Portal ng Kliyente

Ang portal ng kliyente ay nagbibigay sa inyong mga kliyente ng ligtas at self-service na access sa impormasyon ng kanilang matter. Maaaring tingnan ng mga kliyente ang mga ibinahaging dokumento, subaybayan ang mga milestone, at magpadala ng mga mensahe sa inyong team — nang hindi nangangailangan ng Lawzana Flow account.

Paano Ito Gumagana#

1. Gagawa kayo ng portal link para sa isang matter
2. Matatanggap ng kliyente ang isang magic link sa pamamagitan ng email — walang password o account na kailangan
3. Iki-click nila ang link upang ma-access ang kanilang portal dashboard
4. Ipinapakita lamang sa portal ang mga bagay na tahasan ninyong ibinahagi

Mga Antas ng Access#

Kapag itinatakda ang access sa portal, piliin ang naaangkop na antas:

Sa ilalim ng Advanced Permissions, maaari ninyong i-on o i-off ang bawat bahagi para sa isang link:

• Show shared documents
• Allow document uploads (gumagana kasama ng View & Upload o Full Access)
• Show timeline
• Show milestones
• Allow messaging (gumagana kasama ng Full Access)
• Show AI assistant

Pagse-set Up ng Access sa Portal#

1. Buksan ang matter na nais ninyong ibahagi
2. I-click ang Share with Client sa header ng matter
3. I-click ang Create New Portal Link
4. Ilagay ang email address ng kliyente at, kung nais, ang kanilang pangalan (ang mga detalye ng kliyente para sa matter ay awtomatikong pupunan para sa inyo)
5. Pumili ng antas ng access, at buksan ang Advanced Permissions upang isaayos ang mga indibidwal na switch
6. Iwanang naka-on ang Send email invitation to client, o i-off ito at kopyahin ang link upang kayo mismo ang magpadala nito
7. I-click ang Create Link

Makakatanggap ang kliyente ng email na naglalaman ng ligtas na magic link. Ang bawat link ay may bisa sa loob ng 30 araw.

Ang Nakikita ng mga Kliyente#

Tab na Documents#

• Listahan ng lahat ng dokumentong ibinahagi ninyo mula sa matter
• Pindutan na Download para sa bawat dokumento
• Laki ng file at petsa kung kailan ibinahagi
• Hindi makikita ng mga kliyente ang mga dokumentong hindi ninyo tahasang ibinahagi

Tab na Timeline#

• Ipinapakita kung kailan lumilipat ang matter mula sa isang yugto patungo sa susunod
• Ipinapakita ng bawat entry ang petsa

Tab na Milestones#

• Mga paparating na deadline kasama ang mga takdang petsa
• Naka-highlight ang mga lumampas na sa takdang petsa (overdue)
• Mga nakumpletong deadline para sa sanggunian
• Mga badge ng prayoridad: Low, Medium, High, Critical

Tab na Messages#

• Maaaring magpadala ng mensahe ang mga kliyente sa inyong team
• Ang bawat mensahe ay idinaragdag sa timeline ng matter at ipinapadala sa responsableng abogado ng matter sa pamamagitan ng email at abiso (o bilang abiso sa mga may-ari at admin kapag walang nakatalagang responsable)
• Basahin at sagutin ang pag-uusap sa ilalim ng Client portal messages: sa tab na Activity ng isang matter, o sa tab na Timeline ng isang lead. Direktang magbubukas ito mula sa abiso ng bagong mensahe ng kliyente
• Kapag sumagot kayo, ang bawat kliyenteng may aktibong portal link na nagpapahintulot ng mga mensahe ay makakatanggap ng email na may link upang mabasa ito sa kanilang portal. Hindi naglalaman ang email ng inyong mensahe
• Maaaring basahin ng mga viewer ang pag-uusap ngunit hindi sila makakasagot. Kung walang kliyenteng may link na nagpapahintulot ng mga mensahe, ibahagi muna ang portal

Tab na Assistant#

• AI chat para sa mga katanungan ng kliyente tungkol sa kanilang matter
• Ginagamit ang mga ibinahaging dokumento ng matter, pati na rin ang mga milestone at timeline nito kapag naka-on ang mga ito para sa link
• Ang bawat tanong ay gumagamit ng 1 AI credit mula sa pool ng inyong law firm. Kung maubos ang inyong mga credit, hihilingin ng assistant sa kliyente na direktang makipag-ugnayan sa inyo.

Pagbabahagi ng mga Dokumento#

Upang magbahagi ng partikular na dokumento sa isang kliyente:

1. Buksan ang matter at pumunta sa tab na Documents
2. Hanapin ang dokumentong nais ninyong ibahagi
3. I-on ang switch sa column na Client Portal (sa telepono, piliin ang Share to Portal sa menu ng dokumento)
4. Agad na lalabas ang dokumento sa portal ng kliyente

Upang ihinto ang pagbabahagi:

1. I-off ang switch (o piliin ang Remove from Portal)
2. Matatanggal ang dokumento mula sa view ng kliyente

Mga Upload ng Dokumento ng Kliyente#

Ang mga kliyenteng may link na nagpapahintulot ng mga pag-upload ay maaaring mag-upload ng mga dokumento:

• Pinakamataas na laki ng file: 10 MB bawat file
• Mga sinusuportahang format: PDF, DOC, DOCX, TXT, mga larawan, Excel
• Ang mga na-upload na dokumento ay idinaragdag sa mga dokumento ng matter, ngunit hindi ibinabahagi pabalik sa kliyente
• Ang responsableng abogado (o, kung walang nakatalagang responsable, ang mga may-ari at admin ng law firm) ay makakatanggap ng abiso, at ang na-upload na file ay idaragdag sa timeline ng matter
• Pagkatapos nito, maaari ninyong ibahagi ang mga ito pabalik, suriin ang mga ito gamit ang AI, o i-file ang mga ito sa isang folder

Access sa Maraming Matter#

Maaaring magkaroon ang isang kliyente ng portal access sa maraming matter sa inyong law firm. Kung may mga aktibong link para sa ilang matter, maaaring gamitin ng kliyente ang Switch Matter upang lumipat sa pagitan ng mga ito.

Pamamahala at Pagbawi ng Access#

I-click ang Share with Client sa matter upang makita ang mga Active Portal Links nito. Para sa bawat link, maaari ninyong:

• Copy link o Open portal
• Edit permissions
• Extend access nang 30 araw
• Revoke access

Ipinapakita rin ng bawat link kung kailan ito mag-e-expire at kung kailan ito huling binuksan ng kliyente.

Seguridad#

• Gumagamit ang portal access ng token-based authentication — walang nakaimbak na mga password
• Ang bawat access link ay natatangi at nakatali sa isang partikular na kliyente at matter
• Nag-e-expire ang mga access link pagkalipas ng 30 araw maliban kung palawigin ninyo ang mga ito
• Ang mga upload at mensahe ng kliyente, gayundin ang inyong mga tugon, ay naitatala sa timeline ng matter, at makikita ninyo kung kailan huling ginamit ang bawat link
• Inihahatid ang mga dokumento sa pamamagitan ng mga naka-encrypt na koneksyon