Otomasyonlar

Otomasyonlar, otomatik olarak çalışan "X gerçekleştiğinde Y işlemini yap" kuralları oluşturmanıza olanak tanır. Tekrarlayan görevleri ortadan kaldırır ve hukuk büronuz genelinde tutarlı iş akışları sağlar.

Otomasyonlar Nasıl Çalışır?#

Her otomasyon kuralı üç bölümden oluşur:

1. Tetikleyici (Trigger) — Otomasyonu başlatan olay
2. Koşullar (Conditions) (isteğe bağlı) — Otomasyonun tetiklenmesi için sağlanması gereken filtreler
3. Eylemler (Actions) — Tetikleyici devreye girdiğinde ve koşullar sağlandığında gerçekleşen işlemler

Tetikleyiciler#

Koşullar#

Otomasyonun ne zaman tetikleneceğini denetlemek için isteğe bağlı koşullar ekleyin. İki veya daha fazla koşul olduğunda, Tüm koşulları eşleştir (her koşul sağlanmalıdır) veya Herhangi bir koşulu eşleştir (en az bir koşul sağlanmalıdır) seçeneklerinden birini belirleyin.

Her koşul, tetikleyiciden potansiyel müvekkil adı, yeni aşama adı, dosya başlığı veya müvekkil adı gibi bir alan seçer.

Kullanılabilir işleçler:

• Eşittir — Birebir eşleşme (örn. yeni aşama adı "Danışmanlık Verildi" değerine eşittir)
• Eşit Değildir — Eşleşmez
• İçerir — Büyük/küçük harf duyarsız kısmi eşleşme (örn. dosya başlığı "Gizlilik Sözleşmesi" içerir)

Örnek koşullar:

• Yeni aşama adı "Danışmanlık Verildi" değerine eşittir — Yalnızca potansiyel müvekkil "Danışmanlık Verildi" aşamasına geçtiğinde tetiklenir
• Dosya başlığı "Kira" içerir — Yalnızca başlığında "Kira" geçen dosyalar için tetiklenir

Eylemler#

Otomasyon tetiklendiğinde eylemler sırayla yürütülür. Mesajlar, konular ve başlıklar, {{lead.name}} gibi olaya ait ayrıntıları içerebilir.

1. Uygulama İçi Bildirim Gönder#

Ekibinize bir uygulama içi bildirim gönderin.

• Alıcıyı seçin: atanan kullanıcı, oluşturan kişi veya tüm ekip üyeleri
• Bir bildirim mesajı yazın
• Bir öncelik derecesi belirleyin (Düşük, Normal, Yüksek, Acil)
• Bildirim, alıcının bildirim merkezinde görünür

2. E-posta Bildirimi Gönder#

Bir e-posta bildirimi gönderin.

• Alıcıyı seçin: atanan kullanıcı, oluşturan kişi veya tüm ekip üyeleri
• Konuyu ve gövde metnini belirleyin
• Otomasyon çalıştığında e-posta gönderilir

3. Aşama Hedefi Oluştur#

Dosyaya tek bir aşama hedefi ekleyin.

• Aşama hedefi başlığını belirleyin
• Bitiş tarihini ayarlayın: olaydan 1, 2, 3, 5, 7, 14 veya 30 gün sonra
• Öncelik derecesini seçin (Düşük, Orta, Yüksek, Kritik)

4. Aşama Hedefleri Kontrol Listesi Oluştur#

Tek seferde bir aşama hedefleri kontrol listesi ekleyin — standart iş akışları için kullanışlıdır.

• Her biri bir başlığa, bitiş tarihine ve öncelik derecesine sahip bir dizi aşama hedefi tanımlayın
• Tüm aşama hedefleri birlikte oluşturulur
• İlk kabul ve intibak (onboarding) kontrol listeleri için idealdir (örn. "Bir potansiyel müvekkil dosyaya dönüştüğünde, standart intibak kontrol listesini oluştur")

Bir Otomasyon Oluşturma#

1. Ayarlar → Otomasyonlar bölümüne gidin (hesap sahipleri ve yöneticiler)
2. Yeni Otomasyon seçeneğine tıklayın
3. Kuralı yapılandırın:
   • Ad — Kurala açıklayıcı bir ad verin (örn. "Dava Dosyaları için Ön Alım Kontrol Listesi")
   • Açıklama — İsteğe bağlı
   • Şu Durumda (Tetikleyici) — Kuralın ne zaman tetikleneceğini seçin
   • Eğer (Koşullar) — İsteğe bağlı olarak filtreler ekleyin
   • O Halde (Eylemler) — Sırasıyla bir veya daha fazla eylem ekleyin
4. Otomasyon Oluştur seçeneğine tıklayın

Yeni otomasyonlar anında devreye girer. İstediğiniz zaman bir kuralı duraklatmak için yanındaki anahtarı kullanabilir ve hazır olduğunuzda yeniden etkinleştirebilirsiniz.

Hazır Şablonlar#

Kullanıma hazır beş kuraldan biriyle başlamak için Şablonlar seçeneğine tıklayın. Her biri kaydetmeden önce düzenleyebilmeniz için düzenleyicide açılır:

1. Yeni Potansiyel Müvekkil Takibi — Yeni bir potansiyel müvekkil geldiğinde, tüm ekip üyelerine bildirim gönderin ve atanan kullanıcıya e-posta atın
2. Web Sitesi/Zapier Potansiyel Müvekkil Uyarısı — Lawzana Rehberi, web siteniz, Zapier, iletişim sayfanız veya randevu sayfanızdan bir potansiyel müvekkil geldiğinde tüm ekip üyelerine acil bir uyarı gönderin. Kaydetmeden önce Aşama hedefi oluştur eylemini kaldırın: potansiyel müvekkilin henüz bir dosyası olmadığından bu adım başarısız olur ve kuralı duraklatır
3. Yeni Müvekkil İntibak Süreci — Bir potansiyel müvekkil dosyaya dönüştüğünde, 5 adımlı bir intibak kontrol listesi oluşturun
4. Delil Tespiti ve İnceleme Aşaması Hazırlığı — Bir dosya İnceleme/Delil aşamasına geçtiğinde bir hazırlık kontrol listesi oluşturun ve atanan kullanıcıya bildirim gönderin
5. Dosya Kapatma Kontrol Listesi — Bir dosya kapatıldığında, idari tamamlama işlemleri için bir kapanış kontrol listesi oluşturun

Kural Durumu#

Yürütme Geçmişi#

Listedeki her otomasyon; tetikleyicisini, koşul ve eylem sayısını, kaç kez çalıştığını ve en son ne zaman yürütüldüğünü gösterir. Son çalıştırmaları ve bunların Beklemede, Çalışıyor, Tamamlandı veya Başarısız durumlarını görmek için kuralın menüsünden Yürütme Geçmişi seçeneğini açın.

Güvenlik Özellikleri#

• Devre kesici (Circuit breaker) — Bir kural arka arkaya 5 kez başarısız olursa, tekrarlanan hataları önlemek için otomatik olarak duraklatılır
• Kural otomatik olarak duraklatıldığında, sorunu inceleyip çözebilmeniz için son hata ile birlikte kuralı oluşturan kişiye bildirim gönderilir