एथिकल वॉल्स और हितों के टकराव (कॉन्फ्लिक्ट) का पता लगाना

एथिकल वॉल्स (जिन्हें चाइनीज वॉल्स भी कहा जाता है) विशिष्ट मामलों तक पहुंच को प्रतिबंधित करके हितों के टकराव (conflicts of interest) को रोकती हैं। Lawzana Flow संभावित टकरावों की जांच करता है और आपको यह प्रतिबंधित करने की सुविधा देता है कि किसी मामले को कौन देख सकता है।

एथिकल वॉल्स क्या हैं?#

कानूनी फर्मों में, एथिकल वॉल्स टीम के सदस्यों को उन मामलों तक पहुंचने से रोकती हैं जहां उनके हितों का टकराव होता है। उदाहरण के लिए, यदि किसी वकील ने पहले विरोधी पक्ष का प्रतिनिधित्व किया हो, या यदि दो मामलों में विपरीत पक्षों में संबंधित पार्टियां शामिल हों।

कॉन्फ्लिक्ट डिटेक्शन कैसे काम करता है#

Lawzana Flow निम्नलिखित स्थितियों में टकराव की जांच करता है:

1. जब कोई लीड Lawzana Directory से आती है या अपना इंटेक फॉर्म पूरा करती है, तो उसके द्वारा दिए गए नामों की जांच आपके मामलों के क्लाइंट्स और प्रतिभागियों से की जाती है। आप किसी भी समय लीड के Conflict Check अनुभाग में Run Check (या Re-run) पर भी क्लिक कर सकते हैं।
2. जब आप किसी लीड को मामले में बदलते (कन्वर्ट करते) हैं, तो Flow लीड के नवीनतम कॉन्फ्लिक्ट चेक को देखता है।
3. जब आप किसी मामले में कोई प्रतिभागी जोड़ते हैं, तो उस संपर्क की जांच आपके अन्य मामलों से की जाती है।
4. जब AI किसी मामले या लीड के दस्तावेज़ को पढ़ता है, तो उसमें उल्लिखित पार्टियों की भी जांच की जाती है (नीचे 'दस्तावेज़ों में पाए गए टकराव' देखें)।

टकराव की गंभीरता (कॉन्फ्लिक्ट सेवरिटी)#

किसी मामले पर पाए गए टकरावों की तीन में से एक गंभीरता होती है:

प्रत्येक टकराव की एक स्थिति (स्टेटस) होती है: जब तक कोई इसकी समीक्षा नहीं करता तब तक Pending, फिर Waived, Declined, या Cleared।

किसी लीड की कॉन्फ्लिक्ट जांच No conflicts, Potential conflict (आंशिक नाम मिलान), या Confirmed conflict (सटीक नाम मिलान) दिखाती है। एक कन्फर्म्ड टकराव लीड को तब तक मामला बनने से रोकता है जब तक कि आप कोई कारण नहीं लिखते और Override and Convert पर क्लिक नहीं करते। इसके अलावा कुछ भी अवरुद्ध नहीं होता है: किसी मामले पर टकराव आपके समीक्षा करने के लिए केवल चेतावनियाँ हैं।

दस्तावेज़ों में पाए गए टकराव#

जब AI किसी मामले के दस्तावेज़ से मुख्य तथ्यों या लोगों और कंपनियों को निकालता है (अपलोड के बाद स्वचालित रूप से, या जब आप दोबारा एक्सट्रैक्शन चलाते हैं), तो Flow दस्तावेज़ में नामित प्रत्येक पार्टी की तुलना आपकी फर्म के अन्य मामलों के क्लाइंट्स और विरोधी पक्षों से करता है। नाम पूरी तरह से मेल खाने चाहिए; केस (अक्षर का आकार), अतिरिक्त स्पेस और Mr, Mrs, Ms या Dr जैसे शीर्षकों को नजरअंदाज कर दिया जाता है। मामले में पहले से मौजूद लोगों को छोड़ दिया जाता है।

