Các câu hỏi thường gặp

Bắt đầu#

Làm cách nào để bắt đầu sử dụng Lawzana Flow?#

Đăng ký tại flow.lawzana.com bằng tên, email và tên công ty luật của bạn, hoặc bằng tài khoản Google hay Microsoft của bạn. Bạn sẽ bắt đầu với gói Free và truy cập vào Trang chủ, nơi có một danh sách kiểm tra ngắn gợi ý các bước đầu tiên của bạn. Nếu công ty luật của bạn có trên Lawzana Directory, hãy nhấp vào Open in Flow trên một khách hàng tiềm năng trong bảng điều khiển Lawzana của bạn; thao tác đó sẽ tạo không gian làm việc và đăng nhập cho bạn. Xem Bắt đầu để biết hướng dẫn đầy đủ.

Có bản dùng thử miễn phí không?#

Không có bản dùng thử vì đã có sẵn gói Free: 2 thành viên nhóm, 50 tín dụng AI mỗi tháng và 2 GB dung lượng lưu trữ, không cần thẻ và không giới hạn thời gian. Nâng cấp lên gói Essentials hoặc Advanced khi bạn cần thêm tài nguyên. Xem Thanh toán & Gói dịch vụ.

Tôi có thể mời các thành viên nhóm trên gói Free không?#

Có. Gói Free áp dụng cho tổng cộng 2 thành viên nhóm, bao gồm cả chính bạn, vì vậy bạn có thể mời thêm một đồng nghiệp. Các gói trả phí không giới hạn số lượng thành viên, và các công ty luật kết nối với Lawzana Directory có thể nhận thêm số lượng chỗ ngồi thông qua gói Directory của họ.

Lawzana Flow khả dụng bằng những ngôn ngữ nào?#

Tiếng Anh, tiếng Tây Ban Nha và tiếng Pháp. Bạn có thể thay đổi ngôn ngữ từ menu tài khoản của mình ở thanh bên, trong mục Language.

Khách hàng tiềm năng & Vụ việc#

Làm cách nào để chuyển đổi một khách hàng tiềm năng thành một vụ việc?#

Mở khách hàng tiềm năng và nhấp vào Convert. Nhập tiêu đề vụ việc, có thể tùy chọn chọn lĩnh vực hành nghề, loại vụ việc và luật sư được chỉ định, sau đó nhấp vào Create Matter. Flow sẽ kiểm tra xung đột lợi ích trước, và thông tin chi tiết của khách hàng cũng như các dữ kiện chính từ khách hàng tiềm năng sẽ được chuyển sang vụ việc mới.

Tôi có thể tùy chỉnh các giai đoạn quy trình không?#

Có. Đi tới Settings → Matter Stages (hoặc Lead Stages) để thêm, đổi tên, sắp xếp lại hoặc xóa các giai đoạn. Matter Stages cung cấp các mẫu có sẵn với Apply Template (Litigation, Transactional, Family Law hoặc Custom); Lead Stages có các mẫu riêng.

Sự khác biệt giữa khách hàng tiềm năng (lead) và vụ việc (matter) là gì?#

Một khách hàng tiềm năng (lead) là một khách hàng tiềm năng đã thể hiện sự quan tâm nhưng chưa ký hợp đồng dịch vụ pháp lý. Một vụ việc (matter) là một hồ sơ vụ việc hoặc hợp đồng dịch vụ đang hoạt động. Hãy chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành vụ việc sau khi khách hàng đã ký hợp đồng dịch vụ.

Tài liệu#

Tôi có thể tải lên những định dạng tệp nào?#

Hầu như mọi định dạng tệp: PDF, Word, Excel, PowerPoint, tệp email (.eml, .msg), tệp văn bản, tệp lưu trữ ZIP và ảnh. Tệp HTML và SVG không được chấp nhận. Khách hàng tải lên thông qua cổng thông tin có thể gửi tệp PDF, Word, Excel, tệp văn bản và hình ảnh. Dung lượng tệp tối đa là 25 MB đối với lượt tải lên của nhóm và 10 MB đối với lượt tải lên qua cổng thông tin khách hàng.

