การจัดการคดีและงานกฎหมาย (Matter Management)
งานกฎหมายหรือคดี (Matters) คือหัวใจสำคัญของ Lawzana Flow แต่ละ Matter จะแสดงถึงคดีความ ธุรกรรม หรือข้อตกลงการว่าจ้างทางกฎหมาย คู่มือนี้ครอบคลุมทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับการจัดการ Matter
การสร้าง Matter#
สร้างใหม่ตั้งแต่ต้น#
- ไปที่ Matters ในแถบด้านข้าง
- คลิก New Matter
- กรอกรายละเอียด:
- Title (จำเป็น) — ชื่อคดีหรือชื่องานกฎหมาย
- Description (ไม่บังคับ) — สรุปข้อมูลโดยย่อ
- Client Name (จำเป็น)
- Client Email (ไม่บังคับ)
- Client Phone (ไม่บังคับ)
- Practice Area — เลือกจากสาขากฎหมายที่คุณกำหนดค่าไว้
- Assigned To — สมาชิกในทีมที่รับผิดชอบ
- Matter จะถูกสร้างขึ้นในขั้นตอนแรกของไปป์ไลน์ของคุณ
สร้างจากผู้มีโอกาสเป็นลูกความ (Lead)#
- เปิดหน้ารายละเอียดของผู้มีโอกาสเป็นลูกความ
- คลิก Convert to Matter
- กำหนดชื่อเรื่อง — รายละเอียดของลูกความจะถูกส่งต่อมาโดยอัตโนมัติ
มุมมองการแสดงผล#
Lawzana Flow มี 3 รูปแบบในการดู Matter ของคุณ:
มุมมองบอร์ดคัมบัง (Kanban Board)#
ไปป์ไลน์แบบภาพที่แต่ละคอลัมน์แสดงถึงขั้นตอนการทำงาน คุณสามารถ:
- ลากและวาง Matter ระหว่างขั้นตอนต่างๆ
- ดูจำนวน Matter ในแต่ละขั้นตอน
- ประเมินปริมาณงานและความคืบหน้าได้อย่างรวดเร็ว
มุมมองรายการ (List View)#
ตารางแบบดั้งเดิมที่แสดง Matter ทั้งหมด พร้อมคอลัมน์ชื่อเรื่อง ลูกความ ขั้นตอน สาขากฎหมาย สมาชิกในทีมที่ได้รับมอบหมาย และวันที่ รองรับการจัดเรียงและการกรองข้อมูล
มุมมองปฏิทิน (Calendar View)#
ดู Matter ตามวันที่สำคัญและกำหนดเวลา มีประโยชน์สำหรับการติดตามเหตุการณ์สำคัญและข้อผูกพันที่กำลังจะมาถึง
ขั้นตอนของ Matter (Matter Stages)#
ขั้นตอน (Stages) แสดงถึงลำดับขั้นตอนการทำงานของ Matter เมื่อคุณตั้งค่า Matter เป็นครั้งแรก ให้เลือกเทมเพลต:
เทมเพลตคดีความ (Litigation Template)#
| # | Stage | Color |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Blue |
| 2 | Investigation | Purple |
| 3 | Pleading | Pink |
| 4 | Discovery | Amber |
| 5 | Motions | Teal |
| 6 | Trial | Red |
| 7 | Appeal | Indigo |
| 8 | Closed | Green |
เทมเพลตงานธุรกรรม (Transactional Template)#
| # | Stage | Color |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Blue |
| 2 | Drafting | Amber |
| 3 | Review | Purple |
| 4 | Negotiation | Cyan |
| 5 | Signing | Pink |
| 6 | Post-Closing | Teal |
| 7 | Closed | Green |
เทมเพลตกฎหมายครอบครัว (Family Law Template)#
| # | Stage | Color |
|---|---|---|
| 1 | Intake | Blue |
| 2 | Filing | Purple |
| 3 | Discovery | Amber |
| 4 | Mediation | Teal |
| 5 | Trial | Red |
| 6 | Decree | Pink |
| 7 | Closed | Green |
หน้ารายละเอียดของ Matter#
คลิกที่ Matter ใดก็ได้เพื่อเปิดหน้ารายละเอียด ซึ่งประกอบด้วย 6 แถบข้อมูล:
