Portail client

Le portail client offre à vos clients un accès autonome et sécurisé aux informations relatives à leur dossier. Les clients peuvent consulter les documents partagés, suivre les jalons et envoyer des messages à votre équipe — sans avoir besoin d'un compte Lawzana Flow.

Fonctionnement#

1. Vous créez un lien de portail pour un dossier
2. Le client reçoit un lien magique par e-mail — aucun mot de passe ni compte n'est requis
3. Il clique sur le lien pour accéder au tableau de bord de son portail
4. Le portail affiche uniquement ce que vous avez explicitement partagé

Niveaux d'accès#

Lors de la configuration de l'accès au portail, choisissez le niveau approprié :

Sous Autorisations avancées, vous pouvez activer ou désactiver chaque élément pour un lien :

• Afficher les documents partagés
• Autoriser le téléversement de documents (fonctionne avec Lecture et téléversement ou Accès complet)
• Afficher la chronologie
• Afficher les jalons
• Autoriser la messagerie (fonctionne avec Accès complet)
• Afficher l'assistant IA

Configurer l'accès au portail#

1. Ouvrez le dossier que vous souhaitez partager
2. Cliquez sur Partager avec le client dans l'en-tête du dossier
3. Cliquez sur Créer un nouveau lien de portail
4. Saisissez l'adresse e-mail du client et, facultativement, son nom (les coordonnées du client du dossier sont préremplies)
5. Choisissez un niveau d'accès et ouvrez Autorisations avancées pour ajuster les options individuelles
6. Laissez l'option Envoyer l'invitation par e-mail au client activée, ou désactivez-la et copiez le lien pour l'envoyer vous-même
7. Cliquez sur Créer le lien

Le client reçoit un e-mail contenant un lien magique sécurisé. Chaque lien est valable 30 jours.

Ce que voient les clients#

Onglet Documents#

• Liste de tous les documents que vous avez partagés depuis le dossier
• Bouton Télécharger pour chaque document
• Taille du fichier et date de partage
• Les clients ne peuvent pas voir les documents que vous n'avez pas explicitement partagés

Onglet Chronologie#

• Indique les passages du dossier d'une étape à la suivante
• Chaque entrée affiche la date

Onglet Jalons#

• Échéances à venir avec leurs dates limites
• Échéances en retard mises en évidence
• Échéances terminées pour référence
• Badges de priorité : Faible, Moyenne, Élevée, Critique

Onglet Messages#

• Les clients peuvent envoyer des messages à votre équipe
• Chaque message est ajouté à la chronologie du dossier et envoyé à l'avocat responsable du dossier par e-mail et notification (ou sous forme de notification aux propriétaires et administrateurs si aucun responsable n'est désigné)
• Lisez la conversation et répondez-y sous Messages de l'espace client : dans l'onglet Activité d'un dossier, ou dans l'onglet Chronologie d'un prospect. La notification d'un nouveau message client ouvre directement la conversation
• Lorsque vous répondez, chaque client disposant d'un lien de portail actif autorisant les messages reçoit un e-mail contenant un lien pour lire la réponse sur son portail. L'e-mail ne contient pas votre message
• Les utilisateurs disposant d'un accès en lecture seule peuvent lire la conversation mais ne peuvent pas y répondre. Si aucun client ne dispose d'un lien autorisant les messages, partagez d'abord le portail

Onglet Assistant#

• Chat IA pour répondre aux questions du client sur son dossier
• Utilise les documents partagés du dossier, ainsi que ses jalons et sa chronologie lorsque ceux-ci sont activés pour le lien
• Chaque question utilise 1 crédit IA de la réserve de votre cabinet. Si vos crédits sont épuisés, l'assistant invite le client à vous contacter directement.

Partager des documents#

Pour partager un document spécifique avec un client :

1. Ouvrez le dossier et accédez à l'onglet Documents
2. Recherchez le document que vous souhaitez partager
3. Activez le bouton dans la colonne Portail client (sur un téléphone, sélectionnez Partager sur le portail dans le menu du document)
4. Le document apparaît immédiatement dans le portail du client

Pour cesser le partage :

1. Désactivez le bouton (ou sélectionnez Retirer du portail)
2. Le document est retiré de la vue du client

Téléversements de documents par le client#

Les clients dont le lien autorise les téléversements peuvent téléverser des documents :

• Taille maximale de fichier : 10 Mo par fichier
• Formats pris en charge : PDF, DOC, DOCX, TXT, images, Excel
• Les documents téléversés sont ajoutés aux documents du dossier, mais ne sont pas partagés en retour avec le client
• L'avocat responsable (ou, si aucun responsable n'est désigné, les propriétaires et administrateurs du cabinet) reçoit une notification, et le téléversement est ajouté à la chronologie du dossier
• Vous pouvez ensuite les partager en retour, les analyser avec l'IA ou les classer dans un dossier

Accès à plusieurs dossiers#

Un client peut avoir accès au portail pour plusieurs dossiers au sein de votre cabinet. S'il dispose de liens actifs pour plusieurs dossiers, le client peut utiliser Changer de dossier pour naviguer de l'un à l'autre.

Gérer et révoquer l'accès#

Cliquez sur Partager avec le client sur le dossier pour afficher ses Liens de portail actifs. Pour chaque lien, vous pouvez :

• Copier le lien ou Ouvrir le portail
• Modifier les autorisations
• Prolonger l'accès de 30 jours
• Révoquer l'accès

Chaque lien indique également sa date d'expiration et la date à laquelle le client l'a ouvert pour la dernière fois.

Sécurité#

• L'accès au portail utilise une authentification par jeton — aucun mot de passe n'est stocké
• Chaque lien d'accès est unique et associé à un client et à un dossier spécifiques
• Les liens d'accès expirent après 30 jours, sauf si vous les prolongez
• Les téléversements et messages des clients, ainsi que vos réponses, sont consignés dans la chronologie du dossier, et vous pouvez voir la date de dernière utilisation de chaque lien
• Les documents sont transmis via des connexions chiffrées