Portail client

Le portail client offre à vos clients un accès sécurisé et en libre-service aux informations de leur dossier. Les clients peuvent consulter les documents partagés, suivre les jalons et envoyer des messages à votre équipe, sans avoir besoin d'un compte Lawzana Flow.

Comment ça fonctionne#

1. Vous créez un lien vers le portail pour un dossier
2. Le client reçoit un lien magique par e-mail. Aucun mot de passe ni compte n'est nécessaire
3. Il clique sur le lien pour accéder à son tableau de bord sur le portail
4. Le portail affiche uniquement ce que vous avez explicitement partagé

Niveaux d'accès#

Lors de la configuration de l'accès au portail, choisissez le niveau approprié :

Sous Autorisations avancées, vous pouvez activer ou désactiver chaque élément pour un lien :

• Afficher les documents partagés
• Autoriser le téléversement de documents (fonctionne avec Consultation et téléversement ou Accès complet)
• Afficher la chronologie
• Afficher les jalons
• Autoriser la messagerie (fonctionne avec Accès complet)
• Afficher l'assistant IA

Configurer l'accès au portail#

Les propriétaires, les administrateurs et l'avocat responsable du dossier peuvent créer des liens vers le portail.

1. Ouvrez le dossier que vous souhaitez partager
2. Cliquez sur Partager avec le client dans l'en-tête du dossier
3. Cliquez sur Créer un nouveau lien vers le portail
4. Saisissez l'adresse e-mail du client et, éventuellement, son nom (les coordonnées du client associées au dossier sont préremplies)
5. Choisissez un niveau d'accès, puis ouvrez Autorisations avancées pour ajuster les commutateurs individuels
6. Laissez l'option Envoyer une invitation par e-mail au client activée, ou désactivez-la et copiez le lien pour l'envoyer vous-même
7. Cliquez sur Créer le lien

Le client reçoit un e-mail contenant un lien magique sécurisé. Chaque lien est valable 30 jours.

Ce que voient les clients#

Onglet Documents#

• Liste de tous les documents que vous avez partagés depuis le dossier
• Bouton Télécharger pour chaque document
• Taille du fichier et date de partage
• Les clients ne peuvent pas voir les documents que vous n'avez pas explicitement partagés

Onglet Chronologie#

• Affiche le passage du dossier d'une étape à la suivante
• Chaque entrée indique la date

Onglet Jalons#

• Échéances à venir avec dates limites
• Échéances en retard mises en évidence
• Échéances terminées pour référence
• Badges de priorité : Faible, Moyenne, Élevée, Critique

Onglet Messages#

• Les clients peuvent envoyer des messages à votre équipe
• Chaque message est ajouté à la chronologie du dossier et envoyé à l'avocat responsable du dossier par e-mail et notification (ou sous forme de notification aux propriétaires et administrateurs si aucun responsable n'est désigné)
• Lisez et répondez à la conversation sous Messages du portail client : dans l'onglet Activité d'un dossier, ou dans l'onglet Activité d'un prospect. La notification d'un nouveau message client permet de l'ouvrir directement
• Lorsque vous répondez, chaque client disposant d'un lien actif vers le portail autorisant les messages reçoit un e-mail contenant un lien pour le lire dans son portail. L'e-mail ne contient pas votre message
• Les utilisateurs disposant d'un accès en consultation peuvent lire la conversation mais ne peuvent pas répondre. Si aucun client ne dispose d'un lien autorisant les messages, partagez d'abord le portail

Onglet Assistant#

• Chat IA pour répondre aux questions du client concernant son dossier
• Utilise les documents partagés du dossier, ainsi que ses jalons et sa chronologie lorsque ceux-ci sont activés pour le lien
• Chaque question utilise 1 crédit IA de la réserve de votre cabinet. Si vous n'avez plus de crédits, l'assistant invite le client à vous contacter directement.

Réserver un rendez-vous#

Lorsqu'au moins un collègue a ouvert la réservation en ligne, le portail affiche Réserver un rendez-vous, avec en premier l'avocat en charge du dossier du client. Voir Intégrations.

Partager des documents#

Les propriétaires, les administrateurs et l'avocat responsable peuvent partager un document avec le client. Toute personne autorisée à modifier le dossier peut cesser de le partager.

