สิ่งที่วิดีโอนี้แสดง
- แฟ้มงานทุกแฟ้มอยู่บนบอร์ดเดียว ตั้งแต่รับเรื่องจนถึงลงนาม
- พลอยลากรายการซื้อของลูคัสไปยังขั้นตอนตรวจสอบ
- เธอเพิ่มวันลงนามเพียงครั้งเดียว พร้อมตั้งการแจ้งเตือนล่วงหน้า 3 วัน
- กำหนดเวลานี้จะแสดงในปฏิทินของสำนักงานกฎหมายร่วมกับกำหนดเวลาอื่น ๆ ทั้งหมด
- เธอแชร์แฟ้มงานกับ ลูคัส ผ่านพอร์ทัลที่ปลอดภัย
- เขาส่ง SPA ฉบับแก้ไขไปที่นั่น ไม่ใช่ทางอีเมล
- เช้าวันถัดมา หน้าแรกจะแสดงสิ่งที่เปลี่ยนแปลงและงานที่ถึงกำหนด
- บันทึกเวลาลงในแฟ้มงานได้ในไม่กี่วินาที
- ค่าบริการแบบเหมาจ่ายจะกลายเป็นใบแจ้งหนี้ ออกเป็นฉบับสมบูรณ์และส่งอีเมลถึง ลูคัส จากแฟ้มงาน
การจัดการคดีความ
คดีความ (Matters) คือหัวใจสำคัญของ Lawzana Flow แต่ละคดีความแสดงถึงคดีทางกฎหมาย ธุรกรรม หรือการว่าจ้าง คู่มือนี้ครอบคลุมทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับการจัดการคดีความ
การสร้างคดีความ#
เริ่มสร้างใหม่ตั้งแต่ต้น#
- ไปที่ Matters ในแถบด้านข้าง
- คลิก New matter
- กรอกรายละเอียด:
- Matter Title (จำเป็น): ชื่อคดีหรือชื่อเรื่องของคดีความ
- Client Name (จำเป็น)
- Client Email (ไม่บังคับ)
- Client Phone (ไม่บังคับ)
- Practice Area และ Matter Type: เลือกจากรายการที่ตั้งค่าไว้ใน Settings → Practice Areas
- Description (ไม่บังคับ): สรุปข้อมูลโดยย่อ
- Next deadline (ไม่บังคับ): สิ่งที่ต้องส่งหรือดำเนินการ วันที่ และเวลา (ไม่บังคับ)
- คดีความจะถูกสร้างขึ้นในขั้นตอนเริ่มต้นของคุณ (ขั้นตอนแรกของเทมเพลตในระบบ)
เลือกทนายความผู้รับผิดชอบในภายหลังได้ที่ Responsible บริเวณส่วนหัวของคดีความ
จากสเปรดชีต#
เจ้าของบัญชี (Owners) และผู้ดูแลระบบ (Admins) สามารถคลิก Import ในหน้าคดีความเพื่อนำเข้าคดีความจากสเปรดชีตได้ที่ Settings → Import data คดีความที่นำเข้ามาจะคงรหัสอ้างอิงเดิมไว้ โดยแสดงเป็น Ref. ในส่วนหัวของคดีความ
จากผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า (Lead)#
- เปิดหน้ารายละเอียดของผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า
- คลิก Convert
- กำหนดชื่อคดีความ และสามารถเลือกกำหนดสาขากฎหมาย ประเภทคดีความ และ Assign To ได้ตามต้องการ: รายละเอียดของลูกค้าจะถูกโอนย้ายมาโดยอัตโนมัติ
มุมมอง#
Lawzana Flow มีมุมมองคดีความให้เลือก 3 รูปแบบ:
มุมมองบอร์ด (Board)#
กระบวนการทำงานในรูปแบบภาพที่แต่ละคอลัมน์แสดงถึงขั้นตอนหนึ่งๆ คุณสามารถ:
- ลากและวาง คดีความข้ามระหว่างขั้นตอนต่างๆ
- ดูจำนวนคดีความในแต่ละขั้นตอน
- ประเมินภาระงานและความคืบหน้าได้อย่างรวดเร็ว
มุมมองรายการ (List)#
ตารางแสดงคดีความทั้งหมดพร้อมคอลัมน์ Matter, Client, Stage, Next deadline, Responsible และ Last activity
มุมมองปฏิทิน (Calendar)#