Tại sao tính năng phân tích bằng AI không khả dụng cho tài liệu của tôi?#

Kiểm tra xem:

1. Định dạng tệp có phải là định dạng mà AI đọc được hay không: PDF, Word (.docx), tệp văn bản thuần túy hoặc ảnh và bản quét (JPEG, PNG, WebP). Các tệp Excel, PowerPoint và email được lưu trữ nhưng AI không đọc.
2. Công ty luật của bạn còn tín dụng AI trong tháng này hay không (xem Settings → Subscription)

Tôi có thể sắp xếp tài liệu vào các thư mục không?#

Có. Cả tài liệu của vụ việc và các tệp độc lập đều hỗ trợ thư mục. Bạn có thể tạo các thư mục và thư mục con, cũng như di chuyển các tệp giữa chúng.

Tính năng AI#

Có những tính năng AI nào?#

Mỗi tài liệu đều có một bảng điều khiển AI bao gồm Summary, Facts, AI Assistant (trò chuyện với tài liệu), Review (đánh giá theo playbook) và Entities (con người và công ty). Ở cấp độ vụ việc, bạn có Ask AI và Fact Grid. Đối với khách hàng tiềm năng, bạn có bản tóm tắt AI và Ask AI. AI Assistant độc lập trả lời các câu hỏi chung, và trình soạn thảo văn bản có thể viết và chỉnh sửa bản thảo cùng bạn.

Tôi nhận được bao nhiêu tín dụng AI?#

Gói Free bao gồm 50 tín dụng mỗi tháng, gói Essentials có 500 tín dụng dùng chung cho toàn công ty luật, và gói Advanced có 1.500 tín dụng cho mỗi chỗ ngồi, được dùng chung. Các công ty luật kết nối với Lawzana Directory sẽ nhận mức hạn ngạch nào cao hơn giữa hạn ngạch Directory hoặc gói Flow của họ. Xem Thanh toán & Gói dịch vụ để biết chi phí tín dụng cho mỗi tác vụ.

Dữ liệu của tôi có được dùng để huấn luyện các mô hình AI không?#

Không. Google không sử dụng nội dung của bạn để huấn luyện các mô hình của họ, và tính năng ghi nhật ký yêu cầu (request logging) đã được tắt trên dự án của chúng tôi. Google có thể lưu giữ các yêu cầu trong bộ nhớ tối đa 24 giờ để lưu vào bộ nhớ đệm (caching), và có thể ghi nhật ký để phát hiện hành vi lạm dụng. Bản thân Lawzana Flow lưu trữ lịch sử trò chuyện AI, các bản tóm tắt và các dữ kiện được trích xuất của bạn như một phần trong vụ việc của bạn.

Cổng thông tin khách hàng#

Khách hàng truy cập cổng thông tin của họ như thế nào?#

Khách hàng nhận được một liên kết ma thuật (magic link) qua email — không cần mật khẩu hay tạo tài khoản. Họ chỉ cần nhấp vào liên kết để truy cập duy nhất các tài liệu và thông tin mà bạn đã chia sẻ.

Khách hàng có thể nhìn thấy những gì trong cổng thông tin?#

Chỉ những gì bạn chia sẻ một cách rõ ràng. Tùy thuộc vào cấp độ truy cập:

• View: Tài liệu được chia sẻ
• Upload: Xem + tải lên tài liệu + dòng thời gian
• Full: Tải lên + nhắn tin + các cột mốc + trợ lý AI

Bạn có thể điều chỉnh các quyền này trên từng liên kết cổng thông tin.

Tôi có thể thu hồi quyền truy cập cổng thông tin khách hàng không?#

Có. Mở vụ việc, nhấp vào Share with Client và chọn Revoke access trên liên kết đó. Việc thu hồi có hiệu lực ngay lập tức: liên kết ma thuật của họ sẽ ngừng hoạt động.

Nhóm & Quyền hạn#

Các vai trò người dùng là gì?#

Xem Nhóm & Vai trò để biết những nội dung từng vai trò có thể xem.

