Automatizări

Automatizările vă permit să creați reguli de tipul „când se întâmplă X, execută Y”, care rulează automat. Acestea elimină sarcinile repetitive și asigură fluxuri de lucru consecvente în cadrul societății dumneavoastră.

Cum funcționează automatizările#

Fiecare regulă de automatizare este compusă din trei părți:

1. Declanșator — Evenimentul care inițiază automatizarea
2. Condiții (opțional) — Filtre care trebuie îndeplinite pentru ca automatizarea să se declanșeze
3. Acțiuni — Ceea ce se întâmplă atunci când declanșatorul se activează și condițiile sunt îndeplinite

Declanșatori#

Condiții#

Adăugați condiții opționale pentru a controla momentul în care se declanșează automatizarea. Dacă adăugați două sau mai multe condiții, alegeți Match all conditions (toate condițiile trebuie îndeplinite) sau any condition (cel puțin una trebuie îndeplinită).

Fiecare condiție selectează un câmp din declanșator, cum ar fi numele leadului, denumirea noii etape, titlul dosarului sau numele clientului.

Operatori disponibili:

• Equals — Potrivire exactă (de exemplu, denumirea noii etape este egală cu „Consulted”)
• Not Equals — Nu corespunde
• Contains — Potrivire parțială, ignorând majusculele/minusculele (de exemplu, titlul dosarului conține „NDA”)

Exemple de condiții:

• New stage name equals "Consulted" — Se declanșează doar atunci când un lead trece la Consulted
• Matter title contains "Lease" — Se declanșează doar pentru dosarele care conțin „Lease” în titlu

Acțiuni#

Acțiunile sunt executate în ordine atunci când se declanșează automatizarea. Mesajele, subiectele și titlurile pot include detalii preluate din eveniment, cum ar fi {{lead.name}}.

O notificare referitoare la un lead sau un dosar ajunge doar la persoanele care au dreptul de a-l deschide. Dacă membrii pot vizualiza doar înregistrările alocate sau partajate cu ei (Record visibility în Echipă și roluri), opțiunea „toți membrii echipei” îi desemnează pe proprietari și administratori, plus acei membri. Un zid etic exclude pe oricine este vizat de restricție.

1. Send In-App Notification#

Trimiteți o notificare în aplicație echipei dumneavoastră.

• Alegeți destinatarul: utilizatorul alocat, creatorul sau toți membrii echipei
• Redactați un mesaj de notificare
• Alegeți o prioritate (Low, Normal, High, Urgent)
• Notificarea apare în centrul de notificări al destinatarului

2. Send Email Notification#

Trimiteți o notificare prin e-mail.

• Alegeți destinatarul: utilizatorul alocat, creatorul sau toți membrii echipei
• Stabiliți subiectul și corpul mesajului
• E-mailul este expediat atunci când regula rulează

3. Create a Milestone#

Adăugați un singur termen-cheie (milestone) la dosar.

• Stabiliți titlul termenului-cheie
• Setați termenul-limită: la 1, 2, 3, 5, 7, 14 sau 30 de zile după eveniment
• Alegeți prioritatea (Low, Medium, High, Critical)

4. Create Checklist of Milestones#

Adăugați o listă de verificare cu termene-cheie dintr-o dată — utilă pentru fluxurile de lucru standardizate.

• Definiți un set de termene-cheie, fiecare având un titlu, un termen-limită și o prioritate
• Toate termenele-cheie sunt create simultan
• O soluție excelentă pentru listele de verificare de integrare (onboarding) (de exemplu, „Când un lead devine dosar, creează lista standard de verificare pentru onboarding”)

Crearea unei automatizări#

1. Accesați Settings → Automations (proprietari și administratori)
2. Faceți clic pe New Automation
3. Configurați regula:
   • Name — Dați regulii o denumire descriptivă (de exemplu, „Listă de verificare intake pentru litigii”)
   • Description — Opțional
   • When (Trigger) — Selectați momentul în care se declanșează regula
   • If (Conditions) — Opțional, adăugați filtre
   • Then (Actions) — Adăugați una sau mai multe acțiuni, în ordinea dorită
4. Faceți clic pe Create Automation

Automatizările noi sunt active imediat. Utilizați comutatorul din dreptul unei reguli pentru a o întrerupe temporar în orice moment și reactivați-o când doriți.

Șabloane predefinite#

Faceți clic pe Templates pentru a porni de la una dintre cele cinci reguli gata de utilizare. Fiecare se deschide în editor, astfel încât să o puteți ajusta înainte de a o salva:

1. New Lead Follow-Up — Când sosește un lead nou, notifică toți membrii echipei și trimite un e-mail utilizatorului alocat
2. Website/Zapier Lead Alert — Când sosește un lead din Directorul Lawzana, de pe site-ul dumneavoastră web, din Zapier, de pe pagina de contact sau din pagina de rezervări, trimite tuturor membrilor echipei o alertă urgentă în aplicație
3. New Client Onboarding — Când un lead devine dosar, creează o listă de verificare pentru onboarding în 5 pași
4. Discovery Stage Preparation — Când un dosar trece în etapa Discovery, creează o listă de verificare pentru pregătire și notifică utilizatorul alocat
5. Matter Closure Checklist — Când un dosar este închis, creează o listă de verificare de închidere pentru formalitățile administrative finale

Starea regulii#

Istoricul execuțiilor#

Fiecare automatizare din listă afișează declanșatorul său, numărul de condiții și acțiuni, de câte ori a rulat și momentul ultimei execuții. Deschideți Execution History din meniul regulii pentru a vizualiza fiecare rulare recentă și starea acesteia: Pending, Running, Completed sau Failed.

Funcții de siguranță#

• Întrerupător de siguranță (circuit breaker) — Dacă o regulă eșuează de 5 ori consecutiv, este întreruptă automat pentru a preveni erorile repetate
• Persoana care a creat regula este notificată atunci când aceasta este oprită automat, primind detalii despre ultima eroare apărută, astfel încât să puteți investiga și remedia problema