חומות אתיות ואיתור ניגודי עניינים

חומות אתיות (הידועות גם כחומות סיניות) מונעות ניגודי עניינים באמצעות הגבלת הגישה לתיקים ספציפיים. Lawzana Flow בודקת ניגודי עניינים אפשריים ומאפשרת לכם להגביל מי רשאי לצפות בתיק.

מהן חומות אתיות?#

במשרדי עורכי דין, חומות אתיות מונעות מחברי צוות גישה לתיקים שבהם יש להם ניגוד עניינים — למשל, אם עורך דין ייצג בעבר את הצד שכנגד, או אם שני תיקים כוללים צדדים קשורים משני צדי המתרס.

כיצד פועל איתור ניגודי עניינים#

Lawzana Flow בודקת ניגודי עניינים:

1. כאשר ליד מגיע מ-Lawzana Directory או משלים את טופס הקליטה שלו (intake form), השמות שנמסרו נבדקים מול הלקוחות והמשתתפים בתיקים שלכם. תוכלו גם ללחוץ על Run Check (או Re-run) במקטע ה-Conflict Check של הליד בכל עת.
2. כאשר אתם מבצעים המרת ליד לתיק, Flow בוחנת את בדיקת ניגוד העניינים האחרונה של הליד.
3. כאשר אתם מוסיפים משתתף לתיק, איש הקשר נבדק מול שאר התיקים שלכם
4. כאשר ה-AI קורא מסמך בתיק או בליד, הצדדים הנקובים בו נבדקים גם כן (ראו ניגודי עניינים שנמצאו במסמכים להלן)

רמת חומרת ניגוד העניינים#

לניגודי עניינים שנמצאו בתיק יש אחת משלוש רמות חומרה:

לכל ניגוד עניינים יש סטטוס: Pending עד שמישהו בודק אותו, ולאחר מכן Waived, Declined או Cleared.

בדיקת ניגוד עניינים של ליד מציגה No conflicts, Potential conflict (התאמת שם חלקית), או Confirmed conflict (התאמת שם מדויקת). ניגוד עניינים מאומת (Confirmed conflict) מונע מהליד להפוך לתיק עד שתזינו נימוק ותלחצו על Override and Convert. שום דבר אחר אינו נחסם: ניגודי עניינים בתיק הם אזהרות לבדיקתכם.

ניגודי עניינים שנמצאו במסמכים#

כאשר ה-AI מחלץ את העובדות המרכזיות או את האנשים והחברות מתוך מסמך בתיק (באופן אוטומטי לאחר ההעלאה, או כאשר מפעילים חילוץ מחדש), Flow משווה כל צד שהמסמך מציין מול הלקוחות והצדדים שכנגד בתיקים האחרים של משרדכם. שמות חייבים להתאים במלואם; אותיות רישיות/קטנות באנגלית, רווחים מיותרים ותארים כגון Mr, Mrs, Ms או Dr אינם נלקחים בחשבון. המערכת מדלגת על אנשים שכבר קיימים בתיק.

כל התאמה נרשמת כ-Potential Conflict המציין את שם המסמך, מופיעה בדף Conflicts ובלשונית Activity של התיק, ומוסיפה רשומה לציר הזמן של התיק. אותו צד לא יירשם פעמיים עבור אותו צמד תיקים. בדיקות אלו מתבצעות גם כאשר משייכים מסמך ממקטע המסמכים (Documents) אל תיק, וכן על המסמכים שהליד מביא עמו כשהוא הופך לתיק.

בליד, שמות שנמצאו במסמכים שלו מתווספים לבדיקת ניגוד העניינים של הליד. התאמה ממסמך בלבד מוגדרת תמיד כ-Potential conflict, ולכן היא לעולם אינה חוסמת המרה.

סוגי הגבלות#

כדי להגביל תיק, פתחו אותו ובחרו ב-Restrict access מתוך תפריט More actions שבכותרת (מוצג כאשר חומות אתיות מופעלות ולתפקיד שלכם יש הרשאה להגביל תיקים). בחרו Restriction Type, הוסיפו נימוק (חובה אם משרדכם הפעיל את Require Reason), ובחרו למי להעניק גישה (Grant Access To):

הסוג הוא תווית המוצגת בתגית התיק; כל שלושת הסוגים מגבילים את הגישה באותו אופן. רק האנשים שהענקתם להם גישה, האדם שהגביל את התיק ובעל המשרד (אם Owner Override מופעל) יכולים לפתוח אותו. כל שאר המשתמשים יפסיקו לראות את התיק ברשימות, בחיפוש ובתשובות של עוזר ה-AI.

