क्लाइंट पोर्टल
क्लाइंट पोर्टल आपके क्लाइंट्स को उनके मामले (matter) की जानकारी तक सुरक्षित, सेल्फ़-सर्विस एक्सेस प्रदान करता है। क्लाइंट साझा किए गए दस्तावेज़ देख सकते हैं, माइलस्टोन्स को ट्रैक कर सकते हैं, और आपकी टीम को संदेश भेज सकते हैं — बिना किसी Lawzana Flow खाते की आवश्यकता के।
यह कैसे काम करता है#
- आप किसी मामले के लिए एक पोर्टल लिंक बनाते हैं
- क्लाइंट को ईमेल के माध्यम से एक मैजिक लिंक प्राप्त होता है — किसी पासवर्ड या खाते की आवश्यकता नहीं होती
- वे अपने पोर्टल डैशबोर्ड तक पहुँचने के लिए लिंक पर क्लिक करते हैं
- पोर्टल केवल वही दिखाता है जो आपने स्पष्ट रूप से साझा किया है
एक्सेस स्तर#
पोर्टल एक्सेस सेट करते समय, उपयुक्त स्तर चुनें:
| स्तर | क्या कर सकते हैं |
|---|---|
| View Only | साझा किए गए दस्तावेज़ देखना और उन्हें डाउनलोड करना |
| View & Upload | View Only की सभी सुविधाएँ + दस्तावेज़ अपलोड करना और टाइमलाइन देखना |
| Full Access | View & Upload की सभी सुविधाएँ + मैसेजिंग, माइलस्टोन्स, और AI असिस्टेंट |
Advanced Permissions के अंतर्गत आप किसी लिंक के लिए प्रत्येक भाग को चालू (on) या बंद (off) कर सकते हैं:
- Show shared documents
- Allow document uploads (View & Upload या Full Access के साथ काम करता है)
- Show timeline
- Show milestones
- Allow messaging (Full Access के साथ काम करता है)
- Show AI assistant
पोर्टल एक्सेस सेट करना#
- वह मामला खोलें जिसे आप साझा करना चाहते हैं
- मामले के हेडर में Share with Client पर क्लिक करें
- Create New Portal Link पर क्लिक करें
- क्लाइंट का ईमेल पता और वैकल्पिक रूप से उनका नाम दर्ज करें (मामले के क्लाइंट विवरण आपके लिए पहले से भर दिए जाते हैं)
- एक एक्सेस स्तर चुनें, और अलग-अलग स्विच को समायोजित करने के लिए Advanced Permissions खोलें
- Send email invitation to client को चालू रहने दें, या इसे बंद करें और स्वयं भेजने के लिए लिंक कॉपी करें
- Create Link पर क्लिक करें
क्लाइंट को एक सुरक्षित मैजिक लिंक के साथ एक ईमेल प्राप्त होता है। प्रत्येक लिंक 30 दिनों तक मान्य रहता है।
क्लाइंट क्या देखते हैं#
Documents टैब#
- मामले से आपके द्वारा साझा किए गए सभी दस्तावेज़ों की सूची
- प्रत्येक दस्तावेज़ के लिए Download बटन
- फ़ाइल का आकार और साझा करने की तिथि
- क्लाइंट वे दस्तावेज़ नहीं देख सकते जिन्हें आपने स्पष्ट रूप से साझा नहीं किया है
Timeline टैब#
- दिखाता है कि मामला कब एक चरण से दूसरे चरण में जाता है
- प्रत्येक प्रविष्टि तिथि दर्शाती है
Milestones टैब#
- नियत तिथियों (due dates) के साथ आगामी समय-सीमाएं
- अतिदेय (overdue) समय-सीमाओं को हाइलाइट किया जाता है
- संदर्भ के लिए पूर्ण हो चुकी समय-सीमाएं
- प्राथमिकता बैज: Low, Medium, High, Critical
Messages टैब#
- क्लाइंट आपकी टीम को संदेश भेज सकते हैं
- प्रत्येक संदेश मामले की टाइमलाइन में जुड़ जाता है और मामले के ज़िम्मेदार वकील को ईमेल और सूचना (notification) द्वारा भेजा जाता है (या जब कोई ज़िम्मेदार न हो तो ओनर्स और एडमिन्स को सूचना के रूप में भेजा जाता है)
- Client portal messages के तहत बातचीत पढ़ें और उसका उत्तर दें: किसी मामले के Activity टैब पर, या किसी लीड के Timeline टैब पर। नए क्लाइंट संदेश की सूचना इसे सीधे खोलती है
