Facturare

Generați facturi din timpul și cheltuielile nefacturate ale unui dosar, trimiteți-le clientului dumneavoastră și înregistrați plățile la primirea banilor. Totul se desfășoară în dosar, în fila Billing → Invoices.

Fluxul de lucru se mișcă într-o singură direcție: timpul și cheltuielile rămân nefacturate până când se generează o factură pe baza lor. Factura începe ca un ciornă pe care o puteți edita. În momentul în care o finalizați, aceasta primește un număr și este blocată. O trimiteți prin e-mail, clientul plătește în afara aplicației Flow (de obicei prin transfer bancar), iar un proprietar sau un administrator înregistrează plata.

Înainte de prima factură pentru un dosar#

Verificați două aspecte în dosar:

• Datele de facturare (în Billing): cui îi este adresată factura, e-mailul de facturare la care se trimit facturile și memento-urile, adresa clientului, țara, codul de identificare fiscală și termenele de plată, precum și moneda dosarului. Datele clientului se editează pe pagina de contact a acestuia (Edit on client page); dacă respectivul client nu are încă date setate, apăsați pe Set up client billing. Consultați Client Accounts.
• Tipul de onorariu (în Invoices): ce anume include New invoice pe factură. Apăsați pe Save lângă această opțiune. Dacă uitați, New invoice o va salva automat înainte de generare.

Un onorariu fix sau de succes poate fi inclus pe o singură factură. Dacă anulați acea factură, onorariul va putea fi facturat din nou.

Evitarea greșelilor la prima factură#

Cele mai multe probleme apărute la prima factură provin dintr-un pas omis în timpul configurării. Verificați aceste aspecte înainte de a apăsa pe Finalize:

• Tarifele. Timpul fără tarif afișează mențiunea Needs rate și este omis de pe factură. Setați tarifele implicite și pe cele ale echipei în Settings → Invoicing & rates; salvarea lor va evalua financiar timpul deja înregistrat.
• Moneda. Verificați moneda firmei dumneavoastră înainte ca cineva să înregistreze timp și setați moneda dosarului pentru fiecare client străin înainte de începerea lucrului. Odată ce există ore evaluate financiar într-o anumită monedă, moneda dosarului nu mai poate fi modificată până când acea muncă nu este facturată sau ștearsă. Consultați Billing in Another Currency.
• Tarifele în moneda corectă. Un dosar facturat în lire sterline are nevoie de tarife în lire sterline (rubrica Billing rates a clientului) sau de un tarif personalizat pe fiecare înregistrare. Tarifele în euro nu se aplică.
• Taxele pentru clienții externi. Dacă în ciornă apare nota privind taxarea transfrontalieră, setați valoarea Tax % și adăugați o mențiune conform instrucțiunilor contabilului dumneavoastră.
• Instrucțiunile de plată. Completați-le mai întâi: o factură emisă păstrează instrucțiunile cu care a fost generată.
• E-mailul de facturare. Verificați-l în detaliile Billing details ale dosarului: facturile și memento-urile sunt trimise acolo, iar fără o adresă de e-mail acestea nu pot fi expediate. Modificați-l pe pagina de contact a clientului.
• Tipul de onorariu. Dosarele cu onorariu fix sau de succes nu facturează timpul. Selectați Hourly sau Hybrid dacă doriți ca timpul lucrat să apară pe factură.
• Prefixul numărului de factură. Setați-l înainte de prima factură; numerele deja emise nu se pot modifica niciodată.
• Dosarul demonstrativ. Nu emiteți facturi reale și nu înregistrați încasări de la clienți pe dosarul demonstrativ (sample matter). Consultați Getting Started.

Crearea unei ciorne#

Apăsați pe New invoice. Flow generează o ciornă care include toate elementele nefacturate din dosar, respectând acordul de onorarii, în moneda dosarului și aplicând cota de impozitare implicită. Dacă un element a fost omis, Flow explică motivul, de exemplu „1 unrated entry was left unbilled” sau „1 entry in GBP was not included: this invoice is in EUR”. Dacă nu există nimic de facturat, va fi afișat mesajul Nothing to bill on this matter yet.

Crearea unei ciorne nu marchează elementele ca fiind facturate. Acest lucru se întâmplă doar în momentul finalizării.

