Ethical Walls & Deteksi Konflik Kepentingan
Ethical walls (juga dikenal sebagai Chinese walls) mencegah timbulnya konflik kepentingan dengan membatasi akses ke perkara (matter) tertentu. Lawzana Flow menyediakan deteksi konflik otomatis dan kendali akses.
Apa Itu Ethical Walls?#
Di firma hukum, ethical walls mencegah anggota tim mengakses perkara di mana mereka memiliki konflik kepentingan — misalnya, jika seorang advokat sebelumnya pernah mewakili pihak lawan, atau jika dua perkara melibatkan pihak-pihak terkait di sisi yang berlawanan.
Cara Kerja Deteksi Konflik#
Lawzana Flow dapat memeriksa konflik secara otomatis:
- Saat perkara baru dibuat, sistem akan memeriksa nama klien terhadap pihak-pihak yang dibatasi yang sudah ada
- Saat klien atau pihak ditambahkan ke suatu perkara, sistem akan menjalankan pemeriksaan konflik
- Konflik yang terdeteksi akan ditandai dengan tingkat keparahan (severity)
Tingkat Keparahan Konflik#
| Tingkat Keparahan | Arti | Tindakan yang Diperlukan |
|---|---|---|
| Detected | Potensi konflik ditemukan | Tinjau dan nilai |
| Critical | Konflik berisiko tinggi yang memerlukan perhatian segera | Harus diselesaikan sebelum melanjutkan |
| Resolved | Konflik telah diselesaikan atau dikesampingkan (waived) | Tidak ada tindakan lebih lanjut |
Jenis Pembatasan#
Ketika konflik telah dikonfirmasi, Anda dapat menerapkan pembatasan:
| Jenis | Deskripsi |
|---|---|
| Ethical Wall | Pengguna diblokir sepenuhnya dari melihat perkara tersebut. Mereka tidak dapat melihatnya di daftar, hasil pencarian, atau mengakses dokumen apa pun di dalamnya. |
| Confidential | Perkara ditandai sebagai sensitif dengan kontrol akses yang ditingkatkan. |
| Limited Access | Akses terbatas yang dapat dikesampingkan (override) oleh manajer dengan persetujuan yang tepat. |
Melihat Konflik#
Halaman Konflik#
Buka Settings → Ethical Walls atau bagian Conflicts untuk melihat:
- Kartu statistik — Total konflik yang belum terselesaikan, konflik kritis, rincian berdasarkan tingkat keparahan
- Daftar konflik yang menampilkan:
- Pihak-pihak yang terlibat
- Perkara yang terdampak
- Lencana tingkat keparahan (berkode warna)
- Opsi tindakan penyelesaian
Pada Detail Perkara#
Ketika suatu perkara memiliki pembatasan aktif:
- Ikon gembok akan muncul di samping judul perkara
- Lencana pembatasan akan ditampilkan pada header perkara beserta alasannya
- Anggota tim yang tidak memiliki akses akan melihat pesan: "You don't have access to this matter"
Menyelesaikan Konflik#
Dari halaman konflik, Anda dapat:
- Resolve — Menandai konflik sebagai telah diselesaikan (misalnya, setelah mengonfirmasi bahwa tidak ada konflik nyata)
- Waive — Mengakui adanya konflik tetapi mengizinkan akses terkontrol dengan dokumentasi
- Add Note — Mendokumentasikan alasan di balik keputusan Anda
Semua penyelesaian dicatat dalam log audit untuk keperluan kepatuhan (compliance).
Pencatatan Log Akses#
Setiap upaya akses ke perkara yang dibatasi akan dicatat ke dalam log:
- Siapa yang mencoba mengakses
- Kapan upaya tersebut dilakukan
- Apakah akses diberikan atau ditolak
- Jenis pembatasan yang sedang berlaku
Log ini dapat diakses oleh Owner dan Admin di bagian audit.
Menyiapkan Ethical Walls#
- Buka Settings → Ethical Walls
- Aktifkan ethical walls untuk organisasi Anda
- Konfigurasikan:
- Peran mana yang dapat membuat dan mengelola batasan (walls)
- Apakah akan menjalankan pemeriksaan otomatis saat pembuatan perkara
- Preferensi notifikasi untuk konflik yang terdeteksi
Praktik Terbaik#
- Tinjau konflik dengan segera — Jangan biarkan konflik yang terdeteksi berlarut-larut tanpa diselesaikan
- Dokumentasikan pengesampingan (waiver) — Selalu tambahkan catatan saat mengesampingkan (waiving) suatu konflik
- Audit secara berkala — Tinjau log akses dan batasan yang aktif secara berkala
- Latih tim Anda — Pastikan semua anggota tim memahami bahwa pembatasan ethical wall bersifat wajib dan tidak dapat diabaikan atau dihindari