Faturação

Crie faturas a partir do tempo e das despesas não faturados de um processo, envie-as ao seu cliente e registe os pagamentos quando o montante for recebido. Tudo acontece no processo, no separador Faturação → Faturas.

O trabalho segue numa única direção: o tempo e as despesas permanecem não faturados até que seja criada uma fatura a partir deles. A fatura começa como um rascunho que pode editar. Ao finalizá-la, esta recebe um número e é bloqueada. O utilizador envia-a por e-mail, o cliente paga fora do Flow (geralmente por transferência bancária) e um proprietário ou administrador regista o pagamento.

Antes da Sua Primeira Fatura num Processo#

Verifique dois pontos no processo:

• Dados de faturação (em Faturação): a quem a fatura é dirigida, o e-mail de faturação para o qual as faturas e os lembretes são enviados, a morada do cliente, país, NIF/NIPC e condições de pagamento, bem como a moeda do processo. Os dados do cliente são editados na página de contacto do cliente (Editar na página do cliente); caso o cliente ainda não tenha dados definidos, clique em Configurar faturação do cliente. Consulte Contas de Clientes.
• Modalidade de honorários (em Faturas): o que a opção Nova fatura inclui na fatura. Clique em Guardar junto à mesma. Se se esquecer, a opção Nova fatura guarda-a primeiro.

Um valor fixo ou honorário de êxito é incluído apenas numa fatura. Se anular essa fatura, o valor pode ser faturado novamente.

Evitar Erros na Primeira Fatura#

A maioria dos problemas com a primeira fatura resulta de um passo ignorado durante a configuração. Verifique estes pontos antes de clicar em Finalizar:

• Tarifas. O tempo sem tarifa associada apresenta Precisa de tarifa e não é incluído na fatura. Defina a tarifa padrão e as tarifas dos colaboradores em Definições → Faturação e tarifas; ao guardá-las, o tempo já registado é valorizado.
• Moeda. Verifique a moeda da sua sociedade de advogados antes de qualquer colaborador registar tempo e defina a moeda do processo de cada cliente estrangeiro antes de o trabalho começar. Uma vez que exista trabalho valorizado numa moeda, a moeda do processo não pode ser alterada até que esse trabalho seja faturado ou eliminado. Consulte Faturação Noutra Moeda.
• Tarifas na moeda correta. Um processo faturado em libras exige tarifas em libras (as Tarifas de faturação do cliente) ou uma substituição de tarifa em cada entrada. As tarifas em euros não se aplicam.
• Impostos para clientes estrangeiros. Se o rascunho apresentar a nota de imposto transfronteiriço, defina a % de Imposto e uma nota de acordo com as instruções do seu contabilista.
• Retenção na fonte. Se os seus clientes empresariais deduzem imposto dos seus honorários, defina a taxa em Definições → Faturação e tarifas antes de criar o rascunho. Consulte Retenção na Fonte.
• Instruções de pagamento. Preencha-as primeiro: uma fatura emitida mantém as instruções com que foi emitida.
• E-mail de faturação. Verifique-o nos Dados de faturação do processo: as faturas e os lembretes são enviados para lá e, sem um e-mail, não podem ser remetidos. Altere-o na página de contacto do cliente.
• Modalidade de honorários. Os processos com valor fixo e honorários de êxito não faturam tempo. Selecione À hora ou Híbrido se o tempo dever ser faturado.
• Prefixo do número de fatura. Defina-o antes da sua primeira fatura; os números emitidos nunca são alterados.
• Processo de exemplo. Não emita faturas reais nem registe fundos de clientes no processo de exemplo. Consulte Primeiros Passos.

Criar um Rascunho#

Clique em Nova fatura. O Flow cria um rascunho com tudo o que está por faturar no processo, seguindo a modalidade de honorários, na moeda do processo e com a sua taxa de imposto padrão. Se algo tiver sido omitido, o Flow indica o motivo, por exemplo, "1 entrada sem tarifa foi deixada por faturar" ou "1 entrada em GBP não foi incluída: esta fatura está em EUR". Se não houver nada a faturar, verá a mensagem Nada a faturar neste processo para já.

A criação de um rascunho não marca nada como faturado. Isso só acontece ao finalizar.

