Müvekkil Hesapları
Bir müvekkil hesabı, hukuk büronuzun bir müvekkili faturalandırmak için ihtiyaç duyduğu bilgileri içerir: faturaların kime hitaben düzenleneceği, fatura e-posta adresi, adres, vergi numarası, ödeme koşulları ve gerektiğinde müvekkilin kendi para birimi ile ücretleri. Flow'da bunlar müvekkilin Fatura bilgileri olarak adlandırılır. Bu bilgiler müvekkile aittir; dolayısıyla o müvekkile ait her dosya bu bilgileri kullanır. Bunları tek bir yerden düzenlersiniz: müvekkilin kişi kartı sayfası.
Bir Müvekkilin Fatura Bilgilerini Ayarlama#
Bir müvekkil iki yoldan biriyle fatura bilgilerine sahip olur:
- Bir dosyadan. Dosyanın Faturalandırma sekmesi → Fatura bilgileri bölümünü açın ve Müvekkil fatura bilgilerini ayarla seçeneğine tıklayın. Flow; adı, e-posta adresini ve adresi müvekkilin kişi kartından (veya çalıştığı şirketten) çeker, ardından bu bilgileri kontrol edebilmeniz için müvekkilin kişi kartı sayfasını açar. Dosyanın henüz bir müvekkil bağlantısı yoksa Flow, dosyanın müvekkil e-posta adresine sahip olan kişiyi bağlar ya da yeni bir kişi oluşturup bunu dosyanın müvekkili olarak ekler.
- Kişi kartı sayfasından. Bir dosyada müvekkil olan bir kişi kartında Fatura bilgilerini ayarla butonu görünür. Fatura bilgilerini kişinin e-posta ve adresinden oluşturmak için bu butona tıklayın.
Bir müvekkilin fatura bilgileri tanımlanana kadar faturalar, dosyadaki müvekkil adına ve e-posta adresine hitaben düzenlenir.
Müvekkilinin fatura bilgileri zaten mevcut olan bir dosya, bunları otomatik olarak kullanır. Bir dosyanın müvekkilini başka bir kişiyle değiştirirseniz, dosya yeni müvekkilin fatura bilgilerine geçer; yeni müvekkilin henüz fatura bilgisi yoksa hiçbir bilgi kullanılmaz.
Kişi Kartı Sayfasındaki Fatura Bilgileri#
Müvekkilin kişi kartı sayfasını açın. Fatura bilgileri kartı şunları içerir:
- Faturadaki isim ve İlgili kişi
- Fatura e-postası: faturalar ve ödeme hatırlatıcıları buraya gönderilir. Kişinin kendi e-postasını kullanmak için boş bırakın
- Adres, Posta kodu, Şehir ve Ülke
- Müvekkil vergi no
- Ödeme vadesi (gün): büronuzun varsayılanını kullanmak için boş bırakın
- Müvekkil para birimi: bir dosyada özel bir belirleme yapılmadıkça, müvekkilin dosyalarının faturalandırılacağı para birimi
Fatura bilgilerini kaydet seçeneğine tıklayın. Değişiklik, müvekkilin tüm dosyalarına uygulanır. Kartı; sahipler, yöneticiler ve üyeler düzenleyebilir. Görüntüleyiciler kartı salt okunur olarak görür; ayrıca değişikliğin o dosyanın faturalarını etkileyecek olması sebebiyle, etik duvar (ethical wall) gereği müvekkilin dosyalarından birine erişimi kısıtlanmış olan herkes için de kart salt okunurdur.
Bir Dosyadaki Fatura Bilgileri#
Bir dosyanın Faturalandırma sekmesi → Fatura bilgileri alanı, müvekkilin fatura bilgilerini salt okunur olarak gösterir. Bunları değiştirmek için Müvekkil sayfasında düzenle seçeneğine tıklayın (görüntüleyiciler Müvekkil sayfasında görüntüle seçeneğini görür).
Bir dosyanın kendisi için belirlediği tek unsur Para birimidir. Bir para birimi seçin ve Para birimini kaydet seçeneğine tıklayın. Dosyayı düzenleme yetkisine sahip sahipler, yöneticiler ve üyeler bu bilgiyi değiştirebilir.
Bir Dosyanın Para Birimi Nasıl Belirlenir?#
Her dosya tek bir para birimi üzerinden faturalandırılır. Flow, belirlenmiş olan ilk seçeneği sırasıyla uygular:
- Dosyanın kendi Fatura bilgileri bölümünde belirlenen para birimi
- Müvekkilin kişi kartı sayfasındaki Fatura bilgileri kartında yer alan Müvekkil para birimi
- Büronuzun para birimi; Ayarlar → Faturalandırma ve ücretler bölümünden (veya orada tanımlanmamışsa, Ayarlar → Sözleşmeler bölümündeki varsayılan faturalandırma ayarından) alınır
- Büronuzun bulunduğu ülkenin para birimi ve yalnızca son çare olarak ABD doları
Para birimi alanının altında, dosyanın Fatura bilgileri mevcut para biriminin nereden alındığını gösterir: Bu dosya için seçildi., Müvekkilin para birimi. veya Büronuzun para birimi. Sisteme yeni bir zaman kaydı veya masraf girildiğinde, o an dosyanın sahip olduğu para birimini alır ve bunu korur.