Editarea unei ciorne#

Cât timp o factură se află în stadiul de ciornă, puteți:

• Modifica descrierea unei linii. Apăsați pe pictograma în formă de creion, editați textul și apăsați pe Save line. Liniile de timp și de cheltuieli facturează exact ceea ce s-a înregistrat, așadar doar descrierea lor poate fi schimbată. Pentru a factura mai puțin, adăugați o ajustare sau o reducere, ori corectați înregistrarea de timp și generați factura din nou.
• Modifica o linie de onorariu fix sau de ajustare. Descrierea, cantitatea și tariful acesteia pot fi modificate în totalitate.
• Șterge o linie folosind butonul ×. Timpul sau cheltuiala revine la starea de nefacturat pentru o factură viitoare.
• Adăuga o ajustare. Introduceți o descriere și o sumă, apoi apăsați pe Add. O sumă negativă reprezintă un credit, de exemplu „Courtesy discount” cu valoarea de −100.
• Seta o reducere ca sumă fixă sau ca procent din subtotal. Reducerea procentuală se recalculează automat dacă liniile se modifică. Reducerea se aplică înainte de taxe.
• Seta valoarea Tax %. O singură cotă pentru întreaga factură, preluată automat din setările dumneavoastră.
• Adăuga note pentru client (Notes for the client). Acestea vor fi imprimate în partea de jos a facturii.

Apăsați pe Apply după modificarea reducerii, a taxei sau a notelor. Butonul Delete elimină ciorna; timpul și cheltuielile aferente rămân nefacturate. Facturile emise nu pot fi șterse: un proprietar sau un administrator le poate anula sau trece la pierderi (consultați detaliile mai jos).

Finalizarea facturii#

Deoarece nu există o previzualizare separată, verificați cu atenție ciorna înainte de a apăsa pe Finalize. Dacă totalul sau oricare dintre linii are valoarea zero, Flow vă va solicita confirmarea și va explica motivul (linii fără tarif stabilit, o reducere care aduce suma la zero sau linii care se compensează reciproc). Operațiunea de finalizare:

• Alocă facturii următorul număr disponibil: prefixul configurat plus patru cifre, de exemplu INV-0001. Numerele nu sunt reutilizate niciodată, chiar dacă factura este anulată ulterior
• Setează data emiterii la ziua curentă și data scadenței conform termenelor de plată ale clientului (sau ale firmei dumneavoastră)
• Blochează datele de facturare și instrucțiunile de plată în forma lor actuală, astfel încât modificările ulterioare să nu schimbe o factură deja emisă
• Blochează liniile și marchează timpul și cheltuielile ca fiind facturate (Billed)

Dacă s-a modificat ceva de la crearea ciornei (o înregistrare a fost editată, ștearsă sau facturată pe o altă factură), opțiunea Finalize va refuza acțiunea și vă va solicita să o regenerați. Ștergeți ciorna și apăsați din nou pe New invoice.

Trimiterea către client#

După finalizare, aveți la dispoziție următoarele opțiuni:

• Print / PDF: o pagină optimizată pentru tipărire, care include datele firmei dumneavoastră, codul fiscal, datele destinatarului, datele calendaristice, liniile de factură, totalurile, instrucțiunile de plată și notele
• Email invoice: Flow vă arată mai întâi destinatarii, apoi trimite clientului prin e-mail un link către o pagină securizată unde acesta poate vizualiza și descărca factura, fără a fi necesară autentificarea

Mesajul se trimite la adresa specificată în câmpul Billing details din dosar; dacă nu este configurată nicio adresă, adăugați una în secțiunea Billing details de pe pagina de contact a clientului înainte de expediere. E-mailul indică numele firmei dumneavoastră ca expeditor, iar răspunsurile vor ajunge la persoana care l-a trimis. Textul este redactat în limba expeditorului (engleză, spaniolă sau franceză), iar pagina web a clientului se deschide în engleză, spaniolă sau franceză, în funcție de limba browserului clientului. Puteți retrimite factura în orice moment. O factură achitată este expediată sub formă de chitanță. Ciornele, facturile anulate și cele trecute la pierderi nu pot fi trimise prin e-mail.

Pagina clientului se deschide indicând stadiul facturii:

Ciornele nu sunt vizibile niciodată pentru client. Butonul Download PDF de pe acea pagină deschide caseta de dialog de tipărire a browserului, de unde clientul poate alege opțiunea Save as PDF.

Înregistrarea plăților#

Flow nu procesează direct plăți online cu cardul. Clienții plătesc folosind instrucțiunile menționate pe factură, iar un proprietar sau un administrator înregistrează fiecare plată. Pe o factură emisă sau parțial plătită, completați formularul Record payment și apăsați pe Record:

• Amount, în moneda în care a fost emisă factura
• Metoda de plată: Bank transfer, Cash, Card (offline) sau Other
• Data la care au intrat banii: data curentă dacă lăsați câmpul necompletat; datele calendaristice setate cu mai mult de o zi în viitor sunt respinse
• Reference: numărul de referință al transferului bancar este ideal

Plățile parțiale sunt acceptate: factura trece în starea Partly paid și listează fiecare încasare însoțită de referința sa. În momentul în care totalul plăților acoperă întreaga sumă datorată, factura devine Paid și nu mai permite înregistrarea altor plăți.

Dacă introduceți o sumă mai mare decât restul de plată, Flow va afișa mesajul More than the balance due înainte de salvare. De obicei este vorba despre o greșeală de redactare, caz în care apăsați pe Cancel; alegeți Record anyway doar dacă respectivul client a achitat într-adevăr o sumă mai mare.

