Sikkerhed og privatliv

Denne vejledning forklarer, hvor jeres data opbevares, hvordan de beskyttes, og hvem i jeres advokatfirma der har adgang til dem.

Datakryptering#

• Under overførsel: Al trafik mellem jeres browser og Lawzana Flow overføres via HTTPS
• I hvile (at rest): Vores cloud-udbydere krypterer lagrede data: Google Cloud til uploadede filer, DigitalOcean til databasen
• Dokumenter: Uploadede filer gemmes i Google Cloud Storage med kryptering på serversiden

Dataplaceringsområde (Data Residency)#

Jeres uploadede filer gemmes i ét område. Advokatfirmaer, der opretter sig på flow.lawzana.com, tilknyttes Europa-regionen; firmaer, der starter via Lawzana Directory, vælger selv deres region, når arbejdsområdet oprettes.

Kun uploadede filer gemmes i det valgte område. Databasen, søgefunktionen, baggrundsjob og applikationsservere kører på DigitalOcean i USA. AI-anmodninger behandles af Google Vertex AI via dennes globale endpoint og er derfor ikke begrænset til jeres fillagringsområde.

I kan se jeres region i Indstillinger → Generelt under Område for fillagring.

AI-dataprivatliv#

Hvad Google gør med jeres anmodninger#

Vi benytter Google Vertex AI. Google anvender ikke jeres indhold til at træne sine modeller, og logning af anmodninger er deaktiveret på vores projekt. Google kan beholde anmodninger i hukommelsen i op til 24 timer af hensyn til caching og kan logge dem med henblik på at opdage misbrug.

• Jeres dokumenter og data bliver aldrig brugt til at træne AI-modeller
• Logning af anmodninger er deaktiveret på vores Google Cloud-projekt
• Google kan beholde anmodninger i hukommelsen i op til 24 timer til caching, isoleret til vores projekt
• Google kan logge anmodninger for at opdage misbrug
• Lawzana Flow gemmer selv jeres AI-chathistorik, opsummeringer og udtrukne fakta som en del af jeres sag

Sådan fungerer AI-behandlingen#

1. De anmoder om en AI-handling (f.eks. at opsummere et dokument)
2. Dokumentet sendes til Google Vertex AI til behandling
3. AI'en genererer et svar
4. Svaret returneres til Lawzana Flow og gemmes på jeres konto
5. Google håndterer anmodningen som beskrevet ovenfor

Autentifikation og adgang#

• E-mail og adgangskode til login med e-mailbekræftelse forud for første login
• Google- og Microsoft-login
• Magiske links til klientportalen: Klienter behøver hverken adgangskode eller konto
• Roller: Fire tilladelsesniveauer (Ejer, Administrator, Medlem, Læser). Se Team og roller
• Synlighed af data: Vælg, om medlemmer og læsere skal kunne se alle emner og sager, eller kun dem, der er tildelt eller delt med dem
• Informationsbarrierer (Ethical walls): Hold teammedlemmer ude af sager med interessekonflikter. Se Informationsbarrierer
• Portallinks udløber, og De kan til enhver tid tilbagekalde dem

Sessionssikkerhed#

• Sessioner anvender signerede, krypterede HTTP-only-cookies (som ikke kan læses af JavaScript)
• Adgangsrettigheder kontrolleres igen med få minutters mellemrum, så et fjernet medlem hurtigt mister adgangen

Revisionslogning (Audit Logging)#

Revisionsloggen registrerer:

• Logins
• Ændringer i emner, sager, kontakter, klienter og automatiseringer
• Upload, visning, download og sletning af dokumenter
• Faseskift i sager og konverteringer af emner
• Konflikttjek
• Ændringer af teammedlemmers roller samt fjernelse af medlemmer
• Ændringer i synlighed og deling af optegnelser

Revisionslogs er:

• Søgbare efter handling, datatype, bruger eller dato
• Eksportérbare som en CSV-fil
• Kun tilgængelige for firmaets Ejer under Indstillinger → Revisionslogs

Infrastruktursikkerhed#

• Applikationsservere, database, søgning og baggrundsjob hostes hos DigitalOcean i USA; uploadede filer gemmes i Google Cloud Storage
• Trafik dirigeres gennem Cloudflare
• Content Security Policy (CSP)-headere for at forhindre cross-site scripting (XSS)
• Fejlovervågning med Sentry

Sikkerhedskopiering af data#

• Daglige automatiske sikkerhedskopier af databasen, som opbevares i 7 dage
• Gendannelse til et specifikt tidspunkt (point-in-time restore) af databasen inden for disse 7 dage

Jeres data#

• Databehandleraftaler (DPA) er tilgængelige efter anmodning
• Download alle jeres filer til enhver tid
• Kontakt os for at anmode om en fuld eksport af jeres data eller om sletning af jeres personoplysninger

Ansvarlig offentliggørelse (Responsible Disclosure)#

Hvis De opdager en sikkerhedssårbarhed, bedes De rapportere den til [email protected].

Kontakt#

Ved spørgsmål vedrørende sikkerhed:

• E-mail: [email protected]
• Generel support: [email protected]