- जब आप उत्तर देते हैं, तो ऐसे प्रत्येक क्लाइंट को जिसका पोर्टल लिंक सक्रिय है और जो संदेशों की अनुमति देता है, उसे अपने पोर्टल में इसे पढ़ने के लिए एक लिंक के साथ ईमेल प्राप्त होता है। ईमेल में आपका संदेश शामिल नहीं होता है
- केवल देखने वाले (Viewers) बातचीत पढ़ सकते हैं लेकिन उत्तर नहीं दे सकते। यदि किसी भी क्लाइंट के पास संदेशों की अनुमति देने वाला लिंक नहीं है, तो पहले पोर्टल साझा करें
Assistant टैब#
- मामले के बारे में क्लाइंट के प्रश्नों के लिए AI चैट
- मामले के साझा किए गए दस्तावेज़ों का उपयोग करता है, साथ ही इसके माइलस्टोन्स और टाइमलाइन का भी जब वे लिंक के लिए चालू होते हैं
- प्रत्येक प्रश्न आपकी फर्म के पूल से 1 AI क्रेडिट का उपयोग करता है। यदि आपके क्रेडिट समाप्त हो जाते हैं, तो असिस्टेंट क्लाइंट से सीधे आपसे संपर्क करने के लिए कहता है।
दस्तावेज़ साझा करना#
किसी क्लाइंट के साथ कोई विशिष्ट दस्तावेज़ साझा करने के लिए:
- मामला खोलें और Documents टैब पर जाएँ
- वह दस्तावेज़ ढूंढें जिसे आप साझा करना चाहते हैं
- Client Portal कॉलम में स्विच को चालू करें (फ़ोन पर, दस्तावेज़ के मेनू में Share to Portal चुनें)
- दस्तावेज़ तुरंत क्लाइंट के पोर्टल में दिखाई देने लगता है
साझा करना बंद करने के लिए:
- स्विच को बंद करें (या Remove from Portal चुनें)
- दस्तावेज़ क्लाइंट के व्यू से हटा दिया जाता है
क्लाइंट दस्तावेज़ अपलोड#
वे क्लाइंट जिनका लिंक अपलोड की अनुमति देता है, दस्तावेज़ अपलोड कर सकते हैं:
- अधिकतम फ़ाइल आकार: प्रति फ़ाइल 10 MB
- समर्थित फ़ॉर्मेट: PDF, DOC, DOCX, TXT, छवियां (images), Excel
- अपलोड किए गए दस्तावेज़ मामले के दस्तावेज़ों में जुड़ जाते हैं, लेकिन क्लाइंट के साथ वापस साझा नहीं किए जाते हैं
- ज़िम्मेदार वकील (या, यदि कोई ज़िम्मेदार नहीं है, तो फर्म के ओनर्स और एडमिन्स) को एक सूचना मिलती है, और अपलोड मामले की टाइमलाइन में जुड़ जाता है
- इसके बाद आप उन्हें वापस साझा कर सकते हैं, AI के साथ उनका विश्लेषण कर सकते हैं, या उन्हें किसी फ़ोल्डर में व्यवस्थित कर सकते हैं
एकाधिक-मामला एक्सेस (Multi-Matter Access)#
एक क्लाइंट के पास आपकी फर्म में कई मामलों के लिए पोर्टल एक्सेस हो सकता है। कई मामलों के लिए सक्रिय लिंक होने पर, क्लाइंट उनके बीच स्विच करने के लिए Switch Matter का उपयोग कर सकता है।
एक्सेस प्रबंधित करना और निरस्त करना#
इसके Active Portal Links देखने के लिए मामले पर Share with Client पर क्लिक करें। प्रत्येक लिंक के लिए आप यह कर सकते हैं:
- Copy link या Open portal
- Edit permissions
- 30 दिनों के लिए Extend access
- Revoke access
प्रत्येक लिंक यह भी दिखाता है कि यह कब समाप्त होगा और क्लाइंट ने इसे पिछली बार कब खोला था।
नोट
एक्सेस को निरस्त करना तत्काल प्रभावी होता है। क्लाइंट का मैजिक लिंक अब काम नहीं करेगा।
सुरक्षा#
- पोर्टल एक्सेस टोकन-आधारित प्रमाणीकरण (token-based authentication) का उपयोग करता है — कोई पासवर्ड संग्रहीत नहीं किया जाता है
- प्रत्येक एक्सेस लिंक अद्वितीय होता है और एक विशिष्ट क्लाइंट और मामले से जुड़ा होता है
- जब तक आप उन्हें आगे नहीं बढ़ाते, एक्सेस लिंक 30 दिनों के बाद समाप्त हो जाते हैं
- क्लाइंट अपलोड और संदेश, और आपके उत्तर, मामले की टाइमलाइन पर रिकॉर्ड किए जाते हैं, और आप देख सकते हैं कि प्रत्येक लिंक का पिछली बार कब उपयोग किया गया था
- दस्तावेज़ एन्क्रिप्टेड कनेक्शन पर प्रदान किए जाते हैं