Integracje

Lawzana Flow gromadzi nowe zapytania w jednym miejscu, niezależnie od tego, skąd pochodzą: z Twojej strony internetowej, własnej strony kontaktowej, poczty e-mail, platformy Zapier czy katalogu Lawzana. Może również informować inne narzędzia o wystawieniu faktury lub otrzymaniu płatności. W tym przewodniku omówiono każdy kanał oraz miejsce jego konfiguracji. Większość z nich znajduje się w menu Settings, w sekcji Integrations.

Widżet pozyskiwania leadów (Lead Capture Widget)#

Umieść formularz pozyskiwania leadów na swojej stronie internetowej, aby automatycznie odbierać zapytania w Lawzana Flow.

Konfiguracja widżetu#

1. Przejdź do Settings → Website Widget
2. Kliknij Generate Widget Key (tylko właściciel kancelarii może zarządzać kluczem i otworzyć konfigurator)
3. Kliknij Open Customizer i wybierz Widget Mode:

Dostosowywanie widżetu#

Zawartość formularza (Form Content):

• Form Title — Nagłówek formularza (domyślnie: „Get in Touch”)
• Description — Podtytuł lub instrukcje
• Submit Button Text — Etykieta przycisku przesyłania (domyślnie: „Submit”)
• Success Message — Komunikat wyświetlany po przesłaniu (domyślnie: „Thank you! We'll be in touch soon.”)

Styl (Style):

• Primary Color — Kolor przycisku i akcentów
• Background — Tło formularza
• Text Color — Kolor etykiet i tekstu podstawowego
• Border Color — Obramowanie formularza
• Border Radius — Zaokrąglenie rogów

Szybkie szablony (Quick Presets): Default, Blue, Green, Purple, Rose, Amber, Dark

Tryb Button: ustaw Button Text (domyślnie: „Contact Us”).

Tryb Floating:

• Position: po lewej, na środku lub po prawej stronie u dołu ekranu
• Button Size
• Icon Style: Chat lub Form

Pola formularza (Form Fields):

• Imię i nazwisko (zawsze wymagane)
• Adres e-mail (zawsze wymagany)
• Telefon (opcjonalnie: Show Phone Field, a także Phone Required, jeśli ma być obowiązkowy)
• Wiadomość (opcjonalnie: Show Message Field)

Osadzanie na stronie internetowej#

Otwórz zakładkę Embed Code w konfiguratorze, kliknij Copy Code i wklej go do kodu HTML swojej strony internetowej. Wygląda on następująco:

<div data-lawzana-widget data-options='{"mode":"inline","title":"Get in Touch"}'></div>
<script src="https://flow.lawzana.com/api/widget/embed.js?key=YOUR_KEY" async></script>

Leady z widżetu mają przypisane źródło „Website”.

Bezpieczeństwo widżetu#

• Każdy klucz widżetu jest powiązany z Twoją organizacją
• Opcja Regenerate Key unieważnia stary klucz (istniejące instalacje widżetu przestaną działać, dopóki ich nie zaktualizujesz)
• Opcja Revoke Key całkowicie wyłącza widżet
• Liczba zgłoszeń jest ograniczona (rate limiting), aby zapobiec nadużyciom, a ten sam adres e-mail wysłany dwukrotnie w ciągu 24 godzin tworzy tylko jednego leada

Strona kontaktowa#

Flow może hostować prostą stronę kontaktową Twojej kancelarii, z własnym linkiem i kodem QR. Każda wysłana z niej wiadomość trafia do sekcji Leads ze źródłem „Contact page”, a Twój zespół otrzymuje standardowe powiadomienie e-mail o nowym leadzie.

