Muralhas Éticas e Deteção de Conflitos
As muralhas éticas (também conhecidas como "Chinese walls") evitam conflitos de interesses ao restringir o acesso a processos específicos. O Lawzana Flow disponibiliza deteção automática de conflitos e controlos de acesso.
O Que São Muralhas Éticas?#
Nas sociedades de advogados, as muralhas éticas impedem que membros da equipa acedam a processos nos quais tenham um conflito de interesses — por exemplo, se um advogado tiver representado anteriormente a parte contrária, ou se dois processos envolverem partes relacionadas em posições opostas.
Como Funciona a Deteção de Conflitos#
O Lawzana Flow pode verificar a existência de conflitos de forma automática:
- Quando um novo processo é criado, o sistema compara o nome do cliente com as partes restritas existentes
- Quando um cliente ou interveniente é adicionado a um processo, o sistema executa uma verificação de conflitos
- Os conflitos detetados são assinalados com níveis de gravidade
Gravidade dos Conflitos#
| Gravidade | Significado | Ação Necessária |
|---|---|---|
| Detected | Potencial conflito encontrado | Rever e avaliar |
| Critical | Conflito de alto risco que exige atenção imediata | Deve ser resolvido antes de avançar |
| Resolved | Conflito ultrapassado ou dispensado | Nenhuma ação adicional |
Tipos de Restrição#
Quando um conflito é confirmado, pode aplicar restrições:
| Tipo | Descrição |
|---|---|
| Ethical Wall | O utilizador é totalmente impedido de visualizar o processo. Não poderá vê-lo em listas, nos resultados de pesquisa nem aceder a qualquer um dos seus documentos. |
| Confidential | O processo é classificado como confidencial, aplicando controlos de acesso reforçados. |
| Limited Access | Acesso restrito que pode ser revogado por um gestor mediante a devida aprovação. |
Visualização de Conflitos#
Página de Conflitos#
Aceda a Settings → Ethical Walls ou à secção de Conflitos para consultar:
- Cartões de estatísticas — Total de conflitos por resolver, conflitos críticos, desdobramento por gravidade
- Lista de conflitos apresentando:
- Partes envolvidas
- Processo(s) afetado(s)
- Indicador de gravidade (com código de cores)
- Opções de resolução
No Detalhe do Processo#
Quando um processo tem uma restrição ativa:
- Um ícone de cadeado surge junto ao título do processo
- Um indicador de restrição é exibido no cabeçalho do processo com o respetivo motivo
- Os membros da equipa sem autorização de acesso visualizam a mensagem: "You don't have access to this matter"
Resolução de Conflitos#
A partir da página de conflitos, pode:
- Resolve — Marcar o conflito como ultrapassado (por exemplo, após confirmar a inexistência de um conflito real)
- Waive — Reconhecer o conflito, mas permitir o acesso controlado mediante a devida fundamentação
- Add Note — Documentar os motivos que sustentam a sua decisão
Todas as resoluções são registadas no histórico de auditoria para efeitos de conformidade.
Registo de Acessos#
Cada tentativa de acesso a um processo restrito fica registada:
- Quem tentou o acesso
- Quando foi efetuada a tentativa
- Se o acesso foi concedido ou recusado
- O tipo de restrição em vigor
Este registo está acessível aos Proprietários (Owners) e Administradores (Admins) na secção de auditoria.
Configuração de Muralhas Éticas#
- Aceda a Settings → Ethical Walls
- Ative as muralhas éticas na sua organização
- Configure:
- Que funções podem criar e gerir muralhas
- Se devem ser efetuadas verificações automáticas aquando da criação de processos
- As preferências de notificação relativamente a conflitos detetados
Boas Práticas#
- Analise os conflitos com celeridade — Não deixe conflitos detetados por resolver
- Documente as dispensas — Adicione sempre notas explicativas ao dispensar um conflito
- Auditorias regulares — Reveja periodicamente o registo de acessos e as muralhas ativas
- Forme a sua equipa — Assegure-se de que todos os membros da equipa compreendem que as restrições por muralha ética são obrigatórias e não podem ser contornadas