Otomasyonlar
Otomasyonlar, otomatik olarak çalışan "X gerçekleştiğinde Y yap" kuralları oluşturmanıza olanak tanır. Tekrarlayan görevleri ortadan kaldırır ve hukuk büronuz genelinde tutarlı iş akışları sağlar.
Otomasyonlar Nasıl Çalışır?#
Her otomasyon kuralı üç bölümden oluşur:
- Tetikleyici: Otomasyonu başlatan olay
- Koşullar (isteğe bağlı): Otomasyonun tetiklenmesi için doğru olması gereken filtreler
- Eylemler: Tetikleyici devreye girdiğinde ve koşullar sağlandığında gerçekleşecek işlemler
Tetikleyiciler#
| Tetikleyici | Tetiklenme Anı |
|---|---|
| When a new lead arrives | Sisteme herhangi bir kanaldan yeni bir potansiyel müvekkil girdiğinde |
| When a lead changes stage | Bir potansiyel müvekkil farklı bir aşamaya geçtiğinde |
| When a lead becomes a matter | Bir potansiyel müvekkil bir dava/işe dönüştürüldüğünde |
| When a lead completes intake | Bir potansiyel müvekkil kabul (intake) formunu veya yapay zeka kabulünü tamamladığında |
| When an unsigned engagement reminder is due | E-imza için gönderilen bir yetkilendirme sözleşmesi (engagement letter) henüz imzalanmamışken hatırlatma zamanı geldiğinde |
| When a matter is created | Yeni bir dava/iş oluşturulduğunda |
| When a matter changes stage | Bir dava/iş farklı bir aşamaya geçtiğinde |
| When a matter is assigned | Bir dava/iş birine atandığında |
| When a matter is closed | Bir dava/iş kapalı olarak işaretlenmiş bir aşamaya geçtiğinde |
| When an email is received | Yönlendirilen bir e-posta bir potansiyel müvekkil veya dava/iş altına kaydedildiğinde |
Koşullar#
Otomasyonun ne zaman tetikleneceğini denetlemek için isteğe bağlı koşullar ekleyin. İki veya daha fazla koşul olduğunda, Tüm koşulları eşle (her koşul uymalıdır) veya herhangi bir koşul (en az biri uymalıdır) seçeneğini belirleyin.
Her koşul; potansiyel müvekkil adı, yeni aşama adı, dava/iş başlığı veya müvekkil adı gibi tetikleyiciden gelen bir alanı temel alır.
Kullanılabilir işleçler:
- Eşittir: Tam eşleşme (örn. yeni aşama adı "Danışıldı" değerine eşittir)
- Eşit Değildir: Eşleşmez
- İçerir: Büyük/küçük harf duyarsız kısmi eşleşme (örn. dava/iş başlığı "NDA" içerir)
Örnek koşullar:
- Yeni aşama adı "Danışıldı" değerine eşittir: Yalnızca bir potansiyel müvekkil Danışıldı aşamasına geçtiğinde tetiklenir
- Dava/iş başlığı "Kira" içerir: Yalnızca başlığında "Kira" geçen davalar/işler için tetiklenir
Eylemler#
Otomasyon tetiklendiğinde eylemler sırayla yürütülür. Mesajlar, konular ve başlıklar, {{lead.name}} gibi olaya ait ayrıntıları içerebilir.
Bir potansiyel müvekkil veya dava/iş hakkındaki bildirim, yalnızca ilgili kaydı açma yetkisine sahip kişilere ulaşır. Ekip üyeleri yalnızca kendilerine atanan veya paylaşılan kayıtları görüyorsa (Ekip ve roller bölümündeki Kayıt görünürlüğü), "tüm ekip üyeleri" ifadesi şirket sahipleri, yöneticiler ve bu üyeler anlamına gelir. Bir etik duvar ise kapsam dışı bıraktığı kişileri hariç tutar.
1. Uygulama İçi Bildirim Gönder#
Ekibinize uygulama içi bir bildirim gönderin.
- Alıcıyı seçin: atanan kullanıcı, oluşturan kişi veya tüm ekip üyeleri
- Bir bildirim mesajı yazın
- Bir öncelik seçin (Düşük, Normal, Yüksek, Acil)
- Bildirim, alıcının bildirim merkezinde görünür
2. E-posta Bildirimi Gönder#
Bir e-posta bildirimi gönderin.
- Alıcıyı seçin: atanan kullanıcı, oluşturan kişi veya tüm ekip üyeleri
- Konuyu ve gövde metnini belirleyin
- Otomasyon çalıştığında e-posta gönderilir
3. Aşama Hedefi (Milestone) Oluştur#
Davaya/işe tek bir aşama hedefi ekleyin.
- Aşama hedefi başlığını belirleyin
- Bitiş tarihini ayarlayın: olaydan 1, 2, 3, 5, 7, 14 veya 30 gün sonra
- Öncelik seçin (Düşük, Orta, Yüksek, Kritik)
4. Aşama Hedefleri Kontrol Listesi Oluştur#
Standart iş akışları için tek seferde bir aşama hedefleri kontrol listesi ekleyin.