1. Przejdź do Settings → Contact page
2. Kliknij Create my page (przygotujemy ją na podstawie danych Twojej kancelarii). Jeśli Twoja kancelaria jest połączona z katalogiem Lawzana, możesz zamiast tego kliknąć Create it from my lawzana.com profile
3. Edytuj ją w czterech zakładkach: Design, Text, Contact details oraz Link and visibility. Wybierz styl (Classic, Modern, Minimal, Bold lub Custom) i kolor przewodni.
4. Kliknij Publish my page, a następnie udostępnij link lub kod QR

Nikt nie zobaczy strony, dopóki jej nie opublikujesz. Możesz także poprosić moduł Assistant o wprowadzenie zmian na stronie za pomocą własnych słów (2 kredyty AI na zapytanie); wprowadzone przez niego zmiany trafią do wersji roboczej, dopóki ich nie zapiszesz. Strona wyświetla liczbę odwiedzin i wiadomości z ostatnich 30 dni.

Wyszukiwarki internetowe nie indeksują strony, chyba że włączysz opcję Let search engines find this page. W płatnych planach możesz ukryć link „Powered by Lawzana Flow”. Tylko właściciele i administratorzy mogą tworzyć lub modyfikować stronę.

Integracja API#

Aby przesyłać leady z własnych formularzy lub systemów, przejdź do Settings → API Integration. Znajdziesz tam punkt końcowy (endpoint), pola żądania (name, email, phone, message, source, referrer), przykłady kodu oraz przycisk Send Test Lead. Integracja ta korzysta z tego samego klucza, co widżet na stronie internetowej.

• Limity żądań: 5 żądań na minutę na adres IP, 10 na minutę na klucz
• Ten sam adres e-mail wysłany dwukrotnie w ciągu 24 godzin tworzy tylko jednego leada
• Nowe leady trafiają do pierwszego etapu procesu (stage), bez przypisania do użytkownika

Przekazywanie wiadomości e-mail (Email Forwarding)#

Każdy użytkownik otrzymuje prywatny adres do przyjmowania zgłoszeń (intake address). Przekazuj na niego wiadomości od klientów — automatycznie ze swojej skrzynki odbiorczej lub pojedynczo — a Flow przypisze każdą wiadomość do odpowiedniego klienta.

1. Przejdź do Settings → Email Forwarding
2. Kliknij Create Email Connection i skopiuj Your Intake Address
3. Skonfiguruj przekazywanie w usłudze Gmail, Outlook lub u innego dostawcy poczty (na stronie znajdują się instrukcje krok po kroku)

Flow widzi wyłącznie wiadomości, które trafiają na Twój adres przyjmowania zgłoszeń; system nigdy nie loguje się do Twojej skrzynki pocztowej. Jeśli nadawca nie jest jeszcze Twoim klientem, wiadomość oczekuje w sekcji Email Review, gdzie możesz przekształcić ją w leada lub odrzucić. Leady utworzone w ten sposób mają przypisane źródło „Email”.

Strona rezerwacji (Booking Page)#

Klienci mogą rezerwować spotkania z Tobą online — za pośrednictwem publicznej strony Twojej kancelarii, udostępnionego linku lub portalu klienta. Funkcja ta jest dostępna w każdym planie.

Uruchamianie strony rezerwacji#

1. Przejdź do Settings → Booking (właściciele, administratorzy i członkowie; użytkownicy z uprawnieniami viewers nie mają dostępu)
2. Ustaw nazwę rezerwacji, strefę czasową i opcjonalny link do spotkania (Twój pokój Meet, Teams lub Zoom), a następnie kliknij Save. Jeśli Twoja kancelaria nie ma jeszcze publicznego adresu strony, właściciel lub administrator może go skonfigurować w tej samej zakładce: na początku powstaje jako prywatna wersja robocza, więc nic nie jest publikowane od razu
3. Kliknij Add a booking type: określ nazwę, czas trwania, godziny w tygodniu, bufory czasowe, minimalne wyprzedzenie oraz formę spotkania (wideo, telefon lub osobiście)
4. Opcjonalnie: wklej prywatny adres iCal swojego kalendarza w polu Block time from your own calendar, aby klienci nie mogli rezerwować terminów, w których masz już zaplanowane zajęcia

Rezerwacje stają się aktywne, gdy tylko skonfigurujesz co najmniej jeden aktywny typ rezerwacji. Każdy współpracownik konfiguruje własne ustawienia; właściciele i administratorzy widzą osoby prowadzące spotkania w kancelarii i mogą wyłączyć rezerwacje danego współpracownika.

