Ustawienia

Strona Ustawienia pozwala skonfigurować własne konto, organizację, zespół, przepływy pracy i integracje. Właściciele oraz administratorzy otwierają ją, wybierając Ustawienia na pasku bocznym; pozostali użytkownicy otwierają ją z palety poleceń (⌘K → Ustawienia) lub za pomocą ikony koła zębatego na stronie Powiadomienia.

Moje ustawienia#

Profil#

• Nazwa wyświetlana i Adres e-mail
• Zmień hasło lub Ustaw hasło, jeśli rejestracja nastąpiła przez konto Google lub Microsoft

Powiadomienia#

• Powiadomienia e-mail: włączaj je lub wyłączaj oraz wybieraj, które powiadomienia chcesz otrzymywać
• Cotygodniowe podsumowanie: właściciele i administratorzy otrzymują w poniedziałki podsumowanie aktywności z całego tygodnia (można je włączyć lub wyłączyć w tym miejscu); nie zastępuje ono pojedynczych wiadomości e-mail
• Poranny plan dnia w e-mailu: poranna wiadomość z przeterminowanymi i nadchodzącymi terminami oraz leadami wciąż oczekującymi na odpowiedź

Przekazywanie wiadomości e-mail#

Utwórz swój prywatny adres do przyjmowania zgłoszeń i przekazuj na niego wiadomości e-mail od klientów — automatycznie ze swojej skrzynki odbiorczej lub pojedynczo. Flow przypisuje każdą wiadomość do właściwego klienta. Zakładka zawiera instrukcje konfiguracji dla usług Gmail i Outlook oraz opcjonalnego Asystenta AI ds. przyjmowania zgłoszeń, który odpowiada na nowe leady z wiadomości e-mail, zadając kilka pytań kwalifikujących.

Organizacja#

Ogólne#

• Nazwa organizacji: nazwa wyświetlana Twojej kancelarii
• Identyfikator URL: unikalny identyfikator adresu internetowego Twojej kancelarii
• Region przechowywania plików: miejsce przechowywania przesyłanych plików (Stany Zjednoczone, Europa lub region Azji i Pacyfiku). Europa dla kancelarii, które zarejestrowały się na stronie flow.lawzana.com; wybierany podczas tworzenia przestrzeni roboczej w przypadku kancelarii rozpoczynających od Lawzana Directory. Tej wartości nie można zmienić.

Dane kancelarii#

• Adres kancelarii: adres siedziby firmy umieszczany na umowach z klientem i papierze firmowym
• Główna jurysdykcja: kraj (oraz stan lub region), w którym kancelaria głównie prowadzi praktykę

Fakturowanie i stawki#

Domyślne ustawienia rozliczania klientów. Wypełnij każdą kartę przed zarejestrowaniem pierwszego wpisu czasu pracy, a następnie kliknij Zapisz ustawienia fakturowania na dole strony. Zmian mogą dokonywać wyłącznie właściciele i administratorzy.

Stawki i czas

• Domyślna stawka godzinowa: określa stawkę za czas, gdy nie zdefiniowano bardziej szczegółowej stawki. Pozostawienie tego pola pustego spowoduje, że czas będzie oznaczony jako Wymaga stawki
• Waluta: waluta rozliczeniowa Twojej kancelarii. Jeśli nie zostanie ustawiona, Flow przyjmie walutę rozliczeniową z Umów z klientem, następnie walutę kraju kancelarii (z Danych kancelarii), a dolary amerykańskie tylko wtedy, gdy waluty nie da się ustalić. Twoja stawka domyślna oraz stawki pracowników są wyrażone w tej walucie. Możesz ją później zmienić, lecz czas i wydatki zarejestrowane wcześniej w starej walucie zostaną wtedy pominięte na fakturach, a stawki zachowają swoje wartości liczbowe w nowej walucie. Zobacz Fakturowanie w innej walucie
• Termin płatności (dni, 0 = w momencie otrzymania): liczba dni do wymagalności faktury. Indywidualne warunki przypisane do klienta mają pierwszeństwo
• Krok rozliczania (1 min, 6 min lub 15 min) i Zaokrąglanie (W górę, Do najbliższej lub Bez zaokrąglania): zaokrąglany jest wyłącznie czas fakturowany; rzeczywisty czas pracy zostaje zachowany
• Nowy czas domyślnie płatny: decyduje, czy przełącznik Płatny jest domyślnie włączony podczas ręcznego dodawania czasu lub zapisywania stopera. Wyłącz tę opcję, jeśli większość Twojej pracy nie podlega fakturowaniu; każdy wpis można wciąż zmienić indywidualnie

