Часто задаваемые вопросы

Начало работы#

С чего начать работу в Lawzana Flow?#

Зарегистрируйтесь на flow.lawzana.com, указав свое имя, адрес электронной почты и название фирмы, либо войдите через учетную запись Google или Microsoft. Вы начнете с бесплатного плана Free и попадете на главную страницу (Home), где краткий контрольный список подскажет первые шаги. Если ваша фирма размещена в каталоге Lawzana Directory, вы также можете нажать кнопку Open in Flow в карточке лида в панели управления Lawzana — это создаст рабочее пространство и выполнит вход. Подробные пошаговые инструкции см. в разделе Начало работы.

Есть ли бесплатный пробный период?#

Пробного периода нет, поскольку предусмотрен бесплатный план Free: 2 участника команды, 50 кредитов ИИ в месяц и 2 ГБ хранилища — без привязки банковской карты и ограничений по времени. Перейдите на план Essentials или Advanced, когда вам потребуются большие возможности. См. раздел Оплата и тарифные планы.

Можно ли приглашать участников команды на плане Free?#

Да. План Free включает в общей сложности 2 участников команды (включая вас), поэтому вы можете пригласить одного коллегу. На платных планах количество участников не ограничено, а фирмы, подключенные к каталогу Lawzana Directory, могут получить дополнительные рабочие места в рамках своего плана в каталоге.

На каких языках доступен сервис Lawzana Flow?#

На английском, испанском и французском языках. Переключить язык можно в меню учетной записи на боковой панели в разделе Language.

Лиды и дела#

Как преобразовать лид в дело?#

Откройте лид и нажмите Convert. Введите название дела, при необходимости укажите практику, тип дела и ответственного юриста, затем нажмите Create Matter. Flow сначала выполнит проверку на конфликт интересов, после чего данные клиента и ключевые факты из лида будут перенесены в новое дело.

Можно ли настроить этапы воронки под себя?#

Да. Перейдите в раздел Settings → Matter Stages (или Lead Stages), чтобы добавлять, переименовывать, менять местами или удалять этапы. В разделе Matter Stages доступны готовые шаблоны, которые можно применить с помощью кнопки Apply Template («Судебные споры», «Сделки», «Семейное право» или «Пользовательский»); в Lead Stages предусмотрены собственные шаблоны.

В чем разница между лидом и делом?#

Лид — это потенциальный клиент, который проявил интерес, но договор с ним еще не заключен. Дело — это активный проект или кейс в работе. Преобразуйте лиды в дела после того, как клиент официально начал сотрудничество с вами.

Документы#

Какие форматы файлов можно загружать?#

Практически любые: PDF, Word, Excel, PowerPoint, файлы электронных писем (.eml, .msg), текстовые файлы, ZIP-архивы и фотографии. Файлы HTML и SVG не поддерживаются. Клиенты при загрузке через портал могут отправлять файлы PDF, Word, Excel, текстовые документы и изображения. Максимальный размер файла составляет 25 МБ для сотрудников и 10 МБ для загрузок клиентами через портал.

Почему для моего документа недоступен анализ с помощью ИИ?#

Убедитесь, что:

1. Формат документа поддерживается ИИ: PDF, Word (.docx), обычные текстовые файлы либо фотографии и сканы (JPEG, PNG, WebP). Файлы Excel, PowerPoint и электронные письма сохраняются в системе, но не обрабатываются искусственным интеллектом.
2. У вашей фирмы остались неизрасходованные кредиты ИИ в текущем месяце (см. Settings → Subscription)

Можно ли упорядочивать документы по папкам?#

Да. Папки поддерживаются как для документов по конкретным делам, так и для автономных файлов. Вы можете создавать папки и вложенные папки, а также перемещать файлы между ними.

Возможности искусственного интеллекта#

Какие функции ИИ доступны в системе?#

У каждого документа есть панель ИИ со вкладками Summary (краткое содержание), Facts (факты), AI Assistant (чат по документу), Review (проверка по плейбукам) и Entities (упомянутые лица и компании). На уровне дела доступны функции Ask AI и таблица фактов Fact Grid. В лидах предусмотрены краткая сводка от ИИ и функция Ask AI. Автономный AI Assistant отвечает на общие вопросы, а редактор документов помогает составлять и редактировать черновики текстов.

Сколько кредитов ИИ предоставляется?#

План Free включает 50 кредитов в месяц, Essentials — 500 кредитов на всю фирму, а Advanced — по 1 500 кредитов на каждое рабочее место (общий пул на команду). Фирмы, подключенные к каталогу Lawzana Directory, получают больший из доступных лимитов: либо по тарифу Directory, либо по плану Flow. Стоимость операций в кредитах приведена в разделе Оплата и тарифные планы.

