Co pokazuje ten film
- Każda sprawa znajduje się na jednej tablicy, od zgłoszenia do podpisania.
- Ploy przeciąga zakup Lukasa do etapu „Weryfikacja”.
- Dodaje datę podpisania raz, z przypomnieniem 3 dni wcześniej.
- Trafia do kalendarza kancelarii obok wszystkich pozostałych terminów.
- Udostępnia sprawę Lukasowi w bezpiecznym portalu.
- Poprawioną wersję SPA wysyła tam, a nie e-mailem.
- Następnego ranka Strona główna pokazuje, co się zmieniło i jakie terminy się zbliżają.
- Zapisanie czasu pracy w sprawie zajmuje kilka sekund.
- Z wynagrodzenia ryczałtowego powstaje faktura, zatwierdzana i wysyłana e-mailem do Lukasa z poziomu sprawy.
Zarządzanie sprawami
Sprawy stanowią serce Lawzana Flow. Każda sprawa reprezentuje postępowanie prawne, transakcję lub zlecenie. Ten przewodnik omawia wszystko, co musisz wiedzieć o zarządzaniu sprawami.
Tworzenie sprawy#
Od podstaw#
- Przejdź do zakładki Matters na pasku bocznym
- Kliknij New matter
- Wypełnij szczegóły:
- Matter Title (wymagane) — nazwa postępowania lub sprawy
- Client Name (wymagane)
- Client Email (opcjonalnie)
- Client Phone (opcjonalnie)
- Practice Area oraz Matter Type — wybierz spośród skonfigurowanych w Settings → Practice Areas
- Description (opcjonalnie) — krótkie podsumowanie
- Next deadline (opcjonalnie) — czynność do wykonania, data oraz opcjonalna godzina
- Sprawa zostanie utworzona w Twoim domyślnym etapie (pierwszym etapie wbudowanych szablonów)
Wskaż odpowiedzialnego prawnika później, korzystając z pola Responsible w nagłówku sprawy.
Z leada#
- Otwórz stronę szczegółów leada
- Kliknij Convert
- Określ tytuł sprawy oraz opcjonalnie specjalizację prawną, typ sprawy i Assign To — dane klienta zostaną przeniesione automatycznie
Widoki#
Lawzana Flow oferuje trzy sposoby przeglądania spraw:
Tablica (Board)#
Wizualny lejek, w którym każda kolumna reprezentuje dany etap. Możesz:
- Przeciągać i upuszczać sprawy między etapami
- Sprawdzać liczbę spraw na każdym etapie
- Szybko oceniać obciążenie pracą i postępy
Lista (List)#
Tabela przedstawiająca wszystkie sprawy z kolumnami: Sprawa (Matter), Klient (Client), Etap (Stage), Najbliższy termin (Next deadline), Osoba odpowiedzialna (Responsible) oraz Ostatnia aktywność (Last activity).
Kalendarz (Calendar)#
Przedstawia terminy Twoich spraw według dat. Przypomnienia dotyczące leadów i spotkania znajdują się na stronie Calendar na pasku bocznym. Widok przydatny do monitorowania nadchodzących rozpraw sądowych, terminów pism i spotkań.
Etapy spraw#
Etapy reprezentują kroki przepływu pracy (workflow) dla danej sprawy. Twój pierwszy zestaw etapów jest dobierany na podstawie głównej specjalizacji wybranej podczas rejestracji. Kancelarie ogólne rozpoczynają od etapów: Intake, Discovery, Drafting, Negotiation oraz Closed. Aby zmienić zestaw, przejdź do Settings → Matter Stages → Apply Template i wybierz jeden z poniższych (zastosowanie szablonu zastępuje bieżące etapy):
Szablon sporów sądowych (Litigation Template)#
| # | Etap | Kolor |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Niebieski |
| 2 | Investigation | Fioletowy |
| 3 | Pleading | Różowy |
| 4 | Discovery | Bursztynowy |
| 5 | Motions | Morski (Teal) |
| 6 | Trial | Czerwony |
| 7 | Appeal | Indygo |
| 8 | Closed | Zielony |
Szablon transakcyjny (Transactional Template)#
| # | Etap | Kolor |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Niebieski |
| 2 | Drafting | Bursztynowy |
| 3 | Review | Fioletowy |
| 4 | Negotiation | Cyjan |
| 5 | Signing | Różowy |
| 6 | Post-Closing | Morski (Teal) |
| 7 | Closed | Zielony |
Szablon prawa rodzinnego (Family Law Template)#
| # | Etap | Kolor |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Niebieski |
| 2 | Filing | Fioletowy |
| 3 | Discovery | Bursztynowy |
| 4 | Mediation | Morski (Teal) |
| 5 | Trial | Czerwony |
| 6 | Decree | Różowy |
| 7 | Closed | Zielony |
Strona szczegółów sprawy#
Kliknij dowolną sprawę, aby otworzyć jej stronę szczegółów. Nagłówek wyświetla etap, odpowiedzialnego prawnika, tagi oraz najbliższy termin, wraz z przyciskami Add deadline, Log time, Upload i Ask AI. Strona posiada pięć zakładek:
Przegląd (Overview)#
Widok podsumowania prezentujący:
- Najbliższe terminy z opcją Mark as done
- Ostatnie dokumenty
- Najnowszą aktywność i notatki
- Opis
- Dane klienta z odnośnikami do kontaktu klienta oraz — jeśli zostały uzupełnione — jego danych rozliczeniowych
- Nierozliczony czas (dla właścicieli i administratorów)
- Powiązane sprawy
Dokumenty (Documents)#
Zarządzaj wszystkimi plikami powiązanymi z tą sprawą:
- Przesyłaj dokumenty metodą przeciągnij i upuść lub za pomocą przeglądarki plików
- Organizuj pliki w foldery i podfoldery
- Otwórz dokument, aby go podsumować, wyodrębnić kluczowe fakty, porozmawiać z nim na czacie, przeprowadzić weryfikację playbookiem lub znaleźć wymienione w nim osoby i firmy
- Udostępniaj dokumenty w portalu klienta
- Wersje robocze (Drafts) powiązane z tą sprawą są również widoczne w tym miejscu
- Obsługiwane formaty: PDF, Word, Excel, PowerPoint, pliki wiadomości e-mail (.eml, .msg), pliki tekstowe oraz zdjęcia. Zobacz Dokumenty, aby uzyskać pełną listę.