Stawki pracowników: jedna stawka godzinowa dla każdego pracownika merytorycznego. Puste pole oznacza zastosowanie stawki domyślnej.

Fakturowanie i podatki

• Domyślna stawka podatku (%) i Nazwa podatku na fakturach (na przykład VAT, TVA lub GST): stosowane do każdego nowego projektu faktury, gdzie stawkę można nadal zmienić. Domyślna nazwa to „VAT”, a pozostawienie pustego pola również zapisuje wartość „VAT”, dlatego wpisz nazwę oczekiwaną przez Twoich klientów
• Prefiks numeru faktury: numery faktur składają się z prefiksu i czterech cyfr. Ustaw go przed wystawieniem pierwszej faktury, ponieważ nadane numery nigdy nie ulegają zmianie
• Nazwa numeru identyfikacji podatkowej i Twój identyfikator podatkowy: drukowane pod nazwą kancelarii. Jeśli pole pozostanie puste, nazwa przyjmie brzmienie „NIP” lub odpowiednik w języku klienta
• Instrukcje płatności: dowolny tekst, na przykład nazwa banku, numer IBAN oraz tytuł przelewu. Drukowany na każdej fakturze oraz widoczny na stronie faktury dla klienta. Wystawiona faktura zachowuje instrukcje, z którymi została utworzona

Zobacz artykuły Fakturowanie oraz Rejestracja czasu pracy, aby dowiedzieć się, w jaki sposób te ustawienia są wykorzystywane.

Subskrypcja#

Twój plan Lawzana Flow. Dotyczy opłat ponoszonych przez Twoją kancelarię za korzystanie z Flow, a nie faktur wystawianych klientom.

• Bieżący plan: Free, Essentials lub Advanced, wraz ze statusem (Aktywny, Zaległy lub Anulowany)
• Wykorzystanie: aktywne stanowiska, oczekujące zaproszenia oraz szacowany koszt miesięczny
• Zarządzaj rozliczeniami: otwiera portal rozliczeniowy Stripe w celu zaktualizowania karty płatniczej i pobrania faktur (tylko Właściciel)
• Anuluj subskrypcję (tylko Właściciel). Zobacz Rozliczenia i plany

Zakładka Subskrypcja wyświetla również Użycie AI:

• Wykorzystane akcje AI w tym miesiącu oraz liczba pozostałych jednostek
• Termin odnowienia limitu
• Działania, które wliczają się do limitu kredytów (zobacz Rozliczenia i plany, aby zapoznać się z tabelą kredytów)
• AI dla leadów: włącz lub wyłącz automatyczne działanie AI dla nowych leadów
• Nadwyżki (Essentials i Advanced): zezwalaj na korzystanie z usługi po wyczerpaniu miesięcznych kredytów, do ustalonego przez Ciebie limitu
• Przestrzeń na dokumenty wykorzystana w ramach limitu Twojego planu

Zespół#

Członkowie#

• Wyświetlaj wszystkich bieżących członków zespołu wraz z ich rolami
• Zaproś członka: wyślij wiadomość e-mail z zaproszeniem
• Zmień rolę członka zespołu, wybierając Mianuj administratorem, Mianuj członkiem lub Mianuj widzem
• Usuń z zespołu: odbierz dostęp członkowi zespołu i opcjonalnie przypisz jego leady oraz sprawy innym osobom
• Ponawiaj wysyłanie lub anuluj oczekujące zaproszenia

Grupy#

• Twórz grupy wewnątrz swojej organizacji
• Dodawaj członków do grup
• Wyznacz lidera grupy
• Udostępniaj leady i sprawy od razu całej grupie

Dostęp#

• Widoczność rekordów: określ, czy członkowie i widzowie widzą wszystkie leady i sprawy, czy tylko te przypisane lub udostępnione bezpośrednio im. Właściciele i administratorzy zawsze widzą wszystko.
• Chińskie mury: ogranicz dostęp do spraw wyłącznie do uprawnionych osób. Zobacz Chińskie mury.

