Faturalandırma

Bir dosyanın faturalandırılmamış zaman ve masraflarından faturalar oluşturun, bunları müvekkilinize gönderin ve para ulaştığında ödemeleri kaydedin. Tüm işlemler dosya içinde, Faturalandırma sekmesi → Faturalar altında gerçekleştirilir.

İş akışı tek yönlü ilerler: zaman ve masraflar, bunlardan bir fatura oluşturulana kadar faturalandırılmamış olarak kalır. Fatura, düzenleyebileceğiniz bir taslak olarak başlar. Kesinleştirdiğinizde bir numara alır ve kilitlenir. Faturayı e-posta ile gönderirsiniz, müvekkil Flow dışında (genellikle banka havalesiyle) ödeme yapar ve bir sahip veya yönetici ödemeyi kaydeder.

Bir Dosyadaki İlk Faturanızdan Önce#

Dosyada iki unsuru kontrol edin:

• Fatura bilgileri (Faturalandırma altında): faturanın kime hitaben düzenlendiği, fatura ve hatırlatıcıların gideceği fatura e-posta adresi, müvekkilin adresi, ülkesi, vergi numarası ve ödeme vadesi ile dosyanın para birimi. Müvekkil bilgileri, müvekkilin kişi sayfasından düzenlenir (Müvekkil sayfasında düzenle); müvekkilin henüz bilgisi yoksa Müvekkil fatura bilgilerini ayarla seçeneğine tıklayın. Bkz. Müvekkil Hesapları.
• Ücret anlaşması (Faturalar altında): Yeni fatura butonunun faturaya neleri ekleyeceği. Yanındaki Kaydet butonuna tıklayın. Unutursanız, Yeni fatura butonu önce bunu kaydeder.

Maktu veya başarı primi yalnızca tek bir faturada yer alır. O faturayı iptal ederseniz, ücret yeniden faturalandırılabilir.

İlk Fatura Hatalarından Kaçınma#

İlk faturada karşılaşılan sorunların çoğu, kurulum sırasında atlanan bir adımdan kaynaklanır. Kesinleştir butonuna tıklamadan önce şunları kontrol edin:

• Ücretler. Ücret atanmamış zaman kayıtları Ücret gerekiyor uyarısı verir ve fatura dışında bırakılır. Varsayılan ve personel ücretlerini Ayarlar → Faturalandırma ve ücretler bölümünden belirleyin; bunları kaydetmek önceden girilmiş zamanı da fiyatlandırır.
• Para birimi. Birisi zaman kaydetmeden önce büronuzun para birimini kontrol edin ve iş başlamadan önce her yabancı müvekkilin dosya para birimini ayarlayın. Bir para biriminde fiyatlandırılmış bir iş oluştuğunda, bu iş faturalandırılana veya silinene kadar dosyanın para birimi değiştirilemez. Bkz. Farklı Bir Para Biriminde Faturalandırma.
• Doğru para birimindeki ücretler. Sterlin üzerinden faturalandırılan bir dosya, sterlin cinsinden ücretlere (müvekkilin Faturalandırma ücretleri) veya her girişte bir ücret geçersiz kılma işlemine ihtiyaç duyar. Euro ücretleri geçerli olmaz.
• Yabancı müvekkiller için vergi. Taslakta sınır ötesi vergi notu görünüyorsa, muhasebecinizin tavsiyesi doğrultusunda Vergi oranı % değerini ve bir not girin.
• Stopaj vergisi. Şirket müvekkilleriniz ücretinizden vergi kesintisi yapıyorsa, taslağı oluşturmadan önce oranı Ayarlar → Faturalandırma ve ücretler bölümünden belirleyin. Bkz. Stopaj Vergisi.
• Ödeme talimatları. Bunları önceden doldurun: düzenlenmiş bir fatura, kesildiği andaki talimatları korur.
• Fatura e-posta adresi. Dosyanın Fatura bilgileri bölümünden kontrol edin: faturalar ve hatırlatıcılar buraya gider ve e-posta adresi olmadan gönderilemezler. Müvekkilin kişi sayfasından değiştirebilirsiniz.
• Ücret anlaşması. Maktu ücretli ve başarı primli dosyalar zamanı faturalandırmaz. Zamanın faturalandırılması gerekiyorsa Saatlik veya Hibrit seçin.
• Fatura numarası ön eki. İlk faturanızdan önce ayarlayın; düzenlenmiş numaralar asla değiştirilemez.
• Örnek dosya. Örnek dosya üzerinde gerçek faturalar düzenlemeyin veya müvekkil ödemesi kaydetmeyin. Bkz. Başlarken.