แสดงกำหนดเวลาของคดีความตามวันที่ การแจ้งเตือนและการนัดหมายของผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าจะอยู่ในหน้า Calendar ในแถบด้านข้าง มีประโยชน์สำหรับการติดตามวันนัดขึ้นศาล การยื่นเอกสาร และการประชุมที่กำลังจะมาถึง
ขั้นตอนของคดีความ (Matter Stages)#
ขั้นตอนแสดงถึงลำดับขั้นตอนการทำงานของคดีความ ชุดขั้นตอนแรกของคุณจะถูกเลือกจากสาขากฎหมายหลักที่คุณระบุไว้ตอนลงทะเบียน สำนักงานกฎหมายทั่วไปจะเริ่มต้นด้วย Intake, Discovery, Drafting, Negotiation และ Closed หากต้องการเปลี่ยน ให้ไปที่ Settings → Matter Stages → Apply Template และเลือกหนึ่งในเทมเพลตเหล่านี้ (การปรับใช้เทมเพลตจะแทนที่ขั้นตอนปัจจุบันของคุณ):
เทมเพลตคดีความทั่วไป (Litigation Template)#
| # | Stage | Color |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Blue |
| 2 | Investigation | Purple |
| 3 | Pleading | Pink |
| 4 | Discovery | Amber |
| 5 | Motions | Teal |
| 6 | Trial | Red |
| 7 | Appeal | Indigo |
| 8 | Closed | Green |
เทมเพลตธุรกรรมและสัญญา (Transactional Template)#
| # | Stage | Color |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Blue |
| 2 | Drafting | Amber |
| 3 | Review | Purple |
| 4 | Negotiation | Cyan |
| 5 | Signing | Pink |
| 6 | Post-Closing | Teal |
| 7 | Closed | Green |
เทมเพลตกฎหมายครอบครัว (Family Law Template)#
| # | Stage | Color |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Blue |
| 2 | Filing | Purple |
| 3 | Discovery | Amber |
| 4 | Mediation | Teal |
| 5 | Trial | Red |
| 6 | Decree | Pink |
| 7 | Closed | Green |
สำนักงานกฎหมายในตุรกี ฟิลิปปินส์ และไทย จะเห็นกระบวนการทำงานเฉพาะของประเทศตนเองในหน้าต่าง Apply Template ภายใต้ชื่อประเทศนั้นๆ ด้วย
หน้ารายละเอียดคดีความ#
คลิกที่คดีความใดก็ได้เพื่อเปิดหน้ารายละเอียด ส่วนหัวจะแสดงขั้นตอน ทนายความผู้รับผิดชอบ แท็ก และกำหนดเวลาถัดไป พร้อมปุ่มสำหรับ Add deadline, Log time, Upload, Ask AI และ Fact grid สำหรับคดีความที่แปลงมาจากผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า ส่วนหัวจะระบุเวลาที่เปิดคดี พร้อมลิงก์ไปยัง the lead หน้านี้มี 5 แท็บ:
ภาพรวม (Overview)#
มุมมองสรุปข้อมูลซึ่งแสดง:
- กำหนดเวลาถัดไป พร้อมปุ่ม Mark as done
- เอกสารล่าสุด
- กิจกรรมและบันทึกข้อความล่าสุด
- คำอธิบาย
- รายละเอียดของลูกค้า พร้อมลิงก์ไปยังข้อมูลการติดต่อของลูกค้า และข้อมูลการเรียกเก็บเงิน (หากมี)
- เวลาที่ยังไม่ได้เรียกเก็บเงิน (สำหรับเจ้าของบัญชีและผู้ดูแลระบบ)
- คดีความที่เกี่ยวข้อง
เอกสาร (Documents)#
จัดการไฟล์ทั้งหมดที่แนบไว้กับคดีความนี้:
- อัปโหลด เอกสารผ่านการลากและวางหรือเบราว์เซอร์ไฟล์ อัปโหลดพร้อมกันหลายไฟล์ หรืออัปโหลดจาก Google Drive หรือ OneDrive
- จัดระเบียบ ไฟล์ลงในโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อย
