Integrationen

Lawzana Flow führt neue Anfragen an einem zentralen Ort zusammen – ganz gleich, wo sie entstehen: auf Ihrer Website, Ihrer eigenen Kontaktseite, über Ihre Anfrageadresse, Zapier oder das Lawzana Directory. Zudem kann es Ihre weiteren Tools informieren, sobald Sie eine Rechnung stellen oder eine Zahlung erhalten. Diese Anleitung stellt die einzelnen Kanäle vor und erklärt deren Einrichtung. Die meisten Optionen finden Sie unter Einstellungen im Bereich Integrationen.

Lead-Quellen#

Unter Einstellungen → Lead-Quellen (für Inhaber und Administratoren) sind sämtliche Kanäle aufgeführt, über die Anfragen eingehen können: Lawzana Directory, Anfrageadresse, Website-Formular, Kontaktseite, Buchungsseite sowie Zapier und API. Für jeden Kanal wird angezeigt, ob er eingerichtet ist, wann der letzte Lead eingegangen ist und wie viele Leads in den letzten 30 Tagen generiert wurden. Klicken Sie auf Einrichten (oder Einstellungen), um den Reiter des jeweiligen Kanals zu öffnen.

Auf derselben Seite finden Sie den Schalter Mandantenaufnahme mit der Option Mandantenaufnahme automatisch starten. Ist diese aktiviert, erhält jede neue Anfrage aus diesen Quellen automatisch Ihr Aufnahmeformular. Weitere Informationen finden Sie unter Lead-Management.

Anfrageadresse#

Ihre Anfrageadresse ist eine zentrale E-Mail-Adresse für die gesamte Kanzlei. Leiten Sie die E-Mail-Anfragen Ihrer Kanzlei an diese Adresse weiter, und Flow wandelt jede neue Anfrage automatisch in einen Lead um. Alle übrigen Nachrichten werden zur Überprüfung für Sie zurückgelegt.

Inhaber und Administratoren finden diese unter Einstellungen → Lead-Quellen im Abschnitt Ihre Anfrageadresse. Klicken Sie auf Kopieren, um die Adresse zu kopieren. Flow generiert sie automatisch, sobald ein Inhaber oder Administrator die Seite zum ersten Mal aufruft.

Was Sie dorthin weiterleiten sollten#

• Ihr info@-Postfach: Leiten Sie eine Kopie aller eingehenden E-Mails weiter
• Ihre Website-Formulare: Tragen Sie die Adresse in die Benachrichtigungs-E-Mails der Formulare ein
• Verzeichnisse und Plattformen (Avvo, Justia, Google Unternehmensprofil u. a.): Hinterlegen Sie diese als Benachrichtigungsadresse oder leiten Sie die entsprechenden E-Mails aus Ihrem Posteingang weiter

Einrichtung#

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Lead-Quellen
2. Wählen Sie unter So richten Sie es ein die Option Wo Ihre Anfragen eingehen: Gmail oder Google Workspace, Outlook oder Microsoft 365, WordPress-Formulare, Wix, Squarespace, Webflow oder Andere Verzeichnisse und Plattformen
3. Folgen Sie den drei Schritten. Ihre Anfrageadresse ist bereits vorausgefüllt

Für Gmail: Öffnen Sie die Einstellungen, wählen Sie Alle Einstellungen aufrufen, gehen Sie zu Weiterleitung und POP/IMAP, klicken Sie auf Weiterleitungsadresse hinzufügen und geben Sie Ihre Anfrageadresse ein. Gmail sendet einen Bestätigungscode. Dieser Code erscheint auf der Seite Lead-Quellen; zudem erhalten Inhaber und Administratoren eine Benachrichtigung. Geben Sie den Code in Gmail ein, wählen Sie die Weiterleitung einer Kopie eingehender Nachrichten, belassen Sie die Gmail-Kopie im Posteingang und speichern Sie die Einstellungen.

Für Outlook im Web: Öffnen Sie die Einstellungen, navigieren Sie zu E-Mail, dann zu Weiterleitung, aktivieren Sie die Weiterleitung, geben Sie Ihre Anfrageadresse ein, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kopie weitergeleiteter Nachrichten beibehalten und speichern Sie. Sollte Microsoft 365 die Weiterleitung blockieren, muss Ihr Administrator die automatische Weiterleitung in den Richtlinien für ausgehenden Spam aktivieren.