Taslak Oluşturma#

Yeni fatura seçeneğine tıklayın. Flow, ücret anlaşmasına uyarak, dosyanın para biriminde ve varsayılan vergi oranınızla dosyada faturalandırılmamış her şeyden bir taslak oluşturur. Bir şey dışarıda bırakıldıysa Flow nedenini belirtir; örneğin "Ücreti belirlenmemiş 1 kayıt faturalandırılmadı" veya "GBP cinsinden 1 kayıt dahil edilmedi: bu fatura EUR para birimindedir". Faturalandırılacak hiçbir şey yoksa Bu dosyada henüz faturalandırılacak bir şey yok uyarısını görürsünüz.

Taslak oluşturmak hiçbir kaydı faturalandırıldı olarak işaretlemez. Bu yalnızca faturayı kesinleştirdiğinizde gerçekleşir.

Taslak Düzenleme#

Fatura taslak halindeyken şunları yapabilirsiniz:

• Satır metnini değiştirme. Kalem simgesine tıklayın, düzenleyin ve ardından Satırı kaydet butonuna basın. Zaman ve masraf satırları tam olarak kaydedilen tutarı faturalandırdığından yalnızca açıklamaları değiştirilebilir. Daha az faturalandırmak için bir düzeltme kalemi veya indirim ekleyin ya da zaman kaydını düzeltip faturayı yeniden oluşturun.
• Maktu ücret veya düzeltme satırını değiştirme. Açıklaması, miktarı ve birim ücreti değiştirilebilir.
• × simgesi ile bir satırı kaldırma. İlgili zaman veya masraf daha sonraki bir fatura için yeniden faturalandırılmamış duruma döner.
• Düzeltme kalemi ekleme. Bir açıklama ve tutar yazıp ardından Ekle seçeneğine tıklayın. Negatif bir tutar alacak anlamına gelir; örneğin −100 tutarında "Müşteri memnuniyeti indirimi".
• Tutar olarak veya ara toplamın yüzdesi olarak indirim tanımlama. Yüzdelik indirim, satırlar değiştikçe ara toplamı takip eder. İndirim vergiden önce uygulanır.
• Vergi oranı % belirleme. Tüm fatura için geçerli tek bir oran olup ayarlarınızdan otomatik doldurulur.
• Müvekkil ücretinizden vergi kesintisi yaptığında Stopaj oranı % ve Stopaj adı belirleme. Bkz. Stopaj Vergisi.
• Müvekkil için Notlar ekleme. Faturanın en altında yazdırılır.

İndirim, vergi, stopaj veya notları değiştirdikten sonra Uygula butonuna tıklayın. Sil butonu taslağı kaldırır; zaman ve masrafları faturalandırılmamış olarak kalır. Düzenlenmiş faturalar silinemez: bir sahip veya yönetici bunun yerine faturayı iptal eder veya kayıttan düşer (aşağıya bakın).

Stopaj Vergisi#

Bir şirket müvekkil ücretinizden vergi kesintisi yapıp bunu vergi dairesine ödediğinde bir stopaj oranı belirleyin; böylece Flow müvekkilin size gerçekte ne ödeyeceğini gösterir. Bu durum Filipinler, Türkiye ve Tayland'da yaygındır.

Sahipler ve yöneticiler varsayılan değeri Ayarlar → Faturalandırma ve ücretler altında, Faturalandırma ve vergi bölümünden belirler: Stopaj vergisi oranı (%) (en fazla 50) ve faturalarda görünecek Stopaj adı (örneğin "Stopaj" veya "Withholding tax"). Yeni taslaklar bu oranı yalnızca müvekkil bir şirket olduğunda alır. Bireysel müvekkillerde stopaj uygulanmaz.

Bir taslakta Stopaj oranı % ve Stopaj adı alanlarını değiştirebilir, ardından Uygula seçeneğine tıklayabilirsiniz. Stopaj, vergiden değil; her zaman indirimden sonraki ara toplam üzerinden hesaplanır. Faturada genel toplam, ardından "Eksi: (%)" ve sonrasında Ödenecek tutar gösterilir. Örneğin, %12 KDV ve %10 stopaj uygulanan 10.000 PHP tutarındaki bir ücret toplamda 11.200 PHP yapar; 1.000 PHP düşüldüğünde ödenecek tutar 10.200 PHP olur.

