Ethical Walls & Conflict Detection

एथिकल वॉल्स (जिन्हें चाइनीज वॉल्स भी कहा जाता है) विशिष्ट मामलों तक पहुंच को प्रतिबंधित करके हितों के टकराव (conflicts of interest) को रोकती हैं। Lawzana Flow संभावित टकरावों की जांच करता है और आपको यह सीमित करने की सुविधा देता है कि किसी मामले को कौन देख सकता है।

एथिकल वॉल्स क्या हैं?#

कानूनी फर्मों में, एथिकल वॉल्स टीम के सदस्यों को उन मामलों तक पहुंचने से रोकती हैं जहां उनके हितों का टकराव होता है — उदाहरण के लिए, यदि किसी वकील ने पहले विरोधी पक्ष का प्रतिनिधित्व किया था, या यदि दो मामलों में विपरीत पक्षों में संबंधित पक्ष शामिल हैं।

टकराव की पहचान (Conflict Detection) कैसे काम करती है#

Lawzana Flow निम्नलिखित स्थितियों में टकरावों की जांच करता है:

1. जब कोई लीड Lawzana Directory से आती है या अपना इनटेक फॉर्म पूरा करती है, तो उसके द्वारा दिए गए नामों की जांच आपके मामलों के क्लाइंट्स और प्रतिभागियों से की जाती है। आप किसी भी समय लीड के Conflict Check सेक्शन में Run Check (या Re-run) पर भी क्लिक कर सकते हैं।
2. जब आप किसी लीड को मामले में बदलते (कन्वर्ट करते) हैं, तो Flow लीड के नवीनतम कॉन्फ्लिक्ट चेक की समीक्षा करता है।
3. जब आप किसी मामले में कोई प्रतिभागी जोड़ते हैं, तो उस संपर्क की जांच आपके अन्य मामलों से की जाती है।
4. जब AI किसी मामले या लीड से संबंधित किसी दस्तावेज़ को पढ़ता है, तो उसमें उल्लिखित पक्षों की भी जांच की जाती है (नीचे दस्तावेज़ों में पाए गए टकराव देखें)

टकराव की गंभीरता (Conflict Severity)#

किसी मामले में पाए जाने वाले टकरावों की तीन में से एक गंभीरता होती है:

प्रत्येक टकराव की एक स्थिति (स्टेटस) होती है: जब तक कोई इसकी समीक्षा नहीं करता तब तक Pending, फिर Waived, Declined, या Cleared।

किसी लीड की कॉन्फ्लिक्ट जांच No conflicts, Potential conflict (आंशिक नाम मिलान), या Confirmed conflict (सटीक नाम मिलान) दर्शाती है। पुष्ट किया गया टकराव (Confirmed conflict) लीड को तब तक मामला बनने से रोकता है जब तक कि आप कोई कारण लिखकर Override and Convert पर क्लिक नहीं करते। इसके अलावा कुछ भी ब्लॉक नहीं होता है: किसी मामले पर टकराव केवल आपकी समीक्षा के लिए दी गई चेतावनियां हैं।

दस्तावेज़ों में पाए गए टकराव#

जब AI किसी मामले के दस्तावेज़ से प्रमुख तथ्यों या व्यक्तियों और कंपनियों को निकालता है (अपलोड के बाद स्वचालित रूप से, या जब आप निष्कर्षण को फिर से चलाते हैं), तो Flow दस्तावेज़ में नामित प्रत्येक पक्ष की तुलना आपकी फर्म के अन्य मामलों के क्लाइंट्स और विरोधी पक्षों से करता है। नामों का पूरा मिलान होना चाहिए; केस (अपर/लोअर), अतिरिक्त रिक्त स्थान और Mr, Mrs, Ms या Dr जैसे शीर्षकों को नजरअंदाज कर दिया जाता है। जो लोग पहले से ही मामले में हैं उन्हें छोड़ दिया जाता है।

प्रत्येक मिलान को एक Potential Conflict के रूप में लॉग किया जाता है, जो दस्तावेज़ का नाम बताता है, Conflicts पेज पर और मामले के Activity टैब में दिखाई देता है, और मामले की टाइमलाइन में एक प्रविष्टि जोड़ता है। एक ही पक्ष को मामलों के एक ही जोड़े के लिए दो बार लॉग नहीं किया जाता है। ये जांच तब भी चलती है जब आप Documents सेक्शन से किसी दस्तावेज़ को किसी मामले में असाइन करते हैं, और उन दस्तावेज़ों पर भी जो लीड अपने साथ लाती है जब वह एक मामला बनती है।

किसी लीड पर, उसके दस्तावेज़ों में पाए गए नामों को लीड के कॉन्फ्लिक्ट चेक में जोड़ दिया जाता है। केवल किसी दस्तावेज़ से होने वाला मिलान हमेशा एक Potential conflict ही होता है, इसलिए यह कन्वर्जन को कभी नहीं रोकता है।

प्रतिबंध के प्रकार (Restriction Types)#

किसी मामले को प्रतिबंधित करने के लिए, उसे खोलें और हेडर में मौजूद More actions मेनू से Restrict access चुनें (यह तब दिखाई देता है जब एथिकल वॉल्स चालू हों और आपकी भूमिका को मामलों को प्रतिबंधित करने की अनुमति हो)। एक Restriction Type चुनें, एक कारण जोड़ें (यदि आपकी फर्म ने Require Reason चालू किया है तो यह आवश्यक है), और चुनें कि किसे Grant Access To करना है:

