การตั้งค่า
หน้าการตั้งค่าช่วยให้คุณสามารถกำหนดค่าบัญชีของคุณเอง องค์กร ทีม เวิร์กโฟลว์ และการผสานการทำงานต่างๆ เจ้าของ (Owner) และผู้ดูแลระบบ (Admin) สามารถเปิดหน้านี้ได้จาก การตั้งค่า (Settings) ในแถบด้านข้าง ส่วนผู้ใช้อื่นๆ สามารถเปิดได้จาก command palette (⌘K → การตั้งค่า) หรือไอคอนรูปเฟืองในหน้าการแจ้งเตือน
การตั้งค่าของฉัน#
โปรไฟล์#
- ชื่อที่แสดง (Display Name) และ อีเมล (Email)
- เปลี่ยนรหัสผ่าน (Change Password) หรือ ตั้งรหัสผ่าน (Set Password) หากคุณลงชื่อสมัครใช้ด้วย Google หรือ Microsoft
การแจ้งเตือน#
- การแจ้งเตือนทางอีเมล: เปิดหรือปิดการใช้งาน และเลือกการแจ้งเตือนที่คุณต้องการรับ
- สรุปประจำสัปดาห์: เจ้าของและผู้ดูแลระบบจะได้รับสรุปกิจกรรมของสัปดาห์ในทุกวันจันทร์ (เปิดหรือปิดได้ที่นี่) โดยอีเมลนี้จะไม่แทนที่อีเมลแจ้งเตือนรายรายการ
- อีเมลกำหนดการประจำวัน: อีเมลช่วงเช้าที่แสดงกำหนดเวลาที่เลยกำหนด กำหนดเวลาที่กำลังจะมาถึง และผู้สนใจที่ยังรอการตอบกลับ
การส่งต่ออีเมล#
สร้างที่อยู่อีเมลรับเรื่องส่วนตัวของคุณและส่งต่ออีเมลของลูกความมายังที่อยู่นี้ได้โดยอัตโนมัติจากกล่องจดหมายของคุณหรือส่งต่อทีละฉบับ Flow จะจัดเก็บแต่ละข้อความไว้ภายใต้ลูกความที่ถูกต้อง แท็บนี้ประกอบด้วยขั้นตอนการตั้งค่าสำหรับ Gmail และ Outlook รวมถึง ผู้ช่วยคัดกรอง AI (AI Intake Assistant) ทางเลือกเสริมที่จะตอบกลับผู้สนใจรายใหม่จากอีเมลด้วยคำถามคัดกรองเบื้องต้นไม่กี่ข้อ
องค์กร#
ทั่วไป#
- ชื่อองค์กร: ชื่อที่แสดงของสำนักงานกฎหมายของคุณ
- URL Slug: ตัวระบุที่อยู่เว็บเฉพาะของสำนักงานคุณ
- ภูมิภาคการจัดเก็บไฟล์: ตำแหน่งที่จัดเก็บไฟล์ที่คุณอัปโหลด (สหรัฐอเมริกา ยุโรป หรือเอเชียแปซิฟิก) สำหรับสำนักงานที่ลงชื่อสมัครใช้บน flow.lawzana.com จะเป็นยุโรป ส่วนสำนักงานที่เริ่มต้นจาก Lawzana Directory จะถูกเลือกไว้เมื่อสร้างพื้นที่ทำงาน ทั้งนี้ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้
รายละเอียดสำนักงาน#
- ที่อยู่สำนักงาน: ที่อยู่ธุรกิจของคุณสำหรับสัญญาจ้างว่าความและหัวกระดาษจดหมาย
- เขตอำนาจศาลหลัก: ประเทศ (และรัฐหรือภูมิภาค) ที่สำนักงานของคุณดำเนินคดีหรือให้คำปรึกษาเป็นหลัก
การออกใบแจ้งหนี้และอัตราค่าบริการ#
