Mga Ethical Wall at Conflict Detection
Pinipigilan ng mga ethical wall (kilala rin bilang Chinese wall) ang mga conflict of interest sa pamamagitan ng paghihigpit sa access sa mga partikular na usapin (matter). Sinusuri ng Lawzana Flow ang mga posibleng conflict at binibigyang-daan kayong limitahan kung sino ang makakakita sa isang usapin.
Ano ang mga Ethical Wall?#
Sa mga law firm, pinipigilan ng mga ethical wall ang mga miyembro ng team na ma-access ang mga usapin kung saan mayroon silang conflict of interest. Halimbawa, kung dati nang kinatawan ng isang abogado ang kabilang panig, o kung ang dalawang usapin ay may kinalaman sa magkakaugnay na partido sa magkabilang panig.
Paano Gumagana ang Conflict Detection#
Nagsusuri ang Lawzana Flow para sa mga conflict:
- Kapag may dumating na lead mula sa Lawzana Directory o nakumpleto nito ang intake form nito, ang mga pangalang ibinigay nito ay sinusuri laban sa mga kliyente at kalahok ng inyong mga usapin. Maaari rin kayong mag-click sa Run Check (o Re-run) sa seksyong Conflict Check ng lead anumang oras.
- Kapag nag-convert kayo ng lead patungo sa isang usapin, titingnan ng Flow ang pinakabagong conflict check ng lead.
- Kapag nag-add kayo ng kalahok sa isang usapin, sinusuri ang contact laban sa iba pa ninyong mga usapin
- Kapag binasa ng AI ang isang dokumento sa isang usapin o lead, sinusuri rin ang mga partidong pinangalanan nito (tingnan ang Mga Conflict na Nahanap sa mga Dokumento sa ibaba)
Antas ng Kalubhaan ng Conflict (Conflict Severity)#
Ang mga conflict na nahanap sa isang usapin ay may isa sa tatlong antas ng kalubhaan:
| Kalubhaan | Kahulugan |
|---|---|
| Direct Conflict | Ang contact ay dating kabilang panig sa ibang usapin at idinaragdag bilang kliyente, o isang kliyente sa ibang usapin at idinaragdag bilang kabilang panig |
| Related Conflict | Ang employer ng indibidwal ay dating kabilang panig sa ibang usapin |
| Potential Conflict | Ang contact ay may kaparehong email o telepono sa isang kabilang panig sa ibang usapin, o may dokumentong nagpapangalan sa isang partido mula sa ibang usapin |
Ang bawat conflict ay may status: Pending hanggang sa may sumuri nito, pagkatapos ay Waived, Declined, o Cleared.
Ang conflict check ng isang lead ay nagpapakita ng No conflicts, Potential conflict (bahagyang tugma sa pangalan), o Confirmed conflict (eksaktong tugma sa pangalan). Pinipigilan ng isang kumpirmadong conflict na maging usapin ang lead hanggang sa maglagay kayo ng dahilan at i-click ang Override and Convert. Walang ibang hinaharang: ang mga conflict sa isang usapin ay mga babala lamang para suriin ninyo.
Mga Conflict na Nahanap sa mga Dokumento#
Kapag kinuha ng AI ang mga pangunahing detalye o ang mga tao at kumpanya mula sa dokumento ng isang usapin (awtomatiko pagkatapos mag-upload, o kapag nagpatakbo kayong muli ng extraction), inihahambing ng Flow ang bawat partidong pinangalanan ng dokumento sa mga kliyente at kabilang panig ng iba pang mga usapin ng inyong firm. Dapat ganap na magtugma ang mga pangalan; hindi isinasaalang-alang ang case, labis na espasyo, at mga titulo tulad ng Mr, Mrs, Ms o Dr. Nilalagpasan ang mga taong kabilang na sa usapin.
Ang bawat pagkakatugma ay itinatala bilang isang Potential Conflict na nagpapangalan sa dokumento, lumalabas sa page ng Conflicts at sa tab na Activity ng usapin, at nagdaragdag ng tala sa timeline ng usapin. Ang parehong partido ay hindi itinatala nang dalawang beses para sa parehong pares ng mga usapin. Gumagana rin ang mga pagsuring ito kapag nagtalaga kayo ng dokumento mula sa seksyong Documents patungo sa isang usapin, at sa mga dokumentong kasama ng lead kapag naging usapin na ito.
Sa isang lead, ang mga pangalang nahanap sa mga dokumento nito ay idinaragdag sa conflict check ng lead. Ang pagkakatugma mula sa dokumento lamang ay palaging itinuturing na Potential conflict, kaya hindi nito kailanman haharangin ang conversion.
Mga Uri ng Paghihigpit (Restriction Types)#
Upang higpitan ang isang usapin, buksan ito at piliin ang Restrict access mula sa menu ng More actions sa header (ipinapakita kapag naka-on ang mga ethical wall at pinapayagan ng inyong tungkulin na maghigpit ng mga usapin). Pumili ng Restriction Type, magdagdag ng dahilan (kinakailangan kung pinagana ng inyong firm ang Require Reason), at piliin kung sino ang bibigyan ng access sa Grant Access To:
| Uri | Paglalarawan |
|---|---|
| Ethical Wall | Kumpletong paghihiwalay, karaniwan para sa mga conflict |
| Confidential | Usaping may mataas na antas ng pagiging sensitibo na may limitadong access |
| Limited Access | Kontroladong access para sa mga partikular na miyembro ng team |
Ang uri ay isang label na ipinapakita sa badge ng usapin; pare-pareho ang paraan ng paghihigpit sa access ng tatlong ito. Tanging ang mga taong binigyan ninyo ng access, ang taong naghigpit sa usapin, at (kung naka-on ang Owner Override) ang may-ari ng firm ang makakapagbukas nito. Ang lahat ng iba pa ay hindi na makakakita sa usapin sa mga listahan, paghahanap, kalendaryo, at mga sagot ng AI assistant. Hindi rin makakapasok ang mga admin maliban na lamang kung bibigyan ninyo sila ng access.
