Bảo mật & Quyền riêng tư

Hướng dẫn này giải thích nơi lưu trữ dữ liệu của quý vị, cách dữ liệu được bảo vệ và ai trong công ty luật của quý vị có thể xem dữ liệu đó.

Mã hóa Dữ liệu#

• Khi truyền tải: Mọi thông tin truyền giữa trình duyệt của quý vị và Lawzana Flow đều được gửi qua HTTPS
• Khi lưu trữ: Các nhà cung cấp dịch vụ đám mây của chúng tôi mã hóa dữ liệu được lưu trữ: Google Cloud cho các tệp đã tải lên, DigitalOcean cho cơ sở dữ liệu
• Tài liệu: Các tệp đã tải lên được lưu trữ trong Google Cloud Storage với tính năng mã hóa phía máy chủ (server-side encryption)

Vị trí Lưu trữ Dữ liệu (Data Residency)#

Các tệp đã tải lên của quý vị được lưu trữ tại một khu vực. Các công ty đăng ký trên flow.lawzana.com sẽ được chỉ định khu vực Châu Âu; các công ty bắt đầu từ Lawzana Directory sẽ tự chọn khu vực khi không gian làm việc được tạo.

Chỉ các tệp đã tải lên mới được lưu trữ tại khu vực đó. Cơ sở dữ liệu, tính năng tìm kiếm, các tác vụ nền (background jobs) và máy chủ ứng dụng hoạt động trên DigitalOcean tại Hoa Kỳ. Các yêu cầu AI được xử lý bởi Google Vertex AI trên điểm cuối toàn cầu (global endpoint), vì vậy chúng không bị giới hạn trong khu vực lưu trữ tệp của quý vị.

Quý vị có thể xem khu vực của mình trong Cài đặt → Chung tại mục Khu vực lưu trữ tệp.

Quyền riêng tư về Dữ liệu AI#

Cách Google xử lý các yêu cầu của quý vị#

Chúng tôi sử dụng Google Vertex AI. Google không sử dụng nội dung của quý vị để đào tạo các mô hình của họ, và tính năng ghi nhật ký yêu cầu (request logging) đã được tắt trên dự án của chúng tôi. Google có thể lưu các yêu cầu trong bộ nhớ tối đa 24 giờ cho mục đích lưu vào bộ nhớ đệm (caching), và có thể ghi nhật ký để phát hiện hành vi lạm dụng.

• Tài liệu và dữ liệu của quý vị không bao giờ được sử dụng để đào tạo các mô hình AI
• Tính năng ghi nhật ký yêu cầu đã được tắt trên dự án Google Cloud của chúng tôi
• Google có thể lưu các yêu cầu trong bộ nhớ tối đa 24 giờ cho mục đích lưu vào bộ nhớ đệm, được tách biệt cho dự án của chúng tôi
• Google có thể ghi nhật ký các yêu cầu để phát hiện hành vi lạm dụng
• Bản thân Lawzana Flow sẽ lưu trữ lịch sử trò chuyện AI, các bản tóm tắt và thông tin trích xuất như một phần trong vụ việc của quý vị

Quy trình Xử lý của AI#

1. Quý vị gửi yêu cầu thực hiện một thao tác AI (ví dụ: tóm tắt tài liệu)
2. Tài liệu được gửi đến Google Vertex AI để xử lý
3. AI tạo câu trả lời
4. Câu trả lời được gửi lại cho Lawzana Flow và lưu vào tài khoản của quý vị
5. Google xử lý yêu cầu theo mô tả ở trên

Xác thực & Quyền truy cập#

• Đăng nhập bằng Email và mật khẩu, kèm theo xác minh email trước lần đăng nhập đầu tiên
• Đăng nhập bằng Google và Microsoft
• Liên kết ma thuật (Magic links) dành cho cổng thông tin khách hàng: khách hàng không cần mật khẩu hoặc tài khoản
• Vai trò: bốn cấp độ phân quyền (Chủ sở hữu, Quản trị viên, Thành viên, Người xem). Xem Nhóm & Vai trò
• Khả năng hiển thị bản ghi: lựa chọn xem thành viên và người xem có thể thấy tất cả các khách hàng tiềm năng và vụ việc, hay chỉ những mục được phân công hoặc chia sẻ với họ
• Bức tường đạo đức (Ethical walls): ngăn các thành viên nhóm truy cập vào các vụ việc có xung đột lợi ích. Xem Bức tường đạo đức
• Liên kết cổng thông tin có thời hạn sử dụng, và quý vị có thể thu hồi chúng bất kỳ lúc nào

Bảo mật Phiên làm việc#

• Các phiên làm việc sử dụng cookie đã ký, được mã hóa và chỉ dùng qua HTTP (HTTP-only cookies, JavaScript không thể đọc được)
• Quyền truy cập được kiểm tra lại sau mỗi vài phút, nhờ đó thành viên bị xóa sẽ mất quyền truy cập một cách nhanh chóng

Nhật ký Kiểm toán (Audit Logging)#

Nhật ký kiểm toán ghi lại:

• Các lần đăng nhập
• Các thay đổi đối với khách hàng tiềm năng, vụ việc, liên hệ, khách hàng và tự động hóa
• Hoạt động tải lên, xem, tải xuống và xóa tài liệu
• Các thay đổi giai đoạn vụ việc và chuyển đổi khách hàng tiềm năng
• Kiểm tra xung đột lợi ích
• Thay đổi vai trò và xóa bỏ thành viên nhóm
• Thay đổi đối với quyền hiển thị và chia sẻ bản ghi

Nhật ký kiểm toán có thể:

• Tìm kiếm theo hành động, loại bản ghi, người dùng hoặc ngày tháng
• Xuất dưới dạng tệp CSV
• Chỉ Chủ sở hữu công ty luật mới có quyền truy cập, trong mục Cài đặt → Nhật ký kiểm toán

Bảo mật Hạ tầng#

• Máy chủ ứng dụng, cơ sở dữ liệu, tìm kiếm và các tác vụ nền được lưu trữ trên DigitalOcean tại Hoa Kỳ; các tệp đã tải lên được lưu trữ trên Google Cloud Storage
• Lưu lượng truy cập đi qua Cloudflare
• Tiêu đề Chính sách Bảo mật Nội dung (CSP) giúp ngăn chặn tấn công giả mạo chéo trang (cross-site scripting)
• Giám sát lỗi bằng Sentry

Sao lưu Dữ liệu#

• Tự động sao lưu cơ sở dữ liệu hàng ngày, lưu trữ trong 7 ngày
• Phục hồi cơ sở dữ liệu về một thời điểm cụ thể (Point-in-time restore) trong vòng 7 ngày đó

Dữ liệu của Quý vị#

• Thỏa thuận xử lý dữ liệu (DPA) được cung cấp theo yêu cầu
• Tải xuống bất kỳ tệp nào của quý vị vào bất kỳ lúc nào
• Yêu cầu chúng tôi xuất toàn bộ dữ liệu của quý vị hoặc xóa dữ liệu cá nhân của quý vị

Tiết lộ Lỗ hổng có Trách nhiệm#

Nếu phát hiện lỗ hổng bảo mật, vui lòng báo cáo cho chúng tôi tại [email protected].

Liên hệ#

Đối với các câu hỏi liên quan đến bảo mật:

• Email: [email protected]
• Hỗ trợ chung: [email protected]