Akun Klien

Akun klien memuat informasi yang dibutuhkan firma Anda untuk menagih klien: kepada siapa faktur ditujukan, email penagihan, alamat, NPWP/ID pajak, syarat pembayaran, serta, jika diperlukan, mata uang dan tarif khusus milik klien. Di Flow, ini disebut sebagai Detail penagihan klien. Data ini terikat pada klien, sehingga setiap perkara untuk klien tersebut akan menggunakannya. Anda dapat mengubahnya di satu tempat: halaman kontak klien.

Mengatur Penagihan Klien#

Klien mendapatkan detail penagihan melalui salah satu dari dua cara berikut:

Dari perkara. Buka tab Penagihan pada perkara → Detail penagihan lalu klik Atur penagihan klien. Flow akan mengisi nama, email, dan alamat dari kontak klien (atau perusahaan tempat mereka bekerja), kemudian membuka halaman kontak klien agar Anda dapat memeriksanya. Jika perkara tersebut belum memiliki kontak klien, Flow akan menautkan kontak yang memiliki email klien perkara tersebut, atau membuat kontak baru, dan menambahkannya sebagai klien perkara.
Dari halaman kontak. Kontak yang menjadi klien pada suatu perkara akan menampilkan tombol Atur penagihan. Klik tombol tersebut untuk membuat detail penagihan dari email dan alamat kontak tersebut.

Sebelum klien memiliki detail penagihan, faktur akan ditujukan ke nama dan email klien perkara.

Perkara yang kliennya sudah memiliki detail penagihan akan menggunakannya secara otomatis. Jika Anda mengganti klien perkara dengan kontak lain, perkara tersebut akan beralih ke detail penagihan klien baru, atau tidak menggunakan detail penagihan sama sekali hingga klien baru memilikinya.

Detail Penagihan di Halaman Kontak#

Buka halaman kontak klien. Kartu Detail penagihan memuat:

Nama pada faktur dan Ditujukan kepada (u.p.)
Email penagihan: faktur dan pengingat pembayaran dikirimkan ke sini. Kosongkan untuk menggunakan email kontak
Alamat, Kode pos, Kota, dan Negara
NPWP/ID pajak klien
Syarat pembayaran (hari): kosongkan untuk menggunakan pengaturan standar firma Anda
Mata uang klien: mata uang penagihan untuk perkara klien, kecuali jika suatu perkara menentukan mata uangnya sendiri

Klik Simpan detail penagihan. Perubahan ini berlaku untuk semua perkara milik klien tersebut. Pemilik (owner), admin, dan anggota (member) dapat mengedit kartu ini. Pengamat (viewer) hanya dapat melihatnya (read-only), begitu pula siapa saja yang dibatasi oleh dinding etika (ethical wall) dari salah satu perkara klien tersebut, karena perubahan akan berdampak pada faktur perkara terkait.

Kartu Detail penagihan pada halaman kontak klien Inggris Raya: nama pada faktur, baris perhatian, email penagihan, alamat, negara, ID pajak klien, syarat pembayaran 21 hari, dan mata uang klien GBP — Kartu Detail penagihan klien, tempat pengaturan penagihan klien diubah.

Catatan

Faktur yang telah diterbitkan akan mempertahankan detail tujuan penagihan yang digunakan saat faktur dibuat. Mengubah detail tersebut di kemudian hari hanya akan memengaruhi faktur baru, tetapi email dan pengingat akan selalu dikirim ke email penagihan klien saat ini.

Detail Penagihan pada Perkara#

Tab Penagihan pada perkara → Detail penagihan menampilkan detail penagihan klien secara hanya-baca (read-only). Klik Edit di halaman klien untuk mengubahnya (pengamat akan melihat Lihat di halaman klien).

Satu-satunya hal yang ditentukan oleh perkara itu sendiri adalah Mata uang. Pilih salah satu mata uang dan klik Simpan mata uang. Pemilik, admin, dan anggota yang memiliki hak edit pada perkara tersebut dapat mengubahnya.

Detail penagihan perkara untuk klien Prancis: nama klien pada faktur, email penagihan, alamat, ID pajak, dan syarat pembayaran yang ditampilkan secara hanya-baca dengan tautan Edit di halaman klien, serta mata uang perkara, EUR — Detail penagihan perkara: detail klien bersifat hanya-baca, mata uang perkara dapat diedit.

