क्लाइंट पोर्टल
क्लाइंट पोर्टल आपके क्लाइंट्स को उनके मामले (matter) की जानकारी तक सुरक्षित, सेल्फ़-सर्विस एक्सेस प्रदान करता है। क्लाइंट्स Lawzana Flow खाते की आवश्यकता के बिना ही साझा किए गए दस्तावेज़ देख सकते हैं, माइलस्टोन्स ट्रैक कर सकते हैं और आपकी टीम को संदेश भेज सकते हैं।
यह कैसे काम करता है#
- आप किसी मामले के लिए एक पोर्टल लिंक बनाते हैं
- क्लाइंट को ईमेल द्वारा एक मैजिक लिंक प्राप्त होता है। किसी पासवर्ड या खाते की आवश्यकता नहीं होती है
- वे अपने पोर्टल डैशबोर्ड तक पहुँचने के लिए लिंक पर क्लिक करते हैं
- पोर्टल केवल वही दिखाता है जो आपने स्पष्ट रूप से साझा किया है
एक्सेस स्तर#
पोर्टल एक्सेस सेट करते समय, उपयुक्त स्तर चुनें:
| स्तर | क्या कर सकते हैं |
|---|---|
| View Only | साझा किए गए दस्तावेज़ देखना और उन्हें डाउनलोड करना |
| View & Upload | View Only की सभी सुविधाएँ + दस्तावेज़ अपलोड करना और टाइमलाइन देखना |
| Full Access | View & Upload की सभी सुविधाएँ + मैसेजिंग, माइलस्टोन्स और AI सहायक |
Advanced Permissions के अंतर्गत आप किसी लिंक के लिए प्रत्येक भाग को चालू या बंद कर सकते हैं:
- Show shared documents
- Allow document uploads (View & Upload या Full Access के साथ काम करता है)
- Show timeline
- Show milestones
- Allow messaging (Full Access के साथ काम करता है)
- Show AI assistant
पोर्टल एक्सेस सेट करना#
ओनर्स, एडमिन्स और मामले के ज़िम्मेदार वकील पोर्टल लिंक बना सकते हैं।
- वह मामला खोलें जिसे आप साझा करना चाहते हैं
- मामले के हेडर में Share with Client पर क्लिक करें
- Create New Portal Link पर क्लिक करें
- क्लाइंट का ईमेल पता और वैकल्पिक रूप से उनका नाम दर्ज करें (मामले के क्लाइंट का विवरण आपके लिए पहले से भरा होता है)
- एक एक्सेस स्तर चुनें, और अलग-अलग स्विच को समायोजित करने के लिए Advanced Permissions खोलें
- Send email invitation to client को चालू रहने दें, या इसे बंद करके लिंक को स्वयं भेजने के लिए कॉपी करें
- Create Link पर क्लिक करें
क्लाइंट को एक सुरक्षित मैजिक लिंक के साथ एक ईमेल प्राप्त होता है। प्रत्येक लिंक 30 दिनों तक वैध रहता है।
क्लाइंट्स को क्या दिखाई देता है#
Documents टैब#
- मामले से आपके द्वारा साझा किए गए सभी दस्तावेज़ों की सूची
- प्रत्येक दस्तावेज़ के लिए Download बटन
- फ़ाइल का आकार और साझा करने की तारीख
- क्लाइंट्स उन दस्तावेज़ों को नहीं देख सकते हैं जिन्हें आपने स्पष्ट रूप से साझा नहीं किया है
Timeline टैब#
- दिखाता है कि मामला कब एक चरण से अगले चरण में जाता है
- प्रत्येक प्रविष्टि तारीख दर्शाती है
Milestones टैब#
- देय तिथियों (due dates) के साथ आगामी समय-सीमाएं
- समय बीत चुकी (overdue) समय-सीमाओं को हाइलाइट किया जाता है
- संदर्भ के लिए पूर्ण हो चुकी समय-सीमाएं
- प्राथमिकता बैज: Low, Medium, High, Critical
Messages टैब#
- क्लाइंट्स आपकी टीम को संदेश भेज सकते हैं
- प्रत्येक संदेश मामले की टाइमलाइन में जोड़ा जाता है और मामले के ज़िम्मेदार वकील को ईमेल और सूचना (नोटिफिकेशन) द्वारा भेजा जाता है (या जब कोई ज़िम्मेदार न हो, तो ओनर्स और एडमिन्स को एक सूचना के रूप में भेजा जाता है)
