Faturação
Crie faturas a partir do tempo e das despesas não faturados de um processo, envie-as ao seu cliente e registe os pagamentos assim que o dinheiro der entrada. Tudo acontece no processo, no separador Faturação → Faturas.
O trabalho segue num único sentido: o tempo e as despesas permanecem como não faturados até que uma fatura seja criada a partir deles. A fatura começa como um rascunho que pode editar. Ao finalizá-la, esta recebe um número e é bloqueada. O utilizador envia-a por e-mail, o cliente paga fora do Flow (normalmente por transferência bancária) e um proprietário ou administrador regista o pagamento.
Antes da Sua Primeira Fatura num Processo#
Verifique dois pontos no processo:
- Dados de faturação (em Faturação): a quem a fatura é dirigida, o e-mail de faturação para o qual são enviadas as faturas e os lembretes, o endereço do cliente, o país e o NIF/número de identificação fiscal, a moeda do processo e os prazos de pagamento. Clique em Guardar dados de faturação. Consulte Contas de Clientes.
- Acordo de honorários (em Faturas): o que a opção Nova fatura inclui na fatura. Clique em Guardar ao lado da mesma. Se se esquecer, a opção Nova fatura guarda-o primeiro.
| Acordo de honorários | O que a Nova fatura fatura |
|---|---|
| À hora | Todo o tempo faturável não faturado, acrescido de despesas |
| Valor fixo | O valor fixo, uma vez por processo, acrescido de despesas. O tempo registado no processo não é faturado |
| Ao resultado | A percentagem acordada do Montante recuperado que introduzir junto a Nova fatura, uma vez por processo, acrescida de despesas. Se deixado em branco, o rascunho conterá apenas as despesas. O tempo não é faturado |
| Híbrido | O valor fixo (uma vez) e todo o tempo não faturado, acrescido de despesas |
Um valor fixo ou honorário ao resultado é incluído apenas numa fatura. Se anular essa fatura, o valor poderá ser faturado novamente.
Criar um Rascunho#
Clique em Nova fatura. O Flow cria um rascunho com tudo o que estiver por faturar no processo, seguindo o acordo de honorários, na moeda do processo e com a sua taxa de imposto predefinida. Se algo tiver sido omitido, o Flow explica o motivo, por exemplo, "1 registo sem tarifa não foi faturado" ou "1 registo em GBP não foi incluído: esta fatura é em EUR". Se não houver nada a faturar, verá a mensagem Ainda não há nada a faturar neste processo.
A criação de um rascunho não marca nada como faturado. Isso apenas acontece quando finalizar a fatura.
Editar um Rascunho#
Enquanto a fatura estiver no estado de rascunho, pode:
- Alterar a descrição de uma linha. Clique no lápis, edite e selecione Guardar linha. As linhas de tempo e despesa faturam exatamente o que foi registado, pelo que apenas a sua descrição pode ser alterada. Para faturar um valor inferior, adicione um ajuste ou um desconto, ou corrija o registo de tempo e volte a criar a fatura.
- Alterar uma linha de valor fixo ou de ajuste. A sua descrição, quantidade e tarifa podem ser todas alteradas.
- Remover uma linha através do ×. O tempo ou a despesa regressa ao estado de não faturado para uma fatura posterior.
- Adicionar um ajuste. Introduza uma descrição e um montante e clique em Adicionar. Um montante negativo representa um crédito, por exemplo "Desconto de cortesia" a −100.
- Definir um desconto como um valor fixo ou como uma percentagem do subtotal. A percentagem acompanha o subtotal se as linhas sofrerem alterações. O desconto é aplicado antes dos impostos.
- Definir a % de Imposto. Uma taxa única para toda a fatura, preenchida com base nas suas definições.
- Adicionar Notas para o cliente. Estas são impressas no final da fatura.
Clique em Aplicar após alterar o desconto, o imposto ou as notas. A opção Eliminar remove o rascunho; o seu tempo e as suas despesas continuam como não faturados.
Finalizar#
Não existe uma pré-visualização em separado, pelo que deve rever o rascunho antes de clicar em Finalizar. Se o total ou qualquer linha for igual a zero, o Flow pede confirmação primeiro e explica o motivo (linhas sem tarifa, um desconto que reduz o valor a zero ou linhas que se anulam mutuamente). Ao finalizar:
- Atribui à fatura o número seguinte: o seu prefixo seguido de quatro dígitos, por exemplo
INV-0001. Os números nunca são reutilizados, mesmo que a fatura seja anulada posteriormente - Define a data de emissão com a data de hoje e a data de vencimento de acordo com os prazos de pagamento do cliente (ou do seu escritório)
- Fixa os dados de faturação e as instruções de pagamento no seu estado atual, de modo que alterações posteriores não modifiquem uma fatura já emitida
- Bloqueia as linhas e marca o tempo e as despesas como Faturado
Se algo tiver mudado desde a criação do rascunho (um registo editado, eliminado ou faturado noutra fatura), a finalização será recusada e ser-lhe-á pedido que recrie o rascunho. Elimine o rascunho e clique novamente em Nova fatura.
