Aktenverwaltung

Akten sind das Herzstück von Lawzana Flow. Jede Akte repräsentiert ein Mandat, ein Gerichtsverfahren oder eine Transaktion. Dieser Leitfaden enthält alle wichtigen Informationen zur Verwaltung von Akten.

Eine Akte erstellen#

Von Grund auf neu#

1. Gehen Sie in der Seitenleiste auf Akten
2. Klicken Sie auf Neue Akte
3. Füllen Sie die Details aus:
   • Aktentitel (erforderlich) – die Bezeichnung des Falls oder Mandats
   • Mandantenname (erforderlich)
   • E-Mail des Mandanten (optional)
   • Telefon des Mandanten (optional)
   • Rechtsgebiet und Aktentyp – wählen Sie aus den unter Einstellungen → Rechtsgebiete konfigurierten Optionen aus
   • Beschreibung (optional) – eine kurze Zusammenfassung
   • Nächste Frist (optional) – was fällig ist, das Datum und eine optionale Uhrzeit
4. Die Akte wird in Ihrer Standardphase erstellt (der ersten Phase der integrierten Vorlagen)

Weisen Sie den zuständigen Anwalt anschließend über Zuständig im Aktenkopf zu.

Aus einem Lead#

1. Öffnen Sie die Detailseite eines Leads
2. Klicken Sie auf Konvertieren
3. Legen Sie den Aktentitel und optional das Rechtsgebiet, den Aktentyp sowie Zuweisen an fest – die Mandantendaten werden automatisch übernommen

Ansichten#

Lawzana Flow bietet drei Möglichkeiten zur Ansicht Ihrer Akten:

Board#

Eine visuelle Pipeline, in der jede Spalte eine Phase darstellt. Sie können:

• Akten per Drag-and-Drop zwischen den Phasen verschieben
• Die Anzahl der Akten in jeder Phase sehen
• Arbeitsbelastung und Fortschritt schnell erfassen

Liste#

Eine tabellarische Übersicht aller Akten mit Spalten für Akte, Mandant, Phase, Nächste Frist, Zuständig und Letzte Aktivität.

Kalender#

Zeigt die Fristen Ihrer Akten nach Datum an. Lead-Erinnerungen und Termine finden Sie auf der Seite Kalender in der Seitenleiste. Ideal zur Nachverfolgung anstehender Gerichtstermine, Schriftsatzfristen und Besprechungen.

Aktenphasen#

Phasen stellen die Arbeitsschritte eines Mandats dar. Ihre ersten Phasen werden anhand des Hauptrechtsgebiets ausgewählt, das Sie bei der Registrierung angegeben haben. Kanzleien mit allgemeiner Ausrichtung starten mit Aufnahme, Sachverhaltsaufklärung, Schriftsatzerstellung, Verhandlung und Abgeschlossen. Um dies zu ändern, gehen Sie zu Einstellungen → Aktenphasen → Vorlage anwenden und wählen Sie eine der folgenden Optionen (das Anwenden einer Vorlage ersetzt Ihre aktuellen Phasen):

Vorlage: Streitbeilegung / Prozessführung#

Vorlage: Transaktionen#

Vorlage: Familienrecht#

Aktendetailseite#

Klicken Sie auf eine beliebige Akte, um deren Detailseite zu öffnen. Im Kopfbereich sehen Sie die Phase, den zuständigen Anwalt, Tags und die nächste Frist sowie Schaltflächen für Frist hinzufügen, Zeit erfassen, Hochladen und KI fragen. Die Seite umfasst fünf Reiter:

Übersicht#

Die zusammenfassende Ansicht mit folgenden Informationen:

• Nächste Fristen mit Als erledigt markieren
• Zuletzt bearbeitete Dokumente
• Neueste Aktivitäten und Notizen
• Beschreibung
• Mandantendaten mit Links zum Kontakt des Mandanten und, sofern vorhanden, zu dessen Rechnungsdaten
• Nicht abgerechnete Zeiten (Inhaber und Administratoren)
• Verwandte Akten

Dokumente#

Verwalten Sie alle zu dieser Akte gehörenden Dateien:

• Hochladen von Dokumenten per Drag-and-Drop oder über den Dateibrowser
• Organisieren von Dateien in Ordnern und Unterordnern
• Öffnen eines Dokuments, um es zusammenzufassen, wichtige Fakten zu extrahieren, per Chat Fragen dazu zu stellen, eine Playbook-Prüfung durchzuführen oder die darin genannten Personen und Unternehmen zu ermitteln
• Freigeben von Dokumenten für das Mandantenportal
• Entwürfe für diese Akte werden ebenfalls hier aufgeführt
• Unterstützte Formate: PDF, Word, Excel, PowerPoint, E-Mail-Dateien (.eml, .msg), Textdateien und Fotos. Die vollständige Liste finden Sie unter Dokumente.
• Maximale Dateigröße: 25 MB pro Datei

Fristen#

Behalten Sie Gerichtstermine, Einreichungsfristen, Besprechungen und andere wichtige Daten im Blick:

• Fügen Sie eine Frist mit Fristtyp, Titel, Datum, optionaler Uhrzeit, Priorität, Ort, Erinnerung und Notizen hinzu
• Prioritätsstufen: Niedrig, Mittel, Hoch, Kritisch
• Status: Ausstehend, Erledigt, Storniert, Überfällig
• Erinnerungen: Die gewählte Anzahl von Tagen vor dem Termin erhält der zuständige Anwalt eine Erinnerungs-E-Mail und eine Benachrichtigung in der Anwendung. Ist niemand als zuständig eingetragen (oder hat die Person keinen Zugriff auf die Akte), erhält stattdessen ein Inhaber oder Administrator mit Zugriff diese Mitteilungen
• Fristtypen werden unter Einstellungen → Meilensteintypen konfiguriert
• Aktivieren Sie Meilensteine anzeigen beim Portal-Link eines Mandanten, um ihm die Fristen der Akte anzuzeigen

Aktivität#

Ein chronologischer Verlauf der Akte in drei Abschnitten:

• Verlauf und Notizen – Notizen, Dokumenten-Uploads, Phasenwechsel, Fristaktualisierungen und sonstige Aktionen des Teams
• Aktenbeteiligte – Die am Verfahren beteiligten Personen und Unternehmen (Mandant, Gegenpartei, Zeuge, Sachverständiger, Gericht, Mediator, Schiedsrichter oder sonstige), ausgewählt aus Ihren Kontakten
• Kollisionen – Mögliche Interessenkollisionen, die für diese Akte ermittelt wurden, zur Freigabe, Genehmigung oder Ablehnung

Beteiligte sind nicht gleichbedeutend mit Zugriffsberechtigungen im Team. Um einzuschränken, welche Teammitglieder eine Akte einsehen dürfen, nutzen Sie Zugriff beschränken oder Zugriff verwalten im Menü Weitere Aktionen im Kopfbereich (siehe Ethical Walls).

Abrechnung#

Alle finanziellen Angelegenheiten rund um die Akte:

• Zeit: Erfassen Sie Zeiten manuell oder starten Sie einen Timer (siehe Zeiterfassung)
• Auslagen: Erfassen Sie weiterzuberechnende Auslagen (siehe Kosten & Auslagen)
• Rechnungen: Legen Sie die Honorarvereinbarung fest und erstellen Sie Rechnungen aus noch nicht abgerechneten Zeiten und Auslagen (siehe Rechnungsstellung)
• Anderkonto: Der Anderkontensaldo und die Buchungen der Akte, einsehbar für Inhaber und Administratoren (siehe Anderkontenführung)
• Rechnungsdetails: Rechnungsempfänger und Rechnungs-E-Mail (hier angezeigt, bearbeitet auf der Kontaktseite des Mandanten) sowie die Währung der Akte (siehe Mandantenkonten)

KI fragen#

Klicken Sie im Kopfbereich auf KI fragen, um den KI-Assistenten in einem Seitenbereich zu öffnen. Stellen Sie Fragen zu Dokumenten, Fristen und Notizen der Akte gleichzeitig – ideal für dokumentenübergreifende Analysen und fallbezogene Fragestellungen.

Tags und Rechtsgebiete#

• Rechtsgebiete – Kategorisieren Sie Akten nach juristischen Fachgebieten (z. B. Gesellschaftsrecht, Familienrecht, Prozessführung) und Aktentypen. Konfigurierbar unter Einstellungen → Rechtsgebiete.
• Tags – Fügen Sie individuelle Beschriftungen für eine zusätzliche Strukturierung hinzu. Tags sind farblich gekennzeichnet und können als Filter genutzt werden. Erstellen Sie Tags unter Einstellungen → Tags.

Filtern und Suchen#

Klicken Sie auf der Aktenseite auf Filter, um folgende Funktionen zu nutzen:

• Filtern nach Phase, zugewiesenem Teammitglied (oder nicht zugewiesen), Mandantenname, Aktentitel, Erstellungsdatum (nach oder vor) und Tags
• Sortieren nach Erstellungsdatum, letzter Aktualisierung, Titel, Mandantenname oder nächster Frist, jeweils aufsteigend oder absteigend
• Speichern einer Filterkombination, Anheften an die Symbolleiste oder Festlegen als Standard

Nutzen Sie die Befehlspalette (⌘K / Ctrl+K) für die sekundenschnelle Suche über alle Akten hinweg.

Ethical Walls#

Wenn Ihre Kanzlei Ethical Walls (Informationsbarrieren) einsetzt, werden geschützte Akten entsprechend gekennzeichnet:

• Ein Zugriffsbeschränkungs-Badge im Aktenkopf (Ethical Wall, Vertraulich oder Eingeschränkter Zugriff)
• Teammitglieder ohne Zugriffsrechte sehen die Akte weder in Listen noch in Suchergebnissen; beim Aufruf eines direkten Links wird eine Seite mit dem Hinweis Zugriff verweigert angezeigt

Weitere Einzelheiten finden Sie unter Ethical Walls.