Настройки

Страница «Настройки» позволяет настроить ваш собственный аккаунт, организацию, команду, рабочие процессы и интеграции. Владельцы и администраторы открывают её через раздел Настройки на боковой панели; все остальные пользователи — через командную строку (⌘K → Настройки) или значок шестерёнки на странице «Уведомления».

Мои настройки#

Профиль#

• Отображаемое имя и Email
• Изменить пароль или Задать пароль, если вы зарегистрировались через Google или Microsoft

Уведомления#

• Уведомления по электронной почте: включайте или отключайте их, а также выбирайте, какие уведомления вы хотите получать
• Еженедельный дайджест: владельцы и администраторы получают по понедельникам сводку активности за неделю (включается или отключается здесь); он не отменяет отдельные письма
• Ежедневная сводка задач: утреннее письмо с просроченными и предстоящими сроками, а также лидами, всё ещё ожидающими ответа

Пересылка писем#

Создайте свой персональный входящий адрес и пересылайте на него письма от клиентов — автоматически из почтового ящика или по одному. Flow прикрепляет каждое сообщение к соответствующему клиенту. Вкладка содержит инструкции по настройке для Gmail и Outlook, а также дополнительного ИИ-ассистента для входящих, который отвечает новым лидам из почты несколькими квалифицирующими вопросами.

Организация#

Общие#

• Название организации: отображаемое название вашей юридической фирмы
• Слаг URL: уникальный идентификатор вашей компании в веб-адресе
• Регион хранения файлов: место, где хранятся загруженные вами файлы («Соединённые Штаты», «Европа» или «Азиатско-Тихоокеанский регион»). «Европа» устанавливается для компаний, зарегистрировавшихся на flow.lawzana.com; для компаний, перешедших из Каталога Lawzana, регион выбирается при создании рабочего пространства. Этот параметр нельзя изменить.

Данные компании#

• Адрес компании: ваш рабочий адрес для договоров об оказании услуг и официальных бланков
• Основная юрисдикция: страна (а также штат или регион), в которой ваша фирма в основном практикует

Счета и ставки#

Параметры по умолчанию для расчётов с клиентами. Заполните каждую карточку, прежде чем кто-либо начнёт списывать время, а затем нажмите Сохранить настройки счетов внизу. Только владельцы и администраторы могут изменять их.

Ставки и время

• Почасовая ставка по умолчанию: определяет стоимость времени, если не задана более точная ставка. Если оставить поле пустым, для времени будет отображаться статус Требуется ставка
• Валюта: расчётная валюта вашей компании. Если она не задана, Flow использует валюту расчётов из раздела Договоры об оказании услуг, затем валюту страны вашей фирмы (из раздела Данные компании), и доллары США — только если её не удаётся определить. Ваша стандартная ставка и ставки сотрудников выражаются в этой валюте. Позже её можно изменить, но время и расходы, уже внесённые в старой валюте, в таком случае не попадут в счета, а ваши ставки сохранят свои числовые значения в новой валюте. См. раздел Выставление счетов в другой валюте
• Срок оплаты (дней, 0 = сразу при получении): количество дней до наступления срока оплаты счета. Индивидуальные условия клиента имеют приоритет
• Шаг учёта времени (1 мин, 6 мин или 15 мин) и Округление («В большую сторону», «До ближайшего» или «Без округления»): округляется только оплачиваемое время; фактически отработанное время сохраняется без изменений
• Новое время оплачиваемо по умолчанию: определяет, будет ли переключатель Оплачиваемо активен по умолчанию, когда кто-то добавляет время или сохраняет таймер. Отключите его, если большая часть вашей работы не подлежит оплате; параметр можно изменить для каждой отдельной записи

Ставки сотрудников: персональная почасовая ставка для каждого юриста. Если поле не заполнено, применяется ставка по умолчанию.

Счета и налоги

• Ставка налога по умолчанию (%) и Название налога в счетах (например, НДС, VAT или GST): применяется к каждому новому черновику, где ставку всё ещё можно изменить. По умолчанию используется название «VAT», и пустое поле сохранится как «VAT», поэтому введите название, понятное вашим клиентам
• Префикс номера счёта: номера состоят из префикса и четырёх цифр. Задайте его до выставления первого счёта, поскольку уже присвоенные номера изменить нельзя
• Название налогового номера и Ваш налоговый номер: указываются под названием вашей фирмы. Если оставить поле пустым, название будет отображаться как «Tax ID» на языке клиента
• Указания по оплате: произвольный текст, например название вашего банка, IBAN и назначение платежа. Печатается на каждом счёте и на странице счёта клиента. В уже выставленном счёте сохраняются те реквизиты, с которыми он был сформирован

О том, как используются эти настройки, см. в статьях Выставление счетов и Учёт времени.

