Faturação Noutra Moeda

O Flow pode faturar diferentes clientes em diferentes moedas, por exemplo, uma sociedade francesa que fatura a maioria dos clientes em euros e um cliente do Reino Unido em libras. Cada processo é faturado numa única moeda, e o Flow nunca faz conversões entre moedas: não existe um feed de taxas de câmbio. Quando fatura um cliente estrangeiro na respetiva moeda, o seu contabilista regista a diferença de câmbio, tal como acontece com qualquer outra fatura estrangeira.

As Regras#

• Uma moeda por processo. O Flow utiliza a moeda do próprio processo, depois a do cliente e, por fim, a da sua sociedade. Consulte Contas de Clientes.
• O trabalho mantém a sua moeda. O novo tempo e as novas despesas assumem a moeda do processo no momento em que são registados e mantêm-na.
• As taxas só se aplicam na sua própria moeda. As suas taxas predefinidas e da equipa estão na moeda da sua sociedade; as taxas de um cliente estão na moeda do cliente, ou na da sua sociedade se o cliente não tiver nenhuma. Num processo faturado em libras com taxas apenas em euros, o tempo apresenta Needs rate. O Flow nunca reclassifica uma taxa de 250 € como £ 250. Consulte Registo de Horas.
• Uma fatura nunca mistura moedas. O trabalho registado noutra moeda é excluído do rascunho, e o rascunho indica quantas entradas foram excluídas.
• Os pagamentos são na moeda da fatura. Registe cada pagamento na moeda da respetiva fatura; o Flow não o converte.
• Os relatórios mantêm as moedas separadas. O Painel de Faturação apresenta uma moeda de cada vez, e a exportação para o contabilista indica a moeda de cada fatura.
• Uma conta fiduciária acolhe uma moeda. Fundos de clientes em duas moedas distintas exigem duas contas fiduciárias. Consulte Contabilidade Fiduciária.

Exemplo: um Cliente do Reino Unido Faturado em Libras#

A sua sociedade fatura em euros, e um novo cliente em Manchester pretende faturas em libras.

1. Defina a moeda do cliente. No processo do cliente, aceda a Billing → Billing details e clique em Set up client billing (ou Edit on client page se o cliente já tiver dados de faturação). Na página de contacto do cliente, no cartão Billing details, selecione o Country United Kingdom e a Client currency GBP, defina as condições de pagamento e clique em Save billing details. A partir de agora, o tempo e as despesas nos processos do cliente serão registados em libras. (Para faturar apenas um processo em libras, defina antes a respetiva Currency nos Billing details do processo e clique em Save currency.)
2. Atribua ao cliente taxas em libras. Na mesma página de contacto, no cartão Billing rates, defina uma Client default rate e, se necessário, uma taxa por profissional executante, e depois clique em Save rates. Sem este passo, o tempo no processo apresenta Needs rate, uma vez que as suas taxas estão em euros.
3. Registe o tempo e as despesas como habitualmente. O respetivo preço será calculado com base nas taxas do cliente, em libras.
4. Crie a fatura. Clique em New invoice. O rascunho está em libras. Uma vez que o país do cliente é diferente do da sua sociedade (definido em Firm Details) e existe uma taxa de imposto configurada, o rascunho solicita que confirme se o seu imposto é aplicável (por exemplo, autoliquidação/reverse charge). Consulte o seu contabilista; se não houver imposto a liquidar, defina a Tax % como 0, adicione o texto indicado pelo seu contabilista em Notes for the client e clique em Apply.
5. Finalize e envie por e-mail a fatura. O cliente recebe-a em libras, com as suas instruções de pagamento.
6. Registe o pagamento em libras assim que for recebido.
7. Consulte os seus relatórios. O painel de faturação ganha um separador GBP ao lado de EUR, e a exportação apresenta a fatura em GBP para que o seu contabilista proceda à conversão.

Alterar uma Moeda#

A moeda de um processo, ou a de um cliente para os processos que se lhe seguem, só pode ser alterada se nenhum trabalho ficar pendente. Enquanto o processo tiver tempo ou despesas não faturados e com preço atribuído, ou um rascunho de fatura noutra moeda, o Flow recusa a alteração e nada é guardado. Fature ou elimine esse trabalho primeiro. O tempo sem taxa associada não impede a alteração, e mudar para a moeda em que o trabalho já se encontra funciona sempre.

A alteração da moeda da sua sociedade em Settings → Invoicing & rates nunca é recusada. O tempo e as despesas já registados na moeda antiga serão excluídos das faturas e contabilizados no rascunho, nunca sendo faturados pelo seu valor nominal na nova moeda. As suas taxas predefinidas e da equipa mantêm os mesmos montantes, passando a valer na nova moeda, pelo que deve revê-las. Configure a moeda da sua sociedade antes que qualquer utilizador registe tempo.