Editar um Rascunho#

Enquanto a fatura for um rascunho, pode:

• Alterar o texto de uma linha. Clique no lápis, edite e clique em Guardar linha. As linhas de tempo e despesa faturam exatamente o que foi registado, pelo que apenas a sua descrição pode ser alterada. Para faturar menos, adicione um ajuste ou um desconto, ou retifique a entrada de tempo e crie a fatura novamente.
• Alterar uma linha de valor fixo ou ajuste. A respetiva descrição, quantidade e tarifa podem ser todas alteradas.
• Remover uma linha com o ×. O tempo ou a despesa regressa ao estado não faturado para uma fatura posterior.
• Adicionar um ajuste. Introduza uma descrição e um valor e, em seguida, clique em Adicionar. Um valor negativo corresponde a um crédito, por exemplo "Desconto de cortesia" a −100.
• Definir um desconto como um montante ou como uma percentagem do subtotal. Uma percentagem acompanha o subtotal caso as linhas mudem. O desconto é aplicado antes do imposto.
• Definir a % de Imposto. Uma taxa única para toda a fatura, preenchida a partir das suas definições.
• Definir a % de Retenção e o Nome da retenção quando o cliente deduz imposto dos seus honorários. Consulte Retenção na Fonte.
• Adicionar Notas para o cliente. São impressas na parte inferior da fatura.

Clique em Aplicar após alterar o desconto, imposto, retenção ou notas. A opção Eliminar remove o rascunho; o seu tempo e despesas continuam não faturados. As faturas emitidas não podem ser eliminadas: um proprietário ou administrador pode anulá-las ou considerá-las incobráveis (ver abaixo).

Retenção na Fonte#

Quando um cliente empresarial deduz imposto dos seus honorários e o entrega à administração fiscal, defina uma taxa de retenção na fonte e o Flow apresentará o que o cliente efetivamente lhe paga. Isto é comum nas Filipinas, Turquia e Tailândia.

Os proprietários e administradores definem a taxa padrão em Definições → Faturação e tarifas, na secção Faturação e impostos: Taxa de retenção na fonte (%) (no máximo 50) e Nome da retenção nas faturas, por exemplo "Retenção na fonte" ou "Stopaj". Os novos rascunhos recebem esta taxa apenas quando o cliente for uma empresa. Clientes em nome individual não têm retenção.

Num rascunho, pode alterar a % de Retenção e o Nome da retenção e, em seguida, clicar em Aplicar. A retenção é uma parcela do subtotal após o desconto, nunca do imposto. A fatura apresenta o total, seguido de "Menos: (%)" e, por fim, o Montante a pagar. Por exemplo, uns honorários de PHP 10.000 com 12% de IVA e 10% de retenção na fonte totalizam PHP 11.200, menos PHP 1.000, pelo que o montante a pagar é PHP 10.200.

Os pagamentos liquidam o montante a pagar. Um cliente que pague o montante a pagar deixa a fatura como Paga, e não Parcialmente paga. Se o país do cliente for diferente do seu, o rascunho solicitará que confirme se este procede à dedução do imposto.

Notas de Honorários e Faturas Oficiais#

Se a legislação exigir que a sua fatura fiscal oficial seja emitida através de outro sistema (e-SMM na Turquia, a fatura BIR nas Filipinas, a fatura ou recibo fiscal na Tailândia), o documento do Flow pode funcionar como uma nota de honorários que a mencione. Os proprietários e administradores configuram isto em Definições → Faturação e tarifas, no cartão Documento de fatura:

• Título do documento: substitui "Fatura" no documento, por exemplo por "Extrato de conta". Os e-mails de fatura, lembretes e recibos também utilizam este título
• Rodapé: impresso na parte inferior de cada fatura
• Repartição/Serviço de finanças: impresso sob o seu NIF/NIPC
• Nome do número fiscal do cliente: a designação antes do número de identificação fiscal do cliente
• Nome do número da fatura oficial: por exemplo "Fatura BIR n.º"
• Registo de IVA (sociedades filipinas): imprime o seu TIN como "VAT REG TIN" ou "NON-VAT REG TIN". Introduza o TIN com o respetivo código de sucursal de 5 dígitos

Assim que der um nome ao número oficial, cada fatura apresentará um campo com essa designação. Introduza o número do documento oficial emitido e clique em Guardar. Pode adicioná-lo ou alterá-lo em rascunhos e faturas emitidas, mas não em faturas anuladas. É impresso sob o número da fatura e consta na exportação para a contabilidade.

Uma fatura emitida mantém o título e o rodapé com que foi emitida.

