צוות ותפקידים
Lawzana Flow תומכת בצוותים מרובי משתמשים עם בקרת גישה מבוססת תפקידים. מדריך זה עוסק בהזמנת חברי צוות, הקצאת תפקידים וניהול הרשאות.
תפקידי משתמשים#
לכל חבר צוות יש אחד מארבעה תפקידים, מהגישה הרחבה ביותר למצומצמת ביותר:
| תפקיד | הרשאות |
|---|---|
| Owner | גישה מלאה לכל דבר, כולל המנוי, פורטל החיובים (billing portal) ויומני ביקורת (audit logs). בעלים (owner) אחד בלבד לכל ארגון. |
| Admin | ניהול חברי צוות, הגדרות ארגון, תהליכי עבודה (workflows) ואינטגרציות, והגדרת חריגת AI (AI overage). רישום תשלומים, צפייה בנתוני החיוב של המשרד וניהול חשבונות נאמנות. אין אפשרות לשנות את תוכנית המנוי או את אמצעי התשלום. |
| Member | עבודה על לידים, תיקים, מסמכים, אנשי קשר וטיוטות. רישום שעות והוצאות, והכנה ושליחה של חשבוניות. אין אפשרות לשנות הגדרות ברמת המשרד, לרשום תשלומים או לנהל את הצוות. |
| Viewer | גישת קריאה בלבד. אין אפשרות ליצור או לערוך לידים, תיקים, מסמכים, אנשי קשר או טיוטות. |
אילו לידים ותיקים רואים משתמשים בעלי תפקיד Member ו-Viewer תלוי בנראות רשומות (Record visibility) תחת Settings ← Access: רק אלו שהוקצו להם או ששותפו איתם (ברירת המחדל), או כל הנתונים במשרד. משתמשי Owner ו-Admin רואים כל ליד ותיק, למעט תיקים המוגבלים על ידי חומה אתית (ethical wall) שאינה כוללת אותם.
הזמנת חברי צוות#
- עברו אל Settings ← Members
- לחצו על Invite Member
- הזינו את כתובת האימייל של האדם
- בחרו תפקיד (Admin, Member, או Viewer)
- לחצו על Send Invitation
המוזמן יקבל הודעת אימייל עם קישור להצטרפות לארגון שלכם. אם אין לו חשבון ב-Lawzana Flow, הוא ייצור חשבון בעת אישור ההזמנה. תוקף ההזמנות פג לאחר 7 ימים; תוכלו לשלוח אותן שוב מרשימת Pending Invitations.
כמה אנשים ניתן להזמין#
תוכנית ה-Free מכסה 2 חברי צוות, כולל אתכם, והזמנות בהמתנה (pending invitations) נספרות במסגרת מגבלה זו. לתוכניות Essentials ו-Advanced אין מגבלת חברים; כל חבר מהווה מושב בתשלום (paid seat). משרדים המחוברים ל-Lawzana Directory עשויים לקבל מושבים נוספים דרך תוכנית ה-Directory שלהם.
ניהול חברי צוות#
שינוי תפקיד של חבר צוות#
- עברו אל Settings ← Members
- אתרו את חבר הצוות
- פתחו את תפריט More options לצד שמו
- בחרו Make Admin, Make Member או Make Viewer
הסרת חבר צוות#
- עברו אל Settings ← Members
- אתרו את חבר הצוות
- לחצו על Remove from Team בתפריט More options
- באפשרותכם לבחור אדם שייקח אחריות על הלידים והתיקים שלו
- אשרו באמצעות Remove Member
חברים שהוסרו מאבדים את הגישה באופן מיידי. פעילות העבר שלהם (הערות, העלאות קבצים, שינויים) נשמרת במערכת.
קבוצות#
ארגון חברי צוות בקבוצות:
- עברו אל Settings ← Groups
- לחצו על New Group
- תנו שם לקבוצה והוסיפו חברים
- סמנו מוביל קבוצה (group lead) במידת הצורך
קבוצות שימושיות עבור:
- שיתוף ליד או תיק עם מספר אנשים בבת אחת
- ארגון מבוסס מחלקות
סגירת החשבון שלכם#
לסגירת חשבון המשרד שלכם או להעברת בעלות, פנו לתמיכה בכתובת [email protected].
פירוט הרשאות#
מה כל תפקיד יכול לעשות#
| פעולה | Owner | Admin | Member | Viewer |
|---|---|---|---|---|
| צפייה בלידים ובתיקים שהם מורשים לראות | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| יצירה/עריכה של לידים | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| יצירה/עריכה של תיקים | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| העלאת מסמכים | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| יצירה/עריכה של טיוטות | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| ניהול אנשי קשר | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| מחיקת לידים, תיקים, מסמכים ואנשי קשר | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| הזמנת חברי צוות | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| ניהול הגדרות | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| הגדרת אינטגרציות (מפתח הווידג'ט לאתר זמין ל-Owner בלבד) | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| ניהול הגדרת חריגת AI (AI overage) | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| שינוי תוכנית המנוי, ביטול או פתיחת פורטל החיובים | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ |
| צפייה ביומני ביקורת (audit logs) | ✓ | ✗ | ✗ | ✗ |
הרשאות חיוב (Billing)#
חיוב מתנהל לפי כלל אחד: כל מי שעובד על תיק יכול לרשום שעות ולהכין ולשלוח חשבוניות, אך רק משתמשי Owner ו-Admin מטפלים בכספים בפועל, כלומר תשלומים, מחיקות חוב (write-offs), ביטולים (voids), כספי לקוחות ונתוני המשרד.
| פעולה | Owner | Admin | Member | Viewer |
|---|---|---|---|---|
| צפייה בשעות, בהוצאות ובחשבוניות של תיק | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| רישום שעות, הפעלת טיימר, הוספת הוצאות; עריכה או מחיקה של רשומות לא מחוייבות של עצמכם | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| עריכה או מחיקה של הוצאות של עמית לעבודה | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| הגדרת הסדר שכר טרחה ומטבע של תיק, ופרטי חיוב (Billing details) ותעריפי חיוב (Billing rates) של לקוח | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| יצירה, עריכה ומחיקה של טיוטת חשבונית; סגירה סופית שלה; שליחתה באימייל | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| שליחת תזכורת תשלום מתוך החשבונית | ✓ | ✓ | ✓ | ✗ |
| הדפסה או שמירה של חשבונית כקובץ PDF | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| רישום או מחיקה של תשלום, מחיקת חוב (write off), ביטול (void) | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| Settings ← Invoicing & rates | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| לוח מחוונים לחיוב (Billing dashboard) וייצוא עבור רואה חשבון (Export for accountant) | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| חשבונות נאמנות ורשומות נאמנות | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
| מפתח API של Zapier ו-Allow integrations to read billing data | ✓ | ✓ | ✗ | ✗ |
משתמשי Member זקוקים גם להרשאת כתיבה לתיק עבור הפעולות המסומנות עבורם. משתמשי Viewer, וכל מי שתיק שותף איתו לקריאה בלבד, רואים את השעות, ההוצאות והחשבוניות שלו ללא הכפתורים לשינוים. משתמשי Member אינם רואים את לוח המחוונים לחיוב (Billing dashboard), את כרטיסיית Trust של התיק, או את כרטיס השעות שטרם חויבו ב-Overview של התיק.
חומות אתיות חלות בנוסף לתפקידים: אדם הממודר מתיק אינו יכול לפתוח אותו, והנתונים שלו מושמטים מלוח המחוונים לחיוב (Billing dashboard) ומהייצוא שלו. ראו חומות אתיות (Ethical Walls).