Automatizări

Automatizările vă permit să creați reguli de tipul „când se întâmplă X, execută Y”, care rulează în mod automat. Acestea elimină sarcinile repetitive și asigură fluxuri de lucru consecvente în cadrul societății dumneavoastră.

Cum funcționează automatizările#

Fiecare regulă de automatizare este compusă din trei părți:

1. Declanșator (Trigger) — Evenimentul care inițiază automatizarea
2. Condiții (opțional) — Filtre care trebuie să fie îndeplinite pentru ca automatizarea să se declanșeze
3. Acțiuni — Ceea ce se întâmplă atunci când evenimentul se declanșează și condițiile sunt îndeplinite

Declanșatori#

Condiții#

Adăugați condiții opționale pentru a controla când se declanșează automatizarea. Condițiile folosesc logica „ȘI” (AND) — toate condițiile trebuie să fie îndeplinite cumulativ.

Operatori disponibili:

• Este egal cu (Equals) — Potrivire exactă (de ex., etapa este egală cu „Preluare”)
• Nu este egal cu (Not Equals) — Nu se potrivește
• Conține (Contains) — Potrivire parțială (de ex., titlul conține „NDA”)
• În listă (In) — Se potrivește cu oricare dintre valorile dintr-o listă (de ex., domeniul de practică în „Drept societar, Fiscal”)
• Nu este în listă (Not In) — Nu se potrivește cu nicio valoare dintr-o listă

Exemple de condiții:

• Etapa este egală cu „Preluare” — Se declanșează doar atunci când dosarul se află în etapa de preluare
• Domeniul de practică în „Dreptul familiei, Litigii” — Se declanșează doar pentru domenii specifice de practică

Acțiuni#

Acțiunile sunt executate în ordine atunci când automatizarea se declanșează.

1. Notificare (în aplicație)#

Trimiteți o notificare în aplicație către anumiți membri ai echipei.

• Alegeți destinatarii (utilizatori specifici sau „toți membrii echipei”)
• Scrieți un mesaj de notificare
• Notificarea apare în centrul de notificări al destinatarului

2. Notificare (e-mail)#

Trimiteți o notificare prin e-mail.

• Alegeți destinatarii
• Configurați subiectul și corpul mesajului
• E-mailurile sunt trimise imediat

3. Creare etapă cheie (Milestone)#

Adăugați o singură etapă cheie în dosar.

• Stabiliți titlul etapei cheie și termenul limită
• Alegeți prioritatea (Scăzută, Medie, Ridicată, Critică)
• Alocați unui membru al echipei

4. Creare etape cheie (în masă)#

Adăugați o listă de verificare a etapelor cheie deodată — util pentru fluxurile standard de lucru.

• Definiți un set de etape cheie cu titluri și termene limită relative
• Toate etapele cheie sunt create împreună
• Ideal pentru liste de verificare de onboarding (de ex., „Când un dosar ajunge în Preluare, creează lista standard de verificare pentru preluare”)

Crearea unei automatizări#

1. Accesați Setări → Automatizări
2. Dați clic pe Automatizare nouă
3. Configurați regula:
   • Nume — Oferiți regulii un nume descriptiv (de ex., „Listă de verificare preluare pentru litigii”)
   • Declanșator — Selectați momentul în care se declanșează regula
   • Condiții — Opțional, adăugați filtre
   • Acțiuni — Adăugați una sau mai multe acțiuni, în ordinea dorită
4. Dați clic pe Salvare

Automatizarea începe în starea de Ciornă. Setați-o pe Activă când este gata de utilizare.

Șabloane predefinite#

Sunt disponibile cinci șabloane gata de utilizare:

1. Notificare lead nou — Notificați echipa atunci când sosește un lead nou
2. Listă de verificare pentru preluarea dosarului — Creați etape cheie standard când un dosar intră în etapa de Preluare
3. Alertă modificare etapă — Notificare prin e-mail atunci când un dosar își schimbă etapa
4. Follow-up conversie lead — Creați sarcini de urmărire atunci când un lead devine dosar
5. Listă de verificare închidere dosar — Creați etape cheie pentru revizuirea finală atunci când un dosar este închis

Starea regulii#

Istoricul execuțiilor#

Fiecare automatizare monitorizează:

• Total execuții — De câte ori s-a declanșat
• Ultima rulare — Când a fost executată ultima dată
• Starea rulărilor recente — În așteptare, În curs de rulare, Finalizată sau Eșuată

Funcții de siguranță#

• Comutator de siguranță (Circuit breaker) — Dacă o regulă eșuează de 5 ori consecutiv, aceasta este întreruptă automat pentru a preveni erorile repetate
• Mecanism de reîncercare — Acțiunile eșuate sunt reîncercate înainte de a fi marcate drept eșuate
• Veți fi notificat dacă regulile sunt întrerupte automat, astfel încât să puteți investiga și remedia problema