- เปิด เอกสาร (View & Analyze) เพื่อสรุปเนื้อหา ดึงข้อเท็จจริงสำคัญ แชทสอบถามข้อมูล ตรวจสอบตามแนวทางปฏิบัติ (Playbook review) หรือค้นหารายชื่อบุคคลและบริษัทที่ระบุในเอกสาร หรือเลือก Open in Assistant
- แชร์ เอกสารไปยังพอร์ทัลลูกค้า
- ฉบับร่าง สำหรับคดีความนี้จะแสดงอยู่ในส่วนนี้ด้วยเช่นกัน
- รูปแบบไฟล์ที่รองรับ: PDF, Word, Excel, PowerPoint, ไฟล์อีเมล (.eml, .msg), ไฟล์ข้อความ และรูปภาพ ดูรายการทั้งหมดได้ที่ Documents
- ขนาดสูงสุด: 25 MB ต่อไฟล์
กำหนดเวลา (Deadlines)#
ติดตามวันนัดพิจารณาคดี กำหนดเวลาการยื่นเอกสาร การประชุม และวันสำคัญอื่นๆ:
- เพิ่มกำหนดเวลาพร้อมระบุประเภท หัวข้อ วันที่ เวลา (ไม่บังคับ) ระดับความสำคัญ สถานที่ การแจ้งเตือน และบันทึกข้อความ
- ระดับความสำคัญ: Low, Medium, High, Critical
- สถานะ: Pending, Completed, Cancelled, Overdue
- การแจ้งเตือน: ทนายความผู้รับผิดชอบจะได้รับอีเมลเตือนความจำและการแจ้งเตือนในแอปพลิเคชันตามจำนวนวันที่เลือกไว้ล่วงหน้าก่อนถึงกำหนด หากไม่มีผู้รับผิดชอบ (หรือไม่สามารถเปิดดูคดีความได้) เจ้าของบัญชีหรือผู้ดูแลระบบที่สามารถเข้าถึงคดีความได้จะได้รับการแจ้งเตือนแทน
- ประเภทกำหนดเวลาสามารถตั้งค่าได้ใน Settings → Milestone Types
- เปิดใช้งาน Show milestones ในลิงก์พอร์ทัลของลูกค้าเพื่อแสดงกำหนดเวลาของคดีความให้ลูกค้าเห็น
กิจกรรม (Activity)#
ทุกสิ่งที่เกิดขึ้นในคดีความ แบ่งออกเป็น 5 ส่วน:
- อีเมล: อีเมลที่ส่งออกจากคดีความและอีเมลตอบกลับ คลิก New email เพื่อเขียนอีเมล หรือคลิก Email client บนการ์ดลูกค้าในหน้าภาพรวม
- ข้อความพอร์ทัลลูกค้า: ข้อความที่คุณและลูกค้าแลกเปลี่ยนกันในหน้าพอร์ทัลของลูกค้า โดยลูกค้าจะได้รับอีเมลพร้อมลิงก์สำหรับอ่านข้อความของคุณ
- ไทม์ไลน์และบันทึกข้อความ: บันทึกข้อความ การอัปโหลดเอกสาร การเปลี่ยนขั้นตอน การอัปเดตกำหนดเวลา และการดำเนินการอื่นๆ ของทีม สำหรับคดีความที่แปลงมาจากผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า ประวัติเดิมจะแสดงอยู่ใต้หัวข้อ From the lead
- ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องในคดีความ (Matter Participants): บุคคลและบริษัทที่เกี่ยวข้องกับคดีความ (ลูกค้า คู่ความฝ่ายตรงข้าม พยาน ผู้เชี่ยวชาญ ศาล ผู้ประนอมข้อพิพาท อนุญาโตตุลาการ หรืออื่นๆ) โดยเลือกจากผู้ติดต่อของคุณ
- ข้อขัดแย้งทางผลประโยชน์ (Conflicts): ข้อขัดแย้งทางผลประโยชน์ที่อาจเกิดขึ้นซึ่งตรวจพบในคดีความนี้ เพื่อดำเนินการตรวจสอบให้ชัดเจน (Clear) สละสิทธิ์การคัดค้าน (Waive) หรือปฏิเสธ (Decline)
ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องไม่เหมือนกับสิทธิ์การเข้าถึงของทีม หากต้องการจำกัดสมาชิกในทีมที่สามารถดูคดีความได้ ให้ใช้ตัวเลือก Restrict access หรือ Manage access ในเมนู More actions ที่ส่วนหัว (ดูที่ Ethical Walls)