ค่าเริ่มต้นสำหรับการเรียกเก็บเงินลูกความของคุณ กรุณากรอกข้อมูลในทุกการ์ดก่อนที่จะมีใครเริ่มบันทึกเวลา จากนั้นคลิก บันทึกการตั้งค่าการออกใบแจ้งหนี้ ที่ด้านล่าง เฉพาะเจ้าของและผู้ดูแลระบบเท่านั้นที่สามารถเปลี่ยนแปลงข้อมูลเหล่านี้ได้
อัตราค่าบริการและเวลา
- อัตราค่าบริการรายชั่วโมงเริ่มต้น: กำหนดราคาของเวลาเมื่อไม่มีอัตราค่าบริการที่เจาะจงกว่า หากเว้นว่างไว้ รายการเวลาจะแสดงสถานะ ต้องระบุอัตราค่าบริการ
- สกุลเงิน: สกุลเงินในการเรียกเก็บเงินของสำนักงานคุณ หากไม่ได้ตั้งค่าไว้ Flow จะใช้สกุลเงินการเรียกเก็บเงินจาก สัญญาจ้างว่าความ ถัดมาคือสกุลเงินของประเทศของสำนักงานคุณ (จาก รายละเอียดสำนักงาน) และจะใช้ดอลลาร์สหรัฐเฉพาะเมื่อไม่สามารถระบุได้เท่านั้น อัตราค่าบริการเริ่มต้นและอัตราของเจ้าหน้าที่จะคิดเป็นสกุลเงินนี้ คุณสามารถเปลี่ยนแปลงได้ในภายหลัง แต่เวลาและค่าใช้จ่ายที่บันทึกไว้ในสกุลเงินเดิมแล้วจะถูกคัดออกจากใบแจ้งหนี้ และอัตราค่าบริการของคุณจะคงจำนวนตัวเลขเดิมไว้ในสกุลเงินใหม่ ดูเพิ่มเติมที่ การเรียกเก็บเงินในสกุลเงินอื่น
- เงื่อนไขการชำระเงิน (วัน, 0 = เมื่อได้รับ): จำนวนวันจนกว่าใบแจ้งหนี้จะครบกำหนดชำระ ทั้งนี้เงื่อนไขเฉพาะของลูกความจะมีผลบังคับใช้ก่อน
- หน่วยเวลาขั้นต่ำในการเรียกเก็บ (1 นาที, 6 นาที หรือ 15 นาที) และ การปัดเศษ (ปัดเศษขึ้น, ปัดเศษไปยังค่าที่ใกล้ที่สุด หรือไม่ปัดเศษ): ระบบจะปัดเศษเฉพาะเวลาที่เรียกเก็บเงินเท่านั้น ส่วนเวลาทำงานจริงจะยังคงเก็บไว้
- เวลาใหม่สามารถเรียกเก็บเงินได้ตามค่าเริ่มต้น: กำหนดว่าสวิตช์ เรียกเก็บเงินได้ จะเปิดใช้งานตั้งแต่เริ่มต้นหรือไม่เมื่อมีคนเพิ่มเวลาหรือบันทึกตัวจับเวลา ให้ปิดสวิตช์นี้หากงานส่วนใหญ่ของคุณไม่เรียกเก็บเงิน โดยแต่ละรายการยังคงสามารถปรับสวิตช์แยกต่างหากได้
อัตราค่าบริการของเจ้าหน้าที่: อัตราค่าบริการรายชั่วโมงหนึ่งอัตราต่อผู้สร้างรายได้ (fee earner) หากเว้นว่างไว้จะใช้อัตราค่าบริการเริ่มต้น
การออกใบแจ้งหนี้และภาษี
- อัตราภาษีเริ่มต้น (%) และ ชื่อภาษีบนใบแจ้งหนี้ (เช่น VAT, TVA หรือ GST): นำไปใช้กับแบบร่างใหม่ทุกฉบับ ซึ่งยังสามารถเปลี่ยนอัตราภาษีในแบบร่างได้ ชื่อเริ่มต้นคือ "VAT" และหากเว้นว่างไว้จะบันทึกเป็น "VAT" ดังนั้นโปรดพิมพ์ชื่อที่ลูกความของคุณคุ้นเคย
- คำนำหน้าเลขที่ใบแจ้งหนี้: ตัวเลขจะประกอบด้วยคำนำหน้าบวกด้วยเลขสี่หลัก ควรตั้งค่าก่อนออกใบแจ้งหนี้ฉบับแรก เนื่องจากเลขที่ออกไปแล้วจะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้