Ödemeler net ödenecek tutarı kapatır. Ödenecek tutarı ödeyen bir müvekkilin faturası Kısmen ödendi değil, Ödendi durumuna geçer. Müvekkilin ülkesi sizinkinden farklıysa taslak vergi kesintisi yapıp yapmadıklarını kontrol etmenizi hatırlatır.

Ücret Bildirimleri ve Resmi Vergi Faturaları#

Mevzuat gereği resmi vergi faturanızın başka bir sistemden düzenlenmesi gerekiyorsa (Türkiye'de e-SMM, Filipinler'de BIR faturası, Tayland'da vergi faturası veya makbuzu), Flow'un belgesi bunu belirten bir ücret bildirimi olabilir. Sahipler ve yöneticiler bunu Ayarlar → Faturalandırma ve ücretler bölümündeki Fatura belgesi kartından ayarlar:

• Belge başlığı: belgedeki "Fatura" ibaresinin yerini alır (örneğin "Ücret bildirimi" veya "Hesap ekstresi"). Fatura e-postaları, hatırlatıcılar ve makbuzlar da bu başlığı kullanır
• Alt bilgi: her faturanın en altında yazdırılır
• Vergi daireniz: vergi numaranızın altında yazdırılır
• Müvekkilin vergi kimlik adı: müvekkilin vergi numarasından önceki etiket
• Resmi fatura numarasının adı: örneğin "e-SMM no." veya "BIR invoice no."
• KDV kaydı (Filipinler'deki bürolar): TIN numaranızı "VAT REG TIN" veya "NON-VAT REG TIN" olarak yazdırır. TIN numarasını 5 haneli şube koduyla girin

Resmi numarayı adlandırdığınızda her fatura bu adı taşıyan bir alan gösterir. Düzenlediğiniz resmi belgenin numarasını yazıp Kaydet butonuna tıklayın. Bunu taslaklara ve düzenlenmiş faturalara ekleyebilir veya değiştirebilirsiniz; ancak iptal edilmiş faturalarda yapamazsınız. Fatura numarasının altında yazdırılır ve muhasebeci dışa aktarımında görünür.

Düzenlenmiş bir fatura, kesildiği andaki başlığı ve alt bilgiyi korur.

Ülke Varsayılanları#

Türkiye, Filipinler ve Tayland'daki bürolar, Ayarlar → Faturalandırma ve ücretler sayfasının en üstünde Türkiye varsayılanlarını kullan (veya Filipinler, Tayland) seçeneğini görür. Uygula butonuna tıklayın ve onaylayın. Bu işlem para biriminizi, verginizi, şirket müvekkilleri için stopajı, vergi kimlik etiketlerini ve alt bilgisiyle birlikte belge başlığını ayarlar. Ücret tarifeleriniz ve daha önce düzenlenmiş faturalarınız değişmez.

Bu ülkelerden biriyle kaydolan yeni bürolar, Filipinler ve Tayland için KDV hariç olmak üzere, ilgili ülkenin varsayılanlarını otomatik olarak alır. Türkiye'deki bir büronun Türkiye'deki bir müvekkil için TRY dışındaki bir para biriminde oluşturduğu taslak, Türk mevzuatının TRY veya muadilini zorunlu kıldığını hatırlatır.

Kesinleştirme#

Ayrı bir önizleme bulunmadığından Kesinleştir seçeneğine tıklamadan önce taslağı inceleyin. Toplam tutar veya herhangi bir satır sıfır ise Flow önce bunu sorar ve nedenini belirtir (ücreti olmayan satırlar, tutarı sıfıra indiren bir indirim veya birbirini sıfırlayan satırlar). Kesinleştirme işlemi:

• Faturaya bir sonraki numarayı verir: ön ekiniz artı dört hane, örneğin INV-0001. Fatura daha sonra iptal edilse bile numaralar asla yeniden kullanılmaz
• Düzenleme tarihini bugüne, vade tarihini ise müvekkilin ödeme vadesine (veya büronuzunkine) göre belirler
• Fatura muhatabı bilgilerini, ödeme talimatlarını, belge başlığını ve alt bilgiyi o anki haliyle dondurur; böylece daha sonra yapılan değişiklikler düzenlenmiş bir faturayı etkilemez
• Satırları kilitler ve zaman ile masrafları Faturalandırıldı olarak işaretler

Taslak oluşturulduktan sonra bir şeyler değiştiyse (bir kaydın düzenlenmesi, silinmesi veya başka bir faturada faturalandırılması), Kesinleştirme işlemi reddedilir ve faturayı yeniden oluşturmanızı ister. Taslağı silin ve tekrar Yeni fatura butonuna tıklayın.