Pipili rin kayo ng antas ng access para sa bawat tao:
| Antas | Ano ang maaari nilang gawin |
|---|---|
| Full Access | Tingnan at i-edit ang usapin, ayon sa ipinapahintulot ng kanilang tungkulin |
| Read Only | Tingnan ang usapin, nang hindi binabago ito o pinapatakbuhan ng AI |
| Documents Only | Makita ang pamagat ng usapin at ang mga dokumento nito, wala nang iba pa |
Tanging ang may-ari (gamit ang Owner Override), ang taong naghigpit sa usapin, at ang mga taong may Full Access ang maaaring magbago kung sino ang may access o mag-alis ng paghihigpit.
Nananatili ring nakatago ang mga contact sa likod ng wall: ang isang contact na lumalabas lamang sa mga usaping hindi mabuksan ng isang tao ay hindi ipapakita sa kanyang listahan ng mga contact o sa paghahanap.
Pagtingin sa mga Conflict#
Page ng Conflicts#
Pumunta sa Conflicts sa sidebar (ang page ng Conflict Checker) upang makita ang:
- Mga stats card: Total, Pending, Waived, Declined, at Cleared
- Listahan ng Pending Conflicts na nagpapakita ng:
- Severity badge (naka-color-code)
- Kung ano ang nahanap at sino ang sangkot
- Ang apektadong usapin
- Mga button na Waive, Decline, at Clear
Palaging nakikita ng mga may-ari at admin ang Conflicts sa sidebar. Nakikita lamang ito ng mga miyembro at viewer habang may nakabinbing conflict.
Mga Conflict sa Usaping Hindi Ninyo Mabuksan#
Inihahambing pa rin ng mga conflict check ang bawat partido sa firm, kabilang ang mga partido sa mga pinaghihigpitang usapin. Kapag ang naitugma ay nasa isang usaping hindi ninyo mabuksan, makikita ninyo ang naitugmang partido, ang kanilang tungkulin, ang reference ng usapin, at ang responsableng abogado nito, na may talang "You don't have access to this matter. Ask" na sinusundan ng pangalan ng abogadong iyon. Hindi ninyo kailanman makikita ang pamagat ng usapin o ang iba pang mga partido nito, at hindi ninyo malulutas ang conflict na iyon.
Sa Detalye ng Usapin (Matter Detail)#
Kapag ang isang usapin ay may mga nakabinbing conflict, ipinapakita ng isang banner sa itaas ng usapin kung ilan ang kailangang suriin, at inililista ang mga ito sa tab na Activity sa ilalim ng seksyong Conflicts nito.
Kapag may aktibong paghihigpit ang isang usapin:
- May restriction badge (Ethical Wall, Confidential, o Limited Access) na lumalabas sa header ng usapin, kasama ang dahilan sa tooltip nito
- Nagbibigay-daan ang Manage access sa menu ng More actions upang magkaloob o mag-alis ng access, o alisin ang paghihigpit
- Ang mga miyembro ng team na walang access na magbubukas ng link patungo sa usapin ay makakakita ng page na Access Denied
Paglutas sa mga Conflict#
Mula sa page ng Conflicts o sa tab na Activity ng usapin, maaari ninyong:
- Clear: Markahan ang conflict bilang false positive (halimbawa, ibang tao na may kaparehong pangalan)
- Waive: Itala na ang conflict ay pinalampas o winasive (halimbawa, nagbigay ang kliyente ng nakasulat na waiver)
- Decline: Itala na tinanggihan ninyo ang representasyon dahil sa conflict
Nagbibigay-daan ang bawat opsyon na magdagdag ng Resolution Notes upang idokumento ang inyong dahilan. Ang bawat desisyon, kasama ang tala nito, ay itinatala sa timeline ng usapin. Hindi maaaring lumutas ng mga conflict ang mga viewer.
Pag-set Up ng mga Ethical Wall#
- Pumunta sa Settings → Access (ang may-ari ng firm lamang; nakikita ng mga admin ang mga setting bilang read-only)
- I-on ang Enable Ethical Walls
- I-configure ang:
- Require Reason: kailangang magbigay ng dahilan kapag naghihigpit ng usapin
- Owner Override: palaging mabubuksan ng may-ari ang mga pinaghihigpitang usapin (naka-on bilang default)
- Who Can Restrict Matters: Mga May-ari (Owners), Admin, at/o Miymebro (Members). Pumili ng kahit isa man lang, kung hindi ay walang makakapag实施 ng paghihigpit sa mga usapin.
- I-click ang Save Changes
Mga Pinakamahusay na Sanayan (Best Practices)#
- Suriin agad ang mga conflict: Huwag hayaang nakabinbin ang mga natukoy na conflict
- Idokumento ang mga waiver: Palaging magdagdag ng mga tala kapag nagwa-waive ng conflict
- Regular na pagsusuri: Pana-panahong suriin ang inyong mga pinaghihigpitang usapin at kung sino ang may access sa bawat isa
- Sanayin ang inyong team: Tiyaking alam ng lahat kung aling mga usapin ang pinaghihigpitan at kung bakit