position ein.
2. New Payment Received → Xero-Zahlung. Suchen Sie die Xero-Rechnung anhand ihrer Nummer und verbuchen Sie Betrag, Datum und Referenz auf Ihrem Bankkonto. Erfassen Sie bei Invoice Paid keinen zusätzlichen Geldeingang, da dies bereits über die Zahlungstrigger erfolgt ist.
3. Invoice Voided → Stornierung in Xero. Suchen Sie die Xero-Rechnung anhand ihrer Nummer und stornieren Sie diese.

Verwenden Sie stets Dezimalbeträge (z. B. 1250.00) anstelle von Cent-Beträgen und hinterlegen Sie die Ereignis-ID (beispielsweise im Xero-Referenzfeld), damit bei einem wiederholten Durchlauf des Zaps keine Duplikate entstehen. Rechnungen in einer Fremdwährung (die von der Basiswährung Ihrer Xero-Organisation abweicht) erfordern einen Xero-Tarif mit Mehrwährungsfunktion. Pro Trigger werden bis zu 500 Rechnungspositionen übertragen. Für Ausbuchungen und gelöschte Zahlungen existiert kein eigener Trigger; passen Sie diese Fälle in Xero bitte manuell an.

Sicherheit des API-Schlüssels#

• Jede Person im Besitz Ihres API-Schlüssels kann Leads in Ihrer Organisation erstellen und – bei aktiviertem Rechnungszugriff – Ihre Rechnungen und Zahlungen einsehen
• Behandeln Sie den Schlüssel wie ein Passwort und geben Sie ihn keinesfalls öffentlich weiter
• Wählen Sie Schlüssel neu generieren, falls der Verdacht besteht, dass er kompromittiert wurde, oder Schlüssel widerrufen, um sämtliche Zaps sofort zu stoppen. Bereits eingerichtete Zaps funktionieren erst wieder, wenn der neue Schlüssel hinterlegt wird

Lawzana-Verzeichnis#

Verbinden Sie Ihren Lawzana Flow-Arbeitsbereich mit dem Eintrag Ihrer Kanzlei im Lawzana-Anwaltsverzeichnis. Die Verknüpfung hat keinerlei Auswirkungen auf Ihren Eintrag, Ihr Profil oder Ihr Ranking.

Funktionsumfang#

• Leads empfangen: Leads, die Sie beanspruchen, sowie Direktnachrichten aus dem Verzeichnis werden automatisch als Leads in Lawzana Flow angelegt und mit der Quelle „Lawzana“ gekennzeichnet
• Anmeldung über Lawzana: Ein Klick auf In Flow öffnen bei einem Lead im Lawzana-Dashboard meldet Sie direkt in Flow an – ganz ohne separates Flow-Passwort
• Plätze und KI-Credits: Ein kostenpflichtiger Verzeichnis-Tarif schaltet zusätzliche Flow-Plätze und KI-Credits für Ihren Arbeitsbereich frei

Verknüpfung herstellen#

Klicken Sie hierzu üblicherweise bei einem beliebigen Lead in Ihrem Lawzana-Dashboard auf In Flow öffnen. Beim ersten Mal zeigt Flow ein Bestätigungsfenster an, erstellt bei Bedarf einen kostenlosen Arbeitsbereich („Free“), verbindet die Kanzlei und öffnet den Lead. Dabei werden Leads und Nachrichten der letzten 90 Tage importiert (wählen Sie Auch ältere Leads importieren, um den Zeitraum zu erweitern). Nach erfolgreicher Verknüpfung führt In Flow öffnen immer unmittelbar zum Lead.

Haben Sie Ihren Flow-Arbeitsbereich separat erstellt, kann ein Inhaber oder Administrator die Verbindung manuell herstellen: Gehen Sie zu Einstellungen → Lawzana Directory, klicken Sie auf Kopplungstoken generieren und fügen Sie das Token innerhalb von 30 Minuten in Ihrem Lawzana-Dashboard unter Einstellungen > Lawzana Flow CRM ein. Die Verknüpfung bleibt so lange aktiv, bis Sie sie trennen.

Lead-Ablauf#

Sobald Sie einen Lead im Verzeichnis beanspruchen oder dort eine Nachricht erhalten:

1. In Lawzana Flow wird ein Lead mit Name, E-Mail, Telefonnummer und Nachricht angelegt
2. Als Quelle wird „Lawzana“ erfasst
3. Der Name des Mandanten wird zum Abgleich von Interessenkonflikten mit Ihren bestehenden Akten abgeglichen
4. Das zugewiesene Teammitglied (oder bei fehlender Zuweisung die Inhaber und Administratoren) erhält eine Benachrichtigung, und der Lead steht in der nächsten täglichen Übersicht ganz oben

Mit der Option Automatische KI-Vorprüfung starten (standardmäßig deaktiviert) kann der KI-Assistent neue Leads aus dem Verzeichnis direkt per E-Mail über das Postfach des zuständigen Anwalts kontaktieren und erste Fragen zur Mandatsaufnahme stellen. Verfügt der Anwalt über keine eingerichtete E-Mail-Verbindung, erhält der Interessent stattdessen den Link zum Aufnahmeformular. Importierte Leads werden grundsätzlich nicht kontaktiert.

Kalender-Feed#

Behalten Sie Ihre Flow-Fristen und Lead-Wiedervorlagen direkt in Google Calendar, Outlook oder Apple Calendar im Blick.

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Kalender-Feed
2. Klicken Sie auf Kalender-Link erstellen
3. Klicken Sie auf Zu Google Calendar hinzufügen, eine der Outlook-Schaltflächen oder fügen Sie den Link in Apple Calendar ein

Der Feed enthält Fristen zu den für Sie sichtbaren Akten, Ihre Lead-Erinnerungen sowie die Termine, die Mandanten bei Ihnen gebucht haben. Die Synchronisierung erfolgt unidirektional: Änderungen in Ihrem Kalender werden nicht an Flow zurückübertragen. Kalender-Apps aktualisieren Daten in eigenen Intervallen; daher kann es einige Stunden dauern, bis eine neue Frist angezeigt wird (Outlook aktualisiert mitunter nur einmal täglich). Jede Person mit Zugriff auf den Link kann diese Termine einsehen – nutzen Sie daher Link neu generieren, falls der Link unbefugt weitergegeben wurde.

Stripe (Abonnement)#

Stripe wickelt die Zahlungen für Ihr Lawzana Flow-Abonnement ab. Die Konfiguration erfolgt automatisch, sodass Sie hierfür keine weiteren Schritte unternehmen müssen. Über diesen Dienst werden keine Mandantenzahlungen eingezogen.

• Zahlungsmethoden verwalten Sie über das Stripe-Kundenportal
• Sie erreichen es über Einstellungen → Abonnement → Abrechnung verwalten
• Weitere Einzelheiten finden Sie unter Abrechnung & Tarife