- ชื่อเลขประจำตัวผู้เสียภาษี และ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของคุณ: พิมพ์อยู่ใต้ชื่อสำนักงานของคุณ หากเว้นว่างไว้ ชื่อจะแสดงเป็น "Tax ID" ในภาษาของลูกความ
- คำแนะนำในการชำระเงิน: ข้อความอิสระ เช่น ชื่อธนาคาร เลข IBAN และหมายเลขอ้างอิงที่ต้องระบุ จะพิมพ์อยู่บนใบแจ้งหนี้ทุกฉบับและบนหน้าใบแจ้งหนี้ของลูกความ ใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วจะคงคำแนะนำตามที่ระบุไว้ตอนที่ออก
ดูรายละเอียดการใช้งานการตั้งค่าเหล่านี้ได้ที่ การออกใบแจ้งหนี้ และ การติดตามเวลา
การสมัครสมาชิก#
แพ็กเกจ Lawzana Flow ของคุณ นี่คือส่วนที่สำนักงานของคุณชำระสำหรับ Flow ไม่ใช่ใบแจ้งหนี้ที่คุณส่งให้ลูกความ
- แพ็กเกจปัจจุบัน: Free, Essentials หรือ Advanced พร้อมสถานะ (ใช้งานอยู่, ค้างชำระ หรือยกเลิกแล้ว)
- การใช้งาน: ที่นั่งที่ใช้งานอยู่ คำเชิญที่รอดำเนินการ และค่าใช้จ่ายรายเดือนโดยประมาณ
- จัดการการเรียกเก็บเงิน: เปิดพอร์ทัลการเรียกเก็บเงินของ Stripe เพื่ออัปเดตบัตรของคุณและดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้ (เฉพาะเจ้าของ)
- ยกเลิกการสมัครสมาชิก (เฉพาะเจ้าของ) ดูเพิ่มเติมที่ การเรียกเก็บเงินและแพ็กเกจ
แท็บการสมัครสมาชิกยังแสดง การใช้งาน AI ด้วย:
- การดำเนินการ AI ที่ใช้ไป ในเดือนนี้ และจำนวนคงเหลือ
- เวลาที่โควตาของคุณจะรีเซ็ต
- การดำเนินการที่นับรวมในเครดิตของคุณ (ดูตารางเครดิตได้ที่ การเรียกเก็บเงินและแพ็กเกจ)
- Lead AI: เปิดหรือปิดการใช้งาน AI อัตโนมัติสำหรับผู้สนใจรายใหม่
- การใช้งานส่วนเกิน (Essentials และ Advanced): อนุญาตให้ใช้งานเกินเครดิตรายเดือนได้ โดยไม่เกินเพดานที่คุณกำหนด
- พื้นที่จัดเก็บเอกสาร ที่ใช้ไปเทียบกับขีดจำกัดของแพ็กเกจคุณ
ทีม#
สมาชิก#
- ดูสมาชิกในทีมปัจจุบันทั้งหมดพร้อมบทบาทของพวกเขา
- เชิญสมาชิก: ส่งอีเมลคำเชิญ
- เปลี่ยนบทบาทของสมาชิกด้วยคำสั่ง กำหนดเป็นผู้ดูแลระบบ, กำหนดเป็นสมาชิก หรือ กำหนดเป็นผู้ดู
- ลบออกจากทีม: เพิกถอนการเข้าถึงของสมาชิก และเลือกมอบหมายผู้สนใจและคดีความของพวกเขาใหม่ได้ตามต้องการ
- ส่งซ้ำหรือเพิกถอนคำเชิญที่รอดำเนินการ
กลุ่ม#
- สร้างกลุ่มภายในองค์กรของคุณ
- เพิ่มสมาชิกเข้ากลุ่ม
- กำหนด หัวหน้ากลุ่ม
- แชร์ผู้สนใจและคดีความให้กับทั้งกลุ่มได้ในคราวเดียว