Predefinições por País#

As sociedades na Turquia, Filipinas e Tailândia veem a opção Utilizar predefinições da Turquia (ou Filipinas, Tailândia) no topo de Definições → Faturação e tarifas. Clique em Aplicar e confirme. Esta opção configura a sua moeda, impostos, retenção para clientes empresariais, designações fiscais e o título do documento com o seu rodapé. As suas tarifas e faturas já emitidas não são alteradas.

As novas sociedades que se registem num destes países recebem as respetivas predefinições automaticamente, sem IVA para as Filipinas e a Tailândia. O rascunho de uma sociedade turca numa moeda diferente de TRY, para um cliente na Turquia, alertará para o facto de a legislação turca exigir TRY ou o seu equivalente.

Finalizar#

Não existe uma pré-visualização separada, pelo que deve rever o rascunho antes de clicar em Finalizar. Se o total ou qualquer linha for zero, o Flow pede confirmação primeiro e indica o motivo (linhas sem tarifa, um desconto que anula o valor ou linhas que se compensam mutuamente). Ao finalizar:

• Atribui à fatura o número seguinte: o seu prefixo mais quatro dígitos, por exemplo INV-0001. Os números nunca são reutilizados, mesmo que a fatura venha a ser anulada posteriormente
• Define a data de emissão como sendo a de hoje e a data de vencimento com base nas condições de pagamento do cliente (ou da sua sociedade)
• Congela os dados de faturação, instruções de pagamento, título do documento e rodapé tal como se encontram no momento, para que alterações posteriores não modifiquem uma fatura emitida
• Bloqueia as linhas e marca o tempo e as despesas como Faturado

Se algo tiver mudado desde a criação do rascunho (uma entrada tiver sido editada, eliminada ou faturada noutra fatura), o comando Finalizar recusa o pedido e solicita que o recrie. Elimine o rascunho e clique em Nova fatura novamente.

Enviar ao Cliente#

Após a finalização, pode:

• Imprimir / PDF: uma página formatada para impressão com os dados da sua sociedade e número fiscal, dados de faturação, datas, linhas, totais, instruções de pagamento e notas
• Enviar fatura por e-mail: o Flow mostra primeiro quem a receberá e, em seguida, envia por e-mail ao cliente uma ligação para uma página segura onde este pode visualizar e descarregar a fatura, sem necessidade de autenticação

O e-mail é enviado para o endereço de faturação indicado nos Dados de faturação do processo; caso não exista, adicione um previamente no cartão Dados de faturação na página de contacto do cliente. Mostra o nome da sua sociedade como remetente e as respostas vão para quem a enviou. É redigido no idioma do remetente (inglês, espanhol, francês, turco ou tailandês) e a página do cliente abre num desses idiomas, de acordo com o navegador do cliente. Se tiver definido um Título do documento, o e-mail usará esse título em vez de "fatura". Pode reenviar a qualquer momento. Uma fatura paga é enviada como recibo. Faturas em rascunho, anuladas ou dadas como incobráveis não podem ser enviadas por e-mail.

A página do cliente abre com o estado da fatura:

Os rascunhos nunca são visíveis para o cliente. A opção Descarregar PDF nessa página abre a janela de impressão do navegador, onde o cliente pode escolher Guardar como PDF.

Registo de Pagamentos#

O Flow não processa pagamentos online por cartão. Os clientes pagam utilizando as instruções de pagamento impressas na fatura, e um proprietário ou administrador regista cada pagamento. Numa fatura emitida ou parcialmente paga, preencha o painel Registar pagamento e clique em Registar:

• Montante, na moeda da fatura
• O método: Transferência bancária, Numerário, Cartão (offline) ou Outro
• A data em que o dinheiro entrou: hoje, caso fique em branco; datas com mais de um dia de antecedência são recusadas
• Referência: a referência da transferência bancária é a ideal

Os pagamentos parciais são aceites: a fatura passa ao estado Parcialmente paga e lista cada pagamento com a respetiva referência. Quando os pagamentos atingem o montante a pagar (o total menos qualquer retenção na fonte), passa a Paga e não aceita mais pagamentos.

Se introduzir um valor superior ao saldo em dívida, o Flow avisa Superior ao saldo em dívida antes de proceder ao registo. Trata-se habitualmente de um erro de digitação, pelo que deve clicar em Cancelar; selecione Registar mesmo assim apenas se o cliente tiver efetivamente pago a mais.

Se o banco deduziu despesas e o montante recebido for inferior ao devido, registe o valor que efetivamente entrou. Consulte o seu contabilista sobre a conveniência de cobrar o remanescente ou de o considerar incobrável.

