Ethical Wall & Deteksi Konflik

Ethical wall (juga dikenal sebagai Chinese wall) mencegah konflik kepentingan dengan membatasi akses ke perkara tertentu. Lawzana Flow memeriksa kemungkinan adanya konflik dan memungkinkan Anda membatasi siapa saja yang dapat melihat suatu perkara.

Apa Itu Ethical Wall?#

Di firma hukum, ethical wall mencegah anggota tim mengakses perkara yang di dalamnya mereka memiliki konflik kepentingan — misalnya, jika seorang advokat sebelumnya pernah mewakili pihak lawan, atau jika dua perkara melibatkan pihak-pihak terkait yang berada di sisi berlawanan.

Cara Kerja Deteksi Konflik#

Lawzana Flow memeriksa konflik:

Ketika prospek masuk dari Lawzana Directory atau menyelesaikan formulir intake-nya, nama-nama yang dicantumkan akan diperiksa terhadap klien dan partisipan pada perkara Anda. Anda juga dapat mengeklik Jalankan Pemeriksaan (atau Jalankan Ulang) di bagian Pemeriksaan Konflik pada prospek kapan saja.
Ketika Anda mengonversi prospek menjadi perkara, Flow akan melihat pemeriksaan konflik terbaru dari prospek tersebut.
Ketika Anda menambahkan partisipan ke suatu perkara, kontak tersebut akan diperiksa terhadap perkara-perkara Anda yang lain
Ketika AI membaca dokumen pada suatu perkara atau prospek, pihak-pihak yang disebutkan di dalamnya juga akan diperiksa (lihat Konflik yang Ditemukan dalam Dokumen di bawah)

Tingkat Keparahan Konflik#

Konflik yang ditemukan pada suatu perkara memiliki salah satu dari tiga tingkat keparahan:

Tingkat Keparahan	Arti
Konflik Langsung	Kontak tersebut merupakan pihak lawan di perkara lain dan sedang ditambahkan sebagai klien, atau merupakan klien di perkara lain dan sedang ditambahkan sebagai pihak lawan
Konflik Terkait	Pemberi kerja dari orang tersebut merupakan pihak lawan di perkara lain
Potensi Konflik	Kontak tersebut menggunakan email atau nomor telepon yang sama dengan pihak lawan di perkara lain, atau sebuah dokumen menyebutkan nama pihak dari perkara lain

Setiap konflik memiliki status: Tertunda hingga seseorang meninjaunya, lalu menjadi Dikesampingkan, Ditolak, atau Dinyatakan Bersih.

Pemeriksaan konflik pada prospek menampilkan Tidak ada konflik, Potensi konflik (kecocokan nama sebagian), atau Konflik terkonfirmasi (kecocokan nama persis). Konflik terkonfirmasi akan menghentikan prospek untuk diubah menjadi perkara sampai Anda menuliskan alasan dan mengeklik Ganti dan Konversi. Tidak ada hal lain yang diblokir: konflik pada suatu perkara hanyalah peringatan untuk Anda tinjau.

Konflik yang Ditemukan dalam Dokumen#

Ketika AI mengekstrak fakta-fakta kunci atau orang dan perusahaan dari dokumen perkara (secara otomatis setelah diunggah, atau ketika Anda menjalankan ekstraksi kembali), Flow membandingkan setiap pihak yang disebutkan dalam dokumen dengan klien dan pihak lawan dari perkara-perkara lain di firma Anda. Nama harus cocok secara menyeluruh; huruf besar/kecil, spasi tambahan, dan gelar seperti Tn., Ny., Nn., atau Dr. akan diabaikan. Orang yang sudah terdaftar pada perkara tersebut akan dilewati.

Setiap kecocokan dicatat sebagai Potensi Konflik yang menyebutkan nama dokumen tersebut, muncul di halaman Konflik serta di tab Aktivitas pada perkara, dan menambahkan entri ke linimasa perkara. Pihak yang sama tidak akan dicatat dua kali untuk pasangan perkara yang sama. Pemeriksaan ini juga berjalan saat Anda menetapkan dokumen dari bagian Dokumen ke suatu perkara, serta pada dokumen yang dibawa oleh prospek saat diubah menjadi perkara.

Pada prospek, nama-nama yang ditemukan dalam dokumennya akan ditambahkan ke pemeriksaan konflik prospek tersebut. Kecocokan yang hanya berasal dari dokumen semata-mata berstatus Potensi konflik, sehingga tidak akan pernah memblokir konversi.