การเข้าถึง#
- การมองเห็นระเบียน: เลือกว่าสมาชิกและผู้ดูจะเห็นผู้สนใจและคดีความทั้งหมด หรือเห็นเฉพาะรายการที่ได้รับมอบหมายหรือแชร์กับพวกเขาเท่านั้น ส่วนเจ้าของและผู้ดูแลระบบจะมองเห็นทุกอย่างเสมอ
- แนวกั้นทางจริยธรรม (Ethical Walls): จำกัดการเข้าถึงคดีความเฉพาะบุคคลที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น ดูเพิ่มเติมที่ แนวกั้นทางจริยธรรม
เวิร์กโฟลว์#
ขั้นตอนของคดีความ#
ปรับแต่งขั้นตอนในไปป์ไลน์คดีความของคุณ:
- เพิ่มขั้นตอน: สร้างขั้นตอนใหม่พร้อมกำหนดชื่อและสี
- จัดลำดับใหม่: ลากขั้นตอนเพื่อเปลี่ยนลำดับ
- แก้ไข: เปลี่ยนชื่อหรือเปลี่ยนสีของขั้นตอน
- ลบ: ลบขั้นตอน (ขั้นตอนที่ยังมีคดีความอยู่จะไม่สามารถลบได้ กรุณาย้ายคดีความออกก่อน)
- เทมเพลต: นำเทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้ามาใช้ (การดำเนินคดี, งานธุรกรรม หรือกฎหมายครอบครัว)
- ขั้นตอนปิด/เสร็จสิ้น: กำหนดขั้นตอนปลายทางสำหรับคดีความที่ดำเนินการเสร็จสิ้นแล้ว
ขั้นตอนของผู้สนใจ#
ปรับแต่งขั้นตอนในไปป์ไลน์ผู้สนใจของคุณ ซึ่งคล้ายกับขั้นตอนของคดีความ:
- มีเทมเพลตเริ่มต้น, ไปป์ไลน์แบบขยาย และแบบเรียบง่ายให้เลือกใช้
- เพิ่ม แก้ไข จัดลำดับใหม่ และลบขั้นตอน
- กำหนดขั้นตอน สำเร็จ (Won) และ ไม่สำเร็จ (Lost)
ประเภทของหมุดหมาย#
กำหนดประเภทของหมุดหมาย (Milestone) ที่สามารถใช้งานได้ในคดีความของคุณ:
- แต่ละประเภทประกอบด้วย ชื่อ, สี, ไอคอน, คำอธิบาย (ระบุหรือไม่ก็ได้) และ การแจ้งเตือนเริ่มต้น (จำนวนวันล่วงหน้า)
- สำนักงานใหม่จะเริ่มต้นด้วยประเภทต่างๆ เช่น วันนัดศาล, กำหนดเวลาการยื่นเอกสาร, อายุความ และการประชุมลูกความ
ระบบอัตโนมัติ#
สร้างกฎของเวิร์กโฟลว์ที่จะทำงานโดยอัตโนมัติเมื่อเกิดเหตุการณ์ต่างๆ ดูรายละเอียดทั้งหมดได้ที่ ระบบอัตโนมัติ
เนื้อหา#
ความเชี่ยวชาญทางกฎหมาย#
จัดการสาขาความเชี่ยวชาญทางกฎหมายที่สำนักงานของคุณให้บริการ:
- เพิ่มสาขาความเชี่ยวชาญ และประเภทคดีความภายในแต่ละสาขา พร้อมไอคอนและสีที่กำหนดเองได้
- สาขาความเชี่ยวชาญและประเภทคดีความใช้สำหรับจัดหมวดหมู่คดีความ
- แต่ละสาขาความเชี่ยวชาญสามารถระบุได้ว่า ใครจะได้รับผู้สนใจรายใหม่จาก Directory
- สาขาเริ่มต้นประกอบด้วย: การดำเนินคดี, องค์กรและธุรกิจ, อสังหาริมทรัพย์, กฎหมายครอบครัว, การจ้างงานและแรงงาน, ทรัพย์สินทางทางปัญญา, อาญา และการตรวจคนเข้าเมือง