Behalten Sie bei Website-Formularen Ihre eigene Adresse ebenfalls im Verteiler, setzen Sie Reply-To – sofern das Formular dies erlaubt – auf das E-Mail-Feld des Besuchers und senden Sie eine Testnachricht.

Auf der Seite steht „Es ist noch keine E-Mail eingegangen“, bis die erste Nachricht eintrifft. Danach wechselt der Status zu „E-Mails gehen ein“ samt Datum der letzten Nachricht, sodass Sie die ordnungsgemäße Funktion der Weiterleitung jederzeit nachvollziehen können.

Anleitung an Webmaster senden#

Falls eine andere Person Ihre Website oder Ihre E-Mails verwaltet, klicken Sie auf Diese Schritte an meinen Webmaster senden. Geben Sie die E-Mail-Adresse und optional eine Notiz ein und klicken Sie auf Senden. Die zuständige Person erhält die Anleitung für die gewählte Plattform sowie Ihre Anfrageadresse; etwaige Rückfragen gehen direkt bei Ihnen ein. In der E-Mail werden zudem die weiteren Optionen zur Anbindung Ihrer Website (das Lead-Erfassungs-Widget, die API und Zapier) samt Link zu diesem Artikel aufgeführt. Ihre Sicherheitsschlüssel werden dabei niemals übertragen: Sie kopieren den Widget-Code oder erstellen einen API-Schlüssel in Flow und leiten diesen separat weiter.

• Die Notiz wird als reiner Text übermittelt und darf keine Links enthalten
• An dieselbe Adresse können die Schritte höchstens zweimal täglich gesendet werden

Wie eingehende E-Mails verarbeitet werden#

• Eine neue Anfrage wird zu einem nicht zugewiesenen Lead mit der Quelle „E-Mail“, und die Nachricht wird angehängt
• E-Mails von bestehenden Mandanten oder Leads sowie Antworten in bekannten Verläufen werden dem jeweiligen Lead oder der jeweiligen Akte zugeordnet
• E-Mails von Absendern, die bereits innerhalb der letzten 24 Stunden als Lead erfasst wurden, werden diesem bestehenden Lead zugeordnet
• Alle übrigen Nachrichten verbleiben 30 Tage lang zur Prüfung durch Inhaber und Administratoren unter E-Mail-Überprüfung
• Spam sowie interne E-Mails Ihrer Kanzlei werden ignoriert

Flow verarbeitet pro Kanzlei bis zu 100 E-Mails täglich ohne Abzug von AI-Credits. Ist die automatische Aufnahme aktiviert, wird die Aufnahme-E-Mail ausschließlich an Mandanten versendet, deren Absenderadresse Flow verifizieren konnte oder deren Adresse in einer Formular- oder Plattform-Benachrichtigung übermittelt wurde. Weitere Einzelheiten finden Sie unter Lead-Management.

Lead-Erfassungs-Widget#

Binden Sie ein Formular zur Lead-Erfassung auf Ihrer Website ein, um Anfragen automatisch in Lawzana Flow zu empfangen.

Einrichtung des Widgets#

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Website-Widget
2. Klicken Sie auf Widget-Schlüssel generieren (nur der Kanzleiinhaber kann den Schlüssel verwalten und den Customizer aufrufen)
3. Klicken Sie auf Customizer öffnen und wählen Sie einen Widget-Modus:

Anpassen des Widgets#

Formularinhalt:

• Formulartitel: Überschrift des Formulars (Standard: „Kontakt aufnehmen“)
• Beschreibung: Untertitel oder Hinweistext
• Text der Absendeschaltfläche: Beschriftung der Schaltfläche (Standard: „Absenden“)
• Erfolgsmeldung: Anzeige nach dem Absenden (Standard: „Vielen Dank! Wir melden uns in Kürze.“)

Design:

• Primärfarbe: Farbe für Schaltflächen und Akzente
• Hintergrund: Hintergrundfarbe des Formulars
• Textfarbe: Farbe für Beschriftungen und Fließtext
• Rahmenfarbe: Farbe des Formularrahmens
• Eckenradius: Rundung der Ecken

Schnell-Presets: Standard, Blau, Grün, Lila, Rosa, Bernstein, Dunkel

Modus „Schaltfläche“: Legen Sie den Schaltflächentext fest (Standard: „Kontaktieren Sie uns“).