- बातचीत को Client portal messages के अंतर्गत पढ़ें और उत्तर दें: किसी मामले के Activity टैब पर, या किसी लीड के Activity टैब पर। नए क्लाइंट संदेश की सूचना इसे सीधे खोलती है
- जब आप उत्तर देते हैं, तो सक्रिय पोर्टल लिंक (जो संदेशों की अनुमति देता है) वाले प्रत्येक क्लाइंट को अपने पोर्टल में इसे पढ़ने के लिए एक लिंक के साथ एक ईमेल मिलता है। ईमेल में आपका संदेश शामिल नहीं होता है
- Viewers बातचीत पढ़ सकते हैं लेकिन उत्तर नहीं दे सकते। यदि किसी भी क्लाइंट के पास संदेशों की अनुमति देने वाला लिंक नहीं है, तो पहले पोर्टल साझा करें
Assistant टैब#
- क्लाइंट के उनके मामले से जुड़े सवालों के लिए AI चैट
- मामले के साझा किए गए दस्तावेज़ों का उपयोग करता है, साथ ही इसके माइलस्टोन्स और टाइमलाइन का भी जब वे लिंक के लिए चालू हों
- प्रत्येक प्रश्न आपकी फ़र्म के पूल से 1 AI क्रेडिट का उपयोग करता है। यदि आपके क्रेडिट समाप्त हो जाते हैं, तो सहायक क्लाइंट से सीधे आपसे संपर्क करने के लिए कहता है।
Book a Meeting#
जब कम से कम एक सहकर्मी के पास ऑनलाइन बुकिंग खुली हो, तो पोर्टल Book a meeting दिखाता है, जिसमें क्लाइंट के मामले से जुड़े वकील का नाम सबसे पहले होता है। देखें इंटीग्रेशन्स।
दस्तावेज़ साझा करना#
ओनर्स, एडमिन्स और ज़िम्मेदार वकील क्लाइंट के साथ दस्तावेज़ साझा कर सकते हैं। जो कोई भी मामले को संपादित कर सकता है, वह इसे साझा करना बंद कर सकता है।
क्लाइंट के साथ कोई विशिष्ट दस्तावेज़ साझा करने के लिए:
- मामला खोलें और Documents टैब पर जाएं
- वह दस्तावेज़ ढूंढें जिसे आप साझा करना चाहते हैं
- Client Portal कॉलम में स्विच चालू करें (फ़ोन पर, दस्तावेज़ के मेनू में Share to Portal चुनें)
- दस्तावेज़ तुरंत क्लाइंट के पोर्टल में दिखाई देने लगता है
साझा करना बंद करने के लिए:
- स्विच को बंद करें (या Remove from Portal चुनें)
- दस्तावेज़ क्लाइंट के व्यू से हटा दिया जाता है
क्लाइंट दस्तावेज़ अपलोड#
जिन क्लाइंट्स का लिंक अपलोड की अनुमति देता है, वे दस्तावेज़ अपलोड कर सकते हैं:
- अधिकतम फ़ाइल आकार: 10 MB प्रति फ़ाइल
- समर्थित प्रारूप: PDF, DOC, DOCX, TXT, छवियां (images), Excel
- अपलोड किए गए दस्तावेज़ मामले के दस्तावेज़ों में जोड़े जाते हैं, लेकिन क्लाइंट के साथ वापस साझा नहीं किए जाते हैं
- ज़िम्मेदार वकील (या, यदि कोई ज़िम्मेदार नहीं है, तो फ़र्म के ओनर्स और एडमिन्स) को एक सूचना मिलती है, और अपलोड को मामले की टाइमलाइन में जोड़ दिया जाता है
- इसके बाद आप उन्हें वापस साझा कर सकते हैं, AI के साथ उनका विश्लेषण कर सकते हैं, या उन्हें किसी फ़ोल्डर में व्यवस्थित कर सकते हैं
क्लाइंट इनटेक पेज#
जब आप क्लाइंट इनटेक भेजते हैं, तो किसी लीड को उसका अपना निजी पेज मिलता है (देखें लीड प्रबंधन)। क्लाइंट बिना किसी खाते के, इनटेक ईमेल में दिए गए लिंक से इसे खोलता है। इसमें क्रमांकित चरण होते हैं:
- About your case: क्लाइंट अपने संपर्क विवरण की पुष्टि करता है और आपके इनटेक प्रश्नों के उत्तर देता है, फिर Submit intake पर क्लिक करता है। वे Review or change answers के साथ वापस आ सकते हैं