प्रत्येक मिलान को Potential Conflict के रूप में लॉग किया जाता है जो दस्तावेज़ का नाम बताता है, Conflicts पृष्ठ पर और मामले के Activity टैब में दिखाई देता है, और मामले की टाइमलाइन में एक प्रविष्टि जोड़ता है। मामलों की एक ही जोड़ी के लिए एक ही पक्ष को दो बार लॉग नहीं किया जाता है। ये जांच तब भी चलती हैं जब आप Documents अनुभाग से किसी मामले को कोई दस्तावेज़ सौंपते हैं, और उन दस्तावेज़ों पर भी जो कोई लीड मामला बनते समय अपने साथ लाती है।

किसी लीड पर, उसके दस्तावेज़ों में पाए गए नाम लीड के कॉन्फ्लिक्ट चेक में जोड़ दिए जाते हैं। केवल किसी दस्तावेज़ से होने वाला मिलान हमेशा एक Potential conflict ही होता है, इसलिए यह कभी भी रूपांतरण (कन्वर्जन) को अवरुद्ध नहीं करता है।

प्रतिबंध के प्रकार (रिस्ट्रिक्शन टाइप्स)#

किसी मामले को प्रतिबंधित करने के लिए, उसे खोलें और हेडर में More actions मेनू से Restrict access चुनें (यह तब दिखाई देता है जब एथिकल वॉल्स चालू हों और आपकी भूमिका को मामलों को प्रतिबंधित करने की अनुमति हो)। एक Restriction Type चुनें, एक कारण जोड़ें (यदि आपकी फर्म ने Require Reason चालू किया है तो यह अनिवार्य है), और चुनें कि किसे Grant Access To करना है:

प्रकार एक लेबल है जो मामले के बैज पर दिखाया जाता है; तीनों एक ही तरह से पहुंच को प्रतिबंधित करते हैं। केवल वे लोग जिन्हें आप पहुंच प्रदान करते हैं, वह व्यक्ति जिसने मामले को प्रतिबंधित किया है, और (यदि Owner Override चालू है) फर्म का स्वामी (ओनर) ही इसे खोल सकते हैं। बाकी सभी को सूचियों, खोज (सर्च), कैलेंडर और AI असिस्टेंट के उत्तरों में यह मामला दिखना बंद हो जाता है। एडमिन को भी तब तक बाहर रखा जाता है जब तक कि आप उन्हें पहुंच प्रदान नहीं करते।

आप प्रत्येक व्यक्ति के लिए एक एक्सेस स्तर भी चुनते हैं:

केवल ओनर (Owner Override के साथ), वह व्यक्ति जिसने मामले को प्रतिबंधित किया है और Full Access वाले लोग ही यह बदल सकते हैं कि किसकी पहुंच है या प्रतिबंध को हटा सकते हैं।

दीवार के पीछे के संपर्क भी छिपे रहते हैं: कोई संपर्क जो केवल उन मामलों पर दिखाई देता है जिन्हें कोई व्यक्ति नहीं खोल सकता, वह उनकी संपर्क सूची या खोज में नहीं दिखता है।

टकराव देखना#

Conflicts पृष्ठ#

निम्नलिखित देखने के लिए साइडबार में Conflicts (Conflict Checker पृष्ठ) पर जाएं:

• आंकड़े कार्ड (Stats cards): Total, Pending, Waived, Declined, और Cleared
• Pending Conflicts सूची जिसमें निम्नलिखित शामिल हैं:
  • गंभीरता बैज (रंग-कोडित)
  • क्या पाया गया और कौन शामिल है
  • प्रभावित मामला
  • Waive, Decline, और Clear बटन

ओनर्स और एडमिन्स हमेशा साइडबार में Conflicts देखते हैं। मेंबर्स और व्यूअर्स इसे केवल तभी देखते हैं जब कोई टकराव लंबित (पेंडिंग) हो।

