Penyepaduan

Lawzana Flow menghimpunkan pertanyaan baharu ke satu tempat, tidak kira dari mana ia bermula: laman web anda, halaman hubungan anda sendiri, alamat pertanyaan anda, Zapier atau Direktori Lawzana. Ia juga boleh memberitahu alatan anda yang lain apabila anda mengeluarkan invois atau menerima bayaran. Panduan ini merangkumi setiap saluran dan tempat untuk menyediakannya. Kebanyakannya berada di Settings, di bawah Integrations.

Sumber Prospek#

Settings → Lead sources (pemilik dan pentadbir) menyenaraikan setiap saluran tempat pertanyaan anda boleh datang: Lawzana Directory, Enquiry address, Website form, Contact page, Booking page dan Zapier and API. Setiap satu menunjukkan sama ada ia telah disediakan, tarikh prospek terakhirnya dan bilangan prospek yang dibawanya dalam tempoh 30 hari yang lalu. Klik Set up (atau Settings) untuk membuka tab saluran tersebut.

Halaman yang sama mempunyai suis Client intake, Start the client intake automatically. Dengan suis ini dihidupkan, setiap pertanyaan baharu daripada sumber-sumber ini akan menerima borang penerimaan anda. Lihat Pengurusan Prospek.

Alamat Pertanyaan#

Alamat pertanyaan anda ialah satu alamat e-mel untuk seluruh firma. Hantarkan pertanyaan yang diterima oleh firma anda melalui e-mel kepadanya, dan Flow akan menukar setiap pertanyaan baharu menjadi prospek. Perkara lain akan diketepikan untuk anda semak.

Pemilik dan pentadbir boleh menemuinya di Settings → Lead sources, di bawah Your enquiry address. Klik Copy untuk menyalinnya. Flow menciptanya pada kali pertama pemilik atau pentadbir membuka halaman tersebut.

Perkara yang Perlu Dihantar Kepadanya#

• Peti masuk info@ anda: majukan salinan mel masuk
• Borang laman web anda: tambahkan alamat tersebut pada e-mel pemberitahuan borang
• Direktori dan platform (Avvo, Justia, Google Business Profile dan lain-lain): tetapkannya sebagai e-mel pemberitahuan mereka, atau majukan e-mel mereka dari peti masuk anda

Menyediakannya#

1. Pergi ke Settings → Lead sources
2. Di bawah How to set it up, pilih Where your enquiries arrive: Gmail or Google Workspace, Outlook or Microsoft 365, WordPress forms, Wix, Squarespace, Webflow atau Other directories and platforms
3. Ikuti tiga langkah yang ditunjukkan. Alamat pertanyaan anda telah pun diisi secara automatik

Untuk Gmail: buka Settings, kemudian See all settings, kemudian Forwarding and POP/IMAP, klik Add a forwarding address dan masukkan alamat pertanyaan anda. Gmail akan menghantar kod pengesahan. Kod tersebut dipaparkan pada halaman Lead sources, dan pemilik serta pentadbir juga menerima pemberitahuan bersamanya. Masukkan kod tersebut dalam Gmail, pilih untuk memajukan salinan mel masuk, simpan salinan Gmail dalam peti masuk, dan simpan.

Untuk Outlook di web: buka Settings, kemudian Mail, kemudian Forwarding, hidupkan pemajuan, masukkan alamat pertanyaan anda, tandakan Keep a copy of forwarded messages dan simpan. Jika Microsoft 365 menyekatnya, pentadbir anda perlu membenarkan pemajuan automatik dalam dasar spam keluar.

Untuk borang laman web, kekalkan alamat anda sendiri pada pemberitahuan juga, tetapkan Reply-To kepada medan e-mel pelawat jika borang tersebut membenarkannya, dan hantar mesej ujian.

Halaman ini menunjukkan "No email has arrived yet" sehingga e-mel pertama masuk. Selepas itu, ia menunjukkan "Email is arriving" berserta tarikh e-mel terakhir, supaya anda tahu pemajuan berfungsi.

