Automações

As automações permitem criar regras do tipo "quando X acontecer, faça Y" que são executadas automaticamente. Elas eliminam tarefas repetitivas e garantem fluxos de trabalho consistentes em toda a sua sociedade de advogados.

Como Funcionam as Automações#

Cada regra de automação é composta por três partes:

1. Gatilho — O evento que inicia a automação
2. Condições (opcional) — Filtros que devem ser verdadeiros para que a automação seja acionada
3. Ações — O que acontece quando o gatilho é acionado e as condições são cumpridas

Gatilhos#

Condições#

Adicione condições opcionais para controlar quando a automação deve ser acionada. As condições utilizam a lógica "E" (AND) — todas as condições devem ser verdadeiras.

Operadores disponíveis:

• Equals — Correspondência exata (por ex., a fase é igual a "Intake")
• Not Equals — Não corresponde
• Contains — Correspondência parcial (por ex., o título contém "NDA")
• In — Corresponde a qualquer valor de uma lista (por ex., a área de prática está em "Societário, Fiscal")
• Not In — Não corresponde a nenhum valor de uma lista

Exemplos de condições:

• A fase é igual a "Intake" — Apenas é acionado quando um processo está na fase de Admissão (Intake)
• A área de prática está em "Direito da Família, Contencioso" — Apenas é acionado para áreas de prática específicas

Ações#

As ações são executadas por ordem quando a automação é acionada.

1. Notificar (Na Aplicação)#

Envie uma notificação na aplicação para membros específicos da equipa.

• Escolha os destinatários (utilizadores específicos ou "todos os membros da equipa")
• Escreva a mensagem de notificação
• A notificação é apresentada no centro de notificações do destinatário

2. Notificar (E-mail)#

Envie uma notificação por e-mail.

• Escolha os destinatários
• Defina o assunto e o corpo da mensagem
• Os e-mails são enviados de imediato

3. Criar Marco#

Adicione um único marco ao processo.

• Defina o título do marco e a data de conclusão
• Escolha a prioridade (Baixa, Média, Alta, Crítica)
• Atribua a um membro da equipa

4. Criar Marcos (Em Lote)#

Adicione uma lista de controlo de marcos de uma só vez — muito útil para fluxos de trabalho padronizados.

• Defina um conjunto de marcos com títulos e prazos relativos
• Todos os marcos são criados em conjunto
• Ideal para listas de verificação de integração (por ex., "Quando um processo atinge a fase de Admissão, criar a lista de verificação padrão de admissão")

Criar uma Automação#

1. Aceda a Definições → Automações
2. Clique em Nova Automação
3. Configure a regra:
   • Nome — Atribua um nome descritivo à regra (por ex., "Lista de Controlo de Admissão para Contencioso")
   • Gatilho — Selecione quando a regra deve ser acionada
   • Condições — Opcionalmente, adicione filtros
   • Ações — Adicione uma ou mais ações por ordem
4. Clique em Guardar

A automação começa no estado Rascunho. Mude para Ativa quando estiver pronta.

Modelos Pré-Configurados#

Estão disponíveis cinco modelos prontos a utilizar:

1. Notificação de Novo Contacto — Notifique a equipa quando entra um novo contacto qualificado (lead)
2. Lista de Controlo de Admissão do Processo — Crie marcos padrão quando um processo entra na fase de Admissão
3. Alerta de Mudança de Fase — Notificação por e-mail quando um processo muda de fase
4. Seguimento de Conversão de Contacto — Crie tarefas de seguimento quando um contacto é convertido num processo
5. Lista de Controlo de Encerramento de Processo — Crie marcos de revisão final quando um processo é concluído

Estado da Regra#

Histórico de Execução#

Cada automação monitoriza:

• Total de execuções — Quantas vezes foi acionada
• Última execução — Quando foi executada pela última vez
• Estado das execuções recentes — Pendente, Em Execução, Concluída ou Falhada

Funcionalidades de Segurança#

• Disjuntor de segurança (Circuit breaker) — Se uma regra falhar 5 vezes consecutivas, é automaticamente colocada em pausa para evitar falhas em sequência
• Mecanismo de repetição — As ações que falham são repetidas antes de serem marcadas como falhadas
• Receberá uma notificação se as regras forem pausadas automaticamente, para que possa analisar e corrigir o problema