Facturare

Creați facturi din activitatea nefacturată, trimiteți-le clienților dumneavoastră și înregistrați plățile — totul din fila Billing (Facturare) → Invoices (Facturi) a unui dosar.

O factură este generată din activitatea în curs (WIP): timpul și cheltuielile nefacturate din cadrul unui dosar. Flow nu colectează plăți online cu cardul — înregistrați plățile pe măsură ce sunt încasate.

Tipuri de onorarii#

Stabiliți modalitatea de facturare a unui dosar folosind selectorul pentru tipul de onorariu situat deasupra listei de facturi:

• Hourly (Orar) — înregistrări de timp la tarifele stabilite
• Flat fee (Onorariu fix) — o singură sumă fixă
• Contingency (Onorariu de succes) — un procent
• Hybrid (Hibrid) — o combinație între onorariu orar și onorariu fix

Crearea unei facturi#

Faceți clic pe New invoice (Factură nouă) pentru a genera o ciornă pe baza întregului timp și a tuturor cheltuielilor nefacturate din dosar.

Editarea unei ciorne#

Cât timp o factură este în stadiul de ciornă, puteți să:

• Eliminați elemente individuale
• Adăugați linii de ajustare sau de credit (o descriere cu o sumă pozitivă sau negativă)
• Setați un Discount (Reducere) și un Tax % (Procent taxă), apoi faceți clic pe Apply (Aplică)

Factura afișează un tabel clar al elementelor — Descriere, Cantitate, Tarif, Sumă — și totalurile pentru Subtotal, Reducere, Taxă, Total, Plătit și Sold.

Taxe, numerotare și detaliile firmei#

Acestea sunt preluate din Settings → Invoicing & rates:

• Default tax rate (Cota de taxare implicită) și Tax label (Denumirea taxei, de ex. TVA) — afișate pe factură
• Invoice prefix (Prefixul facturii, de ex. INV-) — adăugat înaintea numărului secvențial
• Firm tax ID (Codul fiscal al firmei) — afișat pe documentul facturii
• Payment terms (days) (Termenul de plată în zile) — stabilește data scadenței

Finalizarea#

Finalize (Finalizează) blochează factura și îi atribuie numărul secvențial (de ex. INV-0001). Flow vă avertizează în prealabil dacă vreo linie are un tarif de zero, pentru a evita trimiterea accidentală a unei linii cu valoarea $0.

Trimiterea către client#

Odată ce factura este finalizată, aveți următoarele opțiuni:

• Print / PDF — deschideți o versiune curată, optimizată pentru tipărire, fără elementele de interfață ale aplicației
• Email invoice (Trimite factura prin e-mail) — trimiteți clientului prin e-mail un link către o copie securizată, găzduită online, pe care o poate vizualiza și descărca

E-mailul sosește afișând numele firmei dumneavoastră ca expeditor, adresa de răspuns fiind setată la avocatul expeditor, astfel încât răspunsurile clienților să ajungă la o persoană reală. Factura găzduită online este adaptată la setările regionale — un client care o deschide într-o altă limbă o va vedea tradusă.

Înregistrarea plăților#

Flow înregistrează plățile manual — nu procesează plăți online cu cardul. Pe o factură finalizată sau achitată parțial, utilizați Record payment (Înregistrează plată):

• Amount (Sumă)
• Method (Metodă) — Transfer bancar, Numerar, Card (offline) sau Altele
• Date (Dată)
• Reference (Referință) — de ex. o referință de transfer bancar sau un număr de cec

Soldul se actualizează automat, iar factura trece în starea Partial (Parțială) sau Paid (Achitată).

Urmărirea facturilor restante#

Pentru a urmări un sold restant, utilizați butonul Remind (Amintește) din lista de creanțe din Panoul financiar. Acesta trimite clientului un e-mail scurt de reamintire, adaptat la data scadenței.

Starea facturii#

Finalizarea și anularea facturilor sunt restricționate pentru proprietari și administratori.