यह प्रकार मामले के बैज पर दिखाया जाने वाला एक लेबल है; तीनों पहुंच को एक ही तरह से प्रतिबंधित करते हैं। केवल वे लोग जिन्हें आप पहुंच प्रदान करते हैं, वह व्यक्ति जिसने मामले को प्रतिबंधित किया है, और (यदि Owner Override चालू है) फर्म का मालिक ही इसे खोल सकते हैं। बाकी सभी को सूचियों, खोज और AI सहायक के उत्तरों में यह मामला दिखना बंद हो जाता है।

आप प्रत्येक व्यक्ति के लिए एक एक्सेस स्तर (Full Access, Read Only, या Documents Only) भी चुनते हैं। यह स्तर उनकी पहुंच के साथ सहेजा जाता है, लेकिन प्रत्येक व्यक्ति मामले में क्या बदलाव कर सकता है, यह अभी भी उनकी भूमिका पर निर्भर करता है।

टकराव देखना#

कॉन्फ्लिक्ट्स पेज#

निम्नलिखित देखने के लिए साइडबार में Conflicts (Conflict Checker पेज) पर जाएं:

• आंकड़े कार्ड (Stats cards) — Total, Pending, Waived, Declined, और Cleared
• Pending Conflicts सूची जो दर्शाती है:
  • गंभीरता बैज (रंग-कोडित)
  • क्या पाया गया और कौन शामिल है
  • प्रभावित मामला
  • Waive, Decline, और Clear बटन

मालिक (Owners) और व्यवस्थापक (Admins) हमेशा साइडबार में Conflicts देखते हैं। सदस्य (Members) और दर्शक (Viewers) इसे केवल तभी देखते हैं जब कोई टकराव लंबित हो।

मामले के विवरण (Matter Detail) पर#

जब किसी मामले में लंबित टकराव होते हैं, तो मामले के शीर्ष पर एक बैनर दिखाता है कि कितनों की समीक्षा की जानी बाकी है, और Activity टैब उन्हें अपने Conflicts सेक्शन में सूचीबद्ध करता है।

जब किसी मामले में कोई सक्रिय प्रतिबंध होता है:

• मामले के हेडर पर एक प्रतिबंध बैज (restriction badge) (Ethical Wall, Confidential, या Limited Access) दिखाई देता है, जिसके टूलटिप में कारण लिखा होता है
• More actions मेनू में Manage access आपको पहुंच प्रदान करने या हटाने, या प्रतिबंध हटाने की अनुमति देता है
• बिना पहुंच वाले टीम के सदस्य जो मामले का लिंक खोलते हैं, उन्हें Access Denied पेज दिखाई देता है

टकरावों का समाधान करना#

Conflicts पेज या मामले के Activity टैब से, आप यह कर सकते हैं:

1. Clear — टकराव को गलत सकारात्मक (false positive) के रूप में चिह्नित करें (उदाहरण के लिए, समान नाम वाला कोई भिन्न व्यक्ति)
2. Waive — यह दर्ज करें कि टकराव को माफ कर दिया गया था (उदाहरण के लिए, क्लाइंट ने लिखित छूट दी थी)
3. Decline — यह दर्ज करें कि आपने टकराव के कारण प्रतिनिधित्व से इनकार कर दिया था

प्रत्येक विकल्प आपको अपने तर्क को दर्ज करने के लिए Resolution Notes जोड़ने की सुविधा देता है। प्रत्येक निर्णय, उसके नोट के साथ, मामले की टाइमलाइन पर दर्ज किया जाता है। दर्शक (Viewers) टकरावों का समाधान नहीं कर सकते।

एथिकल वॉल्स सेट अप करना#

1. Settings → Access पर जाएं (मालिक और व्यवस्थापक)
2. Enable Ethical Walls चालू करें
3. कॉन्फ़िगर करें:
   • Require Reason — किसी मामले को प्रतिबंधित करते समय एक कारण दिया जाना चाहिए
   • Owner Override — मालिक हमेशा प्रतिबंधित मामलों को खोल सकता है (डिफ़ॉल्ट रूप से चालू)
   • Who Can Restrict Matters — Owners, Admins, और/या Members। कम से कम एक चुनें, अन्यथा कोई भी मामलों को प्रतिबंधित नहीं कर सकेगा।
4. Save Changes पर क्लिक करें

सर्वोत्तम प्रथाएं (Best Practices)#

• टकरावों की तुरंत समीक्षा करें — पहचाने गए टकरावों को लंबित न छोड़ें
• छूट (Waivers) का दस्तावेजीकरण करें — किसी टकराव को माफ करते समय हमेशा नोट्स जोड़ें
• नियमित समीक्षा — समय-समय पर अपने प्रतिबंधित मामलों की समीक्षा करें और देखें कि प्रत्येक तक किसकी पहुंच है
• अपनी टीम को प्रशिक्षित करें — सुनिश्चित करें कि सभी को पता हो कि कौन से मामले प्रतिबंधित हैं और क्यों