Ce que montre cette vidéo
- Site web, page de contact, Lawzana Directory : chaque demande arrive ici.
- Ploy reçoit une notification, quel que soit le canal.
- Deux minutes plus tard, l’assistant de prise en charge répond avec un lien sécurisé.
- Pendant le déjeuner, Lukas répond aux questions sur l’immobilier.
- Il téléverse quatre documents. Sans compte ni application.
- Puis il indique à Ploy qu’il est prêt à échanger.
- Le lendemain matin, la demande a progressé d’elle-même.
- Flow a vérifié l’absence de conflits d’intérêts avec lui et le promoteur.
- L’IA a lu les quatre documents : un résumé et les faits clés.
- Demandez ce qu’il faut clarifier lors de l’appel. Chaque point cite la page correspondante.
- Après l’appel, Ploy le consigne en une ligne.
- La lettre part du modèle immobilier du cabinet, avec le client, le dossier et les honoraires préremplis.
- Quand Lukas donne son accord, un clic transforme la demande en dossier.
- Ses coordonnées, ses documents et les faits clés y figurent déjà.
Ce que montre cette vidéo
- Tous les dossiers sont réunis sur un seul tableau, de la prise en charge à la signature.
- Ploy fait glisser l’achat de Lukas vers « Examen ».
- Elle ajoute la date de signature une seule fois, avec un rappel 3 jours avant.
- Elle s’ajoute à toutes les autres échéances du calendrier du cabinet.
- Elle partage le dossier avec Lukas sur un portail sécurisé.
- Il y envoie le SPA révisé, et non par e-mail.
- Le lendemain matin, l’Accueil affiche ce qui a changé et ce qui arrive à échéance.
- Le temps est imputé au dossier en quelques secondes.
- Les honoraires forfaitaires deviennent une facture, finalisée et envoyée par e-mail à Lukas depuis le dossier.
Ce que montre cette vidéo
- Ploy applique le playbook de contrat de vente au projet de SPA.
- Six vérifications en une seule passe, chacune avec un statut.
- Chaque constat cite la clause, identifie le risque et propose une formulation.
- Vérifiez vous-même chaque citation sur la page.
- Les playbooks sont fournis prêts à l’emploi par domaine du droit. Chaque règle est modifiable.
- La Fact Grid aligne les dates, les parties et les montants des quatre documents.
- Le changement de prix ressort clairement.
- Posez une question sur l’ensemble du dossier, en termes simples.
- La réponse s’appuie sur trois documents et cite chaque page.
- Demandez-lui ensuite de rédiger l’e-mail de suivi à Lukas.
Premiers pas avec Lawzana Flow
Bienvenue sur Lawzana Flow, la gestion de cabinet conçue pour les praticiens individuels et les petits cabinets d'avocats. Prospects, dossiers, documents, temps, factures et portail client sont réunis au même endroit, avec une IA qui lit vos documents et vous aide dans la rédaction. Ce guide vous accompagne dans vos premiers pas.
Créer votre compte#
Chaque cabinet commence avec le Forfait gratuit. Il n'y a aucune période d'essai qui expire et aucune carte bancaire à renseigner.
- Rendez-vous sur flow.lawzana.com et cliquez sur Créer votre compte gratuit
- Saisissez votre nom, votre adresse e-mail, un mot de passe, le nom de votre cabinet et son domaine d'activité principal (ou cliquez sur Continuer avec Google ou Continuer avec Microsoft)
- Facultativement, indiquez-nous ce qui vous amène sur Flow, ou ignorez cette étape
- Si vous vous êtes inscrit par e-mail, cliquez sur le lien de vérification que nous vous avons envoyé, puis connectez-vous
Vous arrivez sur l'onglet Accueil, où une courte liste de contrôle Mise en route vous suggère vos premières étapes :
- Connecter vos autres sources de prospects (propriétaires et administrateurs)
- Traiter votre premier prospect
- Configurer votre page de réservation
- Inviter un confrère ou partager avec un client
- Créer votre premier dossier
Les cabinets connectés à l'annuaire Lawzana voient également s'afficher en priorité Connecter votre profil de l'annuaire Lawzana et Activer l'accueil automatique des clients (propriétaires et administrateurs). Chaque étape est cochée dès que Flow détecte qu'elle est terminée. Vous pouvez les réaliser dans n'importe quel ordre, ou cliquer sur Masquer la liste de contrôle. La carte propose également l'option Réserver un appel de configuration gratuit avec notre équipe.