Enviar ao Cliente#
Após a finalização, pode:
- Imprimir / PDF: uma página pronta a imprimir com os dados do seu escritório e NIF, os dados de faturação do destinatário, datas, linhas, totais, instruções de pagamento e notas
- Enviar fatura por e-mail: o Flow mostra primeiro quem a irá receber e, em seguida, envia por e-mail ao cliente uma ligação para uma página segura onde este pode consultar e descarregar a fatura, sem necessidade de autenticação
O e-mail é enviado para o e-mail de faturação presente nos Dados de faturação do processo; caso não exista nenhum, adicione-o aí primeiro. Apresenta o nome do seu escritório como remetente e as respostas são encaminhadas para a pessoa que o enviou. O e-mail é redigido no idioma do remetente (inglês, espanhol ou francês) e a página do cliente abre em inglês, espanhol ou francês, consoante as definições do navegador do cliente. Pode reenviar a fatura a qualquer momento. Uma fatura liquidada é enviada como recibo. Os rascunhos, faturas anuladas e faturas dadas como incobráveis não podem ser enviados por e-mail.
A página do cliente abre exibindo o estado da fatura:
| Fatura | O que o cliente visualiza |
|---|---|
| Emitida | A aguardar pagamento, com o montante e a data de vencimento |
| Parcialmente paga | O saldo remanescente em dívida |
| Paga | "Paga na totalidade. Obrigado." |
| Anulada | "Esta fatura foi cancelada. Não existem valores pendentes." |
| Incobrável | "Esta fatura está encerrada. Não há mais valores a pagar." |
Os rascunhos nunca são visíveis para o cliente.
Registar Pagamentos#
O Flow não processa pagamentos com cartão online. Os clientes pagam utilizando as instruções de pagamento impressas na fatura, e um proprietário ou administrador regista cada pagamento. Numa fatura emitida ou parcialmente paga, preencha a secção Registar pagamento e clique em Registar:
- Montante, na moeda da fatura
- O método: Transferência bancária, Numerário, Cartão (offline) ou Outro
- A data em que o dinheiro deu entrada: a data de hoje, se deixado em branco; datas futuras superiores a um dia serão recusadas
- Referência: a referência da transferência bancária é a ideal
Os pagamentos parciais são suportados: a fatura passa ao estado Parcialmente paga e lista cada pagamento com a respetiva referência. Quando os pagamentos perfizerem o total, passa a Paga e não aceita mais pagamentos. Se introduzir um montante superior ao saldo em dívida, o Flow pedirá confirmação antes de o registar. Para corrigir um erro, clique no × junto ao pagamento; o saldo será recalculado.
Lembretes de Pagamento#
Numa fatura emitida ou parcialmente paga com saldo em dívida, clique em Enviar lembrete junto a Enviar fatura por e-mail. O Flow apresenta o destinatário, o número da fatura, o saldo e a data de envio do último lembrete. O e-mail informa o saldo em dívida, indica quando a fatura vence ou há quantos dias está vencida, e disponibiliza uma ligação para a página do cliente. Os proprietários e administradores também podem utilizar a opção Lembrar na lista de faturas pendentes do Painel de Faturação.
Cada fatura recebe, no máximo, um lembrete a cada 24 horas, independentemente do local a partir do qual seja enviado. Se tentar enviar antes desse prazo, o Flow informa a data e hora do envio anterior. Após o envio, a indicação Lembrete enviado e a respetiva data surgem ao lado do botão.
Dar como Incobrável e Anular#
Ambas as opções são reservadas a proprietários e administradores, ambas solicitam confirmação prévia e nenhuma delas pode ser revertida.
- Dar como incobrável encerra uma fatura emitida ou parcialmente paga e renuncia ao valor que ainda se encontra pendente. Utilize esta opção exclusivamente para valores que não irá cobrar. Continua a contar como faturado nos seus relatórios.
- Anular cancela uma fatura emitida que não tenha qualquer pagamento registado. Permanece nos seus registos marcada como Anulada e o seu número nunca é reutilizado. O tempo e as despesas a ela associados regressam ao estado de não faturados, um valor fixo ou honorário ao resultado pode ser faturado novamente, e a ligação do cliente apresenta a fatura como cancelada e sem qualquer valor em dívida. Se um pagamento tiver sido registado por engano, elimine-o primeiro.
Para retificar uma fatura emitida, anule-a, corrija o tempo, as despesas ou os dados de faturação e clique novamente em Nova fatura. A nova fatura receberá o número seguinte.
Estado da Fatura#
| Estado | Significado |
|---|---|
| Rascunho | Em preparação e totalmente editável. Não visível para o cliente |
| Emitida | Finalizada, numerada e bloqueada; a aguardar pagamento |
| Parcialmente paga | Paga em parte; subsiste um saldo em dívida |
| Paga | Totalmente liquidada |
| Incobrável | Encerrada, tendo sido renunciado o saldo pendente |
| Anulada | Cancelada; o trabalho regressa ao estado de não faturado |
Quem Pode Fazer o Quê#
Proprietários, administradores e membros com acesso ao processo podem definir o acordo de honorários e os dados de faturação, criar, editar e eliminar rascunhos, finalizar, enviar faturas por e-mail e enviar lembretes. Registar ou eliminar pagamentos, dar como incobrável e anular são ações exclusivas de proprietários e administradores. Os utilizadores com perfil de visualização podem ver faturas e abrir a opção Imprimir / PDF. Consulte Equipa e Funções.