Équipe et rôles
Lawzana Flow prend en charge les équipes multi-utilisateurs avec un contrôle d'accès basé sur les rôles. Ce guide vous explique comment inviter des membres de l'équipe, leur attribuer des rôles et gérer leurs autorisations.
Rôles des utilisateurs#
Chaque membre de l'équipe dispose de l'un des quatre rôles suivants, du niveau d'accès le plus élevé au plus restreint :
| Rôle | Autorisations |
|---|---|
| Propriétaire | Accès complet à tout, y compris l'abonnement, le portail de facturation et les journaux d'audit. Un seul propriétaire par organisation. |
| Administrateur | Gérer les membres de l'équipe, les paramètres de l'organisation, les flux de travail et les intégrations, ainsi que le paramètre de dépassement de l'IA. Enregistrer des paiements, consulter les données de facturation du cabinet et gérer les comptes de tiers. Ne peut pas modifier le forfait ni le mode de paiement. |
| Membre | Travailler sur les prospects, les dossiers, les documents, les contacts et les brouillons. Enregistrer du temps et des dépenses, et préparer et envoyer des factures. Ne peut pas modifier les paramètres généraux du cabinet, enregistrer des paiements ni gérer l'équipe. |
| Lecteur | Accès en lecture seule. Ne peut pas créer ni modifier de prospects, de dossiers, de documents, de contacts ou de brouillons. |
Les prospects et dossiers visibles par les membres et les lecteurs dépendent de la Visibilité des enregistrements dans Paramètres → Accès : uniquement ceux qui leur sont assignés ou partagés avec eux (par défaut), ou l'ensemble des éléments du cabinet. Les propriétaires et les administrateurs ont accès à tous les prospects et dossiers, à l'exception des dossiers restreints par une muraille éthique dont ils ne font pas partie.
Inviter des membres dans l'équipe#
- Allez dans Paramètres → Membres
- Cliquez sur Inviter un membre
- Saisissez l'adresse e-mail de la personne
- Choisissez un rôle (Administrateur, Membre ou Lecteur)
- Cliquez sur Envoyer l'invitation
La personne invitée reçoit un e-mail contenant un lien pour rejoindre votre organisation. Si elle ne possède pas encore de compte Lawzana Flow, elle le crée au moment d'accepter l'invitation. Les invitations expirent au bout de 7 jours ; vous pouvez les renvoyer depuis la liste des Invitations en attente.
Combien de personnes pouvez-vous inviter ?#
Le forfait Gratuit inclut 2 membres d'équipe, vous-même compris, et les invitations en attente sont décomptées de cette limite. Les forfaits Essentials et Advanced n'imposent aucune limite de membres ; chaque membre correspond à un siège payant. Les cabinets connectés au Lawzana Directory peuvent bénéficier de sièges supplémentaires grâce à leur forfait Directory.
Gérer les membres de l'équipe#
Modifier le rôle d'un membre#
- Allez dans Paramètres → Membres
- Recherchez le membre de l'équipe
- Ouvrez le menu Plus d'options à côté de son nom
- Choisissez Nommer administrateur, Nommer membre ou Nommer lecteur
Supprimer un membre de l'équipe#
- Allez dans Paramètres → Membres
- Recherchez le membre de l'équipe
- Cliquez sur Retirer de l'équipe dans le menu Plus d'options
- Vous pouvez, si vous le souhaitez, désigner une personne pour reprendre ses prospects et dossiers
- Confirmez avec Supprimer le membre
Les membres supprimés perdent immédiatement leurs accès. Leur activité passée (notes, fichiers importés, modifications) est conservée dans le système.
Groupes#
Organisez les membres de votre équipe en groupes :
- Allez dans Paramètres → Groupes
- Cliquez sur Nouveau groupe
- Nommez le groupe et ajoutez des membres
- Désignez un responsable de groupe si nécessaire
Les groupes sont particulièrement utiles pour :
- Partager un prospect ou un dossier avec plusieurs personnes simultanément
- Organiser le cabinet par département
Fermeture de votre compte#
Pour clôturer le compte de votre cabinet ou en transférer la propriété, contactez le support à [email protected].
Détails des autorisations#
Actions possibles selon chaque rôle#
| Action | Propriétaire | Administrateur | Membre | Lecteur |
|---|---|---|---|---|
| Consulter les prospects et dossiers auxquels ils ont accès | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Créer/modifier des prospects | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Créer/modifier des dossiers | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Importer des documents | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Créer/modifier des brouillons | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Gérer les contacts | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Supprimer des prospects, dossiers, documents et contacts | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Inviter des membres d'équipe | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Gérer les paramètres | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Configurer les intégrations (la clé du widget pour site web est réservée au Propriétaire) | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Gérer le paramètre de dépassement de l'IA | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Modifier le forfait, résilier ou ouvrir le portail de facturation | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ |
| Consulter les journaux d'audit | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ |
Autorisations relatives à la facturation#
La facturation repose sur une règle simple : toute personne intervenant sur un dossier peut enregistrer du temps, préparer et envoyer des factures, mais seuls les propriétaires et les administrateurs manipulent les fonds réels, à savoir les paiements, abandons de créance, annulations, fonds clients et données financières du cabinet.
| Action | Propriétaire | Administrateur | Membre | Lecteur |
|---|---|---|---|---|
| Consulter le temps, les dépenses et les factures d'un dossier | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Enregistrer du temps, lancer un minuteur, ajouter des dépenses ; modifier ou supprimer ses propres saisies non facturées | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Modifier ou supprimer les dépenses d'un confrère | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Définir les modalités d'honoraires et la devise d'un dossier, ainsi que les Coordonnées de facturation et les Taux de facturation d'un client | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Créer, modifier et supprimer un projet de facture ; le finaliser ; l'envoyer par e-mail | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Envoyer un rappel de paiement depuis la facture | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| Imprimer ou enregistrer une facture au format PDF | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Enregistrer ou supprimer un paiement, un abandon de créance, une annulation | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Paramètres → Facturation et tarifs | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Tableau de bord de facturation et Export comptable | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Comptes de tiers et écritures de tiers | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Clé d'API Zapier et Autoriser les intégrations à lire les données de facturation | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
Les membres ont également besoin d'un accès en écriture sur le dossier pour les actions qui leur sont autorisées. Les lecteurs, ainsi que toute personne avec qui un dossier est partagé en lecture seule, voient le temps, les dépenses et les factures sans avoir accès aux boutons permettant de les modifier. Les membres n'ont pas accès au tableau de bord de facturation, à l'onglet Fonds de tiers du dossier, ni à la carte des temps non facturés dans la Vue d'ensemble d'un dossier.
Les murailles éthiques prévalent sur les rôles : une personne exclue d'un dossier ne peut pas l'ouvrir, et les montants correspondants sont exclus de son tableau de bord de facturation et de ses exports. Pour en savoir plus, consultez Murailles éthiques.