- Your documents: वे एक साथ कई फ़ाइलें जोड़ते हैं (PDF, Word या फ़ोटो, प्रत्येक 10 MB तक)। प्रत्येक अपलोड को Sent to the firm के रूप में चिह्नित किया जाता है
- Ready to talk?: वे I'm ready to talk पर क्लिक करते हैं और वकील को सूचित कर दिया जाता है। जब ऑनलाइन बुकिंग खुली होती है, तो वे इसके बजाय Or book a time चुन सकते हैं
- Messages with the firm: वे आपको लिखते हैं, और आप लीड के Activity टैब से उत्तर देते हैं
प्रश्न उस प्रश्न सेट की भाषा में दिखाई देते हैं जिसे आपने Settings → Intake questions में चुना था। Lawzana के अपने प्रश्न क्लाइंट द्वारा चुनी गई भाषा का पालन करते हैं।
हस्ताक्षर करने हेतु दस्तावेज़#
जब आप इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर (Essentials और Advanced) के लिए कोई दस्तावेज़ भेजते हैं, तो प्रत्येक हस्ताक्षरकर्ता को केवल उसी दस्तावेज़ का अपना लिंक मिलता है। हस्ताक्षरकर्ता:
- इसे पढ़ने के लिए Review document पर क्लिक करता है
- यदि आपने अनुरोध किया है, तो Email me a code पर क्लिक करता है और यह पुष्टि करने के लिए कोड दर्ज करता है कि यह वही है
- टाइप किया गया या बनाया गया हस्ताक्षर अपनाता है (और, किसी कंपनी के लिए हस्ताक्षर करते समय, I am signing on behalf of a company पर टिक करता है)
- Sign पर क्लिक करता है
जब सभी ने हस्ताक्षर कर दिए हों, जिसमें यदि आवश्यक हो तो आपकी फ़र्म का प्रतिहस्ताक्षर (countersignature) भी शामिल है, तो प्रत्येक हस्ताक्षरकर्ता को ईमेल द्वारा हस्ताक्षरित PDF प्राप्त होता है और वे Download PDF पर क्लिक कर सकते हैं। यदि आप दस्तावेज़ भेजने के बाद उसे संपादित करते हैं, तो अनुरोध रद्द कर दिया जाता है और आप एक नया संस्करण भेजते हैं। यह ऑडिट ट्रेल के साथ एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर है।
मल्टी-मैटर एक्सेस#
किसी क्लाइंट के पास आपकी फ़र्म में कई मामलों के लिए पोर्टल एक्सेस हो सकता है। कई मामलों के सक्रिय लिंक होने पर, क्लाइंट उनके बीच नेविगेट करने के लिए Switch Matter का उपयोग कर सकता है।
एक्सेस प्रबंधित करना और रद्द करना#
मामले के Active Portal Links देखने के लिए उस पर Share with Client पर क्लिक करें। प्रत्येक लिंक के लिए आप यह कर सकते हैं:
- Copy link या Open portal
- Edit permissions
- एक्सेस को 30 दिनों के लिए बढ़ाएं (Extend access)
- एक्सेस रद्द करें (Revoke access)
प्रत्येक लिंक यह भी दिखाता है कि यह कब समाप्त होगा और क्लाइंट ने इसे पिछली बार कब खोला था।
सुरक्षा#
- पोर्टल एक्सेस बिना किसी संग्रहीत पासवर्ड के, टोकन-आधारित प्रमाणीकरण (token-based authentication) का उपयोग करता है
- प्रत्येक एक्सेस लिंक अद्वितीय होता है और एक विशिष्ट क्लाइंट और मामले से जुड़ा होता है
- जब तक आप उन्हें बढ़ा नहीं देते, एक्सेस लिंक 30 दिनों के बाद समाप्त हो जाते हैं
- क्लाइंट अपलोड और संदेश, तथा आपके उत्तर, मामले की टाइमलाइन पर दर्ज किए जाते हैं, और आप देख सकते हैं कि प्रत्येक लिंक का अंतिम बार उपयोग कब किया गया था
- दस्तावेज़ एन्क्रिप्टेड कनेक्शन पर प्रदान किए जाते हैं