Ce que montre cette vidéo
- Site web, page de contact, Lawzana Directory : chaque demande arrive ici.
- Ploy reçoit une notification, quel que soit le canal.
- Deux minutes plus tard, l’assistant de prise en charge répond avec un lien sécurisé.
- Pendant le déjeuner, Lukas répond aux questions sur l’immobilier.
- Il téléverse quatre documents. Sans compte ni application.
- Puis il indique à Ploy qu’il est prêt à échanger.
- Le lendemain matin, la demande a progressé d’elle-même.
- Flow a vérifié l’absence de conflits d’intérêts avec lui et le promoteur.
- L’IA a lu les quatre documents : un résumé et les faits clés.
- Demandez ce qu’il faut clarifier lors de l’appel. Chaque point cite la page correspondante.
- Après l’appel, Ploy le consigne en une ligne.
- La lettre part du modèle immobilier du cabinet, avec le client, le dossier et les honoraires préremplis.
- Quand Lukas donne son accord, un clic transforme la demande en dossier.
- Ses coordonnées, ses documents et les faits clés y figurent déjà.
Ce que montre cette vidéo
- Tous les dossiers sont réunis sur un seul tableau, de la prise en charge à la signature.
- Ploy fait glisser l’achat de Lukas vers « Examen ».
- Elle ajoute la date de signature une seule fois, avec un rappel 3 jours avant.
- Elle s’ajoute à toutes les autres échéances du calendrier du cabinet.
- Elle partage le dossier avec Lukas sur un portail sécurisé.
- Il y envoie le SPA révisé, et non par e-mail.
- Le lendemain matin, l’Accueil affiche ce qui a changé et ce qui arrive à échéance.
- Le temps est imputé au dossier en quelques secondes.
- Les honoraires forfaitaires deviennent une facture, finalisée et envoyée par e-mail à Lukas depuis le dossier.
Ce que montre cette vidéo
- Ploy applique le playbook de contrat de vente au projet de SPA.
- Six vérifications en une seule passe, chacune avec un statut.
- Chaque constat cite la clause, identifie le risque et propose une formulation.
- Vérifiez vous-même chaque citation sur la page.
- Les playbooks sont fournis prêts à l’emploi par domaine du droit. Chaque règle est modifiable.
- La Fact Grid aligne les dates, les parties et les montants des quatre documents.
- Le changement de prix ressort clairement.
- Posez une question sur l’ensemble du dossier, en termes simples.
- La réponse s’appuie sur trois documents et cite chaque page.
- Demandez-lui ensuite de rédiger l’e-mail de suivi à Lukas.
Premiers pas avec Lawzana Flow
Bienvenue sur Lawzana Flow, le logiciel de gestion de cabinet pour les praticiens individuels et les petits cabinets d'avocats. Les prospects, les dossiers, les documents, le temps passé, les factures et le portail client sont réunis au même endroit, avec une IA qui lit vos documents et vous aide à rédiger. Ce guide vous accompagne lors de vos premières étapes.
Créer votre compte#
Chaque cabinet commence avec le forfait Free. Il n'y a pas de période d'essai qui expire et aucune carte bancaire à renseigner.
- Rendez-vous sur flow.lawzana.com et cliquez sur Créer un compte gratuit
- Saisissez votre nom, votre adresse e-mail, un mot de passe, le nom de votre cabinet et son domaine d'expertise principal (ou cliquez sur Continuer avec Google ou Continuer avec Microsoft)
- Indiquez éventuellement ce qui vous amène sur Flow, ou ignorez cette étape
- Si vous vous êtes inscrit par e-mail, cliquez sur le lien de vérification que nous vous avons envoyé, puis connectez-vous
Vous arrivez sur la page Accueil, où une courte liste de contrôle Mise en route vous suggère vos premières étapes : créer votre premier dossier, ajouter sa prochaine échéance, importer un document, et inviter un collaborateur ou partager avec un client. Il y a également une étape Configurer la facturation, que seuls les propriétaires et les administrateurs peuvent réaliser ; pour tous les autres utilisateurs, elle apparaît déjà comme terminée. Vous pouvez les effectuer dans n'importe quel ordre ou masquer la carte. La carte comporte également un lien pour réserver un appel de configuration gratuit avec notre équipe.
Votre espace de travail démarre avec un dossier d'exemple et un prospect d'exemple, marqués « Démo », afin que vous puissiez explorer l'outil. Les propriétaires et les administrateurs peuvent les supprimer en cliquant sur Supprimer les données de démo sur la carte de configuration ; Flow supprime également automatiquement un dossier d'exemple non modifié après 30 jours.
Flow est disponible en anglais, en espagnol et en français. Changez de langue depuis le menu situé sous votre nom.
Configurer la facturation#
Si vous prévoyez de facturer vos clients depuis Flow, effectuez cette démarche une seule fois, avant que quiconque n'enregistre du temps. L'étape Configurer la facturation sur la carte Mise en route ouvre Paramètres → Facturation et tarifs, où un propriétaire ou un administrateur définit :
- Votre devise de facturation, votre taux horaire par défaut et vos conditions de paiement
- L'incrément de facturation et l'arrondi pour la saisie des temps
- Un taux horaire pour chaque intervenant
- Le taux de taxe par défaut et le libellé de la taxe imprimé sur les factures (par exemple la TVA)
- Le préfixe de numérotation des factures et le numéro d'identification fiscale de votre cabinet
- Les instructions de paiement, telles que vos coordonnées bancaires, imprimées sur chaque facture
Cliquez sur Enregistrer les paramètres de facturation. L'étape est cochée dès que ce formulaire est enregistré, ou dès que votre cabinet émet une facture. La page Facturation dans la barre latérale affiche ces mêmes étapes de démarrage tant qu'aucun élément n'a été enregistré. Consultez Paramètres et Facturation.
