חשבונאות נאמנות

נהלו מעקב אחר כספי הלקוחות המוחזקים אצלכם, באמצעות כרטסת ייעודית לכל תיק וחשבונות נאמנות משרדיים שתוכלו להתאים מול דפי חשבון הבנק.

הערה

חשבונאות נאמנות מיועדת לבעלים ולמנהלי מערכת (Admins) בלבד. תפקידים אחרים אינם רואים את הכרטיסייה Trust או את חשבונות הנאמנות. Flow היא כלי לניהול רישומים: היא אינה מכירה את כללי לשכת עורכי הדין החלים עליכם, ולכן עליכם לפעול בהתאם להוראות הרגולטור שלכם בנוגע לכספים המותרים להחזקה, המועדים למשיכת כספים כשכר טרחה, תדירות ההתאמות ואופן תיקון שגיאות.

חשבונות נאמנות של המשרד#

נהלו את חשבונות הנאמנות מתוך הקטע Trust accounts ב-לוח הבקרה לחיוב. עליכם להגדיר לפחות חשבון אחד לפני שתוכלו לרשום תנועות בתיק.

לחצו על New trust account והזינו:

Account name, לדוגמה "חשבון נאמנות לקוחות"
Bank (אופציונלי)
Currency, קוד בן שלוש אותיות כגון EUR או GBP
Jurisdiction, תווית טקסט חופשי המוצגת כתגית

בתוכנית ה-Free ניתן להחזיק חשבון נאמנות פתוח 1; בתוכנית ה-Essentials אין הגבלה (ראו חיוב ותוכניות). רישום תנועות וביצוע התאמות אינם מוגבלים לעולם.

צרו חשבון נאמנות אחד כנגד כל חשבון בנק אמיתי. כל חשבון מנוהל במטבע יחיד, כך שמשרד המחזיק בכספי לקוחות בשני מטבעות זקוק לשני חשבונות. כל חשבון מציג את יתרת הספרים שלו, המהווה את סך כל היתרות בתיקים המשויכים אליו.

כרטסת נאמנות לפי תיק#

כספי הלקוחות של כל תיק מנוהלים תחת הכרטיסייה Billing ← Trust. הכרטיסייה מציגה את היתרה המוחזקת עבור התיק בכל חשבון (היתרות בחשבונות שונים אינן מחוברות יחד לעולם) וכרטסת הכוללת כל תנועה, האסמכתה שלה והיתרה המצטברת.

לחצו על Record entry ומלאו:

Account: ברירת המחדל מוגדרת לחשבון שבמטבע התיק
Type: ראו את הטבלה שלהלן
Amount, במטבע החשבון
Date
Reference, לדוגמה מספר המחאה או אסמכתת העברה
Description

סוג	שימוש
Deposit	כספים שהתקבלו מהלקוח או עבורו אל חשבון הנאמנות
Disbursement	כספים ששולמו מתוך חשבון הנאמנות עבור הלקוח: אגרות בית משפט, תשלום לצד שלישי, או העברה לחשבון המשרדי בגין חשבונית
Transfer in / Transfer out	העברת כספי לקוחות בין תיקים או חשבונות. כל צד נרשם בנפרד, ולכן יש לרשום את שניהם

לא ניתן לערוך או למחוק תנועות. כדי לתקן טעות, רשמו תנועה חדשה המבטלת אותה, בהתאם לכללים החלים עליכם.

תיבת דו-שיח לרישום תנועת נאמנות עם חשבון כספי לקוחות ב-GBP, הסוג Deposit, סכום של 2000, אסמכתה ותיאור — רישום הפקדת מקדמה (ריטיינר).

כרטסת נאמנות של תיק הכוללת הפקדה, הוצאה, האסמכתאות שלהן והיתרה המצטברת — כרטסת של תיק: היתרה המוחזקת וכל תנועה עם היתרה המצטברת שלה.

הערה

תנועות נאמנות אינן מקושרות לחשבוניות. אם אתם משלמים חשבונית מכספי הלקוח, רשמו את התשלום בחשבונית ובמקביל רשמו Disbursement תואם מחשבון הנאמנות.

כלל מניעת משיכת יתר#

כספי לקוחות בתיק אינם יכולים לרדת מתחת לאפס, באף תאריך. Flow בודקת את הכרטסת לפי סדר התאריכים ותדחה תשלום יוצא מאחת משתי סיבות:

יתרה בלתי מספקת באותו תאריך. ההודעה תציג את הסכום הזמין.
היתרה הספיקה אז, אך לא במועד מאוחר יותר. תשלום יוצא בעל תאריך רטרואקטיבי יותיר תשלום מאוחר יותר ללא כיסוי. השתמשו בתאריך מאוחר יותר או בדקו את התנועות המאוחרות.

התאמה#

בלוח הבקרה לחיוב, לחצו על Reconcile לצד חשבון מסוים. הזינו את ה-Statement date של הבנק (שאינו תאריך עתידי) ואת ה-Bank statement balance, ולאחר מכן לחצו על Reconcile. Flow תשווה נתון זה ליתרת הספרים באותו תאריך (תנועות שתאריכן מאוחר מתאריך דף החשבון אינן נכללות) ותוודא שסכום כרטסות התיקים תואם לסך כל החשבון.

התוצאה תהיה Balanced (מאוזן), או Not balanced (לא מאוזן) בצירוף ההפרש (דף החשבון פחות הספרים) הדורש בדיקה. שתי התוצאות נשמרות, והקטע History מפרט כל התאמה מהעבר לצד תאריך דף החשבון שלה, יתרות הבנק והספרים והתוצאה.

תיבת דו-שיח של התאמה המציגה את יתרת הספרים, יתרת דף חשבון הבנק והודעת Not balanced עם ההפרש — התאמה שאינה מאוזנת מציגה את ההפרש הדורש בדיקה.

התקופה המותאמת#

ברגע שחשבון מותאם כ-Balanced, התקופה נסגרת: תנועה שתאריכה חל בתאריך דף החשבון או לפניו תידחה. יש לתארך אותה לאחר אותו יום. תאריך דף החשבון נקבע לפי יום לוח השנה של האדם שביצע את ההתאמה, כך שעמית באזור זמן אחר יקבל את אותה התוצאה.

התאמה שאינה מאוזנת אינה סוגרת דבר. אתרו את הסיבה (לרוב הפקדה או תשלום שטרם נרשמו), רשמו את התנועה החסרה בתאריכה האמיתי, ובצעו שוב התאמה לאותו דף חשבון.

העברה לארכיון#

האפשרות Archive מופיעה רק כאשר יתרת החשבון היא אפס. חשבון שהועבר לארכיון אינו מקבל תנועות חדשות ומוסר מהרשימה.