Penagihan dalam Mata Uang Lain

Flow dapat menagih klien yang berbeda dalam mata uang yang berbeda, misalnya firma di Prancis yang menagih sebagian besar klien dalam euro dan satu klien di Inggris dalam pound sterling. Setiap perkara ditagih dalam satu mata uang, dan Flow tidak pernah mengonversi antar mata uang: tidak ada umpan nilai tukar mata uang asing. Ketika Anda menagih klien luar negeri dalam mata uang mereka, akuntan Anda yang akan mencatat selisih kurs tersebut, sama seperti faktur luar negeri lainnya.

Ketentuan#

• Satu mata uang per perkara. Flow menggunakan mata uang perkara itu sendiri, lalu mata uang klien, kemudian mata uang firma Anda. Lihat Akun Klien.
• Pekerjaan mempertahankan mata uangnya. Entri waktu dan pengeluaran baru akan mengambil mata uang perkara saat dicatat, dan mempertahankannya.
• Tarif hanya berlaku dalam mata uangnya masing-masing. Tarif default dan staf Anda menggunakan mata uang firma Anda; tarif klien menggunakan mata uang klien, atau mata uang firma Anda jika klien tidak memilikinya. Pada perkara yang ditagih dalam pound sterling tetapi hanya memiliki tarif euro, entri waktu akan menampilkan Needs rate. Flow tidak pernah mengubah label tarif €250 menjadi £250. Lihat Pelacakan Waktu.
• Faktur tidak pernah mencampur mata uang. Pekerjaan yang dicatat dalam mata uang lain akan dikeluarkan dari draf faktur, dan draf tersebut akan mencantumkan berapa banyak entri yang dikeluarkan.
• Pembayaran dilakukan dalam mata uang faktur. Catat setiap pembayaran dalam mata uang fakturnya; Flow tidak mengonversinya.
• Laporan memisahkan mata uang. Dasbor Penagihan menampilkan satu mata uang pada satu waktu, dan ekspor untuk akuntan mencantumkan mata uang masing-masing faktur.
• Akun perwalian (trust account) memegang satu mata uang. Dana klien dalam dua mata uang membutuhkan dua akun perwalian. Lihat Akuntansi Perwalian.

Contoh: Klien Inggris Ditagih dalam Pound Sterling#

Firma Anda menagih dalam euro, dan klien baru di Manchester menginginkan faktur dalam pound sterling.

1. Atur mata uang klien. Pada perkara klien, buka Billing → Billing details dan klik Set up client billing (atau Edit on client page jika klien sudah memiliki detail penagihan). Pada halaman kontak klien, di kartu Billing details, pilih Country United Kingdom dan Client currency GBP, tentukan ketentuan pembayaran, lalu klik Save billing details. Mulai saat ini, waktu dan pengeluaran pada perkara klien akan dicatat dalam pound sterling. (Untuk menagih hanya satu perkara dalam pound sterling, atur Currency pada Billing details di perkara tersebut dan klik Save currency.)
2. Berikan tarif dalam pound sterling kepada klien. Pada halaman kontak yang sama, di kartu Billing rates, tetapkan Client default rate dan, jika diperlukan, tarif per fee earner, lalu klik Save rates. Tanpa langkah ini, waktu pada perkara akan menampilkan Needs rate, karena tarif Anda dalam euro.
3. Catat waktu dan pengeluaran seperti biasa. Nilainya akan dihitung menggunakan tarif klien, dalam pound sterling.
4. Buat faktur. Klik New invoice. Draf akan dibuat dalam pound sterling. Karena negara klien berbeda dari negara firma Anda (dari Firm Details) dan tarif pajak telah ditetapkan, draf akan meminta Anda memeriksa apakah pajak Anda berlaku (misalnya mekanisme reverse charge). Konsultasikan dengan akuntan Anda; jika tidak ada pajak yang dikenakan, atur Tax % ke 0, tambahkan keterangan yang diberikan oleh akuntan Anda di Notes for the client, lalu klik Apply.
5. Finalisasi dan kirim email faktur tersebut. Klien menerimanya dalam pound sterling, beserta instruksi pembayaran Anda.
6. Catat pembayaran dalam pound sterling saat dana diterima.
7. Periksa laporan Anda. Dasbor Penagihan akan menampilkan tab GBP di samping EUR, dan data ekspor mencantumkan faktur dalam GBP agar akuntan Anda dapat mengonversinya.

Mengubah Mata Uang#

Mata uang perkara, atau mata uang klien untuk perkara-perkara berikutnya, hanya dapat diubah jika tidak ada pekerjaan yang tertinggal. Selama perkara tersebut memiliki waktu atau pengeluaran yang belum ditagih dan telah diberi tarif, atau draf faktur dalam mata uang lain, Flow akan menolak perubahan tersebut dan tidak ada yang disimpan. Tagih atau hapus pekerjaan tersebut terlebih dahulu. Waktu tanpa tarif tidak menghalangi perubahan, dan beralih ke mata uang yang sudah digunakan oleh pekerjaan tersebut akan selalu berhasil.

Mengubah mata uang firma Anda di Settings → Invoicing & rates tidak pernah ditolak. Waktu dan pengeluaran yang telah dicatat dalam mata uang lama kemudian akan dikeluarkan dari faktur dan dihitung pada draf, tidak pernah ditagih pada nilai nominal dalam mata uang baru. Tarif default dan staf Anda mempertahankan nominal angkanya dan kini dihitung dalam mata uang baru, jadi periksalah kembali. Tetapkan mata uang firma Anda sebelum siapa pun mencatat waktu.