Automações

As automações permitem criar regras no formato "quando X acontecer, faça Y" que são executadas automaticamente. Elas eliminam tarefas repetitivas e garantem fluxos de trabalho consistentes em toda a sua sociedade de advogados.

Como Funcionam as Automações#

Cada regra de automação é composta por três partes:

1. Gatilho — O evento que inicia a automação
2. Condições (opcional) — Filtros que devem ser verdadeiros para que a automação seja acionada
3. Ações — O que acontece quando o gatilho é acionado e as condições são atendidas

Gatilhos#

Condições#

Adicione condições opcionais para controlar quando a automação é acionada. Com duas ou mais condições, escolha Match all conditions (todas as condições devem ser cumpridas) ou any condition (pelo menos uma deve ser cumprida).

Cada condição seleciona um campo do gatilho, como o nome do lead, o nome da nova fase, o título do processo ou o nome do cliente.

Operadores disponíveis:

• Equals — Correspondência exata (por exemplo, o nome da nova fase é igual a "Consulted")
• Not Equals — Não corresponde
• Contains — Correspondência parcial, ignorando maiúsculas e minúsculas (por exemplo, o título do processo contém "NDA")

Exemplos de condições:

• O nome da nova fase é igual a "Consulted" — Só é acionada quando um lead passa para Consulted
• O título do processo contém "Lease" — Só é acionada para processos que contenham "Lease" no título

Ações#

As ações são executadas por ordem quando a automação é acionada. As mensagens, assuntos e títulos podem incluir detalhes do evento, como {{lead.name}}.

Uma notificação sobre um lead ou processo apenas chega aos utilizadores que têm permissão para aceder ao mesmo. Se os membros apenas puderem ver os registos atribuídos ou partilhados com eles (Record visibility em Equipa e funções), "todos os membros da equipa" refere-se aos proprietários e administradores, além desses membros específicos. Uma barreira ética exclui qualquer pessoa por ela abrangida.

1. Send In-App Notification#

Envie uma notificação na aplicação para a sua equipa.

• Escolha o destinatário: o utilizador atribuído, o criador ou todos os membros da equipa
• Escreva uma mensagem de notificação
• Escolha uma prioridade (Low, Normal, High, Urgent)
• A notificação aparece no centro de notificações do destinatário

2. Send Email Notification#

Envie uma notificação por e-mail.

• Escolha o destinatário: o utilizador atribuído, o criador ou todos os membros da equipa
• Defina o assunto e o corpo do e-mail
• O e-mail é enviado quando a automação é executada

3. Create a Milestone#

Adicione um único marco ao processo.

• Defina o título do marco
• Defina a data de conclusão: 1, 2, 3, 5, 7, 14 ou 30 dias após o evento
• Escolha a prioridade (Low, Medium, High, Critical)

4. Create Checklist of Milestones#

Adicione uma lista de controlo de marcos de uma só vez — muito útil para fluxos de trabalho padronizados.

• Defina um conjunto de marcos, cada um com um título, uma data de conclusão e uma prioridade
• Todos os marcos são criados em conjunto
• Ideal para listas de controlo de integração (por exemplo, "Quando um lead se torna um processo, criar a lista de controlo padrão de integração")

Criar uma Automação#

1. Aceda a Settings → Automations (proprietários e administradores)
2. Clique em New Automation
3. Configure a regra:
   • Name — Dê à regra um nome descritivo (por exemplo, "Lista de Controlo de Admissão para Contencioso")
   • Description — Opcional
   • When (Trigger) — Selecione quando a regra é acionada
   • If (Conditions) — Opcionalmente, adicione filtros
   • Then (Actions) — Adicione uma ou mais ações por ordem
4. Clique em Create Automation

As novas automações ficam ativas de imediato. Utilize o interruptor junto a uma regra para a pausar a qualquer momento e volte a ativá-la quando desejar.

Modelos Pré-definidos#

Clique em Templates para começar a partir de uma das cinco regras prontas a utilizar. Cada uma abre no editor para que possa fazer ajustes antes de guardar:

1. New Lead Follow-Up — Quando um novo lead chega, notifica todos os membros da equipa e envia um e-mail ao utilizador atribuído
2. Website/Zapier Lead Alert — Quando um lead chega a partir do Diretório da Lawzana, do seu website, do Zapier, da sua página de contacto ou da sua página de agendamento, envia um alerta urgente na aplicação a todos os membros da equipa
3. New Client Onboarding — Quando um lead se torna um processo, cria uma lista de controlo de integração de 5 etapas
4. Discovery Stage Preparation — Quando um processo passa para a fase de Instrução (Discovery), cria uma lista de controlo de preparação e notifica o utilizador atribuído
5. Matter Closure Checklist — Quando um processo é encerrado, cria uma lista de controlo de encerramento para a conclusão dos procedimentos administrativos

Estado das Regras#

Histórico de Execução#

Cada automação na lista apresenta o seu gatilho, o número de condições e ações, quantas vezes foi executada e quando correu pela última vez. Abra Execution History a partir do menu da regra para ver cada execução recente e se o estado é Pending, Running, Completed ou Failed.

Recursos de Segurança#

• Disjuntor automático — Se uma regra falhar 5 vezes consecutivas, é pausada automaticamente para evitar falhas repetidas
• O utilizador que criou a regra é notificado quando esta é pausada automaticamente, com a indicação do último erro, para que possa investigar e corrigir o problema