Modus „Schwebend“:

• Position: links, zentriert oder rechts am unteren Bildschirmrand
• Schaltflächengröße
• Symbolstil: Chat oder Formular

Formularfelder:

• Name (immer erforderlich)
• E-Mail (immer erforderlich)
• Telefon (optional: Telefonfeld anzeigen, sowie Telefonnummer erforderlich, falls gewünscht)
• Nachricht (optional: Nachrichtenfeld anzeigen)

Einbindung auf Ihrer Website#

Öffnen Sie im Customizer den Reiter Einbettungscode, klicken Sie auf Code kopieren und fügen Sie ihn in den HTML-Code Ihrer Website ein. Der Code sieht wie folgt aus:

<div data-lawzana-widget data-options='{"mode":"inline","title":"Get in Touch"}'></div>
<script src="https://flow.lawzana.com/api/widget/embed.js?key=YOUR_KEY" async></script>

Über das Widget erfasste Leads werden mit der Quelle „Website“ ausgewiesen.

Widget-Sicherheit#

• Jeder Widget-Schlüssel ist fest an Ihre Organisation gebunden
• Schlüssel neu generieren macht den bisherigen Schlüssel ungültig (bestehende Widget-Installationen funktionieren erst nach Aktualisierung wieder)
• Schlüssel widerrufen deaktiviert das Widget vollständig
• Absendungen sind ratenlimitiert, um Missbrauch zu verhindern; wird dieselbe E-Mail-Adresse innerhalb von 24 Stunden mehrfach übermittelt, wird nur ein einziger Lead angelegt

Kontaktseite#

Flow kann eine einfache Kontaktseite für Ihre Kanzlei bereitstellen – inklusive eigenem Link und QR-Code. Jede darüber gesendete Nachricht geht unter Leads mit der Quelle „Kontaktseite“ ein, und Ihr Team erhält die gewohnte E-Mail-Benachrichtigung über neue Leads.

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Kontaktseite
2. Klicken Sie auf Meine Seite erstellen (wir bereiten die Seite anhand Ihrer Kanzleidaten vor). Ist Ihre Kanzlei mit dem Lawzana Directory verknüpft, können Sie stattdessen auf Aus meinem lawzana.com-Profil erstellen klicken
3. Bearbeiten Sie die Seite in vier Reitern: Design, Text, Kontaktdaten und Link und Sichtbarkeit. Wählen Sie ein Layout (Klassisch, Modern, Minimalistisch, Prägnant oder Individuell) und eine Primärfarbe.
4. Klicken Sie auf Meine Seite veröffentlichen und teilen Sie anschließend den Link oder den QR-Code

Bis zur Veröffentlichung ist die Seite für niemanden sichtbar. Sie können auch den Assistenten beauftragen, Änderungen an der Seite anhand von Textanweisungen vorzunehmen (2 AI-Credits pro Anfrage); die Anpassungen verbleiben bis zum Speichern in Ihrem Entwurf. Auf der Seite werden die Aufrufe und Nachrichten der letzten 30 Tage angezeigt.

Suchmaschinen listen die Seite nur dann, wenn Sie Suchmaschinen erlauben, diese Seite zu finden aktivieren. In kostenpflichtigen Tarifen können Sie den Hinweis „Powered by Lawzana Flow“ ausblenden. Das Erstellen und Bearbeiten der Seite ist Inhabern und Administratoren vorbehalten.

API-Integration#

Um Leads über eigene Formulare oder Systeme zu übermitteln, wechseln Sie zu Einstellungen → API-Integration. Dort finden Sie den Endpunkt, die Abfragefelder (Name, E-Mail, Telefon, Nachricht, Quelle, Referrer), Codebeispiele sowie eine Schaltfläche Test-Lead senden. Hierbei kommt derselbe Schlüssel wie für das Website-Widget zum Einsatz.