Làm cách nào để mời các thành viên nhóm?#

Đi tới Settings → Members và nhấp vào Invite Member. Nhập email của họ và chọn một vai trò. Họ sẽ nhận được một email mời.

Tôi có thể thay đổi vai trò của ai đó không?#

Có. Chủ sở hữu (Owner) và Quản trị viên (Admin) có thể thay đổi vai trò của một thành viên từ Settings → Members, bằng cách sử dụng menu More options bên cạnh tên của họ.

Lập hóa đơn cho khách hàng của bạn#

Tôi thiết lập việc lập hóa đơn ở đâu?#

Chủ sở hữu hoặc quản trị viên điền thông tin vào Settings → Invoicing & rates: tiền tệ, mức phí theo giờ mặc định, mức phí của nhân viên, thuế, tiền tố số hóa đơn, mã số thuế của bạn và hướng dẫn thanh toán. Hãy thực hiện việc này trước khi bất kỳ ai ghi nhận thời gian làm việc. Bước Set up invoicing trên thẻ Get set up ở Trang chủ sẽ mở phần này. Xem Lập hóa đơn.

Tại sao thời gian làm việc của tôi không có trên hóa đơn?#

Hãy kiểm tra theo thứ tự sau:

1. Needs rate: không tìm thấy mức phí, hoặc mức phí của bạn thuộc loại tiền tệ khác với vụ việc. Hãy thiết lập mức phí: việc lưu Settings → Invoicing & rates, hoặc Billing rates của khách hàng, sẽ định giá cho các mục đang chờ. Sau đó tạo lại hóa đơn
2. Another currency: mục nhập được ghi nhận bằng một loại tiền tệ khác với loại tiền tệ của vụ việc. Bản nháp sẽ cho biết có bao nhiêu mục nhập đã bị bỏ qua
3. Already billed: mục nhập đã nằm trên một hóa đơn đã phát hành
4. Not billable: nút chuyển đổi Billable đang tắt
5. Fee arrangement: các vụ việc tính phí trọn gói (flat-fee) và phí thù lao theo kết quả (contingency) không tính phí theo thời gian

Tôi có thể lập hóa đơn cho khách hàng bằng loại tiền tệ khác không?#

Có. Mỗi vụ việc được tính phí bằng một loại tiền tệ. Đặt loại tiền tệ của khách hàng trong thẻ Billing details trên trang liên hệ của họ (hoặc tiền tệ của một vụ việc trong phần Billing details của vụ việc đó), và cung cấp cho khách hàng các mức phí bằng loại tiền tệ đó trong thẻ Billing rates bên cạnh. Flow không bao giờ chuyển đổi giữa các loại tiền tệ: hóa đơn, thanh toán và báo cáo đều giữ nguyên theo loại tiền tệ của từng vụ việc, và kế toán của bạn sẽ hạch toán bất kỳ khoản chênh lệch tỷ giá nào. Xem Tính phí bằng loại tiền tệ khác để biết ví dụ từng bước.

Tại sao tôi không thể thay đổi loại tiền tệ của một vụ việc?#

Vụ việc đó có chi phí hoặc thời gian đã được định giá nhưng chưa lập hóa đơn, hoặc có hóa đơn nháp bằng loại tiền tệ hiện tại, và việc thay đổi sẽ bỏ lại các mục đó. Hãy lập hóa đơn cho phần công việc đó (hoặc xóa các bản nháp và các mục bị sai), sau đó tiến hành thay đổi. Việc chuyển sang loại tiền tệ mà công việc đó vốn đã được ghi nhận luôn luôn thực hiện được.

Tôi có thể chỉnh sửa hóa đơn đã phát hành không?#

Không. Sau khi được hoàn tất, hóa đơn sẽ bị khóa để bản sao của khách hàng và hồ sơ lưu trữ của bạn trùng khớp với nhau. Chủ sở hữu hoặc quản trị viên sẽ hủy hiệu lực của nó (chỉ có thể thực hiện khi chưa có khoản thanh toán nào được ghi nhận), bạn chỉnh sửa lại thời gian, chi phí hoặc thông tin chi tiết thanh toán, sau đó nhấp vào New invoice một lần nữa. Hóa đơn đã hủy hiệu lực vẫn giữ nguyên số của nó và hóa đơn mới sẽ nhận số tiếp theo.