Gdzie klienci dokonują rezerwacji#

• Twoje linki do rezerwacji: skopiuj je z Settings → Booking. Link do konkretnego typu rezerwacji prowadzi bezpośrednio do powiązanego z nim kalendarza
• Twoja strona kontaktowa: wyświetla przycisk Book an appointment, gdy przynajmniej jeden współpracownik udostępnia możliwość rezerwacji. Jeśli wkleisz link do Calendly lub podobnego narzędzia w Settings → Contact page, użyty zostanie tamten link
• Portal klienta: klienci posiadający link do portalu widzą opcję Book a meeting, z prawnikiem prowadzącym ich sprawę na pierwszym miejscu

Zarezerwowane spotkania pojawiają się w kalendarzu Flow i są łączone z leadem lub sprawą. Nowy klient staje się leadem ze źródłem „Booking”. Klienci otrzymują potwierdzenie z linkiem umożliwiającym zmianę terminu lub anulowanie spotkania, a Ty otrzymujesz powiadomienie, gdy ktoś dokona rezerwacji, zmieni jej termin lub ją odwoła. Aby wstrzymać przyjmowanie spotkań, wyłącz opcję Accept online bookings: Twoje ustawienia zostaną zachowane.

Zapier#

Użyj swojego klucza API Zapier, aby przesyłać leady do Flow z innych narzędzi połączonych z Zapier (takich jak formularze internetowe) oraz informować swoje narzędzia o fakturach i płatnościach.

Konfiguracja Zapier#

1. Przejdź do Settings → Zapier (właściciele i administratorzy)
2. Kliknij Generate API Key i natychmiast go skopiuj: pełny klucz nie zostanie wyświetlony ponownie
3. Otwórz aplikację Lawzana Flow w Zapier i zaakceptuj zaproszenie. Aplikacja jest obecnie dostępna wyłącznie na zaproszenie, więc wyszukiwarka Zapier nie znajdzie jej, dopóki tego nie zrobisz. Link do niej znajduje się również w Settings → Zapier.
4. Utwórz Zapa, wybierz Lawzana Flow i wklej swój klucz API, gdy Zapier poprosi o połączenie z kontem

Aby przesyłać leady do Flow, użyj akcji Create Lead. Zmapuj imię i nazwisko leada (pole wymagane) oraz opcjonalnie adres e-mail, telefon, wiadomość i nazwę źródła. Każde uruchomienie Zapa tworzy leada ze źródłem „Zapier”. Jeśli w ciągu ostatnich 24 godzin wpłynął lead z tym samym adresem e-mail, nowy lead nie zostanie utworzony.

Korzystasz z innego narzędzia, na przykład Make? Wyślij żądanie POST pod adres https://flow.lawzana.com/api/zapier/leads z kluczem w nagłówku X-API-KEY oraz polami: name leada (wymagane) oraz opcjonalnie email, phone, message i source_name.

Wyzwalacze rozliczeniowe (Billing Triggers)#

Aplikacja Lawzana Flow w Zapier oferuje cztery wyzwalacze rozliczeniowe:

• New Invoice Issued
• New Payment Received
• Invoice Paid (opłacona w całości)
• Invoice Voided

Każdy wyzwalacz przekazuje numer faktury, daty, status, walutę, kwoty (suma częściowa, rabat, podatek, suma całkowita, zapłacono, spisano na straty i saldo), dane nabywcy, z którymi faktura została wystawiona, sprawę, link do faktury dla klienta oraz pozycje faktury. Płatność zawiera także datę, kwotę, metodę i identyfikator/referencję. Powszechnym zastosowaniem jest kopiowanie faktur i płatności do oprogramowania księgowego, takiego jak Xero. Obsługa Make jest w przygotowaniu.