Используются ли мои данные для обучения моделей ИИ?#

Нет. Google не использует ваши данные для обучения своих моделей, а ведение журнала запросов (request logging) в нашем проекте отключено. Google может временно сохранять запросы в оперативной памяти до 24 часов для кэширования, а также регистрировать их для предотвращения злоупотреблений. Сервис Lawzana Flow сохраняет историю чатов с ИИ, краткие содержания и извлеченные факты исключительно как часть вашего дела.

Клиентский портал#

Как клиенты получают доступ к своему порталу?#

Клиенты получают волшебную ссылку (magic link) по электронной почте — им не нужно придумывать пароль или создавать учетную запись. Перейдя по ссылке, они видят только те документы и сведения, к которым вы открыли доступ.

Что видит клиент на портале?#

Исключительно то, чем вы явно поделились. В зависимости от уровня доступа:

• View: только просмотр открытых документов
• Upload: просмотр + загрузка документов + хронология дела
• Full: загрузка + обмен сообщениями + ключевые этапы + AI-ассистент

Вы можете настраивать эти разрешения отдельно для каждой ссылки на портал.

Можно ли отозвать доступ к клиентскому порталу?#

Да. Откройте дело, нажмите Share with Client и выберите пункт Revoke access для нужной ссылки. Доступ прекращается мгновенно: волшебная ссылка перестает действовать.

Команда и права доступа#

Какие роли пользователей предусмотрены?#

Подробное описание прав для каждой роли см. в разделе Команда и роли.

Как пригласить участников в команду?#

Перейдите в раздел Settings → Members и нажмите Invite Member. Введите адрес электронной почты и выберите роль. Пользователь получит приглашение по электронной почте.

Можно ли изменить роль пользователя?#

Да. Владельцы (Owners) и администраторы (Admins) могут изменить роль сотрудника в разделе Settings → Members, выбрав пункт меню More options рядом с его именем.

Выставление счетов клиентам#

Где настраивается выставление счетов?#

Владелец или администратор заполняет раздел Settings → Invoicing & rates: валюта, стандартная почасовая ставка, ставки сотрудников, налоги, префикс номеров счетов, налоговый идентификатор и платежные реквизиты. Это необходимо сделать до того, как сотрудники начнут списывать рабочее время. Открыть этот раздел можно также через шаг Set up invoicing в карточке Get set up на главной странице. См. раздел Выставление счетов.

Почему затраченное время не попадает в счет?#

Проверьте следующие причины по порядку:

1. Needs rate: не задана ставка либо ставки указаны в другой валюте, отличной от валюты дела. Укажите ставку: после сохранения параметров в Settings → Invoicing & rates или в карточке клиента Billing rates ожидающие записи будут оценены. После этого сформируйте счет заново
2. Another currency: запись была сделана в валюте, отличной от валюты дела. В черновике счета будет указано, сколько записей было исключено
3. Already billed: запись уже включена в выставленный счет
4. Not billable: переключатель Billable был выключен
5. Fee arrangement: для дел с фиксированной оплатой или оплатой за результат (гонорар успеха) время в счет не включается

Можно ли выставить счет клиенту в другой валюте?#

Да. Каждое дело ведется в одной валюте. Задайте валюту клиента в блоке Billing details на странице контакта (или валюту конкретного дела в блоке Billing details этого дела) и укажите ставки клиента в этой валюте в соседнем блоке Billing rates. Flow не выполняет автоматическую конвертацию валют: счета, платежи и отчеты формируются в валюте каждого дела, а любые курсовые разницы учитываются вашим бухгалтером. Пошаговый пример приведен в разделе Счета в другой валюте.

Почему не получается изменить валюту дела?#

В деле есть невыставленное оцененное время, расходы или черновик счета в текущей валюте — смена валюты приведет к их потере. Выставьте счета за эти работы (либо удалите ошибочные черновики и записи), после чего измените валюту. Переключение на валюту, в которой уже зафиксированы работы, доступно всегда.

Можно ли отредактировать уже выставленный счет?#

Нет. После финализации счет блокируется от изменений, чтобы экземпляр клиента полностью совпадал с вашей отчетностью. Владелец или администратор может аннулировать счет (это возможно только при отсутствии внесенных оплат), после чего вы можете скорректировать время, расходы или платежные реквизиты и снова нажать New invoice. Аннулированный счет сохранит свой номер, а новый получит следующий по порядку номер.

Кто может вносить информацию об оплате?#

Вносить оплату, списывать задолженность и аннулировать счета могут владельцы и администраторы. Участники (Members) могут формировать, финализировать и отправлять счета по электронной почте, а также высылать напоминания об оплате. См. раздел Команда и роли.

Могут ли клиенты оплачивать счета онлайн?#

Пока нет. Клиенты производят оплату по реквизитам, указанным в счете (как правило, банковским переводом), после чего владелец или администратор фиксирует платеж во Flow.