ऐसे मामले पर टकराव जिसे आप खोल नहीं सकते#

कॉन्फ्लिक्ट चेक अभी भी फर्म के प्रत्येक पक्ष की तुलना करते हैं, जिसमें प्रतिबंधित मामलों के पक्ष भी शामिल हैं। जब कोई मिलान ऐसे मामले पर होता है जिसे आप खोल नहीं सकते हैं, तो आप मिलान किए गए पक्ष, उनकी भूमिका, मामले का संदर्भ (रेफरेंस) और उसके जिम्मेदार वकील को देखते हैं, जिसके साथ यह नोट होता है "You don't have access to this matter. Ask" जिसके बाद उस वकील का नाम होता है। आप कभी भी मामले का शीर्षक या उसके अन्य पक्षों को नहीं देखते हैं, और आप उस टकराव का समाधान नहीं कर सकते हैं।

मामले के विवरण (Matter Detail) पर#

जब किसी मामले में लंबित टकराव होते हैं, तो मामले के शीर्ष पर एक बैनर दिखाता है कि कितनों की समीक्षा की आवश्यकता है, और Activity टैब उन्हें अपने Conflicts अनुभाग में सूचीबद्ध करता है।

जब किसी मामले में कोई सक्रिय प्रतिबंध होता है:

• मामले के हेडर पर एक प्रतिबंध बैज (Ethical Wall, Confidential, या Limited Access) दिखाई देता है, जिसके टूलटिप में कारण होता है
• More actions मेनू में Manage access आपको पहुंच प्रदान करने या हटाने, या प्रतिबंध हटाने की सुविधा देता है
• बिना पहुंच वाले टीम के सदस्य जो मामले का लिंक खोलते हैं, वे Access Denied पृष्ठ देखते हैं

टकरावों का समाधान करना#

Conflicts पृष्ठ या मामले के Activity टैब से, आप यह कर सकते हैं:

1. Clear: टकराव को गलत सकारात्मक (false positive) के रूप में चिह्नित करें (उदाहरण के लिए, समान नाम वाला कोई भिन्न व्यक्ति)
2. Waive: रिकॉर्ड करें कि टकराव को माफ कर दिया गया था (उदाहरण के लिए, क्लाइंट ने लिखित छूट दी थी)
3. Decline: रिकॉर्ड करें कि आपने टकराव के कारण प्रतिनिधित्व को अस्वीकार कर दिया

प्रत्येक विकल्प आपको अपने तर्क को प्रलेखित करने के लिए Resolution Notes जोड़ने की अनुमति देता है। प्रत्येक निर्णय, उसके नोट के साथ, मामले की टाइमलाइन पर दर्ज किया जाता है। व्यूअर्स टकरावों का समाधान नहीं कर सकते।

एथिकल वॉल्स सेट अप करना#

1. Settings → Access पर जाएं (केवल फर्म ओनर के लिए; एडमिन्स सेटिंग्स को केवल पढ़ने के लिए देख सकते हैं)
2. Enable Ethical Walls चालू करें
3. कॉन्फ़िगर करें:
   • Require Reason: किसी मामले को प्रतिबंधित करते समय एक कारण दिया जाना चाहिए
   • Owner Override: ओनर हमेशा प्रतिबंधित मामलों को खोल सकता है (डिफ़ॉल्ट रूप से चालू)
   • Who Can Restrict Matters: Owners, Admins, और/या Members। कम से कम एक चुनें, अन्यथा कोई भी मामलों को प्रतिबंधित नहीं कर सकता है।
4. Save Changes पर क्लिक करें

सर्वोत्तम प्रथाएं (Best Practices)#

• टकरावों की तुरंत समीक्षा करें: पाए गए टकरावों को लंबित न छोड़ें
• छूट (waivers) को प्रलेखित करें: किसी टकराव को माफ करते समय हमेशा नोट्स जोड़ें
• नियमित समीक्षा: समय-समय पर अपने प्रतिबंधित मामलों की समीक्षा करें और देखें कि प्रत्येक तक किसकी पहुंच है
• अपनी टीम को प्रशिक्षित करें: सुनिश्चित करें कि सभी को पता हो कि कौन से मामले प्रतिबंधित हैं और क्यों