Muralhas Éticas e Deteção de Conflitos

As muralhas éticas (também conhecidas como Chinese walls) previnem conflitos de interesses ao restringir o acesso a processos específicos. O Lawzana Flow verifica possíveis conflitos e permite-lhe restringir quem pode visualizar um processo.

O Que São Muralhas Éticas?#

Nas sociedades de advogados, as muralhas éticas impedem que membros da equipa acedam a processos nos quais tenham um conflito de interesses — por exemplo, se um advogado tiver representado anteriormente a parte contrária, ou se dois processos envolverem partes relacionadas em lados opostos.

Como Funciona a Deteção de Conflitos#

O Lawzana Flow verifica a existência de conflitos:

1. Quando uma potencial oportunidade (lead) chega a partir do Lawzana Directory ou preenche o seu formulário de admissão, os nomes indicados são verificados face aos clientes e participantes dos seus processos. Também pode clicar em Run Check (ou Re-run) na secção Conflict Check da lead a qualquer momento.
2. Quando converte uma lead num processo, o Flow analisa a verificação de conflitos mais recente da lead.
3. Quando adiciona um participante a um processo, o contacto é verificado face aos seus outros processos.
4. Quando a IA lê um documento de um processo ou lead, as partes nele mencionadas também são verificadas (consulte Conflitos Encontrados em Documentos abaixo).

Gravidade do Conflito#

Os conflitos encontrados num processo têm um de três níveis de gravidade:

Cada conflito tem um estado: Pending até que alguém o reveja, e depois Waived, Declined ou Cleared.

A verificação de conflitos de uma lead apresenta No conflicts, Potential conflict (uma correspondência parcial de nome) ou Confirmed conflict (uma correspondência exata de nome). Um conflito confirmado impede que a lead se torne num processo até que escreva uma justificação e clique em Override and Convert. Nada mais é bloqueado: os conflitos num processo são avisos para sua revisão.

Conflitos Encontrados em Documentos#

Quando a IA extrai os factos principais ou as pessoas e empresas de um documento do processo (automaticamente após o carregamento ou quando executa a extração novamente), o Flow compara cada parte indicada no documento com os clientes e partes contrárias de outros processos da sua sociedade. Os nomes devem corresponder na totalidade; maiúsculas/minúsculas, espaços adicionais e títulos como Mr, Mrs, Ms ou Dr são ignorados. As pessoas que já constam do processo são ignoradas.

Cada correspondência é registada como um Potential Conflict que indica o nome do documento, surge na página Conflicts e no separador Activity do processo, e adiciona uma entrada à cronologia do processo. A mesma parte não é registada duas vezes para o mesmo par de processos. Estas verificações também são executadas quando atribui um documento da secção Documents a um processo e nos documentos que uma lead traz consigo quando é convertida num processo.

Numa lead, os nomes encontrados nos respetivos documentos são adicionados à verificação de conflitos da lead. Uma correspondência resultante apenas de um documento é sempre apenas um Potential conflict, pelo que nunca bloqueia a conversão.

Tipos de Restrição#

Para restringir um processo, abra-o e selecione Restrict access no menu More actions do cabeçalho (visível quando as muralhas éticas estão ativadas e a sua função permite restringir processos). Escolha um Restriction Type, adicione uma justificação (obrigatória se a sua sociedade tiver ativado a opção Require Reason) e selecione a quem conceder acesso em Grant Access To:

O tipo é uma etiqueta apresentada no distintivo do processo; todos os três restringem o acesso da mesma forma. Apenas as pessoas a quem conceder acesso, a pessoa que restringiu o processo e (se a opção Owner Override estiver ativada) o proprietário da sociedade podem abri-lo. Todos os restantes deixam de ver o processo nas listas, na pesquisa e nas respostas do assistente de IA.

Também escolhe um nível de acesso para cada pessoa (Full Access, Read Only ou Documents Only). O nível é guardado com a sua permissão de acesso, mas o que cada pessoa pode alterar no processo continua a depender da sua função.

Visualizar Conflitos#

Página de Conflitos#

Aceda a Conflicts na barra lateral (a página Conflict Checker) para visualizar:

• Cartões de estatísticas — Total, Pending, Waived, Declined e Cleared
• Lista de Pending Conflicts apresentando:
  • Distintivo de gravidade (com código de cores)
  • O que foi encontrado e quem está envolvido
  • O processo afetado
  • Botões Waive, Decline e Clear

Os proprietários e administradores veem sempre a opção Conflicts na barra lateral. Os membros e visualizadores só a veem enquanto existir um conflito pendente.

No Detalhe do Processo#

Quando um processo tem conflitos pendentes, uma barra na parte superior do processo mostra quantos precisam de revisão, e o separador Activity lista-os na respetiva secção Conflicts.

Quando um processo tem uma restrição ativa:

• É apresentado um distintivo de restrição (Ethical Wall, Confidential ou Limited Access) no cabeçalho do processo, com a justificação na respetiva descrição contextual (tooltip)
• A opção Manage access no menu More actions permite conceder ou remover acessos, ou remover a restrição
• Os membros da equipa sem acesso que abram uma hiperligação para o processo veem uma página de Access Denied

Resolver Conflitos#

A partir da página Conflicts ou do separador Activity do processo, pode:

1. Clear — Marcar o conflito como um falso positivo (por exemplo, uma pessoa diferente com o mesmo nome)
2. Waive — Registar que o conflito foi dispensado/renunciado (por exemplo, o cliente forneceu uma renúncia formal por escrito)
3. Decline — Registar que recusou a representação devido ao conflito

Cada opção permite-lhe adicionar Resolution Notes para documentar a sua justificação. Cada decisão, juntamente com a respetiva nota, é registada na cronologia do processo. Os utilizadores com função de visualizador não podem resolver conflitos.

Configurar Muralhas Éticas#

1. Aceda a Settings → Access (proprietários e administradores)
2. Ative a opção Enable Ethical Walls
3. Configure:
   • Require Reason — deve ser fornecida uma justificação ao restringir um processo
   • Owner Override — o proprietário pode sempre abrir processos restritos (ativado por predefinição)
   • Who Can Restrict Matters — Proprietários, Administradores e/ou Membros. Selecione pelo menos um, caso contrário ninguém poderá restringir processos.
4. Clique em Save Changes

Boas Práticas#

• Reveja os conflitos prontamente — Não deixe conflitos detetados em estado pendente
• Documente as renúncias — Adicione sempre notas ao dispensar um conflito
• Revisões regulares — Reveja periodicamente os seus processos restritos e quem tem acesso a cada um
• Forme a sua equipa — Certifique-se de que todos sabem quais os processos que estão restritos e porquê