Corrigir um Pagamento#

Se introduziu o montante errado, um proprietário ou administrador pode clicar no × junto ao pagamento e confirmar Eliminar este pagamento?. O saldo é recalculado, pelo que uma fatura paga regressa ao estado Parcialmente paga ou Emitida. Em seguida, registe o montante correto. Os pagamentos numa fatura anulada ou dada como incobrável não podem ser alterados.

Lembretes de Pagamento#

Numa fatura emitida ou parcialmente paga com saldo devedor, clique em Enviar lembrete ao lado de Enviar fatura por e-mail. O Flow apresenta quem o vai receber, o número da fatura, o saldo e quando foi enviado o último lembrete. O e-mail informa o saldo, indica a data de vencimento da fatura ou quantos dias tem em atraso e fornece uma ligação para a página do cliente. Os proprietários e administradores também podem utilizar a opção Lembrar na lista de faturas em aberto no Painel de Faturação.

Cada fatura recebe, no máximo, um lembrete a cada 24 horas, independentemente do local a partir do qual seja enviado. Se tentar enviar outro antes disso, nada será remetido e o Flow informará quando saiu o último. Após o envio, surgirá Lembrado com a data e a hora junto ao botão.

Quando um Lembrete Não é Enviado#

• Já foi enviado um lembrete nas últimas 24 horas. O Flow indica quando foi feito o envio; tente novamente após esse período.
• Não existe um e-mail de faturação. Adicione um no cartão Dados de faturação na página de contacto do cliente.
• A fatura já não se encontra pendente. Foi paga, anulada ou dada como incobrável desde que a página foi carregada.
• Não existe o botão Enviar lembrete. Este só é apresentado em faturas emitidas ou parcialmente pagas com saldo em dívida e apenas para quem tenha permissão de edição do processo, não para visualizadores ou partilhas só de leitura.

Dar como Incobrável e Anular#

Ambas as opções são reservadas a proprietários e administradores, exigem confirmação prévia e são irreversíveis.

• Dar como incobrável fecha uma fatura emitida ou parcialmente paga e abdica da cobrança do que ainda se encontra pendente. Utilize esta opção apenas para valores que não irá receber. Continuará a ser contabilizada como faturada nos seus relatórios e a parte não cobrada reduzirá a sua taxa de cobrança.
• Anular cancela uma fatura emitida que não tenha pagamentos registados. Permanece nos seus registos marcada como Anulada e o seu número nunca é reutilizado. O tempo e as despesas regressam ao estado não faturado, o valor fixo ou os honorários de êxito podem ser faturados novamente e a hiperligação do cliente passa a mostrar a fatura como cancelada, sem valores a pagamento. Caso tenha sido registado algum pagamento por engano, elimine-o primeiro.

Para retificar uma fatura emitida, anule-a, corrija o tempo, as despesas ou os dados de faturação e clique novamente em Nova fatura. A nova fatura receberá o número seguinte.

Estados da Fatura#

Quem Pode Fazer o Quê#

Os proprietários, administradores e membros com acesso ao processo podem definir a modalidade de honorários e a moeda do processo, editar os dados de faturação de um cliente, criar, editar e eliminar rascunhos, finalizar, enviar por e-mail, enviar lembretes e registar o número da fatura oficial. Registar ou eliminar pagamentos, dar faturas como incobráveis e anular são ações reservadas a proprietários e administradores. Os visualizadores podem ver faturas e abrir a opção Imprimir / PDF. Consulte Equipa e Funções.

O Que o Flow Ainda Não Faz#

• Apenas uma taxa de imposto por fatura. Não há imposto por linha ou por cliente. Se se aplicarem duas taxas, emita duas faturas. A retenção na fonte também contempla apenas uma taxa por fatura.
• Sem notas de crédito ou faturas de adiantamento. Consulte as Perguntas Frequentes para conhecer soluções alternativas.
• Sem pagamentos online. Os clientes pagam por transferência bancária ou outros meios externos ao Flow.
• Sem formatos de faturação eletrónica como Factur-X, Verifactu, CFDI, e-SMM ou faturas BIR, nem faturação recorrente ou em lote. Emita o documento oficial no seu sistema fiscal e registe o respetivo número na fatura.
• Sem data de fatura editável. A data de emissão é o dia em que clica em finalizar.
• Sem conversão de moeda. Consulte Faturação Noutra Moeda.