अन्य मुद्रा में बिलिंग

Flow अलग-अलग ग्राहकों को अलग-अलग मुद्राओं में बिल भेज सकता है, उदाहरण के लिए एक फ्रांसीसी फर्म जो अधिकांश ग्राहकों को यूरो में और यूके के एक ग्राहक को पाउंड में बिल भेजती है। प्रत्येक मामले (matter) की बिलिंग एक ही मुद्रा में होती है, और Flow मुद्राओं के बीच कभी रूपांतरण (convert) नहीं करता है: इसमें कोई विनिमय-दर (exchange-rate) फ़ीड नहीं है। जब आप किसी विदेशी ग्राहक को उसकी मुद्रा में बिल भेजते हैं, तो आपका मुनीम (accountant) विनिमय अंतर को बहीखाते में दर्ज करता है, जैसा कि किसी भी अन्य विदेशी चालान (invoice) के साथ किया जाता है।

नियम#

• प्रति मामला एक मुद्रा। Flow पहले मामले की अपनी मुद्रा का उपयोग करता है, फिर ग्राहक की मुद्रा का, और उसके बाद आपकी फर्म की मुद्रा का। देखें ग्राहक खाते।
• काम अपनी मुद्रा बनाए रखता है। नया समय और व्यय दर्ज होते ही मामले की मुद्रा ले लेते हैं, और उसी मुद्रा में बने रहते हैं।
• दरें केवल अपनी मुद्रा में ही लागू होती हैं। आपकी डिफ़ॉल्ट और स्टाफ़ दरें आपकी फर्म की मुद्रा में होती हैं; ग्राहक की दरें ग्राहक की मुद्रा में होती हैं, या यदि ग्राहक की कोई दर निर्धारित नहीं है, तो आपकी फर्म की मुद्रा में होती हैं। पाउंड में बिल किए जाने वाले ऐसे मामले पर जिसमें केवल यूरो दरें हैं, समय Needs rate दिखाता है। Flow कभी भी €250 की दर को £250 के रूप में पुनः लेबल नहीं करता है। देखें समय ट्रैकिंग।
• एक चालान में कभी भी मुद्राएं मिश्रित नहीं होती हैं। किसी अन्य मुद्रा में दर्ज किए गए काम को ड्राफ्ट से बाहर रखा जाता है, और ड्राफ्ट में यह दर्शाया जाता है कि कितनी प्रविष्टियों को बाहर रखा गया था।
• भुगतान चालान की मुद्रा में होते हैं। प्रत्येक भुगतान को उसके चालान की मुद्रा में दर्ज करें; Flow इसे रूपांतरित नहीं करता है।
• रिपोर्ट मुद्राओं को अलग रखती हैं। बिलिंग डैशबोर्ड एक समय में एक ही मुद्रा दिखाता है, और एकाउंटेंट निर्यात (export) प्रत्येक चालान की मुद्रा प्रदान करता है।
• एक ट्रस्ट खाता एक ही मुद्रा रखता है। दो मुद्राओं में ग्राहक के धन के लिए दो ट्रस्ट खातों की आवश्यकता होती है। देखें ट्रस्ट अकाउंटिंग।

उदाहरण: पाउंड में बिल किया गया एक यूके ग्राहक#

आपकी फर्म यूरो में बिलिंग करती है, और मैनचेस्टर का एक नया ग्राहक पाउंड में चालान चाहता है।

1. ग्राहक की मुद्रा निर्धारित करें। ग्राहक के मामले पर, Billing → Billing details खोलें और Set up client billing पर क्लिक करें (या यदि ग्राहक के पास पहले से ही बिलिंग विवरण हैं, तो Edit on client page पर क्लिक करें)। ग्राहक के संपर्क पृष्ठ पर, Billing details कार्ड में, Country यूनाइटेड किंगडम और Client currency GBP चुनें, भुगतान की शर्तें निर्धारित करें और Save billing details पर क्लिक करें। अब से, ग्राहक के मामलों पर समय और व्यय पाउंड में दर्ज किए जाएंगे। (केवल एक मामले को पाउंड में बिल करने के लिए, इसके बजाय मामले के Billing details में इसकी Currency सेट करें और Save currency पर क्लिक करें।)
2. ग्राहक को पाउंड में दरें दें। उसी संपर्क पृष्ठ पर, Billing rates कार्ड में, एक Client default rate और, यदि आवश्यक हो, तो प्रति फ़ी अर्नर (fee earner) एक दर निर्धारित करें, फिर Save rates पर क्लिक करें। इस चरण के बिना, मामले पर समय Needs rate दिखाएगा, क्योंकि आपकी दरें यूरो में हैं।
3. सामान्य रूप से समय और व्यय लॉग करें। उनका मूल्य ग्राहक की दरों पर, पाउंड में तय किया जाता है।
4. चालान तैयार करें। New invoice पर क्लिक करें। ड्राफ्ट पाउंड में है। चूंकि ग्राहक का देश आपकी फर्म के देश से भिन्न है (Firm Details से) और कर की दर निर्धारित है, इसलिए ड्राफ्ट आपको यह जांचने के लिए कहता है कि क्या आपका कर लागू होता है (उदाहरण के लिए रिवर्स चार्ज)। अपने मुनीम से पूछें; यदि कोई कर देय नहीं है, तो Tax % को 0 पर सेट करें, Notes for the client में वह विवरण जोड़ें जो आपका मुनीम आपको देता है, और Apply पर क्लिक करें।
5. चालान को अंतिम रूप दें (finalize) और ईमेल करें। ग्राहक इसे आपके भुगतान निर्देशों के साथ पाउंड में प्राप्त करता है।
6. भुगतान प्राप्त होने पर उसे पाउंड में दर्ज करें।
7. अपनी रिपोर्ट जांचें। बिलिंग डैशबोर्ड में EUR के बगल में एक GBP टैब आ जाता है, और निर्यात आपके मुनीम के रूपांतरण के लिए चालान को GBP में सूचीबद्ध करता है।

मुद्रा बदलना#

किसी मामले की मुद्रा, या उसके बाद आने वाले मामलों के लिए किसी ग्राहक की मुद्रा केवल तभी बदली जा सकती है जब कोई भी काम पीछे न छूटे। जब तक मामले में किसी अन्य मुद्रा में बिना बिल वाला, मूल्यांकित समय या व्यय, या कोई ड्राफ्ट चालान मौजूद है, Flow परिवर्तन को अस्वीकार कर देता है और कुछ भी सहेजा नहीं जाता है। पहले उस काम का बिल बनाएं या उसे हटा दें। बिना दर वाला समय किसी बदलाव को नहीं रोकता है, और जिस मुद्रा में काम पहले से मौजूद है उसी मुद्रा में स्विच करना हमेशा काम करता है।

Settings → Invoicing & rates में अपनी फर्म की मुद्रा बदलना कभी भी अस्वीकार नहीं किया जाता है। पुरानी मुद्रा में पहले से लॉग किए गए समय और व्यय को फिर चालानों से बाहर रखा जाता है और ड्राफ्ट पर गिना जाता है, उन्हें कभी भी नई मुद्रा में उनके अंकित मूल्य पर बिल नहीं किया जाता है। आपकी डिफ़ॉल्ट और स्टाफ़ दरें अपनी राशि बनाए रखती हैं और अब नई मुद्रा में गिनी जाती हैं, इसलिए उनकी जांच करें। किसी के भी द्वारा समय लॉग करने से पहले अपनी फर्म की मुद्रा निर्धारित करें।