अन्य मुद्रा में बिलिंग करना

Flow विभिन्न ग्राहकों को अलग-अलग मुद्राओं में बिल भेज सकता है, उदाहरण के लिए एक फ्रांसीसी फर्म जो अधिकांश ग्राहकों को यूरो में और यूके के एक ग्राहक को पाउंड में बिल भेजती है। प्रत्येक मामले (matter) की बिलिंग एक ही मुद्रा में होती है, और Flow कभी भी मुद्राओं के बीच रूपांतरण (कन्वर्जन) नहीं करता है: इसमें कोई विनिमय-दर (exchange-rate) फ़ीड नहीं है। जब आप किसी विदेशी ग्राहक को उसकी मुद्रा में बिल भेजते हैं, तो आपका अकाउंटेंट विनिमय अंतर को दर्ज करता है, जैसा कि किसी भी अन्य विदेशी चालान (इनवॉइस) के साथ किया जाता है।

नियम#

• प्रति मामला एक मुद्रा। Flow पहले मामले की अपनी मुद्रा का उपयोग करता है, फिर ग्राहक की, और फिर आपकी फर्म की मुद्रा का। देखें ग्राहक खाते।
• कार्य अपनी मुद्रा बनाए रखता है। नया समय और व्यय दर्ज होते ही मामले की मुद्रा ले लेते हैं, और उसे बनाए रखते हैं।
• दरें केवल अपनी मुद्रा में लागू होती हैं। आपकी डिफ़ॉल्ट और स्टाफ़ दरें आपकी फर्म की मुद्रा में होती हैं; ग्राहक की दरें ग्राहक की मुद्रा में होती हैं, या यदि ग्राहक के पास कोई मुद्रा निर्धारित नहीं है तो आपकी फर्म की मुद्रा में होती हैं। केवल यूरो दरों वाले और पाउंड में बिल किए जाने वाले मामले पर, समय प्रविष्टि Needs rate दर्शाती है। Flow कभी भी €250 की दर को £250 के रूप में पुनः लेबल नहीं करता है। देखें समय ट्रैकिंग।
• एक इनवॉइस में कभी भी मुद्राएँ मिश्रित नहीं होती हैं। किसी अन्य मुद्रा में दर्ज किए गए कार्य को ड्राफ़्ट से बाहर रखा जाता है, और ड्राफ़्ट यह बताता है कि कितनी प्रविष्टियाँ छोड़ी गई हैं।
• भुगतान इनवॉइस की मुद्रा में होते हैं। प्रत्येक भुगतान को उसके इनवॉइस की मुद्रा में ही दर्ज करें; Flow इसे परिवर्तित नहीं करता है।
• रिपोर्ट मुद्राओं को अलग रखती हैं। बिलिंग डैशबोर्ड एक समय में एक ही मुद्रा दिखाता है, और अकाउंटेंट निर्यात प्रत्येक इनवॉइस की मुद्रा प्रदान करता है।
• ट्रस्ट खाता एक ही मुद्रा रखता है। दो मुद्राओं में ग्राहक के पैसे के लिए दो ट्रस्ट खातों की आवश्यकता होती है। देखें ट्रस्ट अकाउंटिंग।

उदाहरण: यूके के ग्राहक को पाउंड में बिल भेजना#

आपकी फर्म यूरो में बिलिंग करती है, और मैनचेस्टर का एक नया ग्राहक पाउंड में इनवॉइस चाहता है।