Przepływ pracy#

Etapy spraw#

Dostosuj etapy w lejku spraw:

• Dodaj etap: utwórz nowy etap, nadając mu nazwę i kolor
• Zmień kolejność: przeciągaj etapy, aby zmienić ich kolejność
• Edytuj: zmień nazwę lub kolor etapu
• Usuń: usuń etap (etap, w którym wciąż znajdują się sprawy, nie może zostać usunięty; najpierw przenieś sprawy)
• Szablony: zastosuj gotowy szablon (Spory sądowe, Transakcyjny lub Prawo rodzinne)
• Etap Zamknięte/Zakończone: oznacz etap, do którego trafiają zakończone sprawy

Etapy leadów#

Dostosuj etapy w lejku leadów, podobnie jak w przypadku etapów spraw:

• Dostępne szablony: Domyślny, Rozszerzony lejek oraz Prosty
• Dodawaj, edytuj, zmieniaj kolejność i usuwaj etapy
• Oznacz etapy Wygrane i Przegrane

Typy kamieni milowych#

Zdefiniuj typy kamieni milowych dostępne w Twoich sprawach:

• Każdy typ posiada Nazwę, Kolor, Ikonę, opcjonalny Opis oraz Domyślne przypomnienie (liczba dni wcześniej)
• Nowe kancelarie rozpoczynają z typami takimi jak: Termin rozprawy, Termin złożenia pisma, Termin przedawnienia oraz Spotkanie z klientem

Automatyzacje#

Twórz reguły przepływu pracy, które uruchamiają się automatycznie w odpowiedzi na określone zdarzenia. Zobacz Automatyzacje, aby poznać szczegóły.

Treść#

Obszary praktyki#

Zarządzaj specjalizacjami prawniczymi, którymi zajmuje się Twoja kancelaria:

• Dodawaj obszary praktyki oraz typy spraw w ramach każdego z nich, z własnymi ikonami i kolorami
• Obszary praktyki i typy spraw służą do kategoryzowania spraw
• Każdy obszar praktyki może określać opcję Kto otrzymuje nowe leady z Directory
• Domyślne obszary obejmują: Spory sądowe, Prawo korporacyjne, Nieruchomości, Prawo rodzinne, Prawo pracy, Własność intelektualna, Prawo karne i Prawo imigracyjne

Tagi#

Twórz tagi w celu organizowania i filtrowania swoich spraw:

• Każdy tag ma Nazwę, Kolor i opcjonalny Opis
• Usunięcie tagu usuwa go ze wszystkich spraw

Typy dokumentów#

Skonfiguruj typy dokumentów, z których korzysta AI podczas rozpoznawania typu dokumentu i dopasowywania schematów postępowania:

• Każdy typ posiada Klucz, Nazwę wyświetlaną, Kategorię oraz opcjonalny Opis
• Opcja Przywróć domyślne przywraca wbudowaną listę

Umowy z klientem#

Skonfiguruj wartości domyślne dla kreatora umów z klientem:

• Domyślne klauzule informacyjne: domyślna treść oświadczeń dotyczących technologii AI, bezpieczeństwa danych i konfliktu interesów, a także informacja, czy każde z nich jest domyślnie dołączane
• Domyślne ustawienia rozliczeń: waluta, struktura wynagrodzenia, stawki godzinowe dla partnerów, associate i paralegalów, kwota zaliczki (retainera) oraz warunki płatności. Jeśli w sekcji Fakturowanie i stawki nie wybrano waluty, waluta ta zostanie użyta do fakturowania

Integracje#

Strona kontaktowa#

Zbuduj prostą stronę internetową, za pośrednictwem której klienci mogą skontaktować się z kancelarią. Każda wiadomość trafia do zakładki Leady. Zobacz Integracje.