แท็ก#
สร้างแท็กเพื่อจัดระเบียบและกรองคดีความของคุณ:
- แต่ละแท็กประกอบด้วย ชื่อ, สี และ คำอธิบาย (ระบุหรือไม่ก็ได้)
- การลบแท็กจะเป็นการนำแท็กนั้นออกจากคดีความทั้งหมด
ประเภทเอกสาร#
กำหนดค่าประเภทเอกสารที่ AI จะใช้เมื่อตรวจหาประเภทของเอกสารและจับคู่กับเพลย์บุ๊ก:
- แต่ละประเภทประกอบด้วย คีย์, ชื่อที่แสดง, หมวดหมู่ และ คำอธิบาย (ระบุหรือไม่ก็ได้)
- รีเซ็ตเป็นค่าเริ่มต้น จะคืนค่ารายการทั้งหมดกลับเป็นค่าที่ระบบมีมาให้ตั้งแต่ต้น
สัญญาจ้างว่าความ#
กำหนดค่าเริ่มต้นล่วงหน้าสำหรับตัวช่วยสร้างสัญญาจ้างว่าความ:
- ข้อความเปิดเผยข้อมูลเริ่มต้น: ข้อความเริ่มต้นสำหรับการเปิดเผยข้อมูลเกี่ยวกับเทคโนโลยี AI, ความปลอดภัยของข้อมูล และการขัดกันแห่งผลประโยชน์ รวมถึงเลือกว่าจะรวมข้อความแต่ละส่วนไว้ตามค่าเริ่มต้นหรือไม่
- ค่าเริ่มต้นสำหรับการเรียกเก็บเงิน: สกุลเงิน โครงสร้างค่าธรรมเนียม อัตราค่าบริการรายชั่วโมงสำหรับพาร์ทเนอร์ ทนายความร่วม และเจ้าหน้าที่สายกฎหมาย (paralegal) ตลอดจนจำนวนเงินมัดจำค่าบริการและเงื่อนไขการชำระเงิน หากใน การออกใบแจ้งหนี้และอัตราค่าบริการ ไม่ได้ระบุสกุลเงินไว้ ระบบจะใช้สกุลเงินนี้ในการเรียกเก็บเงิน
การผสานการทำงาน#
หน้าติดต่อ#
สร้างหน้าเว็บแบบง่ายเพื่อให้ลูกความสามารถติดต่อสำนักงานของคุณได้ ทุกข้อความจะส่งเข้ามายังส่วนผู้สนใจ ดูเพิ่มเติมที่ การผสานการทำงาน
วิดเจ็ตบนเว็บไซต์#
กำหนดค่าวิดเจ็ตแบบฟอร์มบันทึกข้อมูลผู้สนใจสำหรับฝังบนเว็บไซต์ของคุณ:
- สร้างและจัดการคีย์วิดเจ็ตของคุณ และเปิดเครื่องมือปรับแต่ง (เฉพาะเจ้าของ)
- เลือกโหมดของวิดเจ็ต (แบบฝังในหน้า, แบบปุ่ม หรือแบบลอย)
- ปรับแต่งสี ข้อความ และช่องข้อมูลในแบบฟอร์ม
- คัดลอกโค้ดสำหรับนำไปฝัง
ดูรายละเอียดทั้งหมดได้ที่ การผสานการทำงาน
ฟีดปฏิทิน#
สร้างลิงก์ปฏิทินส่วนตัวและสมัครรับข้อมูลได้จาก Google Calendar, Outlook หรือ Apple Calendar ลิงก์นี้จะแสดงกำหนดเวลาในคดีความที่คุณมองเห็นได้ การแจ้งเตือนติดตามผู้สนใจ และการนัดหมายที่คุณจองไว้ ฟีดนี้เป็นการส่งข้อมูลทางเดียว: การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในปฏิทินของคุณจะไม่ส่งผลกลับมายัง Flow
การจองนัดหมาย#