Bir dosyanın para birimi yalnızca geride hiçbir işlem açıkta kalmayacaksa değiştirilebilir. Dosyada başka bir para biriminde faturalandırılmamış, ücretlendirilmiş zaman veya masraf ya da bir fatura taslağı bulunduğu sürece Flow değişikliği reddeder ve hiçbir şey kaydedilmez. Öncelikle bu çalışmaları faturalandırın veya silin. Ücreti atanmamış zaman kayıtları değişikliği engellemez; ayrıca çalışmanın zaten kayıtlı olduğu para birimine geri dönmek her zaman mümkündür. Aynı kural, bu para birimini izleyen her dosya için geçerli olmak üzere bir Müvekkil para birimi için de geçerlidir.
Bir dosya bir müvekkilin fatura bilgilerini kullanmaya başladığında (veya yeni bir müvekkile geçtiğinde) ve müvekkilin para birimi dosyanın faturalandırılmamış çalışmalarının açıkta kalmasına neden olacaksa, dosya mevcut para birimini kendi para birimi olarak korur.
Faturalandırma Ücretleri#
Çoğu müvekkil, büronuzun para biriminde ve büronuzun belirlediği standart ücretler üzerinden faturalandırılır; bu durumda bu adımı atlayabilirsiniz. Özel ücretler üzerinden faturalandırılan bir müvekkil için müvekkilin kişi kartı sayfasındaki Faturalandırma ücretleri kartını kullanın:
- Müvekkil varsayılan ücreti: bu müvekkil için geçerli saatlik ücret
- Ücret kazandıran personel başına bir ücret (bu kişiye özel olarak müvekkil varsayılanını geçersiz kılar)
Ücretleri kaydet seçeneğine tıklayın. Büronun standart ücretini kullanmak için bir ücret alanını boş bırakın. Bu kart, müvekkilin fatura bilgileri tanımlandıktan sonra görünür.
Buradaki ücretler müvekkilin para birimi cinsindendir (Fatura bilgileri alanındaki Müvekkil para birimi veya belirlenmemişse büronuzun para birimi) ve yalnızca bu para biriminde faturalandırılan dosyalardaki zaman kayıtlarını fiyatlandırır. Sterlin cinsinden faturalandırılan bir müvekkil için ücretlerin sterlin cinsinden olması gerekir: avro ücretleriniz geçerli olmaz ve bu müvekkilin zaman kayıtları bir ücret atanana kadar Ücret gerekiyor şeklinde görünür. Hangi ücretin öncelikli olduğu konusunda Zaman Takibi bölümüne bakın.
Bir müvekkilin Müvekkil para birimini müvekkil ücretleri tanımlıyken değiştirirseniz, ücretleri de güncelleyin: rakamlar aynı kalır ancak artık yeni para birimi üzerinden okunur. Ücret atanmasını bekleyen zaman kayıtları para birimi değiştiğinde değil, bir sonraki kez Ücretleri kaydet seçeneğine tıkladığınızda fiyatlandırılır.
Görüntüleyiciler ve etik duvar sebebiyle müvekkilin dosyalarından birine erişimi kısıtlanmış olan herkes kartı salt okunur olarak görür.
Müvekkil Hesaplarını Bulma#
- Kenar çubuğundaki Kişiler bölümüne gidin ve Müvekkil Hesapları sekmesini açın. Her hesap, müvekkilin kişi kartı sayfasını fatura bilgileri kısmından açar
- Bir dosyanın Genel Bakış bölümünde, müvekkil kartı müvekkilin kişi kartına ve varsa Fatura bilgilerine bağlantı verir
- Bir dosyanın Fatura bilgileri bölümü, müvekkilin kişi kartı sayfasına bağlantı verir
Müvekkilin kişi kartı sayfası; müvekkilin dosyalarını, fatura bilgilerini ve ücretlerini gösterir.
Portal Erişimi#
Portal erişimi, dosyanın Müvekkille Paylaş butonundan her dosya için ayrı ayrı ayarlanır. Müvekkillerin paylaşılan belgeleri görüntülemesine, aşamaları takip etmesine ve ekibinize mesaj göndermesine olanak tanır. Tüm ayrıntılar için Müvekkil Portalı bölümüne bakın.