Pour partager un document spécifique avec un client :

1. Ouvrez le dossier et accédez à l'onglet Documents
2. Recherchez le document que vous souhaitez partager
3. Activez le commutateur dans la colonne Portail client (sur un téléphone, choisissez Partager sur le portail dans le menu du document)
4. Le document apparaît immédiatement dans le portail du client

Pour cesser le partage :

1. Désactivez le commutateur (ou choisissez Retirer du portail)
2. Le document est retiré de la vue du client

Téléversements de documents par le client#

Les clients dont le lien autorise les téléversements peuvent envoyer des documents :

• Taille maximale du fichier : 10 Mo par fichier
• Formats pris en charge : PDF, DOC, DOCX, TXT, images, Excel
• Les documents téléversés sont ajoutés aux documents du dossier, mais ne sont pas partagés en retour avec le client
• L'avocat responsable (ou, si aucun responsable n'est désigné, les propriétaires et administrateurs du cabinet) reçoit une notification, et le téléversement est consigné dans la chronologie du dossier
• Vous pouvez ensuite les partager en retour, les analyser avec l'IA ou les classer dans un dossier

La page d'admission du client#

Un prospect dispose de sa propre page privée lorsque vous lui envoyez le formulaire d'admission client (voir Gestion des prospects). Le client y accède à partir du lien figurant dans l'e-mail d'admission, sans aucun compte. Elle comporte des étapes numérotées :

1. À propos de votre affaire : le client confirme ses coordonnées et répond à vos questions d'admission, puis clique sur Soumettre l'admission. Il peut y revenir grâce à l'option Vérifier ou modifier les réponses
2. Vos documents : il ajoute plusieurs fichiers à la fois (PDF, Word ou photos, jusqu'à 10 Mo chacun). Chaque téléversement est marqué Envoyé au cabinet
3. Prêt à échanger ? : il clique sur Je suis prêt à échanger et l'avocat en est informé. Lorsque la réservation en ligne est activée, il peut choisir Ou réserver un créneau à la place
4. Messages avec le cabinet : il vous écrit, et vous lui répondez depuis l'onglet Activité du prospect

Les questions s'affichent dans la langue du jeu de questions que vous avez sélectionné dans Paramètres → Questions d'admission. Les questions propres à Lawzana s'adaptent à la langue choisie par le client.

Documents à signer#

Lorsque vous envoyez un document pour signature électronique (Essentials et Advanced), chaque signataire reçoit son propre lien vers ce document uniquement. Le signataire :

1. Clique sur Examiner le document pour en prendre connaissance
2. Si vous l'avez exigé, clique sur M'envoyer un code par e-mail et saisit le code pour confirmer son identité
3. Adopte une signature tapée ou dessinée (et, en cas de signature pour le compte d'une entreprise, coche Je signe au nom d'une société)
4. Clique sur Signer

Une fois que tout le monde a signé, y compris le contreseing de votre cabinet si vous l'avez requis, chaque signataire reçoit le PDF signé par e-mail et peut cliquer sur Télécharger le PDF. Si vous modifiez le document après l'avoir envoyé, la demande est annulée et vous devez envoyer une nouvelle version. Il s'agit d'une signature électronique assortie d'une piste d'audit.

Accès multi-dossiers#

Un client peut avoir accès au portail pour plusieurs dossiers au sein de votre cabinet. S'il dispose de liens actifs pour plusieurs dossiers, le client peut utiliser l'option Changer de dossier pour naviguer entre eux.

Gérer et révoquer l'accès#

Cliquez sur Partager avec le client sur le dossier pour voir ses Liens actifs vers le portail. Pour chaque lien, vous pouvez :

• Copier le lien ou Ouvrir le portail
• Modifier les autorisations
• Prolonger l'accès de 30 jours
• Révoquer l'accès

Chaque lien indique également sa date d'expiration et la date à laquelle le client l'a ouvert pour la dernière fois.

Sécurité#

• L'accès au portail repose sur une authentification par jeton, sans aucun mot de passe stocké
• Chaque lien d'accès est unique et associé à un client et à un dossier spécifiques
• Les liens d'accès expirent après 30 jours, à moins que vous ne les prolongiez
• Les téléversements et messages du client, ainsi que vos réponses, sont enregistrés dans la chronologie du dossier, et vous pouvez voir quand chaque lien a été utilisé pour la dernière fois
• Les documents sont mis à disposition via des connexions chiffrées