• Ratenbegrenzung: 5 Anfragen pro Minute je IP-Adresse, 10 pro Minute je Schlüssel
• Wird dieselbe E-Mail-Adresse innerhalb von 24 Stunden erneut übermittelt, wird nur ein Lead angelegt
• Neue Leads werden ohne Zuweisung in Ihrer ersten Lead-Phase abgelegt

E-Mail-Weiterleitung#

Jedes Kanzleimitglied erhält eine persönliche Aufnahmeadresse. Leiten Sie Mandanten-E-Mails dorthin weiter – entweder automatisch aus Ihrem Posteingang oder manuell nach Bedarf –, und Flow ordnet jede Nachricht dem passenden Mandanten zu. Diese Funktion ist für Ihre persönliche Korrespondenz vorgesehen; neue Kanzleianfragen gehören an die Anfrageadresse.

1. Gehen Sie zu Einstellungen → E-Mail-Weiterleitung
2. Klicken Sie auf E-Mail-Verbindung erstellen und kopieren Sie Ihre Aufnahmeadresse
3. Richten Sie die Weiterleitung in Gmail, Outlook oder bei Ihrem E-Mail-Anbieter ein (die Seite enthält eine Schritt-für-Schritt-Anleitung)

Flow greift ausschließlich auf E-Mails zu, die Ihre Aufnahmeadresse erreichen, und loggt sich niemals in Ihr Postfach ein. Ist der Absender noch nicht als Mandant erfasst, verbleibt die E-Mail unter E-Mail-Überprüfung. Dort können Sie auf Lead erstellen oder Verwerfen klicken. Die Aufbewahrungsdauer legen Sie unter Aufbewahrung nicht zugeordneter E-Mails fest. Auf diesem Weg erstellte Leads erhalten die Quelle „E-Mail“ und durchlaufen nicht die automatische Mandantenaufnahme.

Buchungsseite#

Mandanten können Termine online mit Ihnen vereinbaren – über die öffentliche Kanzleiseite, einen von Ihnen geteilten Link oder das Mandantenportal. Diese Funktion ist in jedem Tarif enthalten.

Buchungsseite aktivieren#

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Buchung (für Inhaber, Administratoren und Mitglieder; für Betrachter nicht verfügbar)
2. Hinterlegen Sie Ihren Buchungsnamen, Ihre Zeitzone und optional einen Besprechungs-Link (Ihren Raum für Meet, Teams oder Zoom) und klicken Sie auf Speichern. Verfügt Ihre Kanzlei noch über keine Adresse für die öffentliche Seite, richtet ein Inhaber oder Administrator diese im selben Reiter ein. Sie beginnt als privater Entwurf, sodass zunächst nichts veröffentlicht wird
3. Klicken Sie auf Buchungsart hinzufügen: Name, Dauer, wöchentliche Verfügbarkeit, Pufferzeiten, Mindestvorlaufzeit sowie die Art des Termins (Video, Telefon oder persönlich)
4. Optional: Fügen Sie die private iCal-Adresse Ihres Kalenders unter Zeiten aus eigenem Kalender blockieren ein, damit Mandanten keine Termine buchen können, an denen Sie bereits belegt sind

Sobald mindestens eine aktive Buchungsart vorliegt, ist die Buchung freigeschaltet. Jedes Kanzleimitglied richtet die eigene Buchung individuell ein; Inhaber und Administratoren sehen sämtliche Buchungsverantwortlichen der Kanzlei und können Buchungsoptionen für Kollegen deaktivieren.

Wo Mandanten Termine buchen#

• Ihre Buchungs-Links: Kopieren Sie diese unter Einstellungen → Buchung. Ein Link zu einer bestimmten Buchungsart führt direkt zum jeweiligen Kalender
• Ihre Kontaktseite: Sobald mindestens ein Kollege Buchungen anbietet, erscheint dort eine Schaltfläche Termin buchen. Wenn Sie unter Einstellungen → Kontaktseite einen Link von Calendly oder einem ähnlichen Dienst hinterlegen, wird stattdessen dieser verwendet
• Das Mandantenportal: Mandanten mit Portalzugang sehen die Option Besprechung buchen, wobei der für das Mandat zuständige Anwalt an erster Stelle vorgeschlagen wird

Gebuchte Termine erscheinen in Ihrem Flow-Kalender und werden mit einem Lead oder einer Akte verknüpft. Neue Mandanten werden als Lead mit der Quelle „Buchung“ angelegt. Mandanten erhalten eine Bestätigung mit einem Link zum Umbuchen oder Stornieren; Sie werden über Buchungen, Terminänderungen oder Absagen benachrichtigt. Um die Annahme zu pausieren, deaktivieren Sie Online-Buchungen akzeptieren – Ihre Einstellungen bleiben dabei erhalten.