Cara Mata Uang Perkara Dipilih#

Setiap perkara ditagihkan dalam satu mata uang. Flow menggunakan opsi pertama yang telah diatur dari urutan berikut:

Mata uang yang ditentukan pada perkara di bagian Detail penagihan
Mata uang klien, dari kartu Detail penagihan di halaman kontak klien
Mata uang firma Anda, dari Pengaturan → Penagihan & tarif (atau, jika belum diatur di sana, pengaturan standar penagihan di Pengaturan → Surat Perjanjian Kerja Sama)
Mata uang negara tempat firma Anda berada, dan Dolar AS hanya sebagai pilihan terakhir

Di bawah bagian Mata uang, Detail penagihan perkara akan memberi tahu Anda dari mana mata uang saat ini berasal: Dipilih untuk perkara ini., Mata uang klien., atau Mata uang firma Anda. Pencatatan waktu dan biaya baru akan mengikuti mata uang perkara saat dicatat dan akan seterusnya menggunakannya.

Mata uang suatu perkara hanya dapat diubah jika tidak ada data yang tertinggal. Jika perkara tersebut masih memiliki waktu atau biaya bertarif yang belum ditagihkan, atau draf faktur dalam mata uang lain, Flow akan menolak perubahan tersebut dan tidak ada yang disimpan. Tagihkan atau hapus pekerjaan tersebut terlebih dahulu. Waktu tanpa tarif tidak menghalangi perubahan, dan beralih kembali ke mata uang yang sudah digunakan pekerjaan tersebut akan selalu berhasil. Aturan yang sama berlaku untuk Mata uang klien, bagi setiap perkara yang mengikutinya.

Ketika suatu perkara mulai menggunakan detail penagihan klien (atau beralih ke klien baru), dan mata uang klien tersebut akan meninggalkan pekerjaan yang belum ditagihkan pada perkara tersebut, maka perkara akan tetap mempertahankan mata uang saat ini sebagai mata uangnya sendiri.

Tips

Atur mata uang firma Anda sebelum ada yang mencatat waktu, dan atur mata uang setiap klien asing sebelum pekerjaan pada perkara mereka dimulai. Untuk contoh langkah demi langkah, lihat Penagihan dalam Mata Uang Lain.

Tarif Penagihan#

Sebagian besar klien ditagih dalam mata uang firma Anda dengan tarif standar firma, dan Anda dapat melewati bagian ini. Untuk klien yang ditagih dengan tarif khusus, gunakan kartu Tarif penagihan di halaman kontak klien:

Tarif standar klien: tarif per jam untuk klien ini
Satu tarif per fee earner, yang menimpa tarif standar klien untuk individu tersebut

Klik Simpan tarif. Kosongkan kolom tarif untuk menggunakan tarif standar firma. Kartu ini akan muncul setelah klien memiliki detail penagihan.

Tarif di sini menggunakan mata uang klien (Mata uang klien di Detail penagihan, atau mata uang firma Anda jika belum diatur) dan hanya menentukan harga waktu pada perkara yang ditagih dalam mata uang tersebut. Klien yang ditagih dalam pound sterling membutuhkan tarif dalam pound sterling: tarif euro Anda tidak berlaku, dan pencatatan waktu klien tersebut akan menampilkan status Perlu tarif sampai tarifnya ditentukan. Lihat Pelacakan Waktu untuk melihat prioritas tarif yang berlaku.

Jika Anda mengubah Mata uang klien saat klien memiliki tarif khusus, perbarui juga tarifnya: nominal angkanya akan tetap sama tetapi kini dibaca dalam mata uang baru. Waktu yang menunggu penetapan tarif akan dihitung harganya saat Anda mengklik Simpan tarif berikutnya, bukan saat mata uang berubah.

Kartu Tarif penagihan pada halaman kontak klien Inggris Raya: tarif standar klien sebesar 200 GBP per jam dan tarif fee earner sebesar 210 GBP per jam — Kartu Tarif penagihan untuk klien Inggris Raya yang ditagih dalam pound sterling.

Pengamat, dan siapa saja yang dibatasi oleh dinding etika dari salah satu perkara klien tersebut, hanya dapat melihat kartu ini (read-only).

Menemukan Akun Klien#

Buka Kontak di bilah samping dan buka tab Akun Klien. Setiap akun akan membuka halaman kontak klien pada bagian detail penagihannya
Pada Ringkasan perkara, kartu klien tertaut ke kontak klien dan, jika klien memilikinya, ke Detail penagihan miliknya
Bagian Detail penagihan perkara menautkan ke halaman kontak klien

Halaman kontak klien menampilkan perkara klien, detail penagihan, dan tarifnya. Klien yang seluruh perkaranya berada di balik dinding etika yang membatasi akses Anda tidak akan muncul di tab Akun Klien.

Akses Portal#

Akses portal diatur per perkara, melalui tombol Bagikan dengan Klien pada perkara. Fitur ini memungkinkan klien melihat dokumen yang dibagikan, memantau tahapan progres (milestone), dan mengirim pesan ke tim Anda. Lihat Portal Klien untuk detail selengkapnya.