Klientportal

Klientportalen giver Deres klienter sikker selvbetjeningsadgang til oplysninger om deres sag. Klienter kan se delte dokumenter, følge milepæle og sende beskeder til Deres team — uden at have brug for en Lawzana Flow-konto.

Sådan fungerer det#

1. De opretter et portallink til en sag
2. Klienten modtager et magic link via e-mail — ingen adgangskode eller konto er nødvendig
3. De klikker på linket for at få adgang til deres portaloversigt
4. Portalen viser kun det, De udtrykkeligt har delt

Adgangsniveauer#

Når De konfigurerer portaladgang, skal De vælge det passende niveau:

Under Avancerede tilladelser kan De slå hver enkelt del til eller fra for et link:

• Vis delte dokumenter
• Tillad dokumentuploads (fungerer med Visning og upload eller Fuld adgang)
• Vis tidslinje
• Vis milepæle
• Tillad beskeder (fungerer med Fuld adgang)
• Vis AI-assistent

Opsætning af portaladgang#

1. Åbn den sag, De ønsker at dele
2. Klik på Del med klient i sagens sidehoved
3. Klik på Opret nyt portallink
4. Indtast klientens e-mailadresse og eventuelt vedkommendes navn (sagens klientoplysninger er udfyldt på forhånd)
5. Vælg et adgangsniveau, og åbn Avancerede tilladelser for at justere de enkelte indstillinger
6. Lad Send e-mailinvitation til klient være slået til, eller slå den fra og kopiér linket for at sende det selv
7. Klik på Opret link

Klienten modtager en e-mail med et sikkert magic link. Hvert link er gyldigt i 30 dage.

Hvad klienter ser#

Fanen Dokumenter#

• Liste over alle dokumenter, De har delt fra sagen
• Download-knap til hvert dokument
• Filstørrelse og delingsdato
• Klienter kan ikke se dokumenter, De ikke udtrykkeligt har delt

Fanen Tidslinje#

• Viser, hvornår sagen flytter sig fra én fase til den næste
• Hver post viser datoen

Fanen Milepæle#

• Kommende tidsfrister med forfaldsdatoer
• Fremhævelse af overskredne tidsfrister
• Afsluttede tidsfrister til reference
• Prioritetsmærkater: Lav, Mellem, Høj, Kritisk

Fanen Beskeder#

• Klienter kan sende beskeder til Deres team
• Hver besked tilføjes til sagens tidslinje og sendes til sagens ansvarlige advokat via e-mail og notifikation (eller som en notifikation til ejere og administratorer, hvis ingen er angivet som ansvarlig)
• Læs og besvar korrespondancen under Beskeder fra klientportal: på en sags fane Aktivitet eller på et leads fane Tidslinje. Underretningen om en ny klientbesked åbner den direkte
• Når De svarer, modtager enhver klient med et aktivt portallink, der tillader beskeder, en e-mail med et link til at læse svaret i sin portal. E-mailen indeholder ikke Deres besked
• Læsere kan læse samtalen, men ikke svare. Hvis ingen klient har et link, der tillader beskeder, skal De dele portalen først

Fanen Assistent#

• AI-chat til klientens spørgsmål om sagen
• Benytter sagens delte dokumenter samt dens milepæle og tidslinje, når disse er slået til for linket
• Hvert spørgsmål bruger 1 AI-kredit fra Deres firmas pulje. Hvis Deres kreditter slipper op, beder assistenten klienten om at kontakte Dem direkte.

Deling af dokumenter#

Sådan deler De et specifikt dokument med en klient:

1. Åbn sagen, og gå til fanen Dokumenter
2. Find det dokument, De ønsker at dele
3. Slå kontakten til i kolonnen Klientportal (på en telefon vælges Del til portal i dokumentets menu)
4. Dokumentet vises med det samme i klientens portal

Sådan stopper De deling:

1. Slå kontakten fra (eller vælg Fjern fra portal)
2. Dokumentet fjernes fra klientens visning

Klientdokumentuploads#

Klienter, hvis link tillader uploads, kan uploade dokumenter:

• Maksimal filstørrelse: 10 MB pr. fil
• Understøttede formater: PDF, DOC, DOCX, TXT, billeder, Excel
• Uploadede dokumenter føjes til sagens dokumenter, men deles ikke automatisk tilbage med klienten
• Den ansvarlige advokat (eller, hvis ingen er ansvarlig, firmaets ejere og administratorer) modtager en notifikation, og uploaden tilføjes til sagens tidslinje
• De kan derefter dele dem tilbage, analysere dem med AI eller arkivere dem i en mappe

Adgang til flere sager#

En klient kan have portaladgang til flere sager i Deres firma. Med aktive links til flere sager kan klienten bruge Skift sag til at navigere mellem dem.

Administration og tilbagekaldelse af adgang#

Klik på Del med klient på sagen for at se dens Aktive portallinks. For hvert link kan De:

• Kopier link eller Åbn portal
• Rediger tilladelser
• Forlæng adgang med 30 dage
• Tilbagekald adgang

Hvert link viser også, hvornår det udløber, og hvornår klienten sidst åbnede det.

Sikkerhed#

• Portaladgang benytter token-baseret godkendelse — ingen adgangskoder gemmes
• Hvert adgangslink er unikt og knyttet til en specifik klient og sag
• Adgangslinks udløber efter 30 dage, medmindre De forlænger dem
• Klientuploads og -beskeder samt Deres svar registreres på sagens tidslinje, og De kan se, hvornår hvert link sidst blev brugt
• Dokumenter leveres over krypterede forbindelser