Votre espace de travail démarre avec un exemple de dossier et un exemple de prospect, identifiés par la mention « Démo », afin que vous puissiez explorer les fonctionnalités. Les propriétaires et les administrateurs peuvent les supprimer à l'aide de l'option Effacer les données de démo située sur la carte de configuration ; Flow supprime également un exemple de dossier inchangé au bout de 30 jours.
Flow est disponible en anglais, espagnol, français, turc et thaï. Changez de langue depuis le menu sous votre nom.
Connecter vos sources de prospects#
Centralisez chaque demande dans Flow sous la forme d'un prospect. Un propriétaire ou un administrateur ouvre Paramètres → Sources de prospects (l'étape Connecter vos autres sources de prospects y mène directement) :
- Copiez Votre adresse de réception des demandes
- Sous Comment la configurer, choisissez le canal par lequel arrivent vos demandes (Gmail, Outlook, WordPress, Wix, Squarespace, Webflow ou d'autres annuaires et plateformes) et suivez les étapes. Vous pouvez également cliquer sur Envoyer ces étapes par e-mail à mon webmaster
- Activez l'option Lancer automatiquement l'accueil client afin que chaque nouvelle demande reçoive votre formulaire d'admission
Cette même page contient des liens vers le formulaire de votre site web, votre page de contact, votre page de réservation et Zapier. L'étape est cochée dès qu'un véritable prospect provient de l'un d'eux. Consultez Intégrations.
Configurer la facturation#
Si vous prévoyez de facturer vos clients depuis Flow, effectuez cette opération une seule fois, avant que quiconque ne commence à saisir du temps. Un propriétaire ou un administrateur ouvre Paramètres → Facturation & tarifs et définit :
- La devise de facturation, le taux horaire par défaut et les conditions de paiement
- L'incrément de facturation et l'arrondi du temps passé
- Un taux horaire pour chaque intervenant
- Le taux de taxe par défaut et le nom de la taxe figurant sur les factures (par exemple la TVA)
- Le préfixe des numéros de facture et le numéro d'identification fiscale de votre cabinet
- Les instructions de paiement, telles que vos coordonnées bancaires, imprimées sur chaque facture
Cliquez sur Enregistrer les paramètres de facturation. Tant qu'aucune saisie de temps n'a été effectuée, la page Facturation de la barre latérale affiche Facturez votre premier client en trois étapes : Configurer la facturation, Saisir du temps sur un dossier et Créer et envoyer une facture. Consultez Paramètres et Facturation.
Arrivée depuis l'annuaire Lawzana#
Si votre cabinet est référencé sur lawzana.com, vous n'avez pas besoin de vous inscrire séparément. Cliquez sur Ouvrir dans Flow sur un prospect depuis votre tableau de bord Lawzana :
- La première fois : un seul écran de confirmation affiche le cabinet, le prospect et le lieu où vos documents seront stockés (États-Unis, Europe ou Asie-Pacifique, présélectionné selon le pays de votre cabinet ; ce choix ne pourra pas être modifié ultérieurement). Flow crée ensuite votre espace de travail Gratuit, vous connecte sans mot de passe et ouvre le prospect. Les prospects et messages des 90 derniers jours sont également importés ; choisissez Importer également les prospects plus anciens si vous le souhaitez.
- Par la suite : une fois votre cabinet connecté, Ouvrir dans Flow vous dirige directement vers le dossier du prospect.
Il n'y a pas d'assistant de configuration sur ce parcours. Un abonnement payant à l'annuaire ajoute également des sièges Flow et des crédits IA à votre espace de travail (consultez Facturation & Abonnements).
