Faturação Noutra Moeda

O Flow permite faturar a diferentes clientes em diferentes moedas; por exemplo, uma sociedade francesa que fatura à maioria dos clientes em euros e a um cliente do Reino Unido em libras. Cada processo é faturado numa única moeda e o Flow nunca efetua conversões entre moedas: não existe uma funcionalidade de taxas de câmbio. Quando fatura a um cliente estrangeiro na moeda deste, o seu contabilista regista as diferenças de câmbio, tal como acontece com qualquer outra fatura emitida para o estrangeiro.

As Regras#

• Uma moeda por processo. O Flow utiliza a própria moeda do processo, depois a do cliente e, por fim, a da sua sociedade. Consulte Contas de Clientes.
• O trabalho mantém a sua moeda. As novas horas e despesas assumem a moeda do processo no momento em que são registadas e mantêm-na.
• As taxas só se aplicam na sua própria moeda. As suas taxas predefinidas e dos colaboradores estão na moeda da sua sociedade; as taxas de um cliente estão na moeda do cliente (ou na da sua sociedade, caso o cliente não tenha nenhuma definida). Num processo faturado em libras com taxas configuradas apenas em euros, o tempo apresentado exibirá Needs rate. O Flow nunca altera a designação de uma taxa de 250 € para 250 £. Consulte Registo de Horas.
• Uma fatura nunca mistura moedas. O trabalho registado noutra moeda é excluído do rascunho, e o rascunho indica quantas entradas foram deixadas de fora.
• Os pagamentos são efetuados na moeda da fatura. Registe cada pagamento na moeda da respetiva fatura; o Flow não faz qualquer conversão.
• Os relatórios mantêm as moedas separadas. O Painel de Faturação apresenta uma moeda de cada vez, e a exportação para o contabilista especifica a moeda de cada fatura.
• Uma conta fiduciária (trust) detém apenas uma moeda. Ter fundos de clientes em duas moedas distintas exige duas contas fiduciárias separadas. Consulte Contabilidade Fiduciária.

Exemplo: um Cliente do Reino Unido Faturado em Libras#

A sua sociedade fatura em euros e um novo cliente em Manchester pretende receber as faturas em libras.

1. Defina a moeda do cliente. No processo do cliente, aceda a Billing → Billing details e clique em Set up client billing (ou em Edit on client page caso o cliente já tenha dados de faturação). Na ficha de contacto do cliente, no cartão Billing details, selecione o Country United Kingdom e a Client currency GBP, defina as condições de pagamento e clique em Save billing details. A partir deste momento, o tempo e as despesas associados aos processos deste cliente passam a ser registados em libras. (Para faturar apenas um determinado processo em libras, defina antes a respetiva Currency nos Billing details do processo e clique em Save currency.)
2. Atribua ao cliente taxas em libras. Na mesma ficha de contacto, no cartão Billing rates, defina uma Client default rate e, se necessário, uma taxa por colaborador (fee earner); em seguida, clique em Save rates. Sem este passo, o tempo registado no processo apresentará a indicação Needs rate, uma vez que as suas taxas se encontram em euros.
3. Registe o tempo e as despesas normalmente. O valor será calculado com base nas taxas do cliente, em libras.
4. Crie a fatura. Clique em New invoice. O rascunho será gerado em libras. Dado que o país do cliente difere do país da sua sociedade (definido em Firm Details) e existe uma taxa de imposto configurada, o rascunho solicita que confirme se o seu regime fiscal se aplica (por exemplo, autoliquidação/reverse charge). Consulte o seu contabilista; se não houver lugar a imposto, defina Tax % como 0, insira o texto indicado pelo seu contabilista no campo Notes for the client e clique em Apply.
5. Finalize e envie por e-mail a fatura. O cliente irá recebê-la em libras, juntamente com as instruções de pagamento.
6. Registe o pagamento em libras assim que este for recebido.
7. Consulte os seus relatórios. O painel de faturação apresentará um separador GBP ao lado do separador EUR, e a exportação listará a fatura em GBP para que o seu contabilista proceda à respetiva conversão.

Alterar uma Moeda#

A moeda de um processo (ou a de um cliente para os processos que a seguem) só pode ser alterada se não ficar qualquer trabalho pendente. Enquanto o processo tiver tempo valorizado ou despesas não faturadas, ou um rascunho de fatura noutra moeda, o Flow recusará a alteração e nada será guardado. Terá de faturar ou eliminar esse trabalho primeiro. O tempo sem taxa associada não impede a alteração, e mudar para a moeda em que o trabalho já se encontra registado funciona sempre.

A alteração da moeda da sua sociedade em Settings → Invoicing & rates nunca é recusada. A aplicação da opção Use Turkey defaults (ou Filipinas, Tailândia) nessa secção também altera a moeda. O tempo e as despesas já registados na moeda antiga serão então excluídos das faturas e contabilizados no rascunho, nunca sendo faturados pelo seu valor nominal na nova moeda. As suas taxas predefinidas e dos colaboradores mantêm os mesmos montantes, passando a valer na nova moeda; certifique-se, por isso, de que as revê. Defina a moeda da sua sociedade antes de qualquer colaborador começar a registar tempo.