בנוסף, תבחרו רמת גישה עבור כל אדם (Full Access, Read Only או Documents Only). הרמה נשמרת עם הגישה שלו, אך מה שכל אדם רשאי לשנות בתיק עדיין כפוף לתפקידו (role).

צפייה בניגודי עניינים#

דף Conflicts#

עברו אל Conflicts בסרגל הצד (דף ה-Conflict Checker) כדי לראות:

• כרטיסי סטטיסטיקה — סך הכל (Total), ממתין (Pending), אושר במחילה (Waived), נדחה (Declined) וטוהר (Cleared)
• רשימת Pending Conflicts המציגה:
  • תגית רמת חומרה (בקוד צבעים)
  • מה נמצא ומי מעורב
  • התיק המושפע
  • כפתורי Waive, Decline ו-Clear

בעלים (Owners) ומנהלי מערכת (Admins) רואים תמיד את Conflicts בסרגל הצד. חברים (Members) ובעלי הרשאת צפייה (Viewers) רואים זאת רק כאשר יש ניגוד עניינים הממתין לבדיקה.

בפרטי התיק#

כאשר לתיק יש ניגודי עניינים ממתינים, באנר בראש התיק מציג כמה מהם דורשים בדיקה, ולשונית Activity מפרטת אותם במקטע ה-Conflicts שלה.

כאשר לתיק יש הגבלה פעילה:

• תגית הגבלה (Ethical Wall, Confidential או Limited Access) מוצגת בכותרת התיק, כאשר הנימוק מופיע בחלונית המרחפת (tooltip)
• האפשרות Manage access בתפריט More actions מאפשרת לכם להעניק או להסיר גישה, או להסיר את ההגבלה
• חברי צוות ללא הרשאת גישה שיפתחו קישור לתיק יראו דף Access Denied

יישוב ניגודי עניינים#

מדף ה-Conflicts או מלשונית ה-Activity של התיק, תוכלו לבצע:

1. Clear — סימון ניגוד העניינים כתוצאה חיובית שגויה (false positive) (למשל, אדם אחר בעל אותו שם)
2. Waive — תיעוד לכך שניתן ויתור/הסכמה על ניגוד העניינים (למשל, הלקוח סיפק כתב ויתור בכתב)
3. Decline — תיעוד לכך שסירבתם לייצוג עקב ניגוד העניינים

כל אפשרות מאפשרת לכם להוסיף Resolution Notes כדי לתעד את הנימוקים שלכם. כל החלטה, יחד עם ההערה שנלווית לה, נרשמת בציר הזמן של התיק. בעלי הרשאת צפייה (Viewers) אינם יכולים ליישב ניגודי עניינים.

הגדרת חומות אתיות#

1. עברו אל Settings → Access (בעלים ומנהלי מערכת)
2. הפעילו את Enable Ethical Walls
3. הגדירו:
   • Require Reason — חובה לספק נימוק בעת הגבלת תיק
   • Owner Override — הבעלים יכול תמיד לפתוח תיקים מוגבלים (מופעל כברירת מחדל)
   • Who Can Restrict Matters — בעלים (Owners), מנהלי מערכת (Admins), ו/או חברים (Members). בחרו לפחות אפשרות אחת, אחרת אף אחד לא יוכל להגביל תיקים.
4. לחצו על Save Changes

שיטות מומלצות#

• בדקו ניגודי עניינים בהקדם — אל תותירו ניגודי עניינים שאותרו במצב ממתין (pending)
• תעדו ויתורים — הוסיפו תמיד הערות בעת אישור ויתור על ניגוד עניינים (waiving)
• סקירות תקופתיות — בצעו בדיקה תקופתית של התיקים המוגבלים שלכם ושל מורשי הגישה לכל אחד מהם
• הדריכו את הצוות שלכם — ודאו שכולם יודעים אילו תיקים מוגבלים ומדוע