Zapier#

Nutzen Sie Ihren Zapier-API-Schlüssel, um Leads aus anderen über Zapier angebundenen Tools (beispielsweise Webformularen) an Flow zu übermitteln sowie Ihre externen Anwendungen über Rechnungen und Zahlungseingänge zu informieren.

Einrichtung von Zapier#

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Zapier (Inhaber und Administratoren)
2. Klicken Sie auf API-Schlüssel generieren und kopieren Sie ihn sofort: Der vollständige Schlüssel wird nicht erneut angezeigt
3. Öffnen Sie die Lawzana Flow-App in Zapier und nehmen Sie die Einladung an. Da sich die App derzeit im Invite-Only-Status befindet, liefert die Suche in Zapier erst nach Annahme der Einladung Ergebnisse. Sie finden den Link auch unter Einstellungen → Zapier.
4. Erstellen Sie einen Zap, wählen Sie Lawzana Flow und fügen Sie Ihren API-Schlüssel ein, sobald Zapier Sie zur Kontoverknüpfung auffordert

Um Leads an Flow zu senden, verwenden Sie die Aktion Create Lead. Verknüpfen Sie den Namen des Leads (Pflichtfeld) sowie optional E-Mail, Telefon, Nachricht und Quellenname und wählen Sie New enquiry (siehe unten). Jeder Durchlauf des Zaps legt einen Lead mit der Quelle „Zapier“ an. Ging innerhalb der letzten 24 Stunden bereits ein Lead mit derselben E-Mail-Adresse ein, wird kein neues Duplikat angelegt.

Sie nutzen ein anderes Tool wie Make? Senden Sie eine POST-Anfrage an https://flow.lawzana.com/api/zapier/leads mit Ihrem Schlüssel im Header X-API-KEY sowie name (Pflichtfeld) und optional email, phone, message, source_name und new_enquiry.

Neue Anfragen und die automatische Mandantenaufnahme#

Setzen Sie in der Aktion Create Lead den Parameter New enquiry auf Yes, wenn es sich um eine Person handelt, die Ihre Kanzlei gerade aktiv um Unterstützung gebeten hat (etwa über eine Lead-Anzeige oder ein Formular). Bei aktiviertem Mandantenaufnahme automatisch starten erhält dieser Lead Ihre Aufnahme-E-Mail. Bei Datenimporten oder bestehenden Kontakten belassen Sie die Option auf No (Standardeinstellung): Diese Leads werden zu keinem Zeitpunkt kontaktiert. Zaps, die vor Einführung dieses Feldes erstellt wurden, sind standardmäßig auf No gesetzt; prüfen Sie diese und stellen Sie sie bei Bedarf auf Yes um.

Über externe Tools übermitteln Sie für denselben Effekt new_enquiry als true. Bei Datenimporten lassen Sie das Feld weg (Standardwert false).

Abrechnungs-Trigger#

Die Lawzana Flow-App in Zapier stellt vier Abrechnungs-Trigger bereit:

• New Invoice Issued
• New Payment Received
• Invoice Paid (vollständig beglichen)
• Invoice Voided

Jeder Trigger übermittelt Rechnungsnummer, Datumsangaben, Status, Währung, Beträge (Zwischensumme, Rabatt, Steuer, Gesamtbetrag, bezahlt, ausgebucht und offener Saldo), die hinterlegten Rechnungsempfänger-Details, die Akte, den Rechnungslink des Mandanten sowie die einzelnen Rechnungspositionen. Bei Zahlungen werden zudem Datum, Betrag, Zahlungsmethode und Referenz übertragen. Ein typischer Anwendungsfall ist der Abgleich von Rechnungen und Zahlungen mit Ihrer Buchhaltungssoftware (wie Xero). Die Unterstützung für Make folgt in Kürze.

Damit die Trigger Ihre Abrechnungsdaten auslesen können, muss ein Inhaber oder Administrator unter Einstellungen → Zapier neben dem API-Schlüssel die Option Integrationen das Lesen von Abrechnungsdaten erlauben aktivieren. Diese ist standardmäßig deaktiviert, damit ein für Leads erstellter Schlüssel nicht eigenmächtig Mandantennamen und Beträge weitergibt. Solange die Option deaktiviert ist, werden die Abrechnungs-Trigger blockiert.