Widget na stronę internetową#

Skonfiguruj osadzany formularz pozyskiwania leadów na swoją stronę internetową:

• Wygeneruj klucz widgetu i zarządzaj nim oraz otwórz narzędzie do personalizacji (tylko Właściciel)
• Wybierz tryb widgetu (Wbudowany, Przycisk lub Pływający)
• Dostosuj kolory, teksty i pola formularza
• Skopiuj kod do osadzenia

Zobacz Integracje, aby poznać szczegóły.

Kanał kalendarza#

Utwórz prywatny link kalendarza i subskrybuj go z poziomu Google Calendar, Outlooka lub Apple Calendar. Wyświetla on terminy w widocznych dla Ciebie sprawach, przypomnienia o działaniach następczych dotyczących leadów oraz zaplanowane spotkania. Przesyłanie danych działa w jedną stronę: zmiany wprowadzone w Twoim kalendarzu nie są przenoszone z powrotem do Flow.

Rezerwacje#

Umożliwiaj klientom rezerwowanie spotkań online. Każdy współpracownik konfiguruje swoją nazwę rezerwacji, strefę czasową, rodzaje spotkań i tygodniowy harmonogram dostępności; właściciele i administratorzy mogą wyłączyć rezerwacje danego współpracownika. Funkcja niewidoczna dla widzów.

Zobacz Integracje, aby poznać szczegóły.

Integracja API#

Przesyłaj leady z własnych formularzy lub narzędzi za pośrednictwem interfejsu REST API, używając klucza widgetu. Zakładka zawiera adres punktu końcowego (endpoint), pola żądania, przykłady kodu oraz formularz testowy.

Zapier#

Połącz Lawzana Flow z innymi aplikacjami za pośrednictwem platformy Zapier (właściciele i administratorzy):

• Wybierz opcję Wygeneruj klucz API, a następnie natychmiast go skopiuj: pełny klucz jest wyświetlany tylko raz
• Otwórz aplikację Lawzana Flow w serwisie Zapier za pomocą linku podanego w krokach konfiguracji i zaakceptuj zaproszenie: aplikacja jest obecnie dostępna wyłącznie na zaproszenie, więc wyszukiwarka w serwisie Zapier nie znajdzie jej, dopóki tego nie zrobisz
• Używaj klucza w swoich Zapach, aby tworzyć leady z formularzy internetowych, poczty e-mail lub innych narzędzi
• Zezwalaj integracjom na odczyt danych bilingowych: domyślnie wyłączone. Włącz tę opcję, aby umożliwić wyzwalaczom fakturowym (wystawienie faktury, zarejestrowanie płatności, pełne opłacenie faktury, anulowanie faktury) odczyt wystawionych faktur i płatności przy użyciu tego klucza. Zobacz Integracje

Lawzana Directory#

Połącz swoje konto Lawzana Directory, aby wiadomości z katalogu oraz przyjęte leady trafiały do Flow jako leady:

• Połącz konto za pomocą tokenu parowania i rozłącz w dowolnym momencie
• Sprawdź swój plan Directory oraz zawarty w nim limit dla Flow
• Włącz lub wyłącz opcję Automatycznie uruchamiaj wstępną weryfikację AI dla nowych leadów z Directory

Bezpieczeństwo#

Dzienniki audytu#

Właściciel może przeglądać historię działań podejmowanych w organizacji:

• Wyszukuj i filtruj według działania, typu rekordu, użytkownika lub daty
• Eksportuj CSV na potrzeby własnej dokumentacji
• Rejestruje logowania, zmiany w leadach, sprawach, kontaktach i dokumentach, wyświetlenia i pobrania dokumentów oraz zmiany członków zespołu. Zobacz Bezpieczeństwo i prywatność.