เปิดให้ลูกความสามารถจองเวลาประชุมกับคุณทางออนไลน์ เพื่อนร่วมงานแต่ละคนสามารถตั้งชื่อสำหรับการจอง เขตเวลา ประเภทการจอง และชั่วโมงทำงานประจำสัปดาห์ของตนเองได้ ส่วนเจ้าของและผู้ดูแลระบบสามารถปิดการจองของเพื่อนร่วมงานได้ เมนูนี้จะไม่แสดงให้ผู้ดูเห็น
ดูรายละเอียดทั้งหมดได้ที่ การผสานการทำงาน
การเชื่อมต่อ API#
ส่งข้อมูลผู้สนใจจากแบบฟอร์มหรือเครื่องมือของคุณเองผ่าน REST API โดยใช้คีย์วิดเจ็ตของคุณ ในแท็บนี้จะแสดง endpoint, ช่องข้อมูลสำหรับคำขอ, ตัวอย่างโค้ด และแบบฟอร์มสำหรับทดสอบ
Zapier#
เชื่อมต่อ Lawzana Flow กับแอปพลิเคชันอื่นๆ ผ่าน Zapier (สำหรับเจ้าของและผู้ดูแลระบบ):
- สร้างคีย์ API แล้วคัดลอกทันที: คีย์แบบเต็มจะแสดงเพียงครั้งเดียวเท่านั้น
- เปิดแอป Lawzana Flow ใน Zapier จากลิงก์ในขั้นตอนการตั้งค่าและยอมรับคำเชิญ: ในขณะนี้แอปยังเปิดให้ใช้งานผ่านคำเชิญเท่านั้น ดังนั้นการค้นหาบน Zapier จะยังไม่พบจนกว่าคุณจะกดรับคำเชิญ
- ใช้คีย์นี้ใน Zaps ของคุณเพื่อสร้างผู้สนใจจากเว็บฟอร์ม อีเมล หรือเครื่องมืออื่นๆ
- อนุญาตให้การผสานการทำงานอ่านข้อมูลการเรียกเก็บเงิน: ปิดใช้งานตามค่าเริ่มต้น เปิดใช้งานเพื่อให้ทริกเกอร์การเรียกเก็บเงิน (ออกใบแจ้งหนี้แล้ว, บันทึกการชำระเงินแล้ว, ชำระใบแจ้งหนี้เต็มจำนวนแล้ว, ยกเลิกใบแจ้งหนี้แล้ว) สามารถอ่านข้อมูลใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้วและการชำระเงินของคุณด้วยคีย์นี้ได้ ดูเพิ่มเติมที่ การผสานการทำงาน
Lawzana Directory#
เชื่อมต่อบัญชี Lawzana Directory ของคุณเพื่อให้ข้อความจากสารบบและผู้สนใจที่กดรับสิทธิ์ถูกส่งเข้ามาใน Flow ในฐานะผู้สนใจ:
- เชื่อมต่อด้วยโทเค็นจับคู่ และสามารถยกเลิกการเชื่อมต่อได้ตลอดเวลา
- ดูแพ็กเกจ Directory ของคุณและโควตาการใช้งาน Flow ที่รวมอยู่ในแพ็กเกจ
- เปิดหรือปิด เริ่มการคัดกรองเบื้องต้นด้วย AI โดยอัตโนมัติ สำหรับผู้สนใจรายใหม่จาก Directory
ความปลอดภัย#
บันทึกการตรวจสอบ#
เจ้าของสามารถตรวจสอบประวัติการดำเนินการต่างๆ ภายในองค์กรได้:
- ค้นหา และกรองข้อมูลตามการดำเนินการ, ประเภทระเบียน, ผู้ใช้ หรือวันที่
- ส่งออกไฟล์ CSV เพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐานของสำนักงานคุณ
- ติดตามการลงชื่อเข้าใช้, การเปลี่ยนแปลงผู้สนใจ, คดีความ, ผู้ติดต่อ และเอกสาร, การเปิดดูและดาวน์โหลดเอกสาร ตลอดจนการเปลี่ยนแปลงสมาชิกในทีม ดูเพิ่มเติมที่ ความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัว