Client Portal

Ang client portal ay nagbibigay sa inyong mga kliyente ng ligtas at self-service na access sa impormasyon ng kanilang matter. Maaaring tingnan ng mga kliyente ang mga ibinahaging dokumento, subaybayan ang mga milestone, at magpadala ng mga mensahe sa inyong team, nang hindi nangangailangan ng account sa Lawzana Flow.

Paano Ito Gumagana#

1. Gumawa ng portal link para sa isang matter
2. Matatanggap ng kliyente ang isang magic link sa pamamagitan ng email. Walang password o account na kinakailangan
3. Iki-click nila ang link upang ma-access ang kanilang portal dashboard
4. Ipinapakita lamang sa portal ang mga bagay na hayagan ninyong ibinahagi

Mga Antas ng Access#

Kapag itinatakda ang access sa portal, piliin ang naaangkop na antas:

Sa ilalim ng Advanced Permissions, maaari ninyong i-on o i-off ang bawat bahagi para sa isang link:

• Show shared documents
• Allow document uploads (gumagana kasama ng View & Upload o Full Access)
• Show timeline
• Show milestones
• Allow messaging (gumagana kasama ng Full Access)
• Show AI assistant

Pag-set Up ng Access sa Portal#

Ang mga may-ari (owners), admin, at ang responsableng abogado ng matter ay maaaring gumawa ng mga portal link.

1. Buksan ang matter na nais ninyong ibahagi
2. I-click ang Share with Client sa header ng matter
3. I-click ang Create New Portal Link
4. Ilagay ang email address ng kliyente at, kung nais, ang kanilang pangalan (ang mga detalye ng kliyente mula sa matter ay awtomatikong ilalagay para sa inyo)
5. Pumili ng antas ng access, at buksan ang Advanced Permissions upang isaayos ang mga indibidwal na switch
6. Iwanang naka-on ang Send email invitation to client, o i-off ito at kopyahin ang link upang kayo mismo ang magpadala nito
7. I-click ang Create Link

Makakatanggap ang kliyente ng email na may ligtas na magic link. Ang bawat link ay may bisa sa loob ng 30 araw.

Ang Nakikita ng mga Kliyente#

Tab na Documents#

• Listahan ng lahat ng dokumentong ibinahagi ninyo mula sa matter
• Button na Download para sa bawat dokumento
• Laki ng file at petsa kung kailan ibinahagi
• Hindi makikita ng mga kliyente ang mga dokumentong hindi ninyo hayagang ibinahagi

Tab na Timeline#

• Ipinapakita kung kailan lumilipat ang matter mula sa isang yugto patungo sa susunod
• Ipinapakita sa bawat entry ang petsa

Tab na Milestones#

• Mga paparating na deadline kasama ang mga takdang petsa
• Naka-highlight ang mga lumampas na sa takdang oras (overdue)
• Mga nakumpletong deadline para sa sanggunian
• Mga badge ng priyoridad: Low, Medium, High, Critical

Tab na Messages#

• Maaaring magpadala ng mga mensahe ang mga kliyente sa inyong team
• Ang bawat mensahe ay idinaragdag sa timeline ng matter at ipinapadala sa responsableng abogado ng matter sa pamamagitan ng email at notification (o bilang notification sa mga may-ari at admin kapag walang nakatalagang responsable)
• Basahin at sagutin ang usapan sa ilalim ng Client portal messages: sa tab na Activity ng isang matter, o sa tab na Activity ng isang lead. Ang abiso ng isang bagong mensahe mula sa kliyente ay direktang magbubukas nito
• Kapag sumagot kayo, ang bawat kliyenteng may aktibong portal link na nagpapahintulot ng mga mensahe ay makakatanggap ng email na may link upang mabasa ito sa kanilang portal. Hindi naglalaman ang email ng inyong mismong mensahe
• Mababasa ng mga viewer ang pag-uusap ngunit hindi makakasagot. Kung walang kliyenteng may link na nagpapahintulot ng mga mensahe, ibahagi muna ang portal

Tab na Assistant#

• AI chat para sa mga katanungan ng kliyente tungkol sa kanilang matter
• Ginagamit ang mga ibinahaging dokumento ng matter, pati na ang mga milestone at timeline nito kapag naka-on ang mga ito para sa link
• Ang bawat tanong ay gumagamit ng 1 AI credit mula sa pool ng inyong law firm. Kung maubos ang inyong mga credit, hihilingin ng assistant sa kliyente na direktang makipag-ugnayan sa inyo.

Mag-book ng Pulong#

Kapag mayroon kahit isang kasamahan sa trabaho na bukas ang online booking, ipinapakita ng portal ang Book a meeting, kung saan nauuna ang abogado sa matter ng kliyente. Tingnan ang Integrations.

Pagbabahagi ng mga Dokumento#

Ang mga may-ari, admin, at ang responsableng abogado ay maaaring magbahagi ng dokumento sa kliyente. Sinumang may kakayahang mag-edit ng matter ay maaaring maghinto ng pagbabahagi nito.

Upang magbahagi ng partikular na dokumento sa isang kliyente:

1. Buksan ang matter at pumunta sa tab na Documents
2. Hanapin ang dokumentong nais ninyong ibahagi
3. I-on ang switch sa column na Client Portal (sa telepono, piliin ang Share to Portal sa menu ng dokumento)
4. Agad na lalabas ang dokumento sa portal ng kliyente

Upang ihinto ang pagbabahagi:

1. I-off ang switch (o piliin ang Remove from Portal)
2. Matatanggal ang dokumento mula sa view ng kliyente

Mga Pag-upload ng Dokumento ng Kliyente#

Ang mga kliyenteng may link na nagpapahintulot ng mga pag-upload ay maaaring mag-upload ng mga dokumento:

• Pinakamalaking sukat ng file: 10 MB bawat file
• Mga sinusuportahang format: PDF, DOC, DOCX, TXT, mga larawan, Excel
• Ang mga na-upload na dokumento ay idinaragdag sa mga dokumento ng matter, ngunit hindi awtomatikong ibinabahagi pabalik sa kliyente
• Ang responsableng abogado (o, kung walang responsable, ang mga may-ari at admin ng law firm) ay makakatanggap ng notification, at ang pag-upload ay idaragdag sa timeline ng matter
• Pagkatapos ay maaari ninyo itong ibahagi pabalik, suriin gamit ang AI, o i-file sa isang folder

Ang Pahina ng Client Intake#

Ang isang lead ay nagkakaroon ng sarili nitong pribadong pahina kapag nagpadala kayo ng client intake (tingnan ang Lead Management). Binubuksan ito ng kliyente mula sa link sa intake email, nang walang kinakailangang account. Mayroon itong mga numeradong hakbang:

1. About your case: kinukumpirma ng kliyente ang kanilang mga detalye sa pakikipag-ugnayan at sinasagot ang inyong mga tanong sa intake, pagkatapos ay iki-click ang Submit intake. Maaari silang bumalik gamit ang Review or change answers
2. Your documents: nagdaragdag sila ng ilang file nang sabay-sabay (PDF, Word, o mga larawan, hanggang 10 MB bawat isa). Ang bawat pag-upload ay minamarkahang Sent to the firm
3. Ready to talk?: iki-click nila ang I'm ready to talk at aabisuhan ang abogado. Kapag bukas ang online booking, maaari nilang piliin ang Or book a time bilang kapalit
4. Messages with the firm: susulat sila sa inyo, at sasagot kayo mula sa tab na Activity ng lead

Ang mga tanong ay ipinapakita sa wika ng set ng mga tanong na pinili ninyo sa Settings → Intake questions. Ang sariling mga tanong ng Lawzana ay sumusunod sa wikang pipiliin ng kliyente.

Mga Dokumentong Lalagdaan#

Kapag nagpadala kayo ng dokumento para sa electronic signature (Essentials at Advanced), ang bawat lalagda ay makakatanggap ng kanilang sariling link para sa dokumentong iyon lamang. Ang lalagda ay:

1. Iki-click ang Review document upang basahin ito
2. Kung hiniling ninyo ito, iki-click ang Email me a code at ilalagay ang code upang kumpirmahing sila nga iyon
3. Gagamit ng tina-type o iginuhit na lagda (at, kapag lumalagda para sa isang kumpanya, lalagyan ng tsek ang I am signing on behalf of a company)
4. Iki-click ang Sign

Kapag nakalagda na ang lahat, kabilang ang countersignature ng inyong law firm kung kinakailangan, matatanggap ng bawat lumagda ang nilagdaang PDF sa pamamagitan ng email at maaari nilang i-click ang Download PDF. Kung ie-edit ninyo ang dokumento pagkatapos itong maipadala, makakansela ang kahilingan at magpapadala kayo ng bagong bersyon. Isa itong electronic signature na may audit trail.

Access sa Maramihang Matter#

Ang isang kliyente ay maaaring magkaroon ng access sa portal para sa maraming matter sa inyong law firm. Gamit ang mga aktibong link para sa ilang matter, maaaring gamitin ng kliyente ang Switch Matter upang magpalipat-lipat sa mga ito.

Pamamahala at Pagbawi ng Access#

I-click ang Share with Client sa matter upang makita ang mga Active Portal Links nito. Para sa bawat link maaari ninyong:

• Copy link o Open portal
• Edit permissions
• Extend access nang 30 araw
• Revoke access

Ipinapakita rin sa bawat link kung kailan ito mag-e-expire at kung kailan ito huling binuksan ng kliyente.

Seguridad#

• Gumagamit ang portal access ng token-based authentication, kung saan walang mga password na iniimbak
• Ang bawat access link ay natatangi at nakatali sa isang partikular na kliyente at matter
• Nag-e-expire ang mga access link pagkalipas ng 30 araw maliban kung palalawigin ninyo ang mga ito
• Ang mga pag-upload at mensahe ng kliyente, pati na ang inyong mga sagot, ay naitatala sa timeline ng matter, at makikita ninyo kung kailan huling ginamit ang bawat link
• Ang mga dokumento ay inihahatid sa pamamagitan ng mga naka-encrypt na koneksyon