חשבונאות נאמנות
נהלו רישום של כספי הלקוחות שברשותכם, באמצעות ספר חשבונות (ledger) לכל תיק וחשבונות נאמנות משרדיים שניתן להתאים מול דפי חשבון הבנק.
חשבונות נאמנות משרדיים#
נהלו חשבונות נאמנות מתוך הקטע חשבונות נאמנות בלוח הבקרה לחיוב. עליכם להגדיר לפחות חשבון אחד לפני שתוכלו לרשום תנועות בתיק מסוים.
לחצו על חשבון נאמנות חדש והזינו:
- שם החשבון, לדוגמה "חשבון נאמנות לקוחות"
- בנק (אופציונלי)
- מטבע, קוד בן שלוש אותיות כגון EUR או GBP
- תחום שיפוט, תווית טקסט חופשי המוצגת כתגית
צרו חשבון נאמנות אחד עבור כל חשבון בנק אמיתי. כל חשבון מנוהל במטבע יחיד, ולכן משרד המחזיק כספי לקוחות בשני מטבעות שונים זקוק לשני חשבונות. כל חשבון מציג את יתרת הספרים שלו, המהווה את סך כל יתרות התיקים המשויכים אליו.
ספר חשבונות נאמנות ברמת התיק#
כספי הלקוח של כל תיק מנוהלים תחת הלשונית חיוב ← נאמנות. הלשונית מציגה את היתרה המוחזקת עבור התיק בכל חשבון (אינה מסוכמת לעולם בין חשבונות שונים) וספר חשבונות עם כל תנועה, האסמכתה שלה והיתרה השוטפת.
לחצו על רישום תנועה ומלאו את הפרטים:
- חשבון: ברירת המחדל היא החשבון במטבע של התיק
- סוג: ראו את הטבלה שלהלן
- סכום, במטבע של החשבון
- תאריך
- אסמכתה, לדוגמה מספר המחאה או אסמכתת העברה
- תיאור
| סוג | שימוש |
|---|---|
| הפקדה | כספים שהתקבלו מהלקוח או עבורו אל תוך חשבון הנאמנות |
| הוצאה | כספים ששולמו מתוך חשבון הנאמנות עבור הלקוח: אגרות בית משפט, תשלום לצד שלישי, או העברה לחשבון המשרד עבור חשבונית |
| העברה נכנסת / העברה יוצאת | העברת כספי לקוחות בין תיקים או חשבונות. כל צד נרשם בנפרד, לכן יש לרשום את שניהם |
לא ניתן לערוך או למחוק תנועות. כדי לתקן שגיאה, רשמו תנועה חדשה שמבטלת אותה, בהתאם לכללים החלים עליכם.
כלל משיכת היתר (Overdraw)#
כספי לקוח בתיק אינם יכולים לרדת מתחת לאפס, באף תאריך. Flow בודק את ספר החשבונות לפי סדר התאריכים וידחה תשלום יוצא מאחת משתי סיבות:
- אין יתרה מספקת באותו תאריך. ההודעה תציין את הסכום הזמין.
- היתרה הספיקה אז, אך לא מאוחר יותר. תשלום יוצא בעל תאריך רטרואקטיבי יותיר תשלום מאוחר יותר ללא כיסוי. השתמשו בתאריך מאוחר יותר או בדקו את התנועות המאוחרות יותר.
התאמה#
בלוח הבקרה לחיוב, לחצו על התאמה בחשבון מסוים. הזינו את תאריך דף החשבון של הבנק (אינו יכול להיות תאריך עתידי) ואת יתרת דף החשבון מהבנק, ולאחר מכן לחצו על התאמה. Flow משווה נתון זה מול יתרת הספרים באותו תאריך (תנועות הנושאות תאריך מאוחר מתאריך דף החשבון אינן נכללות) ומוודא שספרי החשבונות של התיקים מסתכמים לסך כל החשבון.
התוצאה תהיה מאוזן, או לא מאוזן בצירוף ההפרש (דף חשבון פחות ספרים) לצורך בדיקה. שתי התוצאות נשמרות, והקטע היסטוריה מפרט כל התאמה מהעבר לצד תאריך דף החשבון שלה, יתרות הבנק והספרים והתוצאה.
התקופה המותאמת#
ברגע שחשבון מותאם כ-מאוזן, התקופה נסגרת: תנועה הנושאת תאריך שחל בתאריך דף חשבון זה או לפניו תידחה. יש לתארך אותה לאחר אותו יום. תאריך דף החשבון נקבע לפי היום הקלנדרי של האדם שביצע את ההתאמה, כך שעמית באזור זמן אחר יקבל את אותה התוצאה בדיוק.
התאמה שאינה מאוזנת אינה סוגרת דבר. מצאו את הסיבה לכך (לרוב מדובר בהפקדה או תשלום שטרם נרשמו), רשמו את התנועה החסרה בתאריכה האמיתי, ולאחר מכן בצעו שוב התאמה לאותו דף חשבון.
העברה לארכיון#
האפשרות העברה לארכיון מופיעה רק כאשר יתרת החשבון היא אפס. חשבון שהועבר לארכיון אינו מקבל תנועות חדשות ומוסר מן הרשימה.