Aby wyzwalacze mogły odczytywać dane rozliczeniowe, właściciel lub administrator musi włączyć opcję Allow integrations to read billing data w Settings → Zapier, obok klucza API. Jest ona domyślnie wyłączona, dzięki czemu klucz utworzony na potrzeby leadów nie zacznie samoczynnie udostępniać nazwisk klientów ani kwot. Gdy opcja jest wyłączona, wyzwalacze rozliczeniowe są odrzucane.

Kopiowanie faktur do Xero#

Flow nie synchronizuje się jeszcze bezpośrednio z Xero. Do tego czasu trzy Zapy pozwalają na bieżąco aktualizować Xero. Xero staje się Twoją księgą należności; rejestrowanie czasu, faktur i płatności nadal odbywa się we Flow.

1. New Invoice Issued → faktura w Xero. Wyszukaj kontakt w Xero po adresie e-mail klienta lub utwórz go z imieniem i nazwiskiem/nazwą klienta, adresem e-mail, numerem NIP/identyfikatorem podatkowym i krajem. Utwórz fakturę sprzedaży (sales invoice) z tym samym numerem, datami i walutą oraz sprawą jako numerem referencyjnym. Dodaj jedną pozycję w Xero na każdą pozycję we Flow, z ilością 1 dla kwoty pozycji (w przypadku krótkich wpisów czasu ilość × stawka może różnić się o kilka groszy), wraz z kodem konta i stawką podatku wybraną przez księgowego. Dodaj ewentualny rabat jako pozycję ujemną.
2. New Payment Received → płatność w Xero. Znajdź fakturę w Xero po jej numerze i przypisz kwotę płatności, datę i identyfikator do swojego konta bankowego. Nie rejestruj środków ponownie przy wyzwalaczu Invoice Paid: płatności zostały już zarejestrowane.
3. Invoice Voided → unieważnienie w Xero. Znajdź fakturę w Xero po jej numerze i oznacz ją jako unieważnioną (void).

Używaj kwot dziesiętnych (np. 1250.00), a nie kwot w groszach/centach, oraz zachowaj identyfikator zdarzenia (na przykład w polu referencji w Xero), aby powtórzone uruchomienie Zapa nie utworzyło duplikatu. Faktury w walucie innej niż waluta bazowa Twojej organizacji w Xero wymagają planu Xero z obsługą wielu walut. Każdy wyzwalacz przenosi do 500 pozycji faktury. Spisania na straty i usunięte płatności nie posiadają wyzwalaczy, więc należy skorygować je w Xero ręcznie.

Bezpieczeństwo klucza API#

• Twój klucz API pozwala każdemu, kto go posiada, na tworzenie leadów w Twojej organizacji oraz — przy włączonym dostępie do danych rozliczeniowych — na odczyt faktur i płatności
• Traktuj go jak hasło: nie udostępniaj go publicznie
• Użyj opcji Regenerate Key, jeśli podejrzewasz, że został naruszony, lub Revoke Key, aby zatrzymać wszystkie Zapy. Istniejące Zapy przestaną działać, dopóki nie otrzymają nowego klucza

Katalog Lawzana (Lawzana Directory)#

Połącz swój obszar roboczy Lawzana Flow z wpisem Twojej kancelarii w katalogu prawniczym Lawzana. Połączenie nie wpływa na Twój wpis, profil ani pozycję w rankingu.