Menghantar Langkah-Langkah kepada Pengendali Web Anda#

Jika orang lain menguruskan laman web atau e-mel anda, klik Email these steps to my web person. Masukkan Their email dan nota pilihan, kemudian klik Send. Mereka akan menerima langkah-langkah untuk platform yang anda pilih dan alamat pertanyaan anda, dan balasan mereka akan sampai kepada anda. E-mel tersebut juga menyenaraikan cara lain untuk menyambungkan laman web anda (Widget Penangkapan Prospek, API dan Zapier) berserta pautan ke artikel ini. Ia tidak mengandungi kunci anda: anda menyalin kod widget atau mencipta kunci API dalam Flow dan menyerahkannya kepada mereka.

• Nota tersebut ialah teks biasa, jadi ia tidak boleh mengandungi pautan
• Alamat yang sama boleh menerima langkah-langkah tersebut paling banyak dua kali sehari

Apa yang Berlaku kepada Setiap E-mel#

• Pertanyaan baharu menjadi prospek dengan sumber "Email", belum ditugaskan, dan e-mel tersebut dilampirkan padanya
• E-mel daripada pelanggan atau prospek yang sudah anda miliki, atau balasan dalam perbualan yang diketahui, difailkan pada prospek atau kes tersebut
• E-mel daripada seseorang yang telah menjadi prospek dalam tempoh 24 jam yang lalu difailkan pada prospek tersebut
• Perkara lain diketepikan dalam Email Review selama 30 hari, untuk disemak oleh pemilik dan pentadbir
• Spam dan e-mel firma anda sendiri akan diabaikan

Flow membaca sehingga 100 e-mel sehari bagi setiap firma, tanpa kos kredit AI. Dengan pengambilan automatik dihidupkan, e-mel pengambilan hanya dihantar kepada pelanggan yang alamatnya dapat disahkan oleh Flow, atau yang e-melnya diberikan oleh pemberitahuan borang atau platform. Lihat Pengurusan Prospek untuk butiran lanjut.

Widget Penangkapan Prospek#

Benamkan borang penangkapan prospek pada laman web anda untuk menerima pertanyaan dalam Lawzana Flow secara automatik.

Menyediakan Widget#

1. Pergi ke Settings → Website Widget
2. Klik Generate Widget Key (hanya pemilik firma boleh menguruskan kunci dan membuka penyesuai)
3. Klik Open Customizer dan pilih Widget Mode:

Menyesuaikan Widget#

Kandungan Borang:

• Form Title: Tajuk borang (lalai: "Get in Touch")
• Description: Subtajuk atau arahan
• Submit Button Text: Label butang hantar (lalai: "Submit")
• Success Message: Ditunjukkan selepas penghantaran (lalai: "Thank you! We'll be in touch soon.")

Gaya:

• Primary Color: Warna butang dan aksen
• Background: Latar belakang borang
• Text Color: Warna label dan teks badan
• Border Color: Sempadan borang
• Border Radius: Kebulatan bucu

Pratetap Pantas: Default, Blue, Green, Purple, Rose, Amber, Dark

Mod butang: tetapkan Button Text (lalai: "Contact Us").

Mod terapung:

• Position: kiri, tengah atau kanan, di bahagian bawah skrin
• Button Size
• Icon Style: Chat atau Form

Medan Borang:

• Nama (sentiasa wajib)
• E-mel (sentiasa wajib)
• Telefon (pilihan: Show Phone Field, dan Phone Required jika anda mahukannya)
• Mesej (pilihan: Show Message Field)

Membenamkan pada Laman Web Anda#

Buka tab Embed Code dalam penyesuai, klik Copy Code dan tampalkannya ke dalam HTML laman web anda. Ia kelihatan seperti ini:

<div data-lawzana-widget data-options='{"mode":"inline","title":"Get in Touch"}'></div>
<script src="https://flow.lawzana.com/api/widget/embed.js?key=YOUR_KEY" async></script>

Prospek daripada widget menunjukkan sumber "Website".

