Aktenverwaltung
Akten sind das Herzstück von Lawzana Flow. Jede Akte repräsentiert einen Rechtsfall, eine Transaktion oder ein Mandat. In diesem Leitfaden erfahren Sie alles Wissenswerte über die Verwaltung von Akten.
Eine Akte erstellen#
Von Grund auf neu#
- Gehen Sie in der Seitenleiste auf Akten
- Klicken Sie auf Neue Akte
- Füllen Sie die Details aus:
- Titel (erforderlich) — die Bezeichnung des Falls oder der Akte
- Beschreibung (optional) — eine kurze Zusammenfassung
- Mandantenname (erforderlich)
- Mandanten-E-Mail (optional)
- Mandanten-Telefon (optional)
- Rechtsgebiet — wählen Sie aus Ihren konfigurierten Bereichen
- Zugewiesen an — das zuständige Teammitglied
- Die Akte wird in der ersten Phase Ihrer Pipeline erstellt
Aus einem Lead#
- Öffnen Sie die Detailseite eines Leads
- Klicken Sie auf In Akte umwandeln
- Legen Sie einen Titel fest — die Mandantendaten werden automatisch übernommen
Ansichten#
Lawzana Flow bietet drei Möglichkeiten zur Ansicht Ihrer Akten:
Kanban-Board#
Eine visuelle Pipeline, bei der jede Spalte eine Phase darstellt. Sie können:
- Akten per Drag-and-Drop zwischen den Phasen verschieben
- Die Anzahl der Akten in jeder Phase sehen
- Arbeitsauslastung und Fortschritt schnell erfassen
Listenansicht#
Eine klassische Tabelle, die alle Akten mit Spalten für Titel, Mandant, Phase, Rechtsgebiet, zugewiesenes Teammitglied und Daten anzeigt. Unterstützt Sortierung und Filterung.
Kalenderansicht#
Zeigen Sie Akten nach wichtigen Terminen und Fristen an. Nützlich zur Nachverfolgung von Meilensteinen und bevorstehenden Verpflichtungen.
Aktenphasen#
Phasen stellen die Arbeitsschritte einer Akte dar. Wenn Sie Akten zum ersten Mal einrichten, wählen Sie eine Vorlage:
Vorlage für Streitbeilegung / Zivilprozesse (Litigation)#
| # | Phase | Farbe |
|---|---|---|
| 1 | Aufnahme | Blau |
| 2 | Ermittlung | Lila |
| 3 | Klageschrift | Rosa |
| 4 | Beweiserhebung | Bernstein |
| 5 | Anträge | Blaugrün |
| 6 | Hauptverhandlung | Rot |
| 7 | Berufung | Indigo |
| 8 | Abgeschlossen | Grün |
Vorlage für Transaktionen (Transactional)#
| # | Phase | Farbe |
|---|---|---|
| 1 | Aufnahme | Blau |
| 2 | Entwurf | Bernstein |
| 3 | Prüfung | Lila |
| 4 | Verhandlung | Cyan |
| 5 | Unterzeichnung | Rosa |
| 6 | Nachbereitung | Blaugrün |
| 7 | Abgeschlossen | Grün |
Vorlage für Familienrecht (Family Law)#
| # | Phase | Farbe |
|---|---|---|
| 1 | Aufnahme | Blau |
| 2 | Einreichung | Lila |
| 3 | Beweiserhebung | Bernstein |
| 4 | Mediation | Blaugrün |
| 5 | Hauptverhandlung | Rot |
| 6 | Beschluss | Rosa |
| 7 | Abgeschlossen | Grün |
Aktendetailseite#
Klicken Sie auf eine beliebige Akte, um deren Detailseite zu öffnen. Sie verfügt über sechs Reiter:
Übersicht#
Die zusammenfassende Ansicht mit folgenden Informationen:
- Aktentitel, Mandant und Phase
- Neueste Dokumente (letzte Uploads)
- Bevorstehende Meilensteine
- Direktlinks zu häufigen Aktionen
- Rechtsgebiet und zugewiesenes Teammitglied
Dokumente#
Verwalten Sie alle dieser Akte beigefügten Dateien:
- Hochladen von Dokumenten per Drag-and-Drop oder Dateibrowser
- Organisieren von Dateien in Ordnern mit benutzerdefinierten Farben
- Anzeigen des KI-Analysestatus für jedes Dokument:
- ✓ Text extrahiert
- Zusammenfassung verfügbar / ausstehend
- Fakten extrahiert / ausstehend
- Chat bereit
- Freigeben von Dokumenten für das Mandantenportal
- Unterstützte Formate: PDF, DOC, DOCX, TXT, PNG, JPG, JPEG
- Maximale Dateigröße: 25 MB pro Datei
Timeline#
Ein chronologischer Aktivitätenverlauf, der Folgendes umfasst:
- Dokumenten-Uploads und Änderungen
- Phasenwechsel
- Notizen und Kommentare
- Aktualisierungen von Meilensteinen
- Aktionen von Teammitgliedern
Meilensteine#
Verfolgen Sie wichtige Termine, Aufgaben und Fristen:
- Erstellen Sie Meilensteine mit Titel, Fälligkeitsdatum und Priorität
- Prioritätsstufen: Niedrig, Mittel, Hoch, Kritisch
- Statusverfolgung: Nicht begonnen, In Bearbeitung, Abgeschlossen, Überfällig
- Meilensteine Teammitgliedern zuweisen
- Meilensteine können über das Portal für Mandanten freigegeben werden
Beteiligte#
Verwalten Sie, wer Zugriff auf diese Akte hat:
- Teammitglieder hinzufügen oder entfernen
- Die Rolle jedes Beteiligten einsehen
- Zugriffsberechtigungen pro Akte steuern
KI#
Greifen Sie auf KI-Funktionen auf Aktenebene zu:
- Akten-Chat — Stellen Sie Fragen zu allen Dokumenten dieser Akte gleichzeitig
- Die KI verfügt über den Kontext aus jedem in die Akte hochgeladenen Dokument
- Nützlich für dokumentenübergreifende Analysen und fragenbezogene Auswertungen zum gesamten Fall
Tags und Rechtsgebiete#
- Rechtsgebiete — Kategorisieren Sie Akten nach juristischem Fachgebiet (z. B. Gesellschaftsrecht, Familienrecht, Prozessführung). Konfigurieren Sie diese in den Einstellungen.
- Tags — Fügen Sie benutzerdefinierte Labels für zusätzliche Organisation hinzu. Tags sind farbcodiert und durchsuchbar.
Filtern und Suche#
In der Aktenliste können Sie:
- Nach Titel, Mandantenname oder Beschreibung suchen
- Nach Phase, Rechtsgebiet oder zugewiesenem Teammitglied filtern
- Nach Erstellungsdatum, letzter Aktualisierung oder alphabetisch sortieren
- Die Befehlspalette (⌘K / Ctrl+K) für eine sofortige Suche über alle Akten hinweg nutzen
Ethical Walls (Informationsbarrieren)#
Wenn Ihre Organisation Ethical Walls verwendet, zeigen geschützte Akten Folgendes an:
- Ein Schloss-Symbol neben dem Aktentitel
- Ein Einschränkungs-Badge in der Akten-Kopfzeile
- Teammitglieder, die nicht zum Einsehen der Akte berechtigt sind, sehen eine Meldung über verweigerten Zugriff
Einzelheiten finden Sie unter Ethical Walls.