Was dieses Video zeigt
- Alle Mandate auf einem Board – von der Aufnahme bis zur Unterzeichnung.
- Ploy zieht Lukas’ Kauf in die Phase „Prüfung“.
- Sie trägt das Unterzeichnungsdatum einmal ein – mit einer Erinnerung 3 Tage vorher.
- Sie erscheint zusammen mit allen anderen Fristen im Kanzleikalender.
- Sie teilt das Mandat über ein sicheres Portal mit Lukas.
- Er schickt den überarbeiteten SPA dorthin, nicht per E-Mail.
- Am nächsten Morgen zeigt die Startseite, was sich geändert hat und was fällig ist.
- In wenigen Sekunden ist die Zeit für das Mandat erfasst.
- Aus dem Pauschalhonorar wird eine Rechnung – fertiggestellt und direkt aus dem Mandat per E-Mail an Lukas gesendet.
Aktivitätenverwaltung
Aktivitäten (Mandate) bilden das Herzstück von Lawzana Flow. Jedes Mandat repräsentiert ein Rechtsverfahren, eine Transaktion oder einen Auftrag. Dieser Leitfaden behandelt alles, was Sie für die Verwaltung Ihrer Mandate wissen müssen.
Ein Mandat erstellen#
Von Grund auf neu#
- Gehen Sie in der Seitenleiste auf Mandate
- Klicken Sie auf Neues Mandat
- Füllen Sie die Details aus:
- Mandatstitel (erforderlich): die Bezeichnung des Falls oder Mandats
- Name des Mandanten (erforderlich)
- E-Mail des Mandanten (optional)
- Telefon des Mandanten (optional)
- Rechtsgebiet und Mandatstyp: wählen Sie aus den unter Einstellungen → Rechtsgebiete eingerichteten Optionen
- Beschreibung (optional): eine kurze Zusammenfassung
- Nächste Frist (optional): was fällig ist, das Datum und eine optionale Uhrzeit
- Das Mandat wird in Ihrer Standardphase erstellt (der ersten Phase der integrierten Vorlagen)
Wählen Sie die zuständige Anwältin bzw. den zuständigen Anwalt anschließend über Verantwortlich in der Kopfzeile des Mandats aus.
Aus einer Tabelle#
Eigentümer und Administratoren können auf der Mandatsseite auf Importieren klicken, um Mandate aus einer Tabellenkalkulation zu importieren, unter Einstellungen → Daten importieren. Ein importiertes Mandat behält sein eigenes Aktenzeichen, das in der Kopfzeile als Ref. angezeigt wird.
Aus einem Lead#
- Öffnen Sie die Detailseite eines Leads
- Klicken Sie auf Konvertieren
- Legen Sie den Mandatstitel und optional das Rechtsgebiet, den Mandatstyp sowie Zuweisen an fest: Die Mandantendaten werden automatisch übernommen
Ansichten#
Lawzana Flow bietet drei Möglichkeiten zur Anzeige Ihrer Mandate:
Board#
Eine visuelle Pipeline, bei der jede Spalte eine Phase darstellt. Sie können:
- Mandate per Drag-and-Drop zwischen den Phasen verschieben
- Die Anzahl der Mandate in jeder Phase einsehen
- Arbeitsbelastung und Fortschritt schnell erfassen
Liste#
Eine tabellarische Übersicht aller Mandate mit Spalten für Mandat, Mandant, Phase, Nächste Frist, Verantwortlich und Letzte Aktivität.
Kalender#
Zeigt die Fristen Ihrer Mandate nach Datum an. Lead-Erinnerungen und Termine finden Sie auf der Seite Kalender in der Seitenleiste. Nützlich zur Nachverfolgung bevorstehender Gerichtstermine, Schriftsatzfristen und Besprechungen.