Keselamatan Widget#

• Setiap kunci widget terikat dengan organisasi anda
• Regenerate Key untuk membatalkan kunci lama (pemasangan widget sedia ada berhenti berfungsi sehingga anda mengemas kininya)
• Revoke Key untuk mematikan widget sepenuhnya
• Penghantaran dihadkan kadar untuk mengelakkan penyalahgunaan, dan e-mel yang sama dihantar dua kali dalam masa 24 jam hanya mencipta satu prospek

Halaman Hubungan#

Flow boleh mengehoskan halaman hubungan ringkas untuk firma anda, dengan pautan dan kod QR tersendiri. Setiap mesej yang dihantar daripadanya akan tiba dalam Leads dengan sumber "Contact page", dan pasukan anda akan menerima e-mel prospek baharu seperti biasa.

1. Pergi ke Settings → Contact page
2. Klik Create my page (kami menyediakannya daripada butiran firma anda). Jika firma anda disambungkan ke Direktori Lawzana, anda boleh klik Create it from my lawzana.com profile sebagai ganti
3. Suntingnya dalam empat tab: Design, Text, Contact details dan Link and visibility. Pilih gaya (Classic, Modern, Minimal, Bold atau Custom) dan warna utama.
4. Klik Publish my page, kemudian kongsi pautan atau kod QR tersebut

Tiada sesiapa yang dapat melihat halaman tersebut sehingga anda menerbitkannya. Anda juga boleh meminta Assistant untuk mengubah halaman mengikut kata-kata anda sendiri (2 kredit AI setiap permintaan); perubahannya dimasukkan ke dalam draf anda sehingga anda menyimpan. Halaman ini menunjukkan lawatan dan mesej untuk 30 hari yang lalu.

Enjin carian tidak menyenaraikan halaman tersebut melainkan anda menghidupkan Let search engines find this page. Pada pelan berbayar, anda boleh menyembunyikan pautan "Powered by Lawzana Flow". Hanya pemilik dan pentadbir boleh mencipta atau mengubah halaman tersebut.

Penyepaduan API#

Untuk menghantar prospek daripada borang atau sistem anda sendiri, pergi ke Settings → API Integration. Ia menunjukkan titik akhir, medan permintaan (nama, e-mel, telefon, mesej, sumber, perujuk), contoh kod dan butang Send Test Lead. Ia menggunakan kunci yang sama seperti widget laman web.

• Had kadar: 5 permintaan seminit bagi setiap alamat IP, 10 seminit bagi setiap kunci
• E-mel yang sama dihantar dua kali dalam masa 24 jam hanya mencipta satu prospek
• Prospek baharu pergi ke peringkat prospek pertama anda, belum ditugaskan

Pemajuan E-mel#

Setiap individu menerima alamat penerimaan peribadi. Majukan e-mel pelanggan kepadanya, secara automatik dari peti masuk anda atau satu demi satu, dan Flow akan memfailkan setiap mesej di bawah pelanggan yang sepadan. Ini adalah untuk surat-menyurat anda sendiri; pertanyaan baharu untuk firma dihantar ke alamat pertanyaan.

1. Pergi ke Settings → Email Forwarding
2. Klik Create Email Connection dan salin Your Intake Address
3. Sediakan pemajuan dalam Gmail, Outlook atau penyedia e-mel anda (halaman tersebut mengandungi arahan langkah demi langkah)

Flow hanya melihat e-mel yang sampai ke alamat penerimaan anda; ia tidak pernah log masuk ke peti mel anda. Apabila penghantar belum lagi menjadi salah seorang pelanggan anda, e-mel tersebut menunggu dalam Email Review, di mana anda boleh mengklik Create lead atau Discard. Pilih tempoh masa ia menunggu di bawah Unmatched email retention. Prospek yang dicipta melalui cara ini menunjukkan sumber "Email" dan tidak menerima penerimaan automatik.

Halaman Tempahan#

Pelanggan boleh menempah mesyuarat dengan anda dalam talian, daripada halaman awam firma anda, pautan yang anda kongsi atau portal pelanggan mereka. Ia disertakan pada setiap pelan.

Membuka halaman tempahan anda#

1. Pergi ke Settings → Booking (pemilik, pentadbir dan ahli; pemerhati tidak memilikinya)
2. Tetapkan nama tempahan anda, zon masa dan pautan mesyuarat pilihan (bilik Meet, Teams atau Zoom anda), kemudian klik Save. Jika firma anda belum mempunyai alamat halaman awam, pemilik atau pentadbir boleh menyediakannya dari tab yang sama: ia bermula sebagai draf peribadi, jadi tiada apa-apa yang diterbitkan
3. Klik Add a booking type: nama, tempoh, waktu mingguan, penimbal, notis minimum dan cara anda bertemu (video, telefon atau secara bersemuka)
4. Pilihan: tampal alamat iCal peribadi kalendar anda di bawah Block time from your own calendar, supaya pelanggan tidak dapat menempah masa semasa anda sibuk

Tempahan dibuka sebaik sahaja anda mempunyai jenis tempahan yang aktif. Setiap rakan sekerja menyediakan tempahan mereka sendiri; pemilik dan pentadbir melihat hos firma dan boleh mematikan tempahan rakan sekerja.

Tempat pelanggan menempah#

• Pautan tempahan anda: salinnya daripada Settings → Booking. Pautan ke satu jenis tempahan terus pergi ke kalendarnya
• Halaman hubungan anda: ia menunjukkan butang Book an appointment apabila sekurang-kurangnya seorang rakan sekerja bersedia untuk tempahan. Jika anda menampal pautan Calendly atau pautan yang serupa dalam Settings → Contact page, pautan tersebut akan digunakan sebagai ganti
• Portal pelanggan: pelanggan yang mempunyai pautan portal melihat Book a meeting, dengan peguam bagi kes mereka dipaparkan dahulu

Mesyuarat yang ditempah akan muncul dalam kalendar Flow anda dan dipautkan ke prospek atau kes. Pelanggan baharu menjadi prospek dengan sumber "Booking". Pelanggan menerima pengesahan berserta pautan untuk menjadualkan semula atau membatalkan, dan anda akan dimaklumkan apabila mereka menempah, menjadualkan semula atau membatalkan. Untuk menjeda, matikan Accept online bookings: tetapan anda akan dikekalkan.

Zapier#

Gunakan kunci API Zapier anda untuk menghantar prospek ke dalam Flow daripada alatan lain yang anda sambungkan ke Zapier, seperti borang web, dan untuk memberitahu alatan anda tentang invois dan pembayaran.

Menyediakan Zapier#

1. Pergi ke Settings → Zapier (pemilik dan pentadbir)
2. Klik Generate API Key dan salinnya dengan segera: anda tidak akan melihat kunci penuh itu lagi
3. Buka aplikasi Lawzana Flow di Zapier dan terima jemputan tersebut. Aplikasi ini adalah berasaskan jemputan sahaja buat masa ini, jadi carian Zapier tidak akan menemuinya sehingga anda berbuat demikian. Settings → Zapier turut memautkannya.
4. Cipta Zap, pilih Lawzana Flow dan tampal kunci API anda apabila Zapier meminta anda menyambungkan akaun anda

Untuk menghantar prospek ke dalam Flow, gunakan tindakan Create Lead. Petakan nama prospek (wajib), dan pilihan e-mel, telefon, mesej dan nama sumber, serta pilih New enquiry (lihat di bawah). Setiap pelaksanaan Zap mencipta prospek dengan sumber "Zapier". Jika prospek dengan e-mel yang sama tiba dalam tempoh 24 jam yang lalu, tiada prospek baharu akan dicipta.

Menggunakan alat lain, seperti Make? Hantar permintaan POST ke https://flow.lawzana.com/api/zapier/leads dengan kunci anda dalam pengepala X-API-KEY, berserta name prospek (wajib), dan pilihan email, phone, message, source_name dan new_enquiry.

Pertanyaan Baharu dan Penerimaan Automatik#

Dalam tindakan Create Lead, tetapkan New enquiry kepada Yes apabila prospek tersebut ialah individu yang baru sahaja meminta bantuan daripada firma anda, seperti iklan prospek atau borang. Dengan Start the client intake automatically dihidupkan, prospek tersebut akan menerima e-mel penerimaan anda. Biarkannya pada No (lalai) untuk import dan kenalan sedia ada: prospek tersebut tidak akan dihubungi sama sekali. Zap yang dibuat sebelum medan ini wujud dikira sebagai No, jadi bukanya dan pilih Yes jika bersesuaian.

Daripada alat lain, hantar new_enquiry sebagai true untuk hasil yang sama. Tinggalkannya (lalai, false) untuk import.

Pencetus Pengebilan#

Aplikasi Lawzana Flow di Zapier mempunyai empat pencetus pengebilan:

• New Invoice Issued
• New Payment Received
• Invoice Paid (dibayar sepenuhnya)
• Invoice Voided

Setiap pencetus membawa nombor invois, tarikh, status, mata wang, jumlah (jumlah kecil, diskaun, cukai, jumlah keseluruhan, dibayar, dihapus kira dan baki), butiran bil yang dikeluarkan bersama invois, kes, pautan invois pelanggan dan baris invois. Pembayaran juga membawa tarikh, jumlah, kaedah dan rujukannya. Penggunaan biasa adalah menyalin invois dan pembayaran ke dalam perisian perakaunan anda, seperti Xero. Sokongan untuk Make akan datang.

Untuk membenarkan pencetus membaca data pengebilan anda, pemilik atau pentadbir perlu menghidupkan Allow integrations to read billing data dalam Settings → Zapier, bersebelahan dengan kunci API. Ia dimatikan secara lalai, jadi kunci yang dicipta untuk prospek tidak akan mula berkongsi nama pelanggan dan jumlah secara bersendirian. Semasa ia dimatikan, pencetus pengebilan akan ditolak.

Menyalin Invois ke dalam Xero#

Flow belum menyegerak dengan Xero secara langsung buat masa ini. Sehingga ia tersedia, tiga Zap memastikan Xero sentiasa dikemas kini. Xero menjadi lejar belum terima anda; anda terus merekodkan masa, invois dan pembayaran dalam Flow.

1. New Invoice Issued → Invois Xero. Cari kenalan Xero mengikut e-mel pelanggan, atau ciptanya dengan nama, e-mel, ID cukai dan negara pelanggan. Cipta invois jualan dengan nombor, tarikh dan mata wang yang sama, serta kes sebagai rujukan. Tambahkan satu baris Xero bagi setiap baris Flow, pada kuantiti 1 untuk jumlah baris (kuantiti × kadar boleh berbeza beberapa sen pada entri masa yang singkat), dengan kod akaun dan kadar cukai yang dipilih oleh akauntan anda. Tambahkan sebarang diskaun sebagai baris negatif.
2. New Payment Received → Bayaran Xero. Cari invois Xero mengikut nombornya dan gunakan jumlah, tarikh dan rujukan pembayaran pada akaun bank anda. Jangan rekodkan wang pada Invoice Paid juga: pembayaran telah pun melakukannya.
3. Invoice Voided → batal dalam Xero. Cari invois Xero mengikut nombornya dan batalkannya.

Gunakan jumlah perpuluhan (seperti 1250.00), bukan jumlah dalam sen, dan simpan ID peristiwa tersebut (dalam rujukan Xero, contohnya) supaya Zap yang dimainkan semula tidak mencipta pendua. Invois dalam mata wang selain daripada mata wang asas organisasi Xero anda memerlukan pelan Xero dengan pelbagai mata wang. Setiap pencetus membawa sehingga 500 baris invois. Penghapusan kira dan pembayaran yang dipadamkan tidak mempunyai pencetus, jadi laraskannya dalam Xero secara manual.

Keselamatan Kunci API#

• Kunci API anda membolehkan sesiapa sahaja yang memilikinya mencipta prospek dalam organisasi anda dan, dengan akses pengebilan dihidupkan, membaca invois dan pembayaran anda
• Anggap ia seperti kata laluan: jangan kongsikannya secara terbuka
• Regenerate Key jika anda mengesyaki ia telah terjejas, atau Revoke Key untuk menghentikan semua Zap. Zap sedia ada berhenti berfungsi sehingga ia menerima kunci baharu

Direktori Lawzana#

Sambungkan ruang kerja Lawzana Flow anda ke penyenaraian firma anda di direktori undang-undang Lawzana. Menyambungkannya tidak mengubah penyenaraian, profil atau kedudukan anda.

Apa yang Dilakukannya#

• Menerima prospek: prospek yang anda tuntut dan mesej langsung yang anda terima dalam Direktori dicipta sebagai prospek dalam Lawzana Flow, ditandakan dengan sumber "Lawzana"
• Log masuk dari Lawzana: Open in Flow pada prospek dalam papan pemuka Lawzana anda melog masuk anda ke Flow, tiada kata laluan Flow diperlukan
• Tempat duduk dan kredit AI: pelan Direktori berbayar menambahkan tempat duduk Flow dan kredit AI ke ruang kerja anda

Menyambung#

Cara biasa adalah dengan mengklik Open in Flow pada mana-mana prospek dalam papan pemuka Lawzana anda. Pada kali pertama, Flow menunjukkan satu skrin pengesahan, mencipta ruang kerja Percuma anda jika anda belum memilikinya, menyambungkan firma dan membuka prospek tersebut. Prospek dan mesej dari 90 hari yang lalu akan diimport (pilih Import older leads too untuk lebih banyak lagi). Setelah disambungkan, Open in Flow terus pergi ke prospek tersebut.

Jika anda mencipta ruang kerja Flow anda secara berasingan, pemilik atau pentadbir boleh menyambungkannya secara manual: pergi ke Settings → Lawzana Directory, klik Generate Pairing Token dan tampal token tersebut ke dalam papan pemuka Lawzana anda di bawah Settings > Lawzana Flow CRM dalam masa 30 minit. Sambungan kekal aktif sehingga anda memutuskannya.

Aliran Prospek#

Apabila anda menuntut prospek atau menerima mesej dalam Direktori:

1. Prospek dicipta dalam Lawzana Flow dengan nama, e-mel, telefon dan mesej individu tersebut
2. Sumbernya ditandakan sebagai "Lawzana"
3. Ia ditugaskan kepada individu yang dinamakan di bawah Who gets new Directory leads untuk bidang amalannya dalam Settings → Practice Areas, atau kepada pemilik firma
4. Nama pelanggan disemak terhadap kes anda untuk percanggahan kepentingan
5. Ahli pasukan yang ditugaskan akan dimaklumkan, dan prospek tersebut berada di kedudukan teratas e-mel agenda harian seterusnya

Dengan Start the client intake automatically dihidupkan (dalam Settings → Lead sources), setiap prospek Direktori baharu yang mempunyai alamat e-mel akan menerima e-mel pengambilan anda dalam masa beberapa minit, daripada alamat peguam yang ditugaskan. Ia tidak menggunakan kredit AI. Prospek yang diimport semasa anda menyambung tidak akan dihubungi sama sekali. Lihat Pengurusan Prospek.

Suapan Kalendar#

Lihat tarikh akhir Flow anda dan tindakan susulan prospek dalam Google Calendar, Outlook atau Apple Calendar.

1. Pergi ke Settings → Calendar feed
2. Klik Create calendar link
3. Klik Add to Google Calendar atau salah satu butang Outlook, atau tampal pautan tersebut ke dalam Apple Calendar

Suapan ini menunjukkan tarikh akhir bagi kes yang boleh anda lihat, peringatan prospek anda dan mesyuarat yang ditempah oleh pelanggan dengan anda. Ia adalah sehala: perubahan yang dibuat dalam kalendar anda tidak akan kembali ke Flow. Aplikasi kalendar disegarkan mengikut jadual mereka sendiri, jadi tarikh akhir baharu boleh mengambil masa beberapa jam untuk muncul (Outlook kadangkala hanya sekali sehari). Sesiapa sahaja yang mempunyai pautan boleh melihat acara ini, jadi gunakan Regenerate link jika pautan tersebut terdedah.

Stripe (Langganan)#

Stripe mengendalikan pembayaran untuk langganan Lawzana Flow anda. Ini dikonfigurasikan secara automatik, tanpa sebarang persediaan diperlukan di pihak anda. Ia tidak digunakan untuk mengutip bayaran daripada pelanggan anda.

• Kaedah pembayaran diuruskan melalui portal pengebilan Stripe
• Aksesnya daripada Settings → Subscription → Manage Billing
• Lihat Pengebilan & Pelan untuk butiran lanjut