Automações

As automações permitem criar regras do tipo "quando X acontecer, faça Y" que são executadas automaticamente. Elas eliminam tarefas repetitivas e garantem fluxos de trabalho consistentes em toda a sua sociedade de advogados.

Como Funcionam as Automações#

Cada regra de automação é composta por três partes:

1. Gatilho: O evento que inicia a automação
2. Condições (opcional): Filtros que devem ser verdadeiros para que a automação seja acionada
3. Ações: O que acontece quando o gatilho é acionado e as condições são cumpridas

Gatilhos#

Condições#

Adicione condições opcionais para controlar quando a automação é acionada. Com duas ou mais condições, escolha Corresponder a todas as condições (todas as condições têm de se verificar) ou qualquer condição (pelo menos uma tem de se verificar).

Cada condição seleciona um campo do gatilho, como o nome do lead, o nome da nova fase, o título do processo ou o nome do cliente.

Operadores disponíveis:

• Equals: Correspondência exata (ex.: o nome da nova fase é igual a "Consultado")
• Not Equals: Não corresponde
• Contains: Correspondência parcial, ignorando maiúsculas e minúsculas (ex.: o título do processo contém "NDA")

Exemplos de condições:

• O nome da nova fase é igual a "Consultado": só é acionado quando um lead passa para Consultado
• O título do processo contém "Contrato": só é acionado para processos que contenham "Contrato" no título

Ações#

As ações são executadas por ordem quando a automação é acionada. As mensagens, os assuntos e os títulos podem incluir detalhes do evento, como {{lead.name}}.

Uma notificação sobre um lead ou processo só chega aos utilizadores que o podem abrir. Se os membros apenas virem os registos que lhes foram atribuídos ou partilhados (Visibilidade dos registos em Equipa e funções), "todos os membros da equipa" refere-se aos proprietários e administradores, além desses membros. Uma barreira ética exclui qualquer pessoa por ela abrangida.

1. Enviar Notificação na Aplicação#

Envie uma notificação na aplicação para a sua equipa.

• Escolha o destinatário: o utilizador atribuído, o criador ou todos os membros da equipa
• Escreva uma mensagem de notificação
• Escolha uma prioridade (Baixa, Normal, Alta, Urgente)
• A notificação aparece no centro de notificações do destinatário

2. Enviar Notificação por E-mail#

Envie uma notificação por e-mail.

• Escolha o destinatário: o utilizador atribuído, o criador ou todos os membros da equipa
• Defina o assunto e o corpo
• O e-mail é enviado quando a automação é executada

3. Criar um Marco#

Adicione um único marco ao processo.

• Defina o título do marco
• Defina a data de conclusão: 1, 2, 3, 5, 7, 14 ou 30 dias após o evento
• Escolha a prioridade (Baixa, Média, Alta, Crítica)

4. Criar Lista de Controlo de Marcos#

Adicione uma lista de controlo de marcos de uma só vez, para fluxos de trabalho padrão.

• Defina um conjunto de marcos, cada um com um título, uma data de conclusão e uma prioridade
• Todos os marcos são criados em conjunto
• Excelente para listas de verificação de integração (ex.: "Quando um lead se tornar num processo, criar a lista de controlo padrão de integração")

5. Enviar Lembrete de Assinatura de Contratação#

Envie por e-mail um lembrete a cada signatário que ainda não tenha assinado a carta de contratação. Funciona apenas com When an unsigned engagement reminder is due, e esse gatilho apenas com esta ação. Quando seleciona a opção Enviar um lembrete após 7 dias se não assinado ao enviar uma carta para assinatura, o Flow adiciona esta regra por si, com o nome "Lembrete de assinatura de documento". Ao colocá-la em pausa, os lembretes são pausados. Pedidos assinados, atualizados ou links do portal revogados são ignorados. Esta regra não conta para o limite do plano Free.

Criar uma Automação#

1. Aceda a Definições → Automações (proprietários e administradores)
2. Clique em Nova Automação
3. Configure a regra:
   • Nome: Dê à regra um nome descritivo (ex.: "Lista de Controlo de Admissão para Contencioso")
   • Descrição: Opcional
   • Quando (Gatilho): Selecione quando a regra é acionada
   • Se (Condições): Opcionalmente, adicione filtros
   • Então (Ações): Adicione uma ou mais ações por ordem
4. Clique em Criar Automação

As novas automações ficam ativas de imediato. Utilize o botão junto a uma regra para a colocar em pausa a qualquer momento e volte a ativá-la quando pretender.

Modelos Pré-definidos#

Clique em Modelos para começar a partir de uma de seis regras prontas a utilizar. Cada uma abre no editor para que a possa ajustar antes de guardar:

1. Lembrete de assinatura de contratação: envie um lembrete após o prazo selecionado ao enviar uma carta de contratação. Pedidos assinados, anulados e revogados são ignorados
2. Acompanhamento de Novo Lead: Quando um novo lead chega, notifique todos os membros da equipa e envie um e-mail ao utilizador atribuído
3. Alerta de Lead do Website/Zapier: Quando um lead chega a partir do Lawzana Directory, do seu website, do Zapier, da sua página de contacto ou da sua página de marcação, envie um alerta urgente na aplicação a todos os membros da equipa
4. Integração de Novo Cliente: Quando um lead se torna num processo, crie uma lista de controlo de integração de 5 etapas
5. Preparação da Fase de Instrução: Quando um processo avança para uma fase de Instrução, crie uma lista de controlo de preparação e notifique o utilizador atribuído
6. Lista de Controlo de Encerramento de Processo: Quando um processo é encerrado, crie uma lista de controlo de encerramento para a finalização administrativa

Estado da Regra#

Histórico de Execuções#

Cada automação na lista apresenta o seu gatilho, o número de condições e ações, quantas vezes foi executada e quando ocorreu a última execução. Abra o Histórico de Execuções a partir do menu da regra para consultar cada execução recente e verificar se o estado é Pendente, Em execução, Concluída ou Falhada.

Funcionalidades de Segurança#

• Disjuntor automático: Se uma regra falhar 5 vezes consecutivas, é colocada em pausa automaticamente para evitar falhas repetidas
• O utilizador que criou a regra é notificado quando esta é pausada automaticamente, com a indicação do último erro, para que possa investigar e corrigir o problema