Rechnungen nach Xero übertragen#

Flow verfügt derzeit noch über keine direkte Synchronisation mit Xero. Bis diese verfügbar ist, halten drei Zaps Xero auf dem aktuellen Stand. Xero fungiert dabei als Debitorenbuchhaltung, während Sie Zeiterfassung, Rechnungen und Zahlungen weiterhin in Flow verwalten.

1. New Invoice Issued → Xero-Rechnung. Suchen Sie den Xero-Kontakt anhand der E-Mail-Adresse des Mandanten oder legen Sie ihn mit Name, E-Mail-Adresse, Steuernummer und Land neu an. Erstellen Sie eine Ausgangsrechnung mit übereinstimmender Nummer, identischen Datumsangaben, gleicher Währung und der Akte als Referenz. Fügen Sie für jede Flow-Position eine Xero-Position ein – mit Menge 1 für den Positionsbetrag (bei Multiplikation von Menge und Stundensatz kann es bei kurzen Zeiteinträgen zu Cent-Rundungsdifferenzen kommen) sowie dem von Ihrem Steuerberater vorgegebenen Sachkonto und Steuersatz. Erfassen Sie Rabatte als negative Positionen.
2. New Payment Received → Xero-Zahlung. Suchen Sie die Xero-Rechnung anhand ihrer Nummer und buchen Sie Betrag, Datum und Referenz auf Ihr Bankkonto. Buchen Sie bei Invoice Paid keine zusätzlichen Zahlungseingänge mehr ein: Dies ist bereits über die Einzelzahlungen erfolgt.
3. Invoice Voided → Stornierung in Xero. Suchen Sie die Xero-Rechnung anhand ihrer Nummer und stornieren Sie diese.

Verwenden Sie Dezimalbeträge (z. B. 1250.00) anstelle von Cent-Beträgen und hinterlegen Sie die Ereignis-ID (beispielsweise im Xero-Referenzfeld), damit erneut ausgeführte Zaps keine Duplikate erzeugen. Rechnungen in Fremdwährungen, die von der Basiswährung Ihrer Xero-Organisation abweichen, setzen einen Xero-Tarif mit Fremdwährungsunterstützung (Multi-Currency) voraus. Jeder Trigger überträgt bis zu 500 Rechnungspositionen. Für Ausbuchungen und gelöschte Zahlungen existiert kein eigener Trigger; passen Sie diese in Xero manuell an.

Sicherheit des API-Schlüssels#

• Ihr API-Schlüssel ermöglicht es jedem Inhaber des Schlüssels, Leads in Ihrer Organisation anzulegen und – bei aktiviertem Abrechnungszugriff – Ihre Rechnungen und Zahlungen einzusehen
• Behandeln Sie den Schlüssel wie ein Passwort: Geben Sie ihn keinesfalls öffentlich weiter
• Nutzen Sie Schlüssel neu generieren, sollten Sie den Verdacht haben, dass er kompromittiert wurde, oder Schlüssel widerrufen, um alle Zaps sofort zu stoppen. Bestehende Zaps stellen ihre Funktion ein, bis der neue Schlüssel hinterlegt wird

Lawzana Directory#

Verbinden Sie Ihren Lawzana Flow-Arbeitsbereich mit dem Kanzleiprofil im Lawzana-Anwaltsverzeichnis. Die Verknüpfung hat keinerlei Auswirkungen auf Ihren Profileintrag oder Ihr Ranking.

Funktionsumfang#

• Leads empfangen: Leads, die Sie beanspruchen, sowie Direktnachrichten aus dem Directory werden automatisch als Leads mit der Quelle „Lawzana“ in Lawzana Flow angelegt
• Anmeldung über Lawzana: Ein Klick auf In Flow öffnen bei einem Lead in Ihrem Lawzana-Dashboard meldet Sie direkt in Flow an – ganz ohne separates Flow-Passwort
• Arbeitsplätze und AI-Credits: Ein kostenpflichtiger Directory-Tarif schaltet zusätzliche Flow-Benutzerplätze und AI-Credits für Ihren Arbeitsbereich frei