Mandatsphasen#
Phasen bilden die einzelnen Schritte Ihres Arbeitsablaufs für ein Mandat ab. Ihr erster Phasensatz basiert auf dem Hauptrechtsgebiet, das Sie bei der Registrierung ausgewählt haben. Kanzleien mit allgemeiner Ausrichtung starten mit Aufnahme, Sachverhaltsermittlung, Entwurf, Verhandlung und Abgeschlossen. Um dies zu ändern, gehen Sie zu Einstellungen → Mandatsphasen → Vorlage anwenden und wählen Sie eine der folgenden Optionen (das Anwenden einer Vorlage ersetzt Ihre aktuellen Phasen):
Vorlage für Streitbeilegung / Zivilprozess (Litigation)#
| # | Phase | Farbe |
|---|---|---|
| 1 | Aufnahme | Blau |
| 2 | Ermittlung | Violett |
| 3 | Schriftsatz | Rosa |
| 4 | Beweisaufnahme | Bernstein |
| 5 | Anträge | Türkis |
| 6 | Hauptverhandlung | Rot |
| 7 | Berufung | Indigo |
| 8 | Abgeschlossen | Grün |
Vorlage für Transaktionsrecht (Transactional)#
| # | Phase | Farbe |
|---|---|---|
| 1 | Aufnahme | Blau |
| 2 | Entwurf | Bernstein |
| 3 | Prüfung | Violett |
| 4 | Verhandlung | Cyan |
| 5 | Unterzeichnung | Rosa |
| 6 | Post-Closing | Türkis |
| 7 | Abgeschlossen | Grün |
Vorlage für Familienrecht#
| # | Phase | Farbe |
|---|---|---|
| 1 | Aufnahme | Blau |
| 2 | Einreichung | Violett |
| 3 | Beweisaufnahme | Bernstein |
| 4 | Mediation | Türkis |
| 5 | Hauptverhandlung | Rot |
| 6 | Beschluss / Urteil | Rosa |
| 7 | Abgeschlossen | Grün |
Kanzleien in der Türkei, auf den Philippinen und in Thailand sehen im Fenster Vorlage anwenden unter dem jeweiligen Landesnamen auch länderspezifische Pipelines.
Mandatsdetailseite#
Klicken Sie auf ein beliebiges Mandat, um dessen Detailseite zu öffnen. Die Kopfzeile zeigt die Phase, den zuständigen Anwalt, Tags und die nächste Frist an, zusammen mit Schaltflächen für Frist hinzufügen, Zeit erfassen, Hochladen, KI fragen und Faktenübersicht. Bei einem Mandat, das aus einem Lead konvertiert wurde, gibt die Kopfzeile das Eröffnungsdatum an und enthält einen Link zu dem Lead. Die Seite umfasst fünf Registerkarten:
Übersicht#
Die zusammenfassende Ansicht zeigt:
- Nächste Fristen, mit der Option Als erledigt markieren
- Kürzlich hinzugefügte Dokumente
- Letzte Aktivitäten und Notizen
- Beschreibung
- Mandantendaten, mit Links zum Kontakt des Mandanten und, sofern vorhanden, zu dessen Rechnungsdaten
- Noch nicht abgerechnete Zeit (für Eigentümer und Administratoren)
- Verknüpfte Mandate
Dokumente#
Verwalten Sie alle zu diesem Mandat gehörenden Dateien:
- Hochladen von Dokumenten per Drag-and-Drop oder Dateibrowser, mehrere Dateien gleichzeitig oder direkt aus Google Drive oder OneDrive
- Organisieren von Dateien in Ordnern und Unterordnern
- Öffnen eines Dokuments (Anzeigen & Analysieren), um es zusammenzufassen, wichtige Fakten zu extrahieren, damit zu chatten, eine Playbook-Prüfung durchzuführen oder genannte Personen und Unternehmen zu ermitteln, oder wählen Sie Im Assistenten öffnen
- Teilen von Dokumenten über das Mandantenportal
- Entwürfe für dieses Mandat werden hier ebenfalls aufgeführt
- Unterstützte Formate: PDF, Word, Excel, PowerPoint, E-Mail-Dateien (.eml, .msg), Textdateien und Fotos. Die vollständige Liste finden Sie unter Dokumente.
- Maximale Dateigröße: 25 MB pro Datei
Fristen#
Behalten Sie Gerichtstermine, Einreichungsfristen, Besprechungen und andere wichtige Termine im Blick:
- Fügen Sie eine Frist mit Typ, Titel, Datum, optionaler Uhrzeit, Priorität, Ort, Erinnerung und Notizen hinzu
- Prioritätsstufen: Niedrig, Mittel, Hoch, Kritisch
- Status: Ausstehend, Abgeschlossen, Abgebrochen, Überfällig
- Erinnerungen: Eine festgelegte Anzahl von Tagen vor dem Termin erhält der verantwortliche Anwalt eine Erinnerungs-E-Mail sowie eine Benachrichtigung in der App. Wenn niemand zugewiesen ist (oder die Person das Mandat nicht öffnen kann), erhält stattdessen ein Eigentümer oder Administrator mit Zugriffsrechten die Benachrichtigung
- Fristentypen werden unter Einstellungen → Meilensteintypen eingerichtet
- Aktivieren Sie Meilensteine anzeigen für den Portallink eines Mandanten, um ihm die Fristen des Mandats anzuzeigen
Aktivität#
Der gesamte Verlauf zum Mandat, aufgeteilt in fünf Bereiche:
- E-Mails: Aus dem Mandat heraus gesendete E-Mails und deren Antworten. Klicken Sie auf Neue E-Mail, um eine Nachricht zu verfassen, oder auf E-Mail an Mandanten auf der Mandantenkarte der Übersicht
- Nachrichten im Mandantenportal: Nachrichten, die Sie und der Mandant über dessen Portalseite austauschen. Der Mandant erhält eine E-Mail mit einem Link zum Lesen Ihrer Nachricht
- Verlauf und Notizen: Notizen, Dokument-Uploads, Phasenwechsel, Fristaktualisierungen und andere Teamaktivitäten. Bei einem aus einem Lead konvertierten Mandat wird die Historie des Leads unter Aus dem Lead angezeigt
- Beteiligte Personen: Die an dem Mandat beteiligten Personen und Unternehmen (Mandant, Gegenpartei, Zeuge, Sachverständiger, Gericht, Mediator, Schiedsrichter oder sonstige), ausgewählt aus Ihren Kontakten
- Kollisionen: Potenzielle Interessenkollisionen, die für dieses Mandat festgestellt wurden, zur Freigabe, Genehmigung oder Ablehnung
Beteiligte sind nicht gleichbedeutend mit Team-Zugriffsrechten. Um einzuschränken, welche Teammitglieder ein Mandat einsehen können, nutzen Sie Zugriff einschränken oder Zugriff verwalten im Menü Weitere Aktionen in der Kopfzeile (siehe Ethical Walls).