Подписка#

Ваш тарифный план в Lawzana Flow. Это то, что ваша фирма платит за использование Flow, а не счета, которые вы выставляете своим клиентам.

• Текущий план: Free, Essentials или Advanced, со статусом («Активен», «Просрочен» или «Отменён»)
• Использование: активные рабочие места, ожидающие приглашения и ориентировочная стоимость за месяц
• Управление оплатой: открывает платёжный портал Stripe для обновления данных карты и скачивания счетов (только для Владельца)
• Отменить подписку (только для Владельца). См. Тарифы и оплата

На вкладке «Подписка» также отображается Использование ИИ:

• Использовано действий ИИ в этом месяце и оставшийся баланс
• Дата обновления вашей квоты
• Действия, которые расходуют кредиты (таблицу списания кредитов см. в разделе Тарифы и оплата)
• ИИ для лидов: включение или отключение автоматической обработки новых лидов с помощью ИИ
• Перерасход (для планов Essentials и Advanced): разрешение использования сверх ежемесячных кредитов в пределах установленного вами лимита
• Хранилище документов: использованный объём относительно лимита вашего плана

Команда#

Участники#

• Просмотр всех текущих участников команды и их ролей
• Пригласить участника: отправка приглашения по электронной почте
• Изменение роли участника с помощью команд Сделать администратором, Сделать участником или Сделать наблюдателем
• Удалить из команды: отзыв доступа участника с возможностью переназначить его лиды и дела
• Повторная отправка или отзыв ожидающих приглашений

Группы#

• Создание групп внутри вашей организации
• Добавление участников в группы
• Назначение руководителя группы
• Предоставление доступа к лидам и делам сразу всей группе

Доступ#

• Видимость записей: выберите, видят ли участники и наблюдатели все лиды и дела или только те, которые назначены им либо к которым им открыт доступ. Владельцы и администраторы всегда видят всё.
• Информационные барьеры: ограничение доступа к делам только для тех пользователей, которым выдано разрешение. См. Информационные барьеры.

Рабочий процесс#

Стадии дел#

Настройте этапы в вашей воронке дел:

• Добавить стадию: создание новой стадии с указанием названия и цвета
• Изменить порядок: перетаскивайте стадии, чтобы изменить их очерёдность
• Редактировать: переименование или изменение цвета стадии
• Удалить: удаление стадии (стадию, в которой всё ещё есть дела, удалить нельзя; сначала переместите их)
• Шаблоны: применение готового шаблона («Судебные споры», «Сделки» или «Семейное право»)
• Стадия «Закрыто/Завершено»: отметка стадии, в которую попадают завершённые дела

Стадии лидов#

Настройте стадии воронки лидов аналогично стадиям дел:

• Доступны шаблоны: «По умолчанию», «Расширенная воронка» и «Простая»
• Добавление, редактирование, перемещение и удаление стадий
• Отметка стадий Успешно и Отказ

Типы вех#

Определите типы вех, доступные в ваших делах:

• Каждый тип содержит Название, Цвет, Иконку, необязательное Описание и Напоминание по умолчанию (за сколько дней)
• В новых компаниях уже предзаполнены такие типы, как «Судебное заседание», «Крайний срок подачи документов», «Срок исковой давности» и «Встреча с клиентом»

Автоматизации#

Создавайте правила рабочих процессов, которые срабатывают автоматически при наступлении определённых событий. Подробности см. в статье Автоматизации.

