חומות סיניות (Ethical Walls) וזיהוי ניגודי עניינים

חומות סיניות (Ethical walls, המכונות גם Chinese walls) מונעות ניגודי עניינים על ידי הגבלת הגישה לתיקים ספציפיים. Lawzana Flow מספקת זיהוי אוטומטי של ניגודי עניינים ובקרות גישה.

מהן חומות סיניות?#

במשרדי עורכי דין, חומות סיניות מונעות מחברי צוות לגשת לתיקים שבהם יש להם ניגוד עניינים — לדוגמה, אם עורך דין ייצג בעבר את הצד שכנגד, או אם שני תיקים כוללים צדדים קשורים משני צדי המתרס.

כיצד פועל זיהוי ניגודי עניינים#

Lawzana Flow יכולה לבדוק באופן אוטומטי קיומם של ניגודי עניינים:

1. כאשר נוצר תיק חדש, המערכת בודקת את שם הלקוח מול צדדים מוגבלים קיימים
2. כאשר לקוח או צד נוסף מתווספים לתיק, המערכת מפעילה בדיקת ניגוד עניינים
3. ניגודי עניינים שזוהו מסומנים לפי רמות חומרה

חומרת ניגוד העניינים#

סוגי הגבלות#

כאשר ניגוד עניינים מאומת, באפשרותכם להחיל הגבלות:

צפייה בניגודי עניינים#

דף ניגודי עניינים#

עברו אל Settings ← Ethical Walls או למקטע ניגודי העניינים (Conflicts) כדי לראות:

• כרטיסי נתונים סטטיסטיים — סך כל ניגודי העניינים שטרם יושבו, ניגודי עניינים קריטיים, ופילוח לפי רמת חומרה
• רשימת ניגודי עניינים המציגה:
  • צדדים מעורבים
  • התיק(ים) המושפעים
  • תג חומרה (לפי קוד צבעים)
  • אפשרויות פעולה ליישוב הניגוד

בפרטי התיק#

כאשר קיימת הגבלה פעילה על תיק:

• סמל מנעול מופיע לצד כותרת התיק
• תג הגבלה מוצג בכותרת העליונה של התיק יחד עם הסיבה
• חברי צוות ללא הרשאת גישה יראו את ההודעה: "You don't have access to this matter"

יישוב ניגודי עניינים#

מדף ניגודי העניינים, באפשרותכם לבצע:

1. Resolve — סימון ניגוד העניינים כמיושב/מוסר (למשל, לאחר אישור שלא קיים ניגוד עניינים בפועל)
2. Waive — הכרה בניגוד העניינים אך מתן גישה מבוקרת בליווי תיעוד
3. Add Note — תיעוד הנימוקים להחלטתכם

כל פעולות היישוב מתועדות ביומן הביקורת (audit log) לצורכי תאימות וציות.

רישום ותיעוד גישה (Access Logging)#

כל ניסיון גישה לתיק מוגבל מתועד ביומן:

• מי ניסה לגשת
• מתי בוצע הניסיון
• האם הגישה אושרה או נדחתה
• סוג ההגבלה שהיה בתוקף

יומן זה זמין עבור בעלי הארגון (Owners) ומנהלי מערכת (Admins) במקטע הביקורת.

הגדרת חומות סיניות (Ethical Walls)#

1. עברו אל Settings ← Ethical Walls
2. הפעילו את החומות הסיניות עבור הארגון שלכם
3. הגדירו:
   • אילו תפקידים יכולים ליצור ולנהל חומות
   • האם להפעיל בדיקות אוטומטיות בעת יצירת תיק
   • העדפות התראה עבור ניגודי עניינים שזוהו

שיטות מומלצות#

• בדקו ניגודי עניינים בהקדם — אל תותירו ניגודי עניינים שזוהו ללא מענה
• תעדו ויתורים ואישורים (Waivers) — הוסיפו תמיד הערות בעת אישור תיק עם ניגוד עניינים
• בצעו ביקורות שוטפות — סקרו מעת לעת את יומן הגישה ואת החומות הפעילות
• הדריכו את הצוות שלכם — ודאו שכל חברי הצוות מבינים שהגבלות של חומות סיניות הן מחייבות ולא ניתן לעקוף אותן