- Maksymalny rozmiar: 25 MB na plik
Terminy (Deadlines)#
Śledź terminy rozpraw, składania pism, spotkania i inne kluczowe daty:
- Dodaj termin, określając typ, tytuł, datę, opcjonalną godzinę, priorytet, lokalizację, przypomnienie i notatki
- Poziomy priorytetów: Low, Medium, High, Critical
- Status: Pending, Completed, Cancelled, Overdue
- Przypomnienia: określoną liczbę dni przed terminem odpowiedzialny prawnik otrzymuje powiadomienie e-mail oraz powiadomienie w aplikacji. Gdy nikt nie jest przypisany (lub osoba ta nie ma dostępu do sprawy), powiadomienia otrzymuje właściciel lub administrator posiadający uprawnienia do jej otwarcia
- Typy terminów konfiguruje się w Settings → Milestone Types
- Włącz opcję Show milestones w linku do portalu klienta, aby umożliwić mu wgląd w terminy sprawy
Aktywność (Activity)#
Chronologiczny rejestr sprawy podzielony na trzy sekcje:
- Oś czasu i notatki (Timeline and notes) — notatki, przesłane dokumenty, zmiany etapów, aktualizacje terminów i inne działania zespołu
- Uczestnicy sprawy (Matter Participants) — osoby i podmioty zaangażowane w sprawę (klient, strona przeciwna, świadek, biegły, sąd, mediator, arbiter lub inni), wybierani z Twojej bazy kontaktów
- Konflikty (Conflicts) — potencjalne konflikty interesów wykryte dla tej sprawy, wymagające wyjaśnienia, odstąpienia (waive) lub odrzucenia
Uczestnicy to nie to samo co dostęp członków zespołu. Aby ograniczyć dostęp członków zespołu do sprawy, użyj opcji Restrict access lub Manage access w menu More actions w nagłówku (zobacz Chińskie mury).
Rozliczenia (Billing)#
Wszystkie kwestie finansowe dotyczące sprawy:
- Czas: rejestruj czas lub uruchom stoper (zobacz Rejestracja czasu pracy)
- Wydatki: rejestruj wydatki podlegające refakturowaniu (zobacz Wydatki i koszty dodatkowe)
- Faktury: określ warunki wynagrodzenia i twórz faktury z nierozliczonego czasu oraz wydatków (zobacz Fakturowanie)
- Konto powiernicze (Trust): saldo i operacje na rachunku powierniczym sprawy, widoczne dla właścicieli i administratorów (zobacz Rachunkowość powiernicza)
- Dane rozliczeniowe: odbiorca faktur za sprawę, adres e-mail do rozliczeń (wyświetlane tutaj, edytowane na karcie kontaktu klienta) oraz waluta sprawy (zobacz Konta klientów)
Zapytaj AI (Ask AI)#
Kliknij Ask AI w nagłówku, aby otworzyć asystenta AI w panelu bocznym. Zadawaj pytania dotyczące dokumentów, terminów i notatek sprawy jednocześnie — funkcja ta jest nieoceniona przy analizie między dokumentami oraz pytaniach dotyczących całej sprawy.
Tagi i specjalizacje prawne#
- Specjalizacje prawne (Practice Areas) — kategoryzuj sprawy według dziedziny prawa (np. Corporate, Family Law, Litigation) oraz typu sprawy. Konfiguracja w Settings → Practice Areas.
- Tagi (Tags) — dodawaj własne etykiety w celu dodatkowej organizacji. Tagi są oznaczone kolorami i można według nich filtrować. Twórz tagi w Settings → Tags.
Filtrowanie i wyszukiwanie#
Na stronie spraw kliknij Filters, aby:
- Filtrować według etapu, przypisanego członka zespołu (lub spraw nieprzypisanych), nazwy klienta, tytułu sprawy, daty utworzenia (po lub przed) oraz tagów
- Sortować według daty utworzenia, daty ostatniej aktualizacji, tytułu, nazwy klienta lub najbliższego terminu, rosnąco lub malejąco
- Zapisywać kombinacje filtrów, przypinać je do paska narzędzi lub ustawiać jako domyślne
Użyj palety poleceń (⌘K / Ctrl+K), aby błyskawicznie przeszukiwać wszystkie sprawy.
Chińskie mury (Ethical Walls)#
Jeśli Twoja organizacja stosuje chińskie mury informacyjne, sprawy z ograniczonym dostępem wyświetlają:
- Etykietę ograniczenia w nagłówku sprawy (Ethical Wall, Confidential lub Limited Access)
- Członkowie zespołu bez dostępu nie widzą sprawy na listach ani w wynikach wyszukiwania, a otwarcie linku do niej skutkuje wyświetleniem komunikatu Access Denied
Zobacz Chińskie mury, aby poznać szczegóły.