Akun Klien

Akun klien memuat hal-hal yang dibutuhkan firma Anda untuk menagih klien: kepada siapa faktur ditujukan, email penagihan, alamat, NPWP/ID pajak, ketentuan pembayaran, dan, jika diperlukan, mata uang serta tarif khusus klien tersebut. Di Flow, ini disebut Billing details (Rincian penagihan) klien. Informasi ini terikat pada klien, sehingga setiap perkara untuk klien tersebut akan menggunakannya. Anda dapat mengeditnya di satu tempat: halaman kontak klien.

Menyiapkan Penagihan Klien#

Klien mendapatkan rincian penagihan melalui salah satu dari dua cara berikut:

Dari perkara. Buka tab Billing pada perkara → Billing details dan klik Set up client billing. Flow akan mengisi nama, email, dan alamat dari kontak klien (atau perusahaan tempat mereka bekerja), lalu membuka halaman kontak klien agar Anda dapat memeriksanya. Jika perkara tersebut belum memiliki kontak klien, Flow akan menautkan kontak yang memiliki email klien perkara tersebut, atau membuat kontak baru, dan menambahkannya sebagai klien perkara.
Dari halaman kontak. Kontak yang menjadi klien pada suatu perkara akan menampilkan tombol Set up billing. Klik tombol tersebut untuk membuat rincian penagihan dari email dan alamat kontak.

Sebelum klien memiliki rincian penagihan, faktur akan ditujukan ke nama dan email klien pada perkara tersebut.

Perkara yang kliennya sudah memiliki rincian penagihan akan menggunakannya secara otomatis. Jika Anda mengganti klien suatu perkara dengan kontak lain, perkara tersebut akan beralih ke rincian penagihan klien baru, atau tidak menggunakan rincian penagihan apa pun hingga klien baru memilikinya.

Rincian Penagihan di Halaman Kontak#

Buka halaman kontak klien. Kartu Billing details memuat:

Name on invoices dan For the attention of
Billing email: faktur dan pengingat pembayaran dikirimkan ke sini. Biarkan kosong untuk menggunakan email kontak
Address, Postcode, City, dan Country
Client tax ID
Payment terms (days): biarkan kosong untuk menggunakan ketentuan default firma Anda
Client currency: mata uang penagihan perkara klien, kecuali jika suatu perkara menetapkan mata uangnya sendiri

Klik Save billing details. Perubahan berlaku untuk semua perkara klien tersebut. Pemilik (owner), admin, dan anggota (member) dapat mengedit kartu ini. Pengamat (viewer) hanya dapat melihatnya (read-only), begitu pula siapa pun yang dibatasi oleh dinding etika (ethical wall) dari salah satu perkara klien tersebut, karena perubahan akan berdampak pada faktur perkara itu.

Kartu Billing details pada halaman kontak klien Inggris Raya: nama pada faktur, baris perhatian, email penagihan, alamat, negara, ID pajak klien, ketentuan pembayaran 21 hari, dan mata uang klien GBP — Kartu Billing details klien, tempat penagihan klien diedit.

Catatan

Faktur yang telah diterbitkan tetap mempertahankan rincian tujuan penagihan saat faktur tersebut diterbitkan. Mengubah rincian tersebut di kemudian hari hanya memengaruhi faktur baru, tetapi email dan pengingat akan selalu dikirim ke email penagihan klien saat ini.

Rincian Penagihan pada Perkara#

Tab Billing pada perkara → Billing details menampilkan rincian penagihan klien secara read-only. Klik Edit on client page untuk mengubahnya (pengamat akan melihat View on client page).

Satu-satunya hal yang ditetapkan oleh perkara itu sendiri adalah Currency (Mata Uang). Pilih mata uang dan klik Save currency. Pemilik, admin, dan anggota yang dapat mengedit perkara dapat mengubahnya.

Billing details suatu perkara untuk klien Prancis: nama klien pada faktur, email penagihan, alamat, ID pajak, dan ketentuan pembayaran ditampilkan secara read-only dengan tautan Edit on client page, serta mata uang perkara, EUR — Billing details suatu perkara: rincian klien bersifat read-only, mata uang perkara itu sendiri dapat diedit.