1. ग्राहक की मुद्रा सेट करें। ग्राहक के मामले पर, Billing → Billing details खोलें और Set up client billing पर क्लिक करें (या यदि ग्राहक के पास पहले से ही बिलिंग विवरण मौजूद है तो Edit on client page पर क्लिक करें)। ग्राहक के संपर्क पृष्ठ पर, Billing details कार्ड में, Country यूनाइटेड किंगडम और Client currency GBP चुनें, भुगतान की शर्तें निर्धारित करें और Save billing details पर क्लिक करें। अब से, ग्राहक के मामलों पर समय और व्यय पाउंड में दर्ज किए जाएँगे। (केवल एक मामले को पाउंड में बिल करने के लिए, इसके बजाय मामले के Billing details में उसकी Currency सेट करें और Save currency पर क्लिक करें।)
2. ग्राहक को पाउंड में दरें दें। उसी संपर्क पृष्ठ पर, Billing rates कार्ड में, एक Client default rate और, यदि आवश्यक हो, तो प्रति फ़ी अर्नर (fee earner) एक दर सेट करें, फिर Save rates पर क्लिक करें। इस चरण के बिना, मामले पर समय Needs rate दिखाएगा, क्योंकि आपकी दरें यूरो में हैं।
3. सामान्य रूप से समय और व्यय दर्ज करें। उनका मूल्य ग्राहक की दरों पर, पाउंड में लगाया जाता है।
4. इनवॉइस तैयार करें। New invoice पर क्लिक करें। ड्राफ़्ट पाउंड में है। चूँकि ग्राहक का देश आपकी फर्म के देश से भिन्न है (Firm Details से) और कर की दर निर्धारित है, इसलिए ड्राफ़्ट आपसे यह जाँचने के लिए कहता है कि क्या आपका कर लागू होता है (उदाहरण के लिए रिवर्स चार्ज)। अपने अकाउंटेंट से परामर्श लें; यदि कोई कर देय नहीं है, तो Tax % को 0 पर सेट करें, अपने अकाउंटेंट द्वारा दिए गए विवरण को Notes for the client में जोड़ें, और Apply पर क्लिक करें।
5. इनवॉइस को अंतिम रूप दें (फ़ाइनलाइज़ करें) और ईमेल करें। ग्राहक इसे अपने भुगतान निर्देशों के साथ पाउंड में प्राप्त करता है।
6. भुगतान प्राप्त होने पर उसे पाउंड में दर्ज करें।
7. अपनी रिपोर्ट की जाँच करें। बिलिंग डैशबोर्ड में EUR के बगल में एक GBP टैब आ जाता है, और निर्यात आपके अकाउंटेंट द्वारा रूपांतरित करने के लिए GBP में इनवॉइस को सूचीबद्ध करता है।

मुद्रा बदलना#

किसी मामले की मुद्रा, या उसके बाद आने वाले मामलों के लिए किसी ग्राहक की मुद्रा, केवल तभी बदली जा सकती है जब कोई कार्य पीछे न छूटे। जब तक मामले में किसी अन्य मुद्रा में बिना बिल वाला, मूल्य-निर्धारित समय या व्यय, अथवा कोई ड्राफ़्ट इनवॉइस मौजूद है, Flow इस परिवर्तन को अस्वीकार कर देता है और कुछ भी सहेजा नहीं जाता है। पहले उस कार्य का बिल बनाएँ या उसे हटाएँ। बिना दर वाला समय बदलाव को अवरुद्ध नहीं करता है, और उस मुद्रा में स्विच करना जिसमें कार्य पहले से मौजूद है, हमेशा काम करता है।

Settings → Invoicing & rates में अपनी फर्म की मुद्रा बदलना कभी भी अस्वीकार नहीं किया जाता है। वहाँ Use Turkey defaults (या फिलीपींस, थाईलैंड) लागू करने से भी यह बदल जाता है। पुरानी मुद्रा में पहले से दर्ज किए गए समय और व्यय को फिर इनवॉइस से बाहर रखा जाता है और ड्राफ़्ट पर गिना जाता है, उन्हें कभी भी नई मुद्रा में अंकित मूल्य पर बिल नहीं किया जाता है। आपकी डिफ़ॉल्ट और स्टाफ़ दरें अपनी राशि बनाए रखती हैं और अब नई मुद्रा में गिनी जाती हैं, इसलिए उनकी जाँच करें। किसी के भी द्वारा समय दर्ज करने से पहले अपनी फर्म की मुद्रा सेट करें।