Контент#

Сферы практики#

Управляйте юридическими специализациями вашей компании:

• Добавляйте сферы практики, а внутри них — типы дел, с возможностью выбора пользовательских иконок и цветов
• Сферы практики и типы дел используются для категоризации дел
• Для каждой сферы практики можно указать, Кто получает новые лиды из Каталога
• В стандартный список входят: «Судебные споры», «Корпоративное право», «Недвижимость», «Семейное право», «Трудовое право», «Интеллектуальная собственность», «Уголовное право» и «Иммиграция»

Теги#

Создавайте теги для систематизации и фильтрации ваших дел:

• Каждый тег имеет Название, Цвет и необязательное Описание
• Удаление тега удаляет его из всех дел

Типы документов#

Настройте типы документов, которые ИИ использует при автоматическом определении формата документов и подборе регламентов:

• Каждый тип имеет Ключ, Отображаемое имя, Категорию и необязательное Описание
• Кнопка Сбросить до настроек по умолчанию восстанавливает исходный встроенный список

Договоры об оказании услуг#

Предварительно настройте значения по умолчанию для мастера создания договоров об оказании услуг:

• Условия раскрытия информации по умолчанию: стандартный текст для оговорок об использовании технологий ИИ, безопасности данных и конфликте интересов, а также выбор того, включается ли каждый пункт по умолчанию
• Параметры расчётов по умолчанию: валюта, структура вознаграждения, почасовые ставки для партнёров, юристов и помощников юристов (паралегалов), сумма аванса (ретейнера) и условия оплаты. Если в разделе Счета и ставки валюта не задана, для расчётов используется валюта отсюда

Интеграции#

Страница контактов#

Создайте простую веб-страницу, на которой клиенты смогут связаться с вашей фирмой. Каждое обращение поступает в раздел «Лиды». См. Интеграции.

Виджет для сайта#

Настройте встраиваемую форму сбора лидов для вашего сайта:

• Создавайте ключ виджета и управляйте им, а также открывайте конструктор формы (только для Владельца)
• Выберите режим отображения виджета («Встроенный», «Кнопка» или «Плавающий»)
• Настройте цвета, текст и поля формы
• Скопируйте код для вставки на сайт

Подробности см. в статье Интеграции.

Подписка на календарь#

Создайте персональную ссылку на календарь и подпишитесь на неё через Google Calendar, Outlook или Apple Calendar. В нём отображаются сроки по делам, к которым у вас есть доступ, ваши напоминания по работе с лидами и запланированные встречи. Синхронизация односторонняя: изменения, внесённые в вашем календаре, не передаются обратно во Flow.

Онлайн-запись#

Позвольте клиентам записываться к вам на встречи онлайн. Каждый сотрудник настраивает собственное имя для бронирования, часовой пояс, типы встреч и доступные часы в течение недели; владельцы и администраторы могут отключить страницу записи любого сотрудника. Раздел недоступен для наблюдателей.

Подробности см. в статье Интеграции.

Интеграция по API#

Отправляйте лиды из собственных форм или инструментов через REST API, используя ключ вашего виджета. На вкладке представлены эндпоинт, поля запроса, примеры кода и тестовая форма.

Zapier#

Подключайте Lawzana Flow к другим приложениям через Zapier (для владельцев и администраторов):

• Нажмите Создать ключ API, затем сразу скопируйте его: полный ключ отображается только один раз
• Откройте приложение Lawzana Flow в Zapier по ссылке из инструкции по настройке и примите приглашение: в настоящее время приложение доступно только по приглашению, поэтому стандартный поиск Zapier не найдёт его, пока вы этого не сделаете
• Используйте ключ в ваших сценариях Zap для создания лидов из веб-форм, почты или других сервисов
• Разрешить интеграциям читать платёжные данные: отключено по умолчанию. Включите эту опцию, чтобы триггеры счетов (счёт выставлен, платёж записан, счёт оплачен полностью, счёт аннулирован) могли получать данные о выставленных счетах и платежах с помощью этого ключа. См. Интеграции

Каталог Lawzana#

Подключите свой аккаунт в Каталоге Lawzana, чтобы сообщения из каталога и заявки на лиды поступали во Flow в виде лидов:

• Подключайтесь с помощью токена связывания и отключайте интеграцию в любое время
• Просматривайте ваш план в Каталоге и включённый в него лимит Flow
• Включайте или отключайте параметр Автоматически запускать предварительный ИИ-скрининг для новых лидов из Каталога

Безопасность#

Журнал аудита#

Владелец может просматривать историю действий внутри организации:

• Поиск и фильтрация по действию, типу записи, пользователю или дате
• Экспорт в CSV для ведения отчётности
• Отслеживание входов в систему, изменений лидов, дел, контактов и документов, просмотров и скачиваний файлов, а также изменений в составе команды. См. Безопасность и конфиденциальность.