Możliwości integracji#

• Odbieranie leadów: odebrane leady i wiadomości bezpośrednie otrzymane w katalogu są tworzone jako leady w Lawzana Flow ze źródłem „Lawzana”
• Logowanie z poziomu Lawzana: kliknięcie Open in Flow przy leadzie w panelu Lawzana loguje Cię do Flow bez konieczności podawania hasła do Flow
• Stanowiska i kredyty AI: płatny plan w katalogu dodaje dodatkowe stanowiska Flow i kredyty AI do Twojego obszaru roboczego

Łączenie#

Standardowy sposób polega na kliknięciu Open in Flow przy dowolnym leadzie w panelu Lawzana. Za pierwszym razem Flow wyświetli ekran potwierdzenia, utworzy darmowy obszar roboczy (Free), jeśli go nie posiadasz, połączy kancelarię i otworzy leada. Leady i wiadomości z ostatnich 90 dni zostaną zaimportowane (wybierz opcję Import older leads too, aby pobrać starsze). Po połączeniu kliknięcie Open in Flow prowadzi bezpośrednio do leada.

Jeśli Twój obszar roboczy Flow został utworzony osobno, właściciel lub administrator może połączyć go ręcznie: przejdź do Settings → Lawzana Directory, kliknij Generate Pairing Token i wklej token w panelu Lawzana w sekcji Settings > Lawzana Flow CRM w ciągu 30 minut. Połączenie pozostaje aktywne do momentu jego rozłączenia.

Obieg leadów#

Gdy odbierzesz leada lub otrzymasz wiadomość w katalogu:

1. W Lawzana Flow tworzony jest lead zawierający imię i nazwisko, adres e-mail, telefon i treść wiadomości
2. Jego źródło zostaje oznaczone jako „Lawzana”
3. Dane klienta są sprawdzane pod kątem konfliktów interesów z Twoimi sprawami
4. Przypisany członek zespołu (lub właściciele i administratorzy, jeśli lead nie jest przypisany) otrzymuje powiadomienie, a lead pojawia się na samej górze kolejnego e-maila z codziennym podsumowaniem (daily agenda)

Opcja Start AI pre-screening automatically (domyślnie wyłączona) pozwala asystentowi AI na natychmiastowe wysłanie e-maila do każdego nowego leada z katalogu z kilkoma pytaniami wstępnymi, korzystając z połączenia e-mail przypisanego prawnika. Jeśli dany prawnik nie ma skonfigurowanego połączenia pocztowego, potencjalny klient otrzyma zamiast tego link do formularza zgłoszeniowego. Z zaimportowanymi wcześniej leadami system nigdy nie kontaktuje się automatycznie.

Kanał kalendarza (Calendar Feed)#

Przeglądaj terminy z Flow oraz przypomnienia o leadach w Google Calendar, Outlooku lub Apple Calendar.

1. Przejdź do Settings → Calendar feed
2. Kliknij Create calendar link
3. Kliknij Add to Google Calendar lub jeden z przycisków Outlooka, albo wklej link do Apple Calendar

Kanał wyświetla terminy spraw, do których masz dostęp, Twoje przypomnienia o leadach oraz spotkania zarezerwowane przez klientów. Synchronizacja działa w jedną stronę: zmiany wprowadzone w Twoim kalendarzu zewnętrznym nie są przesyłane z powrotem do Flow. Aplikacje kalendarza odświeżają dane według własnego harmonogramu, więc pojawienie się nowego terminu może potrwać kilka godzin (w Outlooku czasami następuje to tylko raz dziennie). Każdy, kto posiada link, może zobaczyć te wydarzenia, dlatego użyj opcji Regenerate link, jeśli trafi on w niepowołane ręce.

Stripe (Subskrypcja)#

Stripe obsługuje płatności za subskrypcję Lawzana Flow. Jest to konfigurowane automatycznie i nie wymaga żadnych działań z Twojej strony. Integracja ta nie służy do pobierania płatności od Twoich klientów.

• Metodami płatności zarządza się za pośrednictwem portalu rozliczeniowego Stripe
• Dostęp do niego można uzyskać z poziomu Settings → Subscription → Manage Billing
• Szczegółowe informacje znajdziesz w sekcji Billing & Plans