Можно ли выставить кредит-ноту или счет на аванс?#

Пока нет. Если счет не оплачен, аннулируйте его и выставьте новый. Чтобы оформить кредит после оплаты, добавьте строку с отрицательной суммой в следующий счет клиента. В каждом счете применяется одна ставка налога; если действуют две разные ставки, выставьте два отдельных счета.

Как учесть аванс или депозит?#

Выставление счетов на аванс и автоматическое списание средств с депозита пока не поддерживаются. На данный момент есть два способа учета:

• Учет средств на трастовом счете. Зафиксируйте поступление депозита на специальный трастовый счет. При выставлении счета внесите оплату в счет и создайте соответствующую запись о расходе (Disbursement) с трастового счета (Flow не связывает эти операции автоматически, поэтому необходимо зафиксировать обе) с соблюдением правил вашей коллегии адвокатов. См. раздел Трастовый учет.
• Счет на аванс как фиксированная сумма. Выберите тип вознаграждения Flat fee на сумму аванса и выставьте счет. Когда работа будет выполнена, измените тип на Hourly, нажмите New invoice и добавьте корректировку с отрицательной суммой, например: «Зачет внесенного аванса по счету INV-0007». Проконсультируйтесь с бухгалтером относительно правил налогообложения авансов.

Можно ли передать данные по счетам бухгалтеру?#

Да. В разделе Billing нажмите Export for accountant, чтобы выгрузить книгу Excel или CSV-файлы со счетами, позициями счетов и платежами за любой период. См. раздел Панель управления счетами.

Оплата и подписка#

Как устроена подписка на Flow?#

План Free предоставляется бесплатно. Тарифы Essentials ($29) и Advanced ($79) тарифицируются за каждого активного участника команды в месяц и включают определенный объем кредитов ИИ. Обработка платежей осуществляется через Stripe.

Что произойдет, если закончатся кредиты ИИ?#

Функции ИИ будут временно приостановлены до начисления новых кредитов в начале следующего месяца. На планах Essentials и Advanced владелец или администратор может включить перерасход (overage) в разделе Settings → Subscription, задав лимит дополнительных кредитов. По умолчанию перерасход отключен, и использование ИИ никогда не превысит установленный порог.

Можно ли отменить подписку?#

Да. Владелец может нажать кнопку Cancel subscription в разделе Settings → Subscription. Платный план останется активным до конца оплаченного периода, после чего аккаунт будет переведен на план Free. Никакие данные при этом не удаляются.

Безопасность#

Где хранятся мои данные?#

Загруженные файлы хранятся в одном из регионов: США (Айова), Европа (Бельгия) или Азиатско-Тихоокеанский регион (Сингапур). Фирмам, зарегистрировавшимся на сайте flow.lawzana.com, назначается регион Европы; фирмы, создавшие рабочее пространство через каталог Lawzana Directory, выбирают регион при регистрации. Остальная часть сервиса (база данных, поиск, фоновые задачи и серверы приложений) размещена в DigitalOcean на территории США.

Где происходит обработка данных с помощью ИИ?#

Обработка данных ИИ выполняется на платформе Google Vertex AI с использованием глобальной точки доступа Google. Запросы не ограничиваются регионом хранения файлов.

Шифруются ли мои данные?#

Да. Передача данных осуществляется по защищенному протоколу HTTPS, а облачные провайдеры шифруют данные при хранении. Документы сохраняются с использованием шифрования на стороне сервера в Google Cloud Storage.

Можно ли заключить соглашение об обработке данных (DPA), экспортировать или удалить свои данные?#

Да. Мы подписываем соглашения об обработке данных по запросу, а также выполняем экспорт или удаление ваших данных при обращении. Напишите нам по адресу [email protected].

Интеграции#

Интегрируется ли Lawzana Flow с Zapier?#

Да. Сгенерируйте ключ API в разделе Settings → Zapier, затем откройте страницу Lawzana Flow в Zapier и примите приглашение (на данный момент приложение доступно только по приглашению). С его помощью можно создавать лиды из веб-форм, электронных писем и других инструментов, а также запускать сценарии Zap при выставлении, оплате или аннулировании счета, а также при внесении оплаты. Триггеры выставления счетов станут активны после того, как владелец или администратор включит параметр Allow integrations to read billing data. См. раздел Интеграции.

Можно ли разместить форму обратной связи на моем сайте?#

Да. Виджет сбора лидов можно встроить на любой веб-сайт. Владелец генерирует ключ виджета в разделе Settings → Website Widget; затем выберите режим отображения, настройте внешний вид и скопируйте код для вставки. Кроме того, можно опубликовать готовую страницу контактов в разделе Settings → Contact page. См. раздел Интеграции.

Поддержка#

Как связаться со службой поддержки?#

• Электронная почта: [email protected]
• Онлайн-чат: нажмите на значок чата в правом нижнем углу приложения
• Центр помощи: перейдите по адресу lawzana.com/flow/support

Я обнаружил уязвимость в безопасности. Куда сообщить?#

Отправьте подробную информацию на адрес [email protected].