Verknüpfung herstellen#

Der reguläre Weg führt über einen Klick auf In Flow öffnen bei einem beliebigen Lead in Ihrem Lawzana-Dashboard. Beim ersten Mal zeigt Flow eine Bestätigungsseite, richtet bei Bedarf Ihren kostenlosen Free-Arbeitsbereich ein, verknüpft die Kanzlei und öffnet den jeweiligen Lead. Leads und Nachrichten der vergangenen 90 Tage werden dabei importiert (wählen Sie Auch ältere Leads importieren für weiter zurückliegende Daten). Nach erfolgreicher Verknüpfung führt In Flow öffnen immer unmittelbar zum Lead.

Haben Sie Ihren Flow-Arbeitsbereich separat erstellt, kann ein Inhaber oder Administrator die Verbindung manuell herstellen: Wechseln Sie zu Einstellungen → Lawzana Directory, klicken Sie auf Kopplungs-Token generieren und fügen Sie das Token innerhalb von 30 Minuten in Ihrem Lawzana-Dashboard unter Einstellungen > Lawzana Flow CRM ein. Die Verknüpfung bleibt aktiv, bis Sie sie trennen.

Lead-Ablauf#

Sobald Sie einen Lead im Directory beanspruchen oder eine Nachricht erhalten:

1. In Lawzana Flow wird ein Lead mit Name, E-Mail, Telefon und Nachricht der Person angelegt
2. Als Quelle wird „Lawzana“ hinterlegt
3. Der Lead wird dem Kanzleimitglied zugewiesen, das unter Einstellungen → Rechtsgebiete im Feld Wer erhält neue Directory-Leads für das entsprechende Rechtsgebiet hinterlegt ist, andernfalls dem Kanzleiinhaber
4. Der Name des Mandanten wird im Rahmen einer Kollisionsprüfung mit Ihren bestehenden Akten abgeglichen
5. Das zugewiesene Teammitglied erhält eine Benachrichtigung, und der Lead steht in der nächsten Tagesübersicht per E-Mail an oberster Stelle

Ist Mandantenaufnahme automatisch starten (unter Einstellungen → Lead-Quellen) aktiviert, erhält jeder neue Directory-Lead mit einer E-Mail-Adresse binnen weniger Minuten Ihr Aufnahmeformular über die Adresse des zuständigen Anwalts. Hierfür werden keine AI-Credits verbraucht. Leads, die bei der Erstverknüpfung importiert werden, werden nicht kontaktiert. Weitere Informationen finden Sie unter Lead-Management.

Kalender-Feed#

Behalten Sie Ihre Flow-Fristen und Lead-Wiedervorlagen direkt in Google Kalender, Outlook oder Apple Kalender im Blick.

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Kalender-Feed
2. Klicken Sie auf Kalender-Link erstellen
3. Klicken Sie auf Zu Google Kalender hinzufügen bzw. eine der Outlook-Schaltflächen oder fügen Sie den Link in Apple Kalender ein

Der Feed enthält Fristen aus den für Sie sichtbaren Akten, Ihre Lead-Erinnerungen sowie Termine, die Mandanten bei Ihnen gebucht haben. Die Synchronisation verläuft unidirektional: Änderungen in Ihrem Kalenderprogramm werden nicht an Flow zurückübertragen. Kalender-Anwendungen aktualisieren externe Feeds nach eigenen Intervallen; daher kann es mehrere Stunden dauern, bis eine neue Frist angezeigt wird (Outlook aktualisiert mitunter nur einmal täglich). Jede Person mit Zugriff auf den Link kann diese Termine einsehen; wählen Sie daher Link neu generieren, sollte der Link in unbefugte Hände geraten sein.

Stripe (Abonnement)#

Stripe übernimmt die Zahlungsabwicklung für Ihr Lawzana Flow-Abonnement. Dieser Vorgang ist vollständig automatisiert und erfordert Ihrerseits keine gesonderte Konfiguration. Stripe dient an dieser Stelle nicht dem Einzug von Forderungen gegenüber Ihren eigenen Mandanten.

• Zahlungsmethoden verwalten Sie über das Stripe-Kundenportal
• Sie erreichen es über Einstellungen → Abonnement → Abrechnung verwalten
• Einzelheiten entnehmen Sie dem Artikel Abrechnung und Tarife