Jenis Pembatasan#

Untuk membatasi suatu perkara, buka perkara tersebut dan pilih Batasi akses dari menu Tindakan lainnya di bagian header (ditampilkan jika ethical wall aktif dan peran Anda diizinkan untuk membatasi perkara). Pilih Jenis Pembatasan, tambahkan alasan (wajib diisi jika firma Anda mengaktifkan Wajibkan Alasan), dan pilih kepada siapa saja Anda ingin Beri Akses:

Jenis	Deskripsi
Ethical Wall	Isolasi penuh — umumnya untuk konflik kepentingan
Rahasia	Perkara dengan tingkat sensitivitas tinggi dengan akses terbatas
Akses Terbatas	Akses terkontrol untuk anggota tim tertentu

Jenis pembatasan ini merupakan label yang ditampilkan pada lencana perkara; ketiganya membatasi akses dengan cara yang sama. Hanya orang yang Anda beri akses, orang yang membatasi perkara tersebut, dan (jika Pengambilalihan oleh Pemilik aktif) pemilik firma yang dapat membukanya. Pengguna lain tidak akan lagi melihat perkara tersebut di daftar, pencarian, maupun jawaban asisten AI.

Anda juga dapat memilih tingkat akses untuk setiap orang (Akses Penuh, Hanya Baca, atau Hanya Dokumen). Tingkat akses ini disimpan bersama hak akses mereka, namun tindakan apa saja yang dapat diubah oleh setiap orang pada perkara tersebut tetap mengikuti peran mereka masing-masing.

Melihat Konflik#

Halaman Konflik#

Buka Konflik di bilah sisi (halaman Pemeriksa Konflik) untuk melihat:

Kartu statistik — Total, Tertunda, Dikesampingkan, Ditolak, dan Dinyatakan Bersih
Daftar Konflik Tertunda yang menampilkan:
- Lencana tingkat keparahan (berkode warna)
- Apa yang ditemukan dan siapa saja yang terlibat
- Perkara yang terdampak
- Tombol Kompensasi, Tolak, dan Bersihkan

Pemilik dan admin selalu dapat melihat Konflik di bilah sisi. Anggota dan peninjau hanya melihatnya selama ada konflik yang berstatus tertunda.

Pada Rincian Perkara#

Ketika suatu perkara memiliki konflik yang tertunda, sebuah banner di bagian atas perkara akan menampilkan berapa banyak konflik yang perlu ditinjau, dan tab Aktivitas akan mencantumkannya di bagian Konflik.

Ketika suatu perkara memiliki pembatasan aktif:

Lencana pembatasan (Ethical Wall, Rahasia, atau Akses Terbatas) akan ditampilkan di header perkara, dengan alasan yang tertera pada tooltip-nya
Opsi Kelola akses di menu Tindakan lainnya memungkinkan Anda untuk memberikan atau mencabut akses, atau menghapus pembatasan
Anggota tim tanpa hak akses yang membuka tautan ke perkara tersebut akan melihat halaman Akses Ditolak

Menyelesaikan Konflik#

Dari halaman Konflik atau tab Aktivitas pada perkara, Anda dapat:

Bersihkan — Menandai konflik sebagai positif palsu (misalnya, orang yang berbeda namun memiliki nama yang sama)
Kompensasi — Mencatat bahwa konflik telah dikesampingkan (misalnya, klien telah memberikan surat persetujuan/waiver tertulis)
Tolak — Mencatat bahwa Anda menolak pemberian kuasa/perwakilan hukum karena adanya konflik tersebut

Setiap opsi memungkinkan Anda menambahkan Catatan Resolusi untuk mendokumentasikan alasan Anda. Setiap keputusan, beserta catatannya, akan dicatat pada linimasa perkara. Peninjau tidak dapat menyelesaikan konflik.

Menyiapkan Ethical Wall#

Buka Pengaturan → Akses (khusus pemilik dan admin)
Aktifkan Aktifkan Ethical Wall
Konfigurasikan:
- Wajibkan Alasan — alasan wajib diberikan saat membatasi perkara
- Pengambilalihan oleh Pemilik — pemilik dapat selalu membuka perkara yang dibatasi (aktif secara default)
- Siapa yang Dapat Membatasi Perkara — Pemilik, Admin, dan/atau Anggota. Pilih setidaknya satu peran, jika tidak maka tidak ada yang dapat membatasi perkara.
Klik Simpan Perubahan

Catatan

Ethical wall hanya memengaruhi perkara yang Anda batasi. Perkara yang tidak dibatasi mengikuti pengaturan Visibilitas catatan di halaman yang sama, yang menentukan apakah anggota dan peninjau dapat melihat setiap prospek dan perkara atau hanya yang ditugaskan atau dibagikan kepada mereka saja.

Praktik Terbaik#

Tinjau konflik dengan segera — Jangan biarkan konflik yang terdeteksi berstatus tertunda berlarut-larut
Dokumentasikan pengesampingan (waiver) — Selalu tambahkan catatan saat mengesampingkan suatu konflik
Tinjauan berkala — Tinjau secara berkala perkara-perkara Anda yang dibatasi dan siapa saja yang memiliki akses ke masing-masing perkara tersebut
Latih tim Anda — Pastikan semua orang mengetahui perkara mana saja yang dibatasi dan apa alasannya