- Her biri bir başlığa, bitiş tarihine ve önceliğe sahip bir dizi aşama hedefi tanımlayın
- Tüm aşama hedefleri birlikte oluşturulur
- İlk kabul/karşılama (onboarding) kontrol listeleri için idealdir (örn. "Bir potansiyel müvekkil dava/işe dönüştüğünde, standart karşılama kontrol listesini oluştur")
5. Yetkilendirme İmza Hatırlatıcısı Gönder#
Yetkilendirme sözleşmesini henüz imzalamamış her bir imza sahibine bir hatırlatma e-postası gönderin. Bu eylem yalnızca When an unsigned engagement reminder is due tetikleyicisiyle çalışır ve bu tetikleyici de yalnızca bu eylemle kullanılabilir. İmza için bir mektup gönderirken İmzalanmazsa 7 gün sonra bir hatırlatıcı gönder seçeneğini işaretlediğinizde, Flow sizin için "Belge imzalama hatırlatıcısı" adında bu kuralı ekler. Kuralın duraklatılması hatırlatıcıları da duraklatır. İmzalanmış veya güncellenmiş sözleşmeler ile iptal edilmiş portal bağlantıları atlanır. Bu kural, Free planı limitine dahil edilmez.
Bir Otomasyon Oluşturma#
- Ayarlar → Otomasyonlar bölümüne gidin (şirket sahipleri ve yöneticiler)
- Yeni Otomasyon seçeneğine tıklayın
- Kuralı tanımlayın:
- Ad: Kurala açıklayıcı bir ad verin (örn. "Dava Dosyaları için Kabul Kontrol Listesi")
- Açıklama: İsteğe bağlı
- Ne Zaman (Tetikleyici): Kuralın ne zaman tetikleneceğini seçin
- Eğer (Koşullar): İsteğe bağlı olarak filtreler ekleyin
- O Halde (Eylemler): Sırasıyla bir veya daha fazla eylem ekleyin
- Otomasyon Oluştur seçeneğine tıklayın
Yeni otomasyonlar anında devreye girer. Bir kuralı istediğiniz zaman duraklatmak için yanındaki anahtarı kullanabilir ve hazır olduğunuzda yeniden açabilirsiniz.
Hazır Şablonlar#
Kullanıma hazır altı kuraldan biriyle başlamak için Şablonlar seçeneğine tıklayın. Her biri kaydetmeden önce düzenleyebilmeniz için düzenleyicide açılır:
- Yetkilendirme imzalama hatırlatıcısı: Yetkilendirme sözleşmesi gönderirken seçtiğiniz sürenin ardından bir hatırlatıcı gönderir. İmzalanmış, hükümsüz ve iptal edilmiş talepler atlanır
- Yeni Potansiyel Müvekkil Takibi: Yeni bir potansiyel müvekkil geldiğinde tüm ekip üyelerini bilgilendirin ve atanan kullanıcıya e-posta gönderin
- Web Sitesi/Zapier Potansiyel Müvekkil Uyarısı: Lawzana Rehberi, web siteniz, Zapier, iletişim sayfanız veya randevu sayfanız üzerinden bir potansiyel müvekkil geldiğinde, uygulama içinde tüm ekip üyelerine acil bir uyarı gönderin
- Yeni Müvekkil Karşılama (Onboarding): Bir potansiyel müvekkil dava/işe dönüştüğünde, 5 adımlı bir karşılama kontrol listesi oluşturun
- Delil Toplama (Discovery) Aşaması Hazırlığı: Bir dava/iş Delil Toplama aşamasına geçtiğinde bir hazırlık kontrol listesi oluşturun ve atanan kullanıcıyı bilgilendirin
- Dosya Kapatma Kontrol Listesi: Bir dava/iş kapatıldığında, idari tamamlama işlemleri için bir dosya kapatma kontrol listesi oluşturun
Kural Durumu#
| Durum | Anlamı |
|---|---|
| Aktif | Kural çalışıyor ve tetikleyici olaylar gerçekleştiğinde devreye girecek |
| Duraklatıldı | Kural mevcut ancak siz yeniden etkinleştirene kadar tetiklenmeyecek |
Yürütme Geçmişi#
Listedeki her otomasyon tetikleyicisini, koşul ve eylem sayılarını, kaç kez çalıştığını ve en son ne zaman çalıştığını gösterir. Son yürütmeleri ve her birinin Beklemede, Çalışıyor, Tamamlandı veya Başarısız durumlarından hangisinde olduğunu görmek için kural menüsünden Yürütme Geçmişi seçeneğini açın.
Güvenlik Özellikleri#
- Devre kesici: Bir kural art arda 5 kez başarısız olursa, yinelenen hataları önlemek için otomatik olarak duraklatılır
- Kural otomatik olarak duraklatıldığında, sorunu inceleyip çözebilmeniz için kuralı oluşturan kişiye son hata bilgisiyle birlikte bildirim gönderilir