Abrechnung#
Alle Finanzangelegenheiten rund um das Mandat:
- Zeit: Zeiterfassung vornehmen oder einen Timer starten (siehe Zeiterfassung)
- Auslagen: Abzurechnende Auslagen und Barauslagen erfassen (siehe Ausgaben & Auslagen)
- Rechnungen: Honorarvereinbarung festlegen und Rechnungen aus nicht abgerechneter Zeit und Auslagen erstellen (siehe Rechnungsstellung)
- Anderkonto: Der Anderkontosaldo des Mandats und Buchungen, sichtbar für Eigentümer und Administratoren (siehe Anderkontenführung)
- Rechnungsdaten: An wen die Rechnungen des Mandats adressiert sind und die Rechnungs-E-Mail (hier angezeigt, bearbeitet auf der Kontaktseite des Mandanten) sowie die Währung des Mandats (siehe Mandantenkonten)
KI fragen#
Klicken Sie in der Kopfzeile auf KI fragen, um den KI-Assistenten in einer Seitenleiste zu öffnen. Stellen Sie Fragen gleichzeitig zu den Dokumenten, Fristen und Notizen des Mandats – ideal für dokumentübergreifende Analysen und fallbezogene Fragestellungen. Ihr Chatverlauf wird direkt beim Mandat gespeichert und ist nur für Sie sichtbar.
Tags und Rechtsgebiete#
- Rechtsgebiete: Kategorisieren Sie Mandate nach Fachgebiet (z. B. Gesellschaftsrecht, Familienrecht, Prozessführung) und Mandatstyp. Die Konfiguration erfolgt unter Einstellungen → Rechtsgebiete.
- Tags: Fügen Sie individuelle Kennzeichnungen zur weiteren Strukturierung hinzu. Tags sind farblich codiert und können als Filter verwendet werden. Erstellen Sie Tags unter Einstellungen → Tags.
Filtern und Suche#
Klicken Sie auf der Mandatsseite auf Filter, um:
- Zu filtern nach Phase, zugewiesenem Teammitglied (oder nicht zugewiesen), Name des Mandanten, Mandatstitel, Erstellungsdatum (nach oder vor) und Tags
- Zu sortieren nach Erstellungsdatum, letzter Aktualisierung, Titel, Mandantenname oder nächster Frist, jeweils aufsteigend oder absteigend
- Eine Filterkombination zu speichern, an die Symbolleiste anzuheften oder als Standard festzulegen
Nutzen Sie die Befehlspalette (⌘K / Ctrl+K) für eine sekundenschnelle Suche über alle Mandate hinweg.
Ethical Walls#
Wenn Ihre Kanzlei Ethical Walls (Informationsschranken) nutzt, werden eingeschränkte Mandate wie folgt gekennzeichnet:
- Ein Sperr-Badge in der Kopfzeile des Mandats (Ethical Wall, Vertraulich oder Eingeschränkter Zugriff)
- Teammitglieder ohne Zugriffsrechte sehen das Mandat weder in Listen noch in der Suche; beim Aufrufen eines Direktlinks wird eine Seite mit Zugriff verweigert angezeigt
- Nutzer mit der Berechtigung Nur Dokumente sehen den Titel des Mandats und dessen Dokumente zusammen mit dem Hinweis „Sie haben nur Zugriff auf die Dokumente dieses Mandats.“ Nutzer mit der Berechtigung Nur Leserechte können das Mandat öffnen, jedoch keine Änderungen vornehmen
Weitere Einzelheiten finden Sie unter Ethical Walls.