Région de stockage des fichiers#
| Région | Emplacement |
|---|---|
| États-Unis | Iowa, États-Unis |
| Europe | Belgique |
| Asie-Pacifique | Singapour |
Les cabinets qui s'inscrivent directement sur flow.lawzana.com stockent leurs fichiers dans la région Europe. Vous pouvez consulter votre région dans Paramètres → Général, sous Région de stockage des fichiers.
Accueil#
Accueil est votre page de départ. Durant votre phase d'installation, elle affiche la liste de contrôle Mise en route. Au quotidien, elle présente les éléments Nécessite votre attention, les Échéances & audiences, les prospects En attente d'une réponse, les Mises à jour du dossier, Ma semaine et vos Rappels de prospects, avec des boutons rapides pour ajouter un dossier, saisir du temps, ajouter une échéance ou importer un fichier.
Navigation#
La barre latérale gauche vous offre un accès rapide à chaque section :
| Section | Description |
|---|---|
| Accueil | Votre liste de contrôle de configuration et ce qui nécessite votre attention aujourd'hui |
| Prospects | Clients potentiels et demandes de renseignements |
| Dossiers | Vos affaires et dossiers en cours |
| Calendrier | Échéances et rappels de prospects |
| Contacts | Personnes physiques et morales |
| Documents | Vos Fichiers, Brouillons & modèles, et Instructions & protocoles |
| Assistant | Chat assistant IA en plein écran |
| Révision des e-mails | E-mails transférés en attente de classement et e-mails mis de côté par votre adresse de réception des demandes pour les propriétaires et administrateurs (affiché uniquement lorsqu'il y en a) |
| Facturation | Travail non facturé, factures impayées, paiements, comptes CARPA / comptes de tiers et export pour votre comptable (propriétaires et administrateurs) |
| Conflits | Vérifications des conflits d'intérêts (propriétaires et administrateurs ; les autres membres ne le voient que lorsqu'un conflit est en attente) |
| Notifications | Alertes récentes et mises à jour |
| Aide | Support et documentation |
| Paramètres | Configuration du cabinet (propriétaires et administrateurs) |
Votre premier dossier#
- Rendez-vous sur Prospects dans la barre latérale
- Cliquez sur Nouveau prospect et saisissez les coordonnées du client potentiel
- Lorsque le prospect devient un client, cliquez sur Convertir sur la page du prospect
- Définissez un intitulé pour le dossier et cliquez sur Créer un dossier
Ou créez un dossier directement :
- Rendez-vous sur Dossiers dans la barre latérale
- Cliquez sur Nouveau dossier
- Renseignez l'intitulé et le nom du client, et facultativement le domaine d'activité ainsi que la prochaine échéance
- Le dossier est créé à l'étape par défaut de votre flux de travail
Importer votre premier document#
- Ouvrez un dossier et accédez à l'onglet Documents
- Cliquez sur Importer ou effectuez un glisser-déposer de vos fichiers
- Formats pris en charge : PDF, Word, Excel, PowerPoint, fichiers d'e-mails (.eml, .msg), fichiers texte et photos
- Taille maximale de fichier : 25 Mo
- Une fois importés, Lawzana Flow analyse les documents pris en charge et en extrait les éléments clés (dates, noms, montants, demandes)
Vous pouvez ensuite :
- Générer un résumé en un clic
- Consulter les éléments clés, chacun accompagné de sa source
- Discuter avec le document pour poser des questions sur son contenu
Quelles sont les prochaines étapes ?#
- Gestion des prospects : Apprenez à gérer votre pipeline de prospects
- Gestion des dossiers : Organisez vos affaires grâce aux tableaux Kanban
- Fonctionnalités d'IA : Découvrez l'analyse de documents assistée par IA
- Équipe & Rôles : Configurez votre équipe avec les autorisations appropriées
- Facturation : Facturez vos clients depuis un dossier
- Paramètres : Configurez les flux de travail de votre cabinet