การเรียกเก็บเงิน (Billing)#
ทุกเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการเงินของคดีความ:
- เวลา: บันทึกเวลาหรือเปิดตัวจับเวลา (ดูที่ Time Tracking)
- ค่าใช้จ่าย: บันทึกค่าใช้จ่ายล่วงหน้าเพื่อเรียกเก็บเงิน (ดูที่ Expenses & Disbursements)
- ใบแจ้งหนี้: กำหนดข้อตกลงเรื่องค่าธรรมเนียมและสร้างใบแจ้งหนี้จากเวลาและค่าใช้จ่ายที่ยังไม่ได้เรียกเก็บ (ดูที่ Invoicing)
- เงินดูแลเพื่อลูกค้า (Trust): ยอดคงเหลือและรายการบัญชีเงินดูแลเพื่อลูกค้าของคดีความ มองเห็นได้เฉพาะเจ้าของบัญชีและผู้ดูแลระบบ (ดูที่ Trust Accounting)
- รายละเอียดการเรียกเก็บเงิน: ผู้รับใบแจ้งหนี้ของคดีความและอีเมลสำหรับเรียกเก็บเงิน (แสดงที่นี่ แก้ไขได้ในหน้าผู้ติดต่อของลูกค้า) รวมถึงสกุลเงินของคดีความ (ดูที่ Client Accounts)
ถาม AI (Ask AI)#
คลิก Ask AI ที่ส่วนหัวเพื่อเปิดผู้ช่วย AI ในแผงด้านข้าง สอบถามข้อมูลเกี่ยวกับเอกสาร กำหนดเวลา และบันทึกข้อความของคดีความได้พร้อมกัน สำหรับการวิเคราะห์เชื่อมโยงหลายเอกสารและคำถามภาพรวมของคดี ประวัติการแชทจะถูกบันทึกไว้ในคดีความ และมีเพียงคุณเท่านั้นที่มองเห็น
แท็กและสาขากฎหมาย#
- สาขากฎหมาย (Practice Areas): จัดหมวดหมู่คดีความตามความเชี่ยวชาญทางกฎหมาย (เช่น องค์กรและธุรกิจ, กฎหมายครอบครัว, การดำเนินคดี) และประเภทคดีความ กำหนดค่าได้ใน Settings → Practice Areas
- แท็ก (Tags): เพิ่มป้ายกำกับที่กำหนดเองเพื่อการจัดระเบียบเพิ่มเติม แท็กจะมีการแบ่งตามรหัสสีและคุณสามารถกรองข้อมูลตามแท็กได้ สร้างแท็กได้ใน Settings → Tags
การกรองและการค้นหา#
ในหน้าคดีความ คลิก Filters เพื่อ:
- กรอง ตามขั้นตอน สมาชิกในทีมที่ได้รับมอบหมาย (หรือยังไม่ได้มอบหมาย) ชื่อลูกค้า ชื่อคดีความ วันที่สร้าง (หลังจากหรือก่อนหน้า) และแท็ก
- จัดเรียง ตามวันที่สร้าง อัปเดตล่าสุด ชื่อคดีความ ชื่อลูกค้า หรือกำหนดเวลาถัดไป จากน้อยไปมากหรือมากไปน้อย
- บันทึก ชุดตัวกรอง ปักหมุดไว้ที่แถบเครื่องมือ หรือตั้งค่าเป็นค่าเริ่มต้นของคุณ
ใช้ Command Palette (⌘K / Ctrl+K) เพื่อค้นหาคดีความทั้งหมดได้ทันที
กำแพงจริยธรรม (Ethical Walls)#
หากองค์กรของคุณมีการใช้งานกำแพงจริยธรรม คดีความที่ถูกจำกัดจะแสดง:
- ป้ายกำกับการจำกัดสิทธิ์ บนส่วนหัวของคดีความ (Ethical Wall, Confidential หรือ Limited Access)
- สมาชิกในทีมที่ไม่มีสิทธิ์เข้าถึงจะไม่เห็นคดีความในรายการหรือผลการค้นหา และการเปิดลิงก์ที่เชื่อมโยงไปยังคดีความจะแสดงหน้า Access Denied
- ผู้ที่ได้รับสิทธิ์การเข้าถึงแบบ Documents Only จะมองเห็นเฉพาะชื่อคดีความและเอกสาร พร้อมข้อความแจ้งเตือน "You have access to this matter's documents only." ส่วนผู้ที่ได้รับสิทธิ์การเข้าถึงแบบ Read Only จะสามารถเปิดดูคดีความได้แต่ไม่สามารถแก้ไขได้
ดูรายละเอียดเพิ่มเติมที่ Ethical Walls