Dacă banca a reținut comisioane și a fost virată o sumă mai mică decât cea datorată, consemnați suma efectiv încasată. Consultați contabilul pentru a decide dacă veți solicita diferența rămasă sau o veți trece la pierderi.

Corectarea unei plăți#

Dacă ați introdus o sumă greșită, un proprietar sau administrator poate apăsa pe butonul × de lângă plată și confirma prin Delete this payment?. Soldul se recalculează automat, astfel încât o factură marcată drept achitată va reveni la stadiul Partly paid sau Issued. După aceea, puteți înregistra suma corectă. Plățile înregistrate pe o factură anulată sau trecută la pierderi nu mai pot fi modificate.

Memento-uri de plată#

Pe o factură emisă sau achitată parțial care prezintă un rest de plată, apăsați pe Send reminder de lângă Email invoice. Flow vă prezintă destinatarii, numărul facturii, soldul restant și data la care a fost trimis ultimul memento. E-mailul menționează suma datorată, scadența facturii sau numărul de zile de întârziere și include un link către pagina clientului. De asemenea, proprietarii și administratorii pot folosi opțiunea Remind din lista facturilor deschise din cadrul Billing Dashboard.

Pentru fiecare factură se poate trimite cel mult un memento la fiecare 24 de ore, indiferent din ce secțiune este inițiată comanda. Dacă încercați din nou într-un interval mai scurt, mesajul nu va fi trimis, iar Flow vă va indica data și ora ultimului memento expediat. După trimitere, mențiunea Reminded însoțită de dată și oră va apărea lângă buton.

Situații în care memento-ul nu se trimite#

• A fost trimis deja un memento în ultimele 24 de ore. Flow va afișa data expedierii; încercați din nou după expirarea intervalului.
• Nu există o adresă de e-mail pentru facturare. Adăugați o adresă în secțiunea Billing details de pe pagina de contact a clientului.
• Factura nu mai este restantă. A fost achitată, anulată sau trecută la pierderi după încărcarea paginii.
• Lipsește butonul Send reminder. Acesta apare doar pe facturile emise sau parțial plătite care prezintă un rest de plată și este vizibil exclusiv utilizatorilor cu drepturi de editare în dosar, nu și celor cu drepturi de vizualizare (viewers) sau acces doar pentru citire.

Trecerea la pierderi și anularea facturilor#

Ambele acțiuni sunt rezervate exclusiv proprietarilor și administratorilor, solicită confirmare înainte de executare și sunt ireversibile.

• Write off închide o factură emisă sau parțial plătită și renunță la recuperarea sumelor rămase neachitate. Folosiți această opțiune doar pentru sumele pe care nu le veți mai încasa. Factura va fi calculată în continuare ca facturată în rapoartele dumneavoastră, iar partea neîncasată va reduce rata de colectare (collection rate).
• Void anulează o factură emisă care nu are nicio plată înregistrată. Aceasta rămâne în evidențe marcată cu mențiunea Void, iar numărul său nu va mai fi alocat niciodată altei facturi. Timpul și cheltuielile aferente redevin nefacturate, un onorariu fix sau de succes poate fi facturat din nou, iar linkul pus la dispoziția clientului indică factura ca fiind anulată, fără sume datorate. Dacă s-a înregistrat o plată din greșeală, ștergeți-o mai întâi pe aceea.

Pentru a corecta o factură emisă, anulați-o, corectați timpul, cheltuielile sau datele de facturare, apoi apăsați din nou pe New invoice. Noua factură va primi următorul număr din serie.

Stadiile facturii#

Roluri și permisiuni#

Proprietarii, administratorii și membrii cu acces la dosar pot seta tipul de onorariu și moneda dosarului, pot edita datele de facturare ale clientului, pot crea, edita și șterge ciorne, pot finaliza facturi, trimite e-mailuri și expedia memento-uri. Înregistrarea sau ștergerea plăților, trecerea la pierderi și anularea facturilor sunt acțiuni rezervate proprietarilor și administratorilor. Utilizatorii cu rol de vizualizator (viewers) pot consulta facturile și pot deschide opțiunea Print / PDF. Consultați Team & Roles.

Ce nu oferă Flow deocamdată#

• O singură cotă de taxă per factură. Nu se pot stabili taxe diferite per linie sau per client și nu există reținere la sursă. Dacă se aplică două cote diferite, emiteți două facturi separate.
• Fără facturi storno (note de credit) sau facturi de avans. Consultați secțiunea FAQ pentru soluții alternative.
• Fără plăți online. Clienții achită prin transfer bancar sau prin alte modalități în afara aplicației Flow.
• Fără formate de facturare electronică precum Factur-X, Verifactu sau CFDI și fără facturare recurentă sau în serie.
• Data emiterii nu poate fi editată. Data emiterii este întotdeauna ziua în care finalizați factura.
• Fără conversie valutară automată. Consultați Billing in Another Currency.