Ai có thể ghi nhận các khoản thanh toán?#

Chủ sở hữu và quản trị viên có thể ghi nhận các khoản thanh toán, xóa nợ khó đòi (write off) và hủy hiệu lực hóa đơn. Thành viên có thể tạo, hoàn tất và gửi hóa đơn qua email cũng như gửi lời nhắc thanh toán. Xem Nhóm & Vai trò.

Khách hàng có thể thanh toán trực tuyến không?#

Hiện tại thì chưa. Khách hàng thanh toán bằng cách sử dụng hướng dẫn thanh toán được in trên hóa đơn, thường là qua chuyển khoản ngân hàng, và chủ sở hữu hoặc quản trị viên sẽ ghi nhận khoản thanh toán đó trong Flow.

Tôi có thể phát hành giấy báo có (credit note) hoặc hóa đơn tạm ứng không?#

Hiện tại thì chưa. Đối với hóa đơn chưa thanh toán, hãy hủy hiệu lực của nó và phát hành hóa đơn mới. Đối với khoản tín dụng bù trừ sau khi thanh toán, hãy thêm một dòng điều chỉnh giảm (giá trị âm) trên hóa đơn tiếp theo của khách hàng. Mỗi hóa đơn áp dụng một mức thuế suất; nếu áp dụng hai mức thuế suất, hãy phát hành hai hóa đơn.

Làm cách nào để tôi lập hóa đơn tạm ứng hoặc phí giữ chỗ (retainer)?#

Hóa đơn tạm ứng và các khoản phí giữ chỗ được khấu trừ tự động hiện chưa được hỗ trợ. Hai cách để xử lý ở thời điểm hiện tại:

• Giữ tiền trong tài khoản ủy thác (trust). Ghi nhận khoản tiền gửi của khách hàng vào tài khoản ủy thác. Khi bạn lập hóa đơn, hãy ghi nhận khoản thanh toán trên hóa đơn và một khoản Disbursement tương ứng từ tài khoản ủy thác (Flow không tự động liên kết hai khoản này, vì vậy hãy ghi nhận cả hai), tuân theo các quy định của đoàn luật sư của bạn. Xem Kế toán tài khoản ủy thác.
• Lập hóa đơn tạm ứng dưới dạng phí trọn gói. Đặt thỏa thuận phí thành Flat fee cho số tiền tạm ứng và phát hành hóa đơn cho khoản đó. Khi công việc hoàn thành, chuyển thỏa thuận sang Hourly, nhấp vào New invoice và thêm một khoản điều chỉnh có số tiền âm, ví dụ "Khấu trừ tạm ứng đã thanh toán, hóa đơn INV-0007". Hãy tham khảo ý kiến kế toán của bạn về cách tính thuế đối với các khoản tạm ứng.

Tôi có thể gửi hóa đơn của mình cho kế toán không?#

Có. Trên trang Billing, tùy chọn Export for accountant sẽ tải xuống một bảng tính Excel, hoặc các tệp CSV, chứa các hóa đơn, các dòng hóa đơn và các khoản thanh toán trong bất kỳ khoảng thời gian nào. Xem Bảng điều khiển thanh toán.

Thanh toán & Gói dịch vụ#

Gói đăng ký Flow hoạt động như thế nào?#

Gói Free hoàn toàn miễn phí. Gói Essentials ($29) và Advanced ($79) được tính giá trên mỗi thành viên nhóm đang hoạt động mỗi tháng, đã bao gồm các tín dụng AI. Việc thanh toán được xử lý thông qua Stripe.

Điều gì xảy ra nếu tôi dùng hết tín dụng AI?#

Tính năng AI sẽ tạm dừng cho đến khi tín dụng của bạn được đặt lại vào đầu tháng tiếp theo. Trên các gói Essentials và Advanced, chủ sở hữu hoặc quản trị viên có thể bật tính năng sử dụng vượt hạn mức trong Settings → Subscription với mức trần tín dụng bổ sung; tính năng này mặc định tắt và AI không bao giờ sử dụng vượt quá mức trần.