ภาพรวม (Overview)#
มุมมองสรุปข้อมูลที่แสดง:
- ชื่อ Matter ลูกความ และขั้นตอนการทำงาน
- เอกสารล่าสุด (การอัปโหลดล่าสุด)
- เหตุการณ์สำคัญที่กำลังจะมาถึง
- ลิงก์ด่วนไปยังการดำเนินการทั่วไป
- สาขากฎหมายและสมาชิกในทีมที่ได้รับมอบหมาย
เอกสาร (Documents)#
จัดการไฟล์ทั้งหมดที่แนบไว้กับ Matter นี้:
- อัปโหลด เอกสารผ่านการลากและวาง หรือตัวเลือกไฟล์
- จัดระเบียบ ไฟล์ลงในโฟลเดอร์พร้อมกำหนดสีที่ต้องการ
- ดู สถานะการวิเคราะห์ของ AI สำหรับแต่ละเอกสาร:
- ✓ ข้อความได้รับการดึงข้อมูลแล้ว
- สรุปข้อมูลพร้อมใช้งาน / รอดำเนินการ
- ข้อเท็จจริงได้รับการดึงข้อมูลแล้ว / รอดำเนินการ
- แชทพร้อมใช้งาน
- แชร์ เอกสารไปยังพอร์ทัลของลูกความ (client portal)
- รูปแบบไฟล์ที่รองรับ: PDF, DOC, DOCX, TXT, PNG, JPG, JPEG
- ขนาดสูงสุด: 25 MB ต่อไฟล์
ลำดับเหตุการณ์ (Timeline)#
ฟีดกิจกรรมตามลำดับเวลา ได้แก่:
- การอัปโหลดและการเปลี่ยนแปลงเอกสาร
- การเปลี่ยนขั้นตอนการทำงาน
- บันทึกย่อและความคิดเห็น
- การอัปเดตเหตุการณ์สำคัญ
- การดำเนินการของสมาชิกในทีม
เหตุการณ์สำคัญ (Milestones)#
ติดตามวันที่สำคัญ งานที่ต้องทำ และกำหนดเวลา:
- สร้างเหตุการณ์สำคัญพร้อมชื่อ วันครบกำหนด และระดับความสำคัญ
- ระดับความสำคัญ: ต่ำ, ปานกลาง, สูง, วิกฤต
- การติดตามสถานะ: ยังไม่เริ่ม, อยู่ระหว่างดำเนินการ, เสร็จสมบูรณ์, เลยกำหนด
- มอบหมายเหตุการณ์สำคัญให้กับสมาชิกในทีม
- สามารถแชร์เหตุการณ์สำคัญกับลูกความผ่านพอร์ทัลได้
ผู้เข้าร่วม (Participants)#
จัดการผู้มีสิทธิ์เข้าถึง Matter นี้:
- เพิ่มหรือลบสมาชิกในทีม
- ดูบทบาทของผู้เข้าร่วมแต่ละคน
- ควบคุมระดับการเข้าถึงในแต่ละ Matter
AI#
เข้าถึงความสามารถของ AI ในระดับ Matter:
- Matter Chat — ถามคำถามเกี่ยวกับเอกสารทั้งหมดใน Matter นี้ได้พร้อมกันในคราวเดียว
- AI มีบริบทจากทุกเอกสารที่อัปโหลดไปยัง Matter
- มีประโยชน์สำหรับการวิเคราะห์ข้อมูลข้ามเอกสารและตอบคำถามภาพรวมของคดี
แท็กและสาขากฎหมาย#
- สาขากฎหมาย (Practice Areas) — จัดหมวดหมู่ Matter ตามความเชี่ยวชาญทางกฎหมาย (เช่น กฎหมายธุรกิจ, กฎหมายครอบครัว, การดำเนินคดีทางศาล) กำหนดค่าได้ในหน้า Settings
- แท็ก (Tags) — เพิ่มป้ายกำกับที่กำหนดเองเพื่อการจัดระเบียบเพิ่มเติม โดยแท็กจะมีการแบ่งสีและสามารถค้นหาได้
การกรองและการค้นหา#
ในหน้ารายการ Matter คุณสามารถ:
- ค้นหา ตามชื่อเรื่อง ชื่อลูกความ หรือคำอธิบาย
- กรอง ตามขั้นตอน สาขากฎหมาย หรือสมาชิกในทีมที่ได้รับมอบหมาย
- จัดเรียง ตามวันที่สร้าง อัปเดตล่าสุด หรือตามลำดับอักษร
- ใช้ command palette (⌘K / Ctrl+K) เพื่อค้นหาในทุก Matter ได้ทันที
กำแพงจริยธรรม (Ethical Walls)#
หากองค์กรของคุณใช้งานกำแพงจริยธรรม Matter ที่ถูกจำกัดสิทธิ์จะแสดง:
- ไอคอนแม่กุญแจ ถัดจากชื่อ Matter
- ป้ายจำกัดสิทธิ์ บนส่วนหัวของ Matter
- สมาชิกในทีมที่ไม่ได้รับอนุญาตให้ดู Matter จะเห็นข้อความปฏิเสธการเข้าถึง
ดูรายละเอียดเพิ่มเติมที่ Ethical Walls