Vous venez de l'annuaire Lawzana#
Si votre cabinet est référencé sur lawzana.com, vous n'avez pas besoin de créer un compte séparé. Cliquez sur Ouvrir dans Flow au niveau d'un prospect dans votre tableau de bord Lawzana :
- Première fois : un écran de confirmation unique affiche le cabinet, le prospect et le lieu où vos documents seront stockés (États-Unis, Europe ou Asie-Pacifique, présélectionné en fonction du pays de votre cabinet ; ce choix ne peut plus être modifié par la suite). Flow crée ensuite votre espace de travail Free, vous connecte sans mot de passe et ouvre le prospect. Les prospects et les messages des 90 derniers jours sont également transférés ; cochez Importer également les prospects plus anciens si vous souhaitez en récupérer davantage.
- Par la suite : une fois votre cabinet connecté, Ouvrir dans Flow vous dirige directement vers le dossier du prospect.
Il n'y a aucun assistant de configuration dans ce parcours. Un forfait Annuaire payant ajoute également des sièges Flow et des crédits d'IA à votre espace de travail (consultez Facturation et forfaits).
Région de stockage des fichiers#
| Région | Emplacement |
|---|---|
| États-Unis | Iowa, États-Unis |
| Europe | Belgique |
| Asie-Pacifique | Singapour |
Les cabinets qui s'inscrivent directement sur flow.lawzana.com stockent leurs fichiers dans la région Europe. Vous pouvez vérifier votre région dans Paramètres → Général, sous Région de stockage des fichiers.
Accueil#
La page Accueil est votre point de départ. Pendant votre configuration, elle présente la liste de contrôle Mise en route. Au quotidien, elle affiche les éléments qui Requiert une attention, les Échéances et audiences, les prospects En attente d'une réponse, les Mises à jour des dossiers, Ma semaine et vos Rappels de prospects, avec des raccourcis pour ajouter un dossier, enregistrer du temps, ajouter une échéance ou importer un fichier.
Navigation#
La barre latérale gauche vous offre un accès rapide à chaque section :
| Section | Description |
|---|---|
| Accueil | Votre liste de configuration et les points nécessitant votre attention aujourd'hui |
| Prospects | Les clients potentiels et les demandes d'information |
| Dossiers | Vos affaires et dossiers en cours |
| Calendrier | Vos échéances et vos rappels de prospects |
| Contacts | Vos contacts particuliers et entreprises |
| Documents | Vos Fichiers, Brouillons et modèles, et Prompts et guides pratiques |
| Assistant | L'assistant conversationnel IA en plein écran |
| Revue des e-mails | Les e-mails transférés en attente de classement (affiché uniquement s'il y en a) |
| Facturation | Les prestations non facturées, les factures impayées, les paiements, les comptes CARPA/séquestre et l'export comptable (propriétaires et administrateurs) |
| Conflits | Les vérifications de conflits d'intérêts (propriétaires et administrateurs ; les autres membres ne le voient que lorsqu'un conflit est en attente) |
| Notifications | Les alertes et mises à jour récentes |
| Aide | L'assistance et la documentation |
| Paramètres | La configuration du cabinet (propriétaires et administrateurs) |
Votre premier dossier#
- Rendez-vous dans la section Prospects de la barre latérale
- Cliquez sur Nouveau prospect et saisissez les coordonnées du client potentiel
- Lorsque le prospect devient client, cliquez sur Convertir sur la page du prospect
- Définissez un intitulé pour le dossier et cliquez sur Créer le dossier
Ou créez directement un dossier :
- Rendez-vous dans la section Dossiers de la barre latérale
- Cliquez sur Nouveau dossier
- Renseignez l'intitulé et le nom du client, puis éventuellement le domaine du droit et la prochaine échéance
- Le dossier est créé à l'étape par défaut de votre pipeline
Importer votre premier document#
- Ouvrez un dossier et accédez à l'onglet Documents
- Cliquez sur Importer ou faites glisser et déposez des fichiers
- Formats pris en charge : PDF, Word, Excel, PowerPoint, fichiers d'e-mails (.eml, .msg), fichiers texte et photos
- Taille maximale de fichier : 25 Mo
- Une fois importé, Lawzana Flow lit les documents compatibles et en extrait les faits essentiels (dates, noms, montants, demandes)
Vous pouvez ensuite :
- Générer un résumé en un clic
- Consulter les faits essentiels, chacun accompagné de sa source
- Discuter avec le document pour lui poser des questions sur son contenu
Et ensuite ?#
- Gestion des prospects : découvrez comment gérer votre pipeline de prospects
- Gestion des dossiers : organisez vos dossiers à l'aide de tableaux Kanban
- Fonctionnalités d'IA : explorez l'analyse de documents assistée par IA
- Équipe et rôles : configurez votre équipe avec les autorisations appropriées
- Facturation : facturez vos clients directement depuis un dossier
- Paramètres : configurez les flux de travail de votre cabinet