Bagaimana Mata Uang Perkara Ditentukan#

Setiap perkara ditagih dalam satu mata uang. Flow menggunakan opsi pertama yang ditetapkan dari urutan berikut:

Mata uang yang ditetapkan pada perkara di bagian Billing details
Client currency, dari kartu Billing details di halaman kontak klien
Mata uang firma Anda, dari Settings → Invoicing & rates (atau, jika belum diatur di sana, default penagihan di Settings → Engagement Letters)
Mata uang negara firma Anda, dan dolar AS hanya sebagai upaya terakhir

Di bawah Currency, bagian Billing details perkara memberi tahu Anda dari mana mata uang saat ini berasal: Chosen for this matter., The client's currency., atau Your firm's currency. Waktu dan pengeluaran baru akan menggunakan mata uang perkara saat dicatat dan mempertahankannya.

Mata uang perkara hanya dapat diubah jika tidak ada data yang tertinggal. Selama perkara memiliki waktu atau pengeluaran yang belum ditagih dan telah memiliki tarif, atau draf faktur dalam mata uang lain, Flow akan menolak perubahan tersebut dan tidak ada yang disimpan. Tagihkan atau hapus pekerjaan tersebut terlebih dahulu. Waktu tanpa tarif tidak menghalangi perubahan, dan beralih kembali ke mata uang yang sudah digunakan pekerjaan tersebut akan selalu berhasil. Aturan yang sama berlaku untuk Client currency, bagi setiap perkara yang mengikutinya.

Ketika suatu perkara mulai menggunakan rincian penagihan klien (atau beralih ke klien baru), dan mata uang klien tersebut akan meninggalkan pekerjaan perkara yang belum ditagih, perkara tersebut akan tetap mempertahankan mata uangnya saat ini sebagai mata uangnya sendiri.

Tips

Atur mata uang firma Anda sebelum siapa pun mencatat waktu, dan atur mata uang setiap klien asing sebelum pekerjaan pada perkara mereka dimulai. Untuk contoh langkah demi langkah, lihat Penagihan dalam Mata Uang Lain.

Tarif Penagihan#

Sebagian besar klien ditagih dalam mata uang firma Anda dengan tarif firma Anda, dan Anda dapat melewati bagian ini. Untuk klien yang ditagih dengan tarif khusus, gunakan kartu Billing rates di halaman kontak klien:

Client default rate: tarif per jam untuk klien ini
Satu tarif per penghasil biaya (fee earner), yang menggantikan default klien untuk orang tersebut

Klik Save rates. Biarkan tarif kosong untuk menggunakan tarif firma. Kartu ini muncul setelah klien memiliki rincian penagihan.

Tarif di sini menggunakan mata uang klien (Client currency di Billing details, atau mata uang firma Anda jika belum diatur) dan hanya menentukan biaya waktu pada perkara yang ditagih dalam mata uang tersebut. Klien yang ditagih dalam pound sterling membutuhkan tarif dalam pound sterling: tarif euro Anda tidak berlaku, dan waktu klien tersebut akan menampilkan Needs rate hingga tarifnya tersedia. Lihat Pelacakan Waktu untuk mengetahui tarif mana yang diprioritaskan.

Jika Anda mengubah Client currency klien saat sudah memiliki tarif klien, perbarui juga tarifnya: angkanya tetap sama tetapi sekarang dibaca dalam mata uang baru. Waktu yang menunggu penetapan tarif akan diberi harga saat Anda mengeklik Save rates berikutnya, bukan saat mata uang berubah.

Kartu Billing rates pada halaman kontak klien Inggris Raya: tarif default klien sebesar 200 GBP per jam dan tarif fee earner sebesar 210 GBP per jam — Kartu Billing rates untuk klien Inggris Raya yang ditagih dalam pound sterling.

Pengamat, dan siapa pun yang dibatasi oleh dinding etika dari salah satu perkara klien tersebut, melihat kartu ini secara read-only.

Menemukan Akun Klien#

Buka Contacts di bilah sisi dan buka tab Client Accounts. Setiap akun akan membuka halaman kontak klien pada bagian rincian penagihannya
Pada Overview perkara, kartu klien menautkan ke kontak klien dan, jika klien memilikinya, ke Billing details
Bagian Billing details perkara menautkan ke halaman kontak klien

Halaman kontak klien menampilkan perkara klien, rincian penagihannya, dan tarifnya.

Akses Portal#

Akses portal diatur per perkara, dari tombol Share with Client pada perkara tersebut. Ini memungkinkan klien melihat dokumen yang dibagikan, memantau tahapan pencapaian (milestone), dan mengirim pesan ke tim Anda. Lihat Portal Klien untuk rincian lengkapnya.