Tôi có thể hủy gói đăng ký của mình không?#

Có. Chủ sở hữu (Owner) nhấp vào Cancel subscription trong Settings → Subscription. Bạn tiếp tục duy trì gói trả phí của mình cho đến hết chu kỳ, sau đó chuyển về gói Free. Không có dữ liệu nào bị xóa.

Bảo mật#

Dữ liệu của tôi được lưu trữ ở đâu?#

Các tệp được tải lên được lưu trữ tại một khu vực: Hoa Kỳ (Iowa), Châu Âu (Bỉ) hoặc Châu Á - Thái Bình Dương (Singapore). Các công ty luật đăng ký trên flow.lawzana.com sẽ được đặt tại khu vực Châu Âu; các công ty luật bắt đầu từ Lawzana Directory sẽ chọn khu vực của mình khi không gian làm việc được tạo. Phần còn lại của dịch vụ (cơ sở dữ liệu, tìm kiếm, các tác vụ chạy ngầm và máy chủ ứng dụng) chạy trên DigitalOcean tại Hoa Kỳ.

Quá trình xử lý AI diễn ra ở đâu?#

AI chạy trên Google Vertex AI, sử dụng điểm cuối (endpoint) toàn cầu của Google. Các yêu cầu không bị giới hạn trong khu vực lưu trữ tệp của bạn.

Dữ liệu của tôi có được mã hóa không?#

Có. Dữ liệu được truyền qua HTTPS, và các nhà cung cấp dịch vụ đám mây của chúng tôi mã hóa dữ liệu khi lưu trữ (at rest). Tài liệu được lưu trữ với tính năng mã hóa phía máy chủ trong Google Cloud Storage.

Tôi có thể yêu cầu thỏa thuận xử lý dữ liệu (DPA), hoặc yêu cầu xuất hay xóa dữ liệu của mình không?#

Có. Chúng tôi ký các thỏa thuận xử lý dữ liệu theo yêu cầu, và chúng tôi sẽ xuất hoặc xóa dữ liệu của bạn khi bạn yêu cầu. Vui lòng gửi email đến [email protected].

Tích hợp#

Lawzana Flow có tích hợp với Zapier không?#

Có. Tạo khóa API của bạn trong Settings → Zapier, sau đó mở ứng dụng Lawzana Flow trong Zapier và chấp nhận lời mời: hiện tại ứng dụng này chỉ mở qua lời mời. Sử dụng ứng dụng này để tạo khách hàng tiềm năng từ các biểu mẫu trên web, email và các công cụ khác, cũng như để khởi chạy một Zap khi hóa đơn được phát hành, khoản thanh toán được ghi nhận, hóa đơn được thanh toán hoặc hóa đơn bị hủy hiệu lực. Các trình kích hoạt thanh toán hoạt động sau khi chủ sở hữu hoặc quản trị viên bật Allow integrations to read billing data. Xem Tích hợp.

Tôi có thể nhúng biểu mẫu liên hệ vào trang web của mình không?#

Có. Tiện ích thu thập thông tin khách hàng tiềm năng có thể được nhúng vào bất kỳ trang web nào. Chủ sở hữu (Owner) tạo khóa tiện ích trong Settings → Website Widget; sau đó chọn chế độ và kiểu dáng của tiện ích, rồi sao chép mã nhúng. Bạn cũng có thể xuất bản một trang liên hệ được lưu trữ sẵn từ Settings → Contact page. Xem Tích hợp.

Hỗ trợ#

Làm cách nào để liên hệ với bộ phận hỗ trợ?#

• Email: [email protected]
• Live Chat: Nhấp vào nút trò chuyện ở góc dưới cùng bên phải của ứng dụng
• Trung tâm trợ giúp: Truy cập lawzana.com/flow/support

Tôi phát hiện ra một sự cố bảo mật. Tôi báo cáo sự cố đó bằng cách nào?#

Gửi email kèm thông tin chi tiết đến [email protected].