Müvekkile Gönderme#

Fatura kesinleştirildikten sonra şunları yapabilirsiniz:

• Yazdır / PDF: büronuzun bilgileri ve vergi numarası, muhatap bilgileri, tarihler, satırlar, toplamlar, ödeme talimatları ve notları içeren temiz, yazdırılabilir bir sayfa
• Faturayı e-postayla gönder: Flow önce alıcıyı gösterir, ardından müvekkile faturayı giriş yapmadan görüntüleyip indirebileceği güvenli bir sayfanın bağlantısını e-postayla gönderir

E-posta, dosyanın Fatura bilgileri bölümündeki fatura e-posta adresine gider; kayıtlı adres yoksa önce müvekkilin kişi sayfasındaki Fatura bilgileri kartına bir adres ekleyin. E-postada gönderen olarak büronuzun adı görünür ve yanıtlar faturayı gönderen kişiye ulaşır. E-posta, gönderenin dilinde (İngilizce, İspanyolca, Fransızca, Türkçe veya Tayca) yazılır ve müvekkilin sayfası müvekkilin tarayıcısına göre bu dillerden birinde açılır. Bir Belge başlığı belirlediyseniz e-postada "fatura" yerine bu başlık kullanılır. Faturayı istediğiniz zaman tekrar gönderebilirsiniz. Ödenmiş bir fatura makbuz olarak gönderilir. Taslaklar, iptal edilmiş ve kayıttan düşülmüş faturalar e-posta ile gönderilemez.

Müvekkilin sayfası faturanın durumuyla açılır:

Taslaklar hiçbir zaman müvekkil tarafından görülemez. Bu sayfadaki PDF İndir seçeneği tarayıcının yazdırma penceresini açar ve müvekkil buradan PDF olarak kaydet seçeneğini kullanır.

Ödemeleri Kaydetme#

Flow sistem üzerinden online kart ödemesi almaz. Müvekkiller faturada yazılı ödeme talimatlarını kullanarak ödeme yapar ve bir sahip veya yönetici her ödemeyi kaydeder. Düzenlenmiş veya kısmen ödenmiş bir faturada Ödeme kaydet alanını doldurun ve Kaydet butonuna tıklayın:

• Faturanın para biriminde Tutar
• Ödeme yöntemi: Banka havalesi, Nakit, Kart (fiziksel pos) veya Diğer
• Paranın ulaştığı tarih: boş bırakılırsa bugün; bir günden daha ileri tarihler kabul edilmez
• Referans: bankanın havale/dekont referansı idealdir

Kısmi ödemeler yapılabilir: fatura Kısmen ödendi durumuna geçer ve her ödemeyi referansıyla birlikte listeler. Ödemeler ödenecek tutara (stopaj düşülmüş genel toplam) ulaştığında fatura Ödendi durumuna geçer ve daha fazla ödeme kabul etmez.

Kalan bakiyeden daha yüksek bir tutar girerseniz Flow kaydetmeden önce Kalan bakiyeden fazla uyarısını gösterir. Bu genellikle bir yazım hatasıdır, bu nedenle İptal butonuna tıklayın; yalnızca müvekkil gerçekten fazla ödeme yaptıysa Yine de kaydet seçeneğine tıklayın.

Banka masraf kesintisi yaptıysa ve beklenenden daha az tutar hesaba geçtiyse, hesaba ulaşan tutarı kaydedin. Kalan kısmın talep edilip edilmeyeceğini veya kayıttan düşüleceğini muhasebecinize danışın.

Bir Ödemeyi Düzeltme#

Yanlış bir tutar girdiyseniz bir sahip veya yönetici ödemenin yanındaki × simgesine tıklar ve Bu ödeme silinsin mi? onayını verir. Bakiye yeniden hesaplanır, böylece ödenmiş bir fatura tekrar Kısmen ödendi veya Düzenlendi durumuna döner. Ardından doğru tutarı kaydedin. İptal edilmiş veya kayıttan düşülmüş bir faturadaki ödemeler değiştirilemez.

Ödeme Hatırlatıcıları#

Ödenecek bakiyesi olan düzenlenmiş veya kısmen ödenmiş bir faturada Faturayı e-postayla gönder yanındaki Hatırlatıcı gönder butonuna tıklayın. Flow alıcıyı, fatura numarasını, bakiyeyi ve son hatırlatıcının ne zaman gönderildiğini gösterir. E-posta bakiyeyi belirtir, faturanın vadesini veya kaç gün geciktiğini bildirir ve müvekkil sayfasına bağlantı içerir. Sahipler ve yöneticiler ayrıca Finans Kontrol Paneli içindeki açık faturalar listesindeki Hatırlat butonunu da kullanabilir.

Nereden gönderilirse gönderilsin her faturaya 24 saatte en fazla bir hatırlatıcı gönderilebilir. Daha erken denerseniz hiçbir şey gönderilmez ve Flow son hatırlatıcının ne zaman iletildiğini bildirir. Gönderildikten sonra butonun yanında tarih ve saatle birlikte Hatırlatıldı ibaresi görünür.

Hatırlatıcı Gönderilemediğinde#

• Son 24 saat içinde zaten bir hatırlatıcı gönderilmiştir. Flow zamanını belirtir; o süreden sonra tekrar deneyin.
• Fatura e-posta adresi yoktur. Müvekkilin kişi sayfasındaki Fatura bilgileri kartına bir adres ekleyin.
• Fatura artık açık bakiye içermiyordur. Sayfa yüklendikten sonra ödenmiş, iptal edilmiş veya kayıttan düşülmüş olabilir.
• Hatırlatıcı gönder butonu yoktur. Yalnızca ödenecek bakiyesi olan düzenlenmiş veya kısmen ödenmiş faturalarda ve yalnızca dosyayı düzenleme yetkisi olan kişilere gösterilir; görüntüleyicilere veya salt okunur paylaşımlara görünmez.

Kayıttan Düşme ve İptal Etme#

Her iki işlem de sahipler ve yöneticiler içindir, her ikisi de önce onay ister ve hiçbiri geri alınamaz.

• Kayıttan düşme, düzenlenmiş veya kısmen ödenmiş bir faturayı kapatır ve henüz ödenmemiş tutardan feragat eder. Yalnızca tahsil edemeyeceğiniz paralar için kullanın. Raporlarınızda yine de faturalandırılmış olarak sayılır ve ödenmeyen kısım tahsilat oranınızı düşürür.
• İptal etme, üzerinde hiçbir ödeme kaydedilmemiş olan düzenlenmiş bir faturayı geçersiz kılar. Kayıtlarınızda İptal edildi olarak kalır ve numarası asla yeniden kullanılmaz. Zaman ve masrafları yeniden faturalandırılmamış duruma döner, maktu veya başarı primi yeniden faturalandırılabilir ve müvekkilin bağlantısı faturayı ödenecek tutarı olmayan iptal edilmiş bir fatura olarak gösterir. Yanlışlıkla bir ödeme kaydedilmişse önce onu silin.

Düzenlenmiş bir faturayı düzeltmek için faturayı iptal edin; zamanı, masrafları veya fatura bilgilerini düzeltin ve tekrar Yeni fatura seçeneğine tıklayın. Yeni fatura bir sonraki numarayı alır.

Fatura Durumu#

Kimler Ne Yapabilir?#

Dosyaya erişimi olan sahipler, yöneticiler ve üyeler ücret anlaşmasını ve dosyanın para birimini belirleyebilir, müvekkilin fatura bilgilerini düzenleyebilir, taslaklar oluşturabilir, bunları düzenleyebilir ve silebilir, kesinleştirebilir, e-posta gönderebilir, hatırlatıcı iletebilir ve resmi fatura numarasını kaydedebilir. Ödemeleri kaydetmek veya silmek, kayıttan düşmek ve iptal etmek sahipler ve yöneticiler içindir. Görüntüleyiciler faturaları görebilir ve Yazdır / PDF seçeneğini açabilir. Bkz. Ekip ve Roller.

Flow'un Henüz Yapmadığı İşlemler#

• Fatura başına tek vergi oranı. Satır veya müvekkil başına ayrı vergi uygulanamaz. İki oran geçerliyse iki fatura düzenleyin. Stopaj da fatura başına tek bir orandır.
• İade faturası (alacak dekontu) veya avans faturası yoktur. Geçici çözümler için SSS bölümüne bakın.
• Online ödeme yoktur. Müvekkiller Flow dışından banka havalesi veya diğer yöntemlerle ödeme yapar.
• Factur-X, Verifactu, CFDI, e-SMM veya BIR faturaları gibi e-fatura formatları bulunmaz; yinelenen veya toplu faturalandırma yoktur. Resmi belgeyi vergi sisteminizden düzenleyin ve numarasını faturaya kaydedin.
• Düzenlenebilir fatura tarihi yoktur. Düzenleme tarihi faturayı kesinleştirdiğiniz gündür.
• Para birimi dönüştürme